對新時期做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的思考

馮笑

摘 要：人事檔案管理工作在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的日常工作中占據(jù)較為重要的分量，考驗(yàn)人事部門工作人員的能力，也關(guān)乎單位的發(fā)展情況。新時期，人事檔案管理工作面臨著新形勢、新挑戰(zhàn)，做好人事檔案管理工作對于本單位提高工作效率和核心競爭力具有重大意義。本文將結(jié)合機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作現(xiàn)狀，分析其中存在的問題，并給出相應(yīng)解決辦法，具有一定現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;人事檔案管理;新時期

一、引言

經(jīng)過四十余年的改革開放，我國已經(jīng)初步形成了社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制。在這一大環(huán)境中，若想讓自身實(shí)現(xiàn)較快發(fā)展，就必須盡快融入這一環(huán)境，將自身發(fā)展前景與市場需求緊密聯(lián)系在一起，作為國家行政功能一部分的機(jī)關(guān)事業(yè)單位也是如此。機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部，人力資源部門能夠與市場進(jìn)行有效交流和對接，人事檔案管理工作又是人力資源部門開展日常工作的重要內(nèi)容。只有不斷完善工作方式，轉(zhuǎn)變陳舊思想，與時代變化統(tǒng)一步伐，在不斷進(jìn)步的社會中打牢發(fā)展的基礎(chǔ)，才能實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)工作方式向新工作方式的平穩(wěn)過渡，在發(fā)展中繼續(xù)創(chuàng)新人事檔案管理工作機(jī)制。

二、新時期做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

（一）有利于提升人力資源管理工作效率

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理工作與社會上其他類型單位略有不同，其本身具有較為鮮明的特性，在實(shí)際開展過程中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須嚴(yán)格按照國家相關(guān)法律法規(guī)，履行自身職責(zé)。如果對工作內(nèi)容進(jìn)一步細(xì)化，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理工作可分為機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員的身份信息、基本履歷和工作表現(xiàn)等，這些內(nèi)容關(guān)系著工作人員的組織關(guān)系、薪資待遇等個人福利，是一切人事檔案管理工作內(nèi)容的基礎(chǔ)。

（二）有利于進(jìn)一步深化人力資源管理改革

受到傳統(tǒng)因素的影響和制約，機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作開展過程中仍然不可避免地出現(xiàn)一些問題和障礙，單位領(lǐng)導(dǎo)對該方面工作積極性不高、事業(yè)單位部門和工作內(nèi)容配置不合理、工作模式不能適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展需求等均為事業(yè)單位存在的現(xiàn)象。加強(qiáng)人事檔案管理，對人力資源管理工作進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化，不僅能夠提高相關(guān)部門工作人員的工作效率，還會讓一些荒廢的工作動能得到釋放，讓事業(yè)單位工作氛圍活起來，進(jìn)一步推動整體性的人力資源管理改革，對當(dāng)前深化改革起到側(cè)面促進(jìn)作用。

三、現(xiàn)階段機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

隨著互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的快速發(fā)展以及我國經(jīng)濟(jì)社會的進(jìn)步，機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作經(jīng)過不斷完善和改革，取得了一定成績，相比以往已有明顯改觀，但科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步速度也在加快，人事檔案管理工作不可避免地會受到傳統(tǒng)工作模式的影響，在開展工作時還存在以下問題。

（一）人事檔案管理工作缺乏主動性

以往開展人事檔案管理工作時，部分工作是為了迎合上級領(lǐng)導(dǎo)檢查工作，這就造成工作人員不能以正常工作態(tài)度來對待人事檔案管理。受到計劃經(jīng)濟(jì)時代的影響，國有企業(yè)和事業(yè)單位等國有單位的工作人員一定程度上出現(xiàn)懈怠和工作積極性低迷等問題，日常工作中消極配合或不配合相關(guān)部門的人事檔案管理工作。這種消極的工作方式已經(jīng)不滿足日新月異的社會發(fā)展，已經(jīng)對事業(yè)單位的發(fā)展產(chǎn)生了負(fù)面影響，必須盡快得到重視。

（二）人事檔案管理水平低，管理力度差

國內(nèi)一些事業(yè)單位的人事檔案管理工作并不是自主管理的，往往外包給當(dāng)?shù)厝瞬欧?wù)中心或者就業(yè)服務(wù)中心。這些機(jī)構(gòu)的共性特點(diǎn)是流動性大，缺乏成熟的管理經(jīng)驗(yàn)和軟硬件設(shè)施、有成熟管理經(jīng)驗(yàn)的工作人員，這就容易出現(xiàn)管理效率低下甚至管理資料丟失等情況，無法適應(yīng)新時期機(jī)關(guān)事業(yè)單位更好服務(wù)社會的需求。此外，利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行信息采集和收錄已經(jīng)成為社會主流，但機(jī)關(guān)事業(yè)單位很多還在采用手工記錄檔案的方式，嚴(yán)重拖慢工作進(jìn)度，影響工作效率，管理理念也與現(xiàn)代技術(shù)脫鉤，不利于機(jī)關(guān)事業(yè)單位更好開展工作。

（三）相關(guān)工作人員綜合素質(zhì)差

人事檔案管理操作難度高、流程復(fù)雜，屬于技術(shù)類工作，工作人員不僅要充分掌握手頭檔案的詳細(xì)內(nèi)容，也必須嚴(yán)格按照管理制度對人事檔案進(jìn)行修改或優(yōu)化。目前，我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位尚未建立人事檔案管理人員的培訓(xùn)體系，也很少有效監(jiān)督和指正他們的日常工作，相關(guān)管理辦法的制定也并不嚴(yán)謹(jǐn)，致使人事檔案管理團(tuán)隊整體素質(zhì)低，不能滿足新時期機(jī)關(guān)事業(yè)單位越來越大的人力資源管理工作量。同時，相關(guān)人員工作狀態(tài)懶散，不能盡快處理好上級交代的工作，也不利于更好開展人力資源管理工作。

（四）管理的權(quán)限存在問題

我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理模式以行政權(quán)力起主導(dǎo)作用，各職能部門間存在一定的級別差，部門之間開展工作的權(quán)限范圍也有所不同。這一現(xiàn)象導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)單位各部門間不能做到職級分明，人員開展工作職責(zé)模糊不清。例如，人事檔案管理中有的工作內(nèi)容歸屬于組織部門，也有的歸屬于人事部門，還有的歸屬于綜合檔案管理部門，這就導(dǎo)致一項(xiàng)工作多頭管理，讓開展這一工作的工作人員無所適從。這一工作本身也欠缺規(guī)范，管理的分散性造成工作效率低下，部門協(xié)調(diào)性差，信息交互不對稱等。一旦工作中某環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，管理和實(shí)際應(yīng)用間就會加速分裂，很難調(diào)與各方之間的矛盾，極度制約人事檔案管理工作的正常開展。

四、做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的對策

前文提到，我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位經(jīng)過不斷自我探索和改革，在人事檔案管理工作方面已經(jīng)取得一定成果，能夠逐步適應(yīng)快節(jié)奏社會的需要。為了能夠讓人力資源部門進(jìn)一步提高工作效率，發(fā)揮其價值，筆者提出了做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的幾點(diǎn)建議。

（一）提高單位領(lǐng)導(dǎo)對這一工作的重視程度

人事檔案在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的受重視程度與人事制度在單位中的變遷直接相關(guān)。在我國人事制度變遷過程的開始階段，人事檔案地位極高，一個人若想在社會更好生存，首先要在人事檔案上下功夫。隨著經(jīng)濟(jì)社會和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，人事檔案不再是改變生存條件的唯一辦法，地位有所降低，其權(quán)限也不能保證完好，人事檔案管理工作的重要性也相對下降。在新時期，要想更好開展人事檔案管理工作，先要讓機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到人事檔案管理工作至今仍然具有現(xiàn)實(shí)意義，需要得到足夠重視，這樣才能有效促進(jìn)人事檔案管理工作的開展。通過這一工作，機(jī)關(guān)事業(yè)單位能夠在社會上發(fā)掘人才并招攬到內(nèi)部，發(fā)揮其作用，為單位本身發(fā)展提供力量，保障單位能夠始終全身心投入改革工作模式，更好履行社會職責(zé)。機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與人事檔案管理人員要多加配合，加強(qiáng)合作，更好適應(yīng)現(xiàn)代社會對于這一工作的需求，讓管理思維和管理措施更好融合，讓人事管理真正落到實(shí)處，發(fā)揮作用。

（二）加快優(yōu)化人事檔案管理工作模式

信息化社會加快了機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的改革進(jìn)程。有些單位已經(jīng)開始著手，調(diào)整和優(yōu)化人事檔案管理工作中存在的管理分散、工作效率低下、部門間信息壁壘等問題，讓人事管理朝著更加集中和高效的管理模式行進(jìn)，促進(jìn)各部門間信息的快速流動和高效融合。當(dāng)前，機(jī)關(guān)事業(yè)單位開展工作的首要目的是服務(wù)于社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制，因而管理人員要多學(xué)習(xí)新思維，摒棄傳統(tǒng)觀念，推進(jìn)管理模式創(chuàng)新，并防止在開展工作時出現(xiàn)漏洞。

（三）提高相關(guān)人員的整體素質(zhì)

當(dāng)前社會變化速度快，人事檔案管理的工作內(nèi)容和難度也隨之上升，這就對相關(guān)工作人員提出了新的要求。這一人群的整體素質(zhì)決定了該單位人事管理工作的水平，為了保障單位內(nèi)部的平穩(wěn)運(yùn)行，可先進(jìn)行各部門之間的信息流通，讓同一門類下的信息自動匹配，減小改革過程中對信息內(nèi)容的遺漏。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要建立健全工作人員定期培訓(xùn)制度，使其通過自身工作水平的提升來不斷應(yīng)對現(xiàn)代社會的挑戰(zhàn)，更好服務(wù)于人民，最終實(shí)現(xiàn)對機(jī)關(guān)單位人事管理工作的促進(jìn)作用。

（四）利用互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)智慧管理

互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)技術(shù)現(xiàn)在已經(jīng)成為現(xiàn)代社會不可或缺的工作手段，作為國家行政功能一部分的機(jī)關(guān)事業(yè)單位，也應(yīng)該利用互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)技術(shù)的便利條件。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要加快內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)，盡快將手工信息采集儲存人事檔案的方式轉(zhuǎn)換到線上采集儲存的先進(jìn)工作模式上來，紙質(zhì)文件日后只作為存檔，以備查證需要。開展線上線下協(xié)同進(jìn)行的人事檔案管理工作，會節(jié)約工作人員的時間，促使他們將更多精力放在其他管理工作上。

五、結(jié)束語

綜上所述，在科學(xué)技術(shù)水平和社會經(jīng)濟(jì)水平快速發(fā)展的今天，機(jī)關(guān)事業(yè)單位決不能抱殘守缺。要想自身獲得長久發(fā)展且更好服務(wù)于人民，必須要摒棄傳統(tǒng)觀念和工作模式，提高對人事檔案管理的重視程度，加快工作模式的創(chuàng)新，并保持工作人員的高素質(zhì)水平，形成良好的工作氛圍，全面做好新時期人事檔案管理工作，為社會發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

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