淺談地市級(jí)廣播電視臺(tái)檔案管理的策略

鄧歡歡

摘要：廣播電視臺(tái)是在黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)下的以從事宣傳輿論工作為主要任務(wù)的事業(yè)單位，是貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家關(guān)于意識(shí)形態(tài)和新聞宣傳工作的重要載體。其檔案管理工作對(duì)于保存檔案史料、強(qiáng)化自身建設(shè)、加強(qiáng)社會(huì)主義精神文明建設(shè)都具有十分重要的意義。

關(guān)鍵詞：地市級(jí)廣播電視臺(tái);檔案管理;文化

地市級(jí)廣播電視臺(tái)的檔案作為一種原生信息資料，是本部門(mén)乃至本地區(qū)重要的基礎(chǔ)性信息資源。它真實(shí)地記錄了廣播電視臺(tái)各個(gè)部門(mén)的工作完成情況及各項(xiàng)活動(dòng)開(kāi)展情況，反映了黨的新聞主流媒體宣傳貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的路線、方針、政策的情況及自身行政管理水平，是進(jìn)行工作檢查、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、歷史研究的真實(shí)憑據(jù)和重要依存。認(rèn)真做好廣播電視臺(tái)的檔案資料工作，對(duì)于保存檔案史料、強(qiáng)化自身建設(shè)、加強(qiáng)社會(huì)主義精神文明建設(shè)都具有十分重要的意義。

如何做好地市級(jí)廣播電視臺(tái)的檔案工作，本人在幾年的工作實(shí)踐中摸索出一些比較切實(shí)可行的做法。以本人所在的湖南省湘西土家族苗族自治州廣播電視臺(tái)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“湘西州廣播電視臺(tái)”）為例，作詳細(xì)論述如下，供同行參考。

湘西州廣播電視臺(tái)前身為湘西電視臺(tái)，始建于1985年，2011年州委、州政府根據(jù)文化體制改革有關(guān)文件精神，整合湘西電視臺(tái)、湘西人民廣播電臺(tái)、《邊城報(bào)》，成立了湘西州廣播電視臺(tái)?，F(xiàn)為湘西州人民政府直屬正處級(jí)公益二類(lèi)事業(yè)單位，歸口湘西州委宣傳部管理。內(nèi)設(shè)有新聞綜合、湘西公共兩個(gè)電視頻道，F(xiàn)M106湘西人民廣播電臺(tái)，《邊城報(bào)》社以及廣電新媒體五個(gè)媒體部門(mén)，辦公室、人事科、財(cái)務(wù)審計(jì)科、監(jiān)察室等10個(gè)綜合部門(mén)以及一家獨(dú)資企業(yè)湘西州民族文化傳媒公司。是集廣播、電視、報(bào)紙、新媒體為一體功能齊全、受眾廣泛的主流媒體。廣播電視節(jié)目信號(hào)覆蓋全州9個(gè)縣市區(qū)及四省市邊區(qū)近300萬(wàn)人口。

作為湘西州唯一州級(jí)官方主流電視媒體，湘西州廣播電視臺(tái)每年產(chǎn)生大量的檔案資料，現(xiàn)存有電視節(jié)目聲像和光碟2800多盒.會(huì)計(jì)檔案869盒、文書(shū)檔案資料768卷、照片資料1633張，這些檔案資料是廣播電視臺(tái)廣大新聞工作者辛勤耕耘的結(jié)晶，同時(shí)也是地方文化寶庫(kù)的重要組成部分。

一、掌握廣播電視臺(tái)檔案資料的形成特點(diǎn)和規(guī)律

廣播電視臺(tái)是在黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)下的以從事宣傳輿論工作為主要任務(wù)的事業(yè)單位，是貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家關(guān)于意識(shí)形態(tài)和新聞宣傳工作的重要載體。其檔案資料的形成有以下特點(diǎn)：一是來(lái)文單位的多向性。廣播電視臺(tái)作為黨和政府宣傳工作的主體單位，除了各級(jí)主管部門(mén)以外，各級(jí)黨委政府以及其他綜合部門(mén)、甚至專(zhuān)業(yè)部門(mén)都有來(lái)文，數(shù)量多、范圍廣、門(mén)類(lèi)雜的來(lái)文局面給檔案管理帶來(lái)一定難度?；诖耍瑸楸阌诓檎液褪褂?，要把需貫徹執(zhí)行和普發(fā)性、要辦和不要辦、要立卷歸檔和不要立卷歸檔的嚴(yán)格區(qū)分開(kāi)來(lái)，不能魚(yú)目混珠。二是內(nèi)容的廣泛性。由于宣傳工作涉及到整個(gè)社會(huì)的各個(gè)方面，因此，在開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)中，形成了大量的、豐富的能夠反映整個(gè)地區(qū)政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會(huì)科學(xué)、民生等各個(gè)方面的歷史和現(xiàn)實(shí)內(nèi)容的檔案資料，范圍很廣泛，但是這卻是宣傳業(yè)務(wù)檔案中的精品和最有價(jià)值的內(nèi)容，需要檔案工作人員以高度負(fù)責(zé)的敬業(yè)精神和耐心細(xì)致的工作態(tài)度去分門(mén)別類(lèi)歸納整理。三是檔案資料載體的多樣性。隨著科學(xué)技術(shù)水平的提高，廣播電視檔案資料的載體形式也越來(lái)越多，除了紙質(zhì)檔案以外，隨著技術(shù)的發(fā)展，高清改造的完成，湘西州廣播電視臺(tái)對(duì)部分影像資料進(jìn)行了遷移，重新組建了全新的媒資系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理。目前常用的檔案存儲(chǔ)載體有錄音帶、錄像帶、媒資系統(tǒng)電子貯存軟件——磁盤(pán)，這些已成為廣播電視檔案資料的主要載體。四是業(yè)務(wù)檔案資料形成的無(wú)規(guī)律性。由于廣播電視臺(tái)面向的是整個(gè)社會(huì)、涉及各個(gè)行業(yè)各個(gè)方面，除了正常工作形成的檔案資料以外，往往還有許多意想不到的檔案資料的來(lái)源。比如對(duì)偶發(fā)性自然災(zāi)害的報(bào)道和攝制，不僅是現(xiàn)實(shí)的重要新聞信息，而且是珍貴的歷史檔案和資料，它具有重要的保存和使用價(jià)值。深入地探討和掌握這些檔案資料的形成規(guī)律，對(duì)于檔案資料的收集整理、保管和利用是十分必要的。

二、廣播電視臺(tái)檔案資料的分類(lèi)

按照廣播電視臺(tái)檔案資料形成的特點(diǎn)和規(guī)律，廣播電視臺(tái)的檔案資料工作可以分為以下幾個(gè)方面：

1.文書(shū)檔案

歸檔文件整理方法是以“件”為單位，按照文件材料的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形成規(guī)律采取按“年度、機(jī)構(gòu)、問(wèn)題、保管期限歸類(lèi)。它是按照一般黨政機(jī)關(guān)文書(shū)檔案資料的分類(lèi)、立卷程序和要求，以辦公室和人事科為主，進(jìn)行收集、整理、立卷和保管。

2.影像檔案

湘西州廣播電視臺(tái)影像資料目前除了媒資系統(tǒng)保存的資料外，還有資料帶（碟）2416盒，類(lèi)型包括KCA-60BRS帶（3/4帶）582盒。大1/2新聞留底帶470盒，BETACAM帶256盒，DVCOM帶210盒，DVD光碟新聞留底和專(zhuān)題898張，媒資系統(tǒng)有新聞留底、自辦欄目和部分往年優(yōu)秀專(zhuān)題。這些影像資料是湘西州廣播電視臺(tái)工作人員付出無(wú)數(shù)艱辛和汗水，用攝像鏡頭一幀幀記錄下來(lái)的湘西州三十多年來(lái)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的歷史，是積攢下來(lái)的獨(dú)一無(wú)二的寶貴財(cái)富。

3.專(zhuān)業(yè)設(shè)備檔案

廣播電視專(zhuān)業(yè)設(shè)施設(shè)備檔案是保證廣播電視臺(tái)進(jìn)行采、編、播正常工作開(kāi)展的必備檔案。做好這部分檔案資料工作，就像做好工廠、科研部門(mén)的設(shè)備檔案一樣，要根據(jù)設(shè)備的型號(hào)及用途，按形成過(guò)程整理立卷，必須詳細(xì)完成鑒定、分類(lèi)、組卷、排列、編目、裝訂、裝盒等流程，漏一不可、錯(cuò)一不可。

4.其他檔案

廣播電視臺(tái)的日常檔案除了文書(shū)檔案、影像檔案和專(zhuān)業(yè)設(shè)備檔案外還有其他不少類(lèi)別的檔案。比如會(huì)計(jì)檔案，它如實(shí)地反映了廣播電視臺(tái)的經(jīng)費(fèi)來(lái)源和財(cái)務(wù)開(kāi)支，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)者決策和事業(yè)產(chǎn)業(yè)發(fā)展是不可缺少的。再比如照片檔案，它記錄了廣播電視臺(tái)從創(chuàng)業(yè)初期的租房辦公到現(xiàn)在擁價(jià)值1個(gè)多億的高規(guī)格辦公用房的發(fā)展變化過(guò)程。再比如每年隆重舉辦的春節(jié)晚會(huì)、各種大型活動(dòng)等照片，它都是歷史現(xiàn)場(chǎng)的真實(shí)寫(xiě)照，具有非常重要的歷史意義。

三、廣播電視臺(tái)檔案資料工作具體操作

本人根據(jù)廣播電視臺(tái)檔案資料的特點(diǎn)和規(guī)律，經(jīng)過(guò)多年的具體工作實(shí)踐，對(duì)這些特點(diǎn)和規(guī)律加以整理歸類(lèi)，逐步摸索形成一套做好檔案資料工作的具體操作方法：

1.分工負(fù)責(zé)

首先是領(lǐng)導(dǎo)重視，把檔案工作納入議事日程、納入考核目標(biāo)，成立臺(tái)檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，由臺(tái)黨委書(shū)記、臺(tái)長(zhǎng)任組長(zhǎng)，分管黨委委員、副臺(tái)長(zhǎng)任副組長(zhǎng)，由辦公室主任、財(cái)務(wù)科科長(zhǎng)、人事科科長(zhǎng)為成員，下設(shè)辦公室，由臺(tái)辦公室主任兼領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室主任，各業(yè)務(wù)部室還確定一名資料員，負(fù)責(zé)收集部門(mén)檔案資料，確保有專(zhuān)人專(zhuān)抓。檔案員日常要按時(shí)上門(mén)簽收，督促和指導(dǎo)他們及時(shí)做好文件材料的收集、做到心中有數(shù)，從而保證活動(dòng)結(jié)束后，檔案完整、及時(shí)歸檔。

2.分開(kāi)立卷

由于廣播電視行業(yè)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)，各業(yè)務(wù)部門(mén)整理的案卷，一般都應(yīng)由該部門(mén)的專(zhuān)業(yè)人員自己整理，因?yàn)樗麄儤I(yè)務(wù)熟悉，便于立卷準(zhǔn)確，也便于后期合理利用。

3.統(tǒng)一規(guī)范

根據(jù)上級(jí)主管部門(mén)和檔案部門(mén)的規(guī)定，無(wú)論什么類(lèi)型的檔案，都要按照要求統(tǒng)一卷皮、填寫(xiě)目錄表、使檔案年檢合格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、整齊美觀、便于查找。

4.集中管理

分開(kāi)整理的案卷，要根據(jù)不同的載體，不同的內(nèi)容分門(mén)別類(lèi)地移交到綜合檔案室。然后由檔案員鑒定查實(shí)、辦理交接手續(xù)，依次再統(tǒng)一編號(hào)、上柜、進(jìn)行集中管理、編制查閱檔案資料的檢索工具、著錄卡片、專(zhuān)題參考資料。對(duì)于錄像、錄音以及磁盤(pán)載體的檔案資料，則由專(zhuān)人專(zhuān)房管理，臺(tái)綜合檔案室備有目錄，并由綜合檔案室統(tǒng)一分類(lèi)和排列。只有這樣對(duì)全臺(tái)檔案及有關(guān)資料進(jìn)行集中管理和分門(mén)別類(lèi)，才能保證檔案資料的完整和安全，才能便于后期利用，該地區(qū)的廣播電視臺(tái)的檔案資料工作才算完整無(wú)缺。

5.檔案整理移交

根據(jù)地方檔案局的要求，還需要完成每年檔案年檢工作，編寫(xiě)廣播電視臺(tái)全宗介紹，包括單位名稱(chēng)，機(jī)構(gòu)沿革，全宗概況（全宗檔案歸檔范圍、立卷說(shuō)明，檔案時(shí)間，案卷裝訂方式，檢索工具）填寫(xiě)移交清單，文字說(shuō)明及簽字等交接手續(xù)。這是檔案工作的重要一環(huán)，檔案工作人員更要以高度的責(zé)任心和使命感做好這項(xiàng)工作。年檢工作的順利通過(guò)，也就意味著該年度的檔案工作順利完結(jié)。

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