高校財務內部控制信息化構建研究

蘇澤鳳　馬惠媚　吳星宇

摘 要：信息化是高校將內控管理落地最為快速有效方式之一。結合高校財務內部控制信息化建設現狀，以《行政事業(yè)單位內部控制規(guī)范（試行）》為基礎，梳理高校經濟業(yè)務信息化流程，明確關鍵業(yè)務及控制點，提出高校財務內部控制信息化平臺構建設想，嘗試通過將內控制度及控制方法等要素以軟件的形式固化到信息系統(tǒng)中，實現內部控制程序化運行，保證高校各項經濟業(yè)務合法合規(guī)，提高財務管理服務效率和效果。

關鍵詞：高校;信息化;內部控制

中圖分類號：G647.5 ? ? ? ?文獻標志碼：A ? ? ?文章編號：1673-291X（2020）19-0102-02

一、高校財務內部控制及其信息化的重要性

近年來，高校教育體制改革不斷深入，高校資金籌集日趨多元化，經濟活動也日益復雜，建立與學校發(fā)展相適應的內部控制體系，使學校的發(fā)展健康有序是高校要主動面對的問題。2012年財政部以財會[2012]21號印發(fā)了《行政事業(yè)單位內部控制規(guī)范（試行）》，提出單位應充分運用現代科技手段加強內部控制，將經濟活動及其內部控制流程嵌入單位信息系統(tǒng)中。加強高校內部控制信息化管理，既是國家對教育經費實施有效監(jiān)管的需要，更是高校自身健康發(fā)展的需要。

近年來，信息化技術迅猛發(fā)展，依靠現代科技手段進行保障，是高校將內控管理落地最為快速有效方式之一。通過建立高校內部控制信息化平臺，將內部控制制度、控制方法等以軟件的形式進行固化，對各項經濟活動的管控要求進行事前主動推送，實現內部控制的規(guī)范化、制度化和程序化運行，保證高校經濟業(yè)務合法合規(guī)，確保學校教學、科研等工作有序、健康、高效運轉。

二、高校財務內部控制信息化管理存在的問題

第一，財務內部控制信息化起步晚，控制環(huán)境缺失。高校財務內部控制信息化在我國起步較晚，仍處于探索發(fā)展階段，部分高校管理者缺乏對內部控制的全面認識，不重視對內部控制建設的統(tǒng)籌協(xié)調，缺乏全校各部門通力協(xié)作推進內部控制建設的良好控制環(huán)境，使得高校部分財務內部控制流于形式，不能順應市場和經濟的發(fā)展。

第二，財務內部控制體系不完善。由于缺乏統(tǒng)一的內部控制規(guī)范，高校內控制度通常是根據國家及主管部門的相關規(guī)章制度來建立，未能從內部控制視角著手，制度建設缺少系統(tǒng)性和完整性，內控制度體系不完善，導致信息化控制標準和規(guī)范不完善，影響內部控制信息化工作的有序開展。

第三，財務信息與業(yè)務信息缺乏整合度。由于財務信息的保密性、敏感性和安全性，財務資源往往與學校其他業(yè)務部門保持相對獨立，與校園網缺乏有效的整合。甚至財務內部預算、收費、核算等各業(yè)務系統(tǒng)都處于相互獨立的狀態(tài)，財務信息與業(yè)務信息缺乏整合度，形成了“信息孤島”。此外，各職能部門之間沒有對數據的處理設置統(tǒng)一標準，各部門按照各自的要求開展工作，部門間未形成有效的協(xié)同管理，造成數據信息缺乏兼容性和共享性。例如，學校收費系統(tǒng)需要學工處、教務處等部門提供信息，教職工工資核算需要人事部、二級學院等部門提供數據。而這些數據整理參照的是各自部門的標準，導致信息匯總到財務部門后，還需要重新整理和錄入，既浪費人力物力，降低工作效率，還增加了人為操作失誤導致數據差錯、信息失真的風險。

三、高校財務內部控制信息化構建設想

（一）構建方式

高校財務內部控制信息化的構建可以通過開發(fā)專門的內部控制信息系統(tǒng)來實現，也可以根據內部控制信息化要求對現有的信息化平臺進行二次開發(fā)，增加內部控制功能，實現內部控制標準化、程序化。目前大多高校都建設有高度數字化的財務信息資源，如預算管理系統(tǒng)、會計核算系統(tǒng)、數字化校園網絡辦公系統(tǒng)等。相比較而言，對現有的信息系統(tǒng)進行開發(fā)改造以達到內部控制要求，對高校來說投入更少，見效更快。

（二）構建步驟

1.重新規(guī)劃業(yè)務流程。信息化會改變高校業(yè)務流程，需要考慮信息化環(huán)境下，業(yè)務流程會發(fā)生哪些變化，以便考慮對業(yè)務流程進行重新整合和科學合理規(guī)劃，將控制機制嵌入到信息系統(tǒng)中，利用各種應用程序模塊實現控制活動。首先，要從功能和效率等方面對原有業(yè)務流程展開全面、細致地分析，以找出根源問題，從而能夠有針對性地對其優(yōu)化。例如，預算管理方面，預算編制缺乏全局性與前瞻性，歸口審核流程缺少，影響高校資金收支的統(tǒng)籌和控制;預算執(zhí)行的剛性約束力不強，預算追加隨意以及調整程序不規(guī)范，影響預算執(zhí)行進度，增加財務風險;預算績效評價體系的缺乏，影響資金使用效益。在收支管理方面，業(yè)務部門和財務部門溝通銜接不夠，標準和范圍不明確，收支不及時，影響預算收入和支出計劃的完成。其次，根據梳理結果合理規(guī)劃設計業(yè)務流程。財務部門應以預算、核算、決算、財務監(jiān)督、分析決策、信息服務為核心，抓住各個業(yè)務內部控制的側重點，避免流程重復，設計更加科學、合理的業(yè)務流程。比如，在預算管理方面，應側重從計劃的角度來控制，合理設計預算審核審批流程，嚴格預算編制、預算追加和調整程序，嚴格按照批復的預算安排各項收支，強化預算剛性約束。在會計核算方面，以事項為中心，合理設置收支各環(huán)節(jié)和審批流程，通過預算控制、審批控制、標準控制、會計控制等手段，確定各項開支的合法有效，確保財務信息的真實可靠。

2.明確關鍵控制點。高校應對財務管理主要過程的關鍵業(yè)務進行梳理，分析明確關鍵控制點，以便嵌入信息系統(tǒng)。如，在預算管理方面，關鍵業(yè)務是建立內部預算編制、預算執(zhí)行、資產管理、人事管理等部門或崗位的溝通協(xié)調機制，確定預算的開支范圍和標準，規(guī)范預算追加調整程序，保證決算的真實完整準確及時，確保預算執(zhí)行效果的評價應用。關鍵控制點主要表現在內設部門的職責和分工的合理性、預算編制的科學性、預算分解和審批下達的規(guī)范性、預算執(zhí)行的約束性、決算的真實性與績效評價的有效性。在收支管理方面，關鍵業(yè)務是合理設置不相容崗位的，收入的歸口管理，明確收費項目和收費標準，規(guī)范保管和使用各種財務印章及票據，明確支出審批權限和程序，規(guī)范支出審核和資金支付手續(xù)。關鍵控制點主要表現在崗位設置的合理性、財務印章與票據的有效性、審批手續(xù)的完備性、原始憑證的真實合法性、開支范圍和標準以及支付方式的合規(guī)性。

3.構建并完善財務業(yè)務一體化的財務管理信息化功能平臺。業(yè)務流程規(guī)劃之后，需要對現有的財務管理系統(tǒng)按照內部控制信息化的要求進行二次開發(fā)，將業(yè)務流程、關鍵控制點、管控規(guī)則嵌入到系統(tǒng)程序中，構建具有內部控制功能的財務業(yè)務一體化信息平臺。財務業(yè)務一體化信息平臺構建應以預算為主線、資金管控為核心，對接整合現有各業(yè)務系統(tǒng)，實現預算、核算、采購、資產等各業(yè)務系統(tǒng)的高度集成和共享，最終形成一個能全面覆蓋高校所有經濟業(yè)務的內部控制信息化綜合管理平臺。財務業(yè)務一體化信息平臺主要包括預算管理、收費管理、網上報銷及審批、會計核算、財務查詢系統(tǒng)的建設以及各業(yè)務系統(tǒng)之間的對接聯通。

一是預算管理系統(tǒng)。以全面預算管理信息化為龍頭，重點將財務預算的編制、執(zhí)行等內容含入其中，并預置績效評價模塊，形成預算編制、執(zhí)行、監(jiān)督、評價的全過程預算管理體系。通過客戶端、Web 端應用，校園網申報和內網管理相結合，實現部門預算與校內預算的一致性，避免出現預算的兩張皮現象;通過預算科目的設置，在預算申報時將申報項目與預算科目關聯，實現預算自動撥款，撥款憑證自動生成，提高預算信息的準確性;通過預算管理系統(tǒng)與會計核算系統(tǒng)對接，將申報項目和核算項目關聯，會計核算系統(tǒng)主動獲取申報項目相關信息和預算數據，實現預算的系統(tǒng)控制和預警，對預算計劃的執(zhí)行及時進行監(jiān)控。

二是收費管理系統(tǒng)。集成高校各收費項目，對接迎新系統(tǒng)、會計核算系統(tǒng)、銀?；ヂ撓到y(tǒng)、教務管理系統(tǒng)、后勤管理系統(tǒng)等業(yè)務系統(tǒng)，形成一個涵蓋學生信息管理、繳費項目管理、繳費變更管理、收據表單管理、用戶與權限管理等一系列有關繳費管理業(yè)務流程的收費綜合管理平臺，實現收費項目及時發(fā)布、網上自主繳費、繳費情況實時掌握、收費入賬憑證自動生成、精細核算賬目比對、往來款項管理等功能。

三是網上報銷及審批系統(tǒng)。以業(yè)務流程為基礎，建立網上報銷及審批系統(tǒng)，采用B/S（瀏覽器/服務器模式）+C/S（客戶機/服務器）架構，實現報銷單據填報、審核、簽批等過程的網上無紙化處理，提高數據采集來源的準確性和高效性。通過影像化技術對紙質會計憑證實行電子化管理，為內部控制和審計檢查等提供必要的線索和依據。同時，通過嵌套相關開支范圍和標準、上級相關政策與制度和學校內部各項管理制度規(guī)定，對接預算管理系統(tǒng)和會計核算系統(tǒng)，同步預算系統(tǒng)和核算系統(tǒng)數據庫經費項目、暫付款、項目余額和憑證分錄等數據，實現預算控制、審批控制、標準控制、會計控制等功能。

四是會計核算系統(tǒng)。在日常賬務處理、數據查詢和報表統(tǒng)計等基本功能的基礎上，通過升級改造開發(fā)智能憑證、支出預算控制、出納支付、票據聯打、基建項目管理等個性化功能、與其他系統(tǒng)軟件無縫對接等，實現會計核算自動化，如與預算管理系統(tǒng)對接，實現預算撥款憑證自動生成、支出預算自動控制、預算執(zhí)行系統(tǒng)監(jiān)督等功能;通過與網上報銷和審批系統(tǒng)對接，實現會計業(yè)務基礎數據一次錄入，開支標準自動審核，會計憑證自動生成等功能。

五是財務查詢系統(tǒng)。主要包括財務賬戶查詢、薪酬查詢、經費查詢、收費查詢、借款查詢、報銷查詢等功能，通過與預算管理、收費管理、會計核算等系統(tǒng)對接，實現學生繳費、個人賬戶、工資薪金、項目余額、預算收支明細、個人借款、項目到款以及報銷進度等財務信息實時查詢，為學校各級領導和師生提供準確、即時的財務信息;通過與短信、微信平臺等系統(tǒng)配合使用形成完整的服務鏈，實現自動的經費報賬通知、到賬撥款通知、借款催還通知、學生欠費通知等多項服務，全面提升財務服務效能。

六是銀?；ヂ撓到y(tǒng)。結合財務無現金報賬功能，通過與“網銀”平臺的有效銜接，實現銀行資金的劃轉電子化，對賬自動化，實現銀行與高校財務的無障礙聯通，促進資金順暢流通。

4.財務信息化與校內其他部門之間信息化對接。財務管理信息化功能平臺應立足數字化校園建設，與教務管理、科研管理、采購管理、資產管理等校內其他部門業(yè)務系統(tǒng)對接融合，打通信息孤島，打破部門間、業(yè)務和財務間的信息壁壘，實現預算、人事、教務、后勤、科研、資產、賬務等信息實時交互，高校財務信息與業(yè)務信息的高度集成和共享。

四、高校財務內部控制信息化構建的風險防控

信息化建設是一項紛繁復雜的系統(tǒng)工程，信息化建設和使用管理的過程中也存在著規(guī)劃設計、開發(fā)建設、運行維護、網絡病毒等方面的內部控制風險，高校應建立健全內部控制信息化風險防控機制，制定和完善內部控制信息化管理制度，在規(guī)劃設計、權限管理、系統(tǒng)運行與維護、信息保密、檔案管理、網絡安全等方面制定預防性及補救性措施，為財務內部控制信息化提供強有力的內控保障機制。

信息化時代，充分利用現代科技手段加強內部控制是高校加強內部管理的核心和潮流。高校管理人員應增強內部控制意識，加強籌劃與協(xié)調，積極構建適應自身管理和發(fā)展需要的財務內部控制信息化平臺，促進經濟活動科學化和規(guī)范化，保障高校資產安全和使用有效，推動我國高等教育健康持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

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收稿日期：2020-01-09

基金項目：2017年度廣西中醫(yī)藥大學人文社會科學研究項目“廣西高校財務內部控制信息化建設研究”的研究成果（P1700321）

作者簡介：蘇澤鳳（1965-），女，廣西南寧人，正高級會計師，在職研究生，從事財務管理、內控管理研究。