企業(yè)辦公室行政工作精細(xì)化管理研究

王雪清

[摘 要] 近些年我國市場不斷發(fā)展，各企業(yè)切實(shí)貫徹科學(xué)發(fā)展的方針，有效進(jìn)行實(shí)踐改革，使得我國的經(jīng)濟(jì)實(shí)力有了進(jìn)一步的發(fā)展，也為我國的社會(huì)建設(shè)工作提供了強(qiáng)力的保障。作為企業(yè)發(fā)展中起到樞紐作用的辦公室，在發(fā)展趨勢(shì)方面有多元化的表現(xiàn)。做好辦公室管理工作，提高工作效率，對(duì)于整個(gè)企業(yè)而言有著極其重要的作用。

[關(guān)鍵詞] 企業(yè)發(fā)展；辦公室管理；行政工作；精細(xì)化管理

中圖分類號(hào)：D035.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著我國的不斷發(fā)展，各行各業(yè)的改革也在不斷推進(jìn)，在發(fā)展的過程中，會(huì)迎來各種各樣的挑戰(zhàn)。行政管理工作作為企業(yè)的核心競爭力提升的重要元素之一，對(duì)于提高企業(yè)的自我管理水平，促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展方面有重要的意義[1]。

一、企業(yè)行政工作精細(xì)化管理的內(nèi)涵

企業(yè)行政工作精細(xì)化管理是詳細(xì)劃分企業(yè)中的相關(guān)管理內(nèi)容并進(jìn)行精細(xì)化管理，進(jìn)行一系列的分析研究，將企業(yè)中最重要最核心的管理要點(diǎn)找出，結(jié)合企業(yè)的現(xiàn)狀制定出相關(guān)有效的管理制度，再結(jié)合這一制度將各項(xiàng)工作做好。把各項(xiàng)工作細(xì)分到各部門及個(gè)人身上，對(duì)于各部門各人的職責(zé)劃分做好相應(yīng)的管理規(guī)定，進(jìn)而形成專屬于本企業(yè)的企業(yè)文化。

除此以外，行政辦公室是企業(yè)中不可或缺的一個(gè)重要部門，部門內(nèi)容工作繁多而且復(fù)雜，在日常的工作過程當(dāng)中需要做好有效的支撐工作，才能保障企業(yè)的良好運(yùn)行[2]。

二、當(dāng)前企業(yè)辦公室行政工作的主要問題

（一）辦公室內(nèi)人員工作效率低下

辦公室工作的有效開展，除了對(duì)于企業(yè)工作人員的知識(shí)水平和技能水平有嚴(yán)格的要求之外，還需要工作人員具有足夠的工作經(jīng)驗(yàn)以及對(duì)崗位的高度責(zé)任感，在對(duì)個(gè)人本職工作的開展和上級(jí)下達(dá)的相關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行處理時(shí)，必須要確保高效且及時(shí)不遺漏的完成。在辦公室的日常工作中，由于其中大多數(shù)的工作都是具有較強(qiáng)的時(shí)限性要求的，因此最不可懶散拖拉，如由此導(dǎo)致的降低工作效率情況出現(xiàn)，對(duì)于后續(xù)的工作展開會(huì)造成影響，嚴(yán)重的甚至?xí)恋K到企業(yè)的正常發(fā)展。

（二）崗位責(zé)任劃分不清晰，部門及個(gè)人間缺乏溝通

企業(yè)辦公室內(nèi)的崗位一般較多，若是沒有明確的崗位職責(zé)劃分，在日常的工作展開過程中就很容易出現(xiàn)工作內(nèi)容交叉重復(fù)，或者出現(xiàn)部分的崗位工作空缺。與此同時(shí)，辦公室彼此間的工作還需要做好各部門以及各個(gè)崗位之間的溝通配合工作，只有彼此間相互配合協(xié)調(diào)，才能合理有效且及時(shí)地完成各項(xiàng)工作，這就要求辦公室行政人員在對(duì)自身本職工作進(jìn)行完成的同時(shí)，兼具團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力和企業(yè)團(tuán)結(jié)精神。

（三）管理制度及工作流程制定不完善

崗位職責(zé)的劃分不明情況的產(chǎn)生，還說明辦公室行政管理工作在管理制度上的不完善，而這一情況的出現(xiàn)會(huì)大大影響到整個(gè)辦公室的工作效率，降低企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)的利益。另外，在各部門的工作流程正常進(jìn)展中，對(duì)于工作職責(zé)和個(gè)人責(zé)任的劃分出現(xiàn)不到位的情況，還會(huì)導(dǎo)致員工工作態(tài)度不端正、工作質(zhì)量低、工作內(nèi)容不精細(xì)等情況。

因此，需要明確各個(gè)崗位之間的相關(guān)職責(zé)所在，使得行政辦公室的工作在各個(gè)層面上的開展都可以做到全面無遺漏，確保到每個(gè)崗位的職業(yè)劃分詳細(xì)，才能使即使面對(duì)繁雜的工作，也可以保質(zhì)保量且高效地完成[3]。

（四）辦公室管理制度不規(guī)范

要確實(shí)做好辦公室行政工作中復(fù)雜繁多的工作，領(lǐng)導(dǎo)需要有頭緒地對(duì)工作的展開進(jìn)行指揮工作，切不可毫無目標(biāo)地對(duì)員工進(jìn)行胡亂指揮。在處理事務(wù)時(shí)，要有足夠的定性，有自己的主見，對(duì)于事情輕重緩急的判斷要能夠準(zhǔn)確地區(qū)分，對(duì)工作的安排上要有合理的規(guī)劃布局。

（五）員工綜合素質(zhì)不足

企業(yè)工作中，有的員工自身的綜合素質(zhì)較低，對(duì)于辦公室的行政工作不能勝任。同時(shí)因?yàn)檗k公室行政工作自身的特殊性質(zhì)，有些工作的開展過程中，沒有具體的責(zé)任負(fù)責(zé)人，當(dāng)工作中遇到問題時(shí)，辦公室的工作人員不能對(duì)出現(xiàn)的問題進(jìn)行及時(shí)的處理解決。部分員工的個(gè)人綜合素質(zhì)能力不足，責(zé)任感較低，不具備足夠的主人翁意識(shí)，在處理沒有明確職責(zé)劃分的工作內(nèi)容時(shí)，無法以積極正面的心態(tài)去對(duì)待，造成了工作中問題的持續(xù)堆積，進(jìn)而影響到了企業(yè)的正常發(fā)展。

三、強(qiáng)化企業(yè)辦公室行政工作的對(duì)策

（一）增強(qiáng)辦公室工作細(xì)節(jié)的把控性，提高管理意識(shí)

辦公室的行政管理工作看似事小甚微，但是在實(shí)際的工作內(nèi)容中，無論是對(duì)工作總結(jié)的擬定，還是對(duì)文件的制定發(fā)布，甚至于一個(gè)電話一個(gè)稿件的工作，都可能會(huì)對(duì)企業(yè)的整體發(fā)展產(chǎn)生影響。

目前的企業(yè)發(fā)展中，很多員工認(rèn)為只有大事的才更值得人們注意，因此將更多的精力投放在了辦大事謀全局上，對(duì)工作中瑣碎的小事反而忽略掉了。但是，在實(shí)際的工作中，往往細(xì)節(jié)決定了成敗，任何對(duì)于細(xì)節(jié)上的疏忽都將造成巨大的隱患風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)于企業(yè)的運(yùn)行都會(huì)造成一定的影響，辦公室的工作人員在日常的工作中要從小事開始做起，辦公要腳踏實(shí)地，做好辦公室的日常工作，只有這樣才能在工作方案的制定中協(xié)助好領(lǐng)導(dǎo)做好工作的部署，進(jìn)而影響到大局的成形[4]。

（二）完善辦公室工作流程，健全管理制度

對(duì)于現(xiàn)階段的大部分的企業(yè)而言，辦公室行政工作的精細(xì)化管理還只是一個(gè)概念性理論而已，在實(shí)際的工作中難免會(huì)出各類的錯(cuò)誤行為，所以，在提升精細(xì)化管理質(zhì)量方面來說，更應(yīng)該運(yùn)用規(guī)范化，制度化的形式來進(jìn)行全面的提升。

在行政工作的精細(xì)化管理上，針對(duì)不同企業(yè)，要嚴(yán)格按照自身的實(shí)際發(fā)展情況和自身特點(diǎn)進(jìn)行制定，擬定出一套完善的工作流程，實(shí)際執(zhí)行的過程中，要求各人員按照規(guī)定的操作制度合理做事，各司其職，若在工作中出現(xiàn)了問題，能夠迅速有效地找出相關(guān)責(zé)任人，并且在第一時(shí)間將問題進(jìn)行解決，確保到各個(gè)環(huán)節(jié)的科學(xué)合理，規(guī)范有序。

（三）明確劃分職責(zé)崗位，強(qiáng)化成員間溝通

辦公室中的工作性質(zhì)普遍是具體的事務(wù)性工作，因此在崗位的劃分上，需要做好明確的職責(zé)劃分，否則就很容易出現(xiàn)工作混亂的情況。

另外，由于辦公室內(nèi)的崗位較多，明確的崗位劃分可以有效地避免工作內(nèi)容出現(xiàn)交叉重疊的情況產(chǎn)生，使得辦公室內(nèi)行政工作可以做到面面俱到，事無遺漏。辦公室的工作除了需要在本部門內(nèi)有效展開以外，還需要在其余各部門和個(gè)人之間做好相關(guān)的協(xié)調(diào)工作，彼此間共同協(xié)作，互幫互助。

在溝通上，可以分為縱向溝通和橫向溝通，首先，在縱向的溝通上，辦公室行政部門要做好與上級(jí)和下級(jí)的及時(shí)溝通。在和上級(jí)進(jìn)行溝通時(shí)，精細(xì)化管理要求員工在觀察分析和表達(dá)方面有著良好的個(gè)人能力，對(duì)于上級(jí)的意思要充分領(lǐng)悟，把握住意思傳達(dá)，明確內(nèi)容方向，將需要匯報(bào)的工作要點(diǎn)向上級(jí)匯報(bào)；在與下級(jí)人員進(jìn)行溝通時(shí)，主要是對(duì)下級(jí)的部門信息進(jìn)行收集以及對(duì)上級(jí)下達(dá)工作的傳遞和執(zhí)行。在精細(xì)化管理上，要求辦公室行政人員自身能隨機(jī)應(yīng)變，有好的信息組織能力。

其次，橫向溝通上，主要是對(duì)企業(yè)里有相關(guān)工作的職能部門和企業(yè)外如媒體政府機(jī)關(guān)等單位的溝通。行政人員在傳達(dá)工作精神和對(duì)工作任務(wù)進(jìn)行下達(dá)時(shí)，要做到認(rèn)真且負(fù)責(zé)，在和外界部門進(jìn)行有效溝通時(shí)，要充分發(fā)揮自身的協(xié)調(diào)能力。

（四）完善考核督導(dǎo)工作制度

企業(yè)內(nèi)的精細(xì)化管理，要求每一位職工在日常的工作中都要按照精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化的準(zhǔn)則來進(jìn)行工作開展，因此在日常經(jīng)營中有必要對(duì)員工的考核制定相應(yīng)的規(guī)章制度以及獎(jiǎng)懲條例，合理的設(shè)定量化標(biāo)準(zhǔn)對(duì)員工的工作質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估衡量，從而使得精細(xì)化管理不再只流于表面而沒有滲入到實(shí)質(zhì)。

在經(jīng)營生產(chǎn)的實(shí)際工作中，首先，要根據(jù)工作中的各項(xiàng)事務(wù)的不同特點(diǎn)，制定出相關(guān)的準(zhǔn)則，并將其作為依據(jù)，考核每一位員工對(duì)自身本職工作的完成情況，將實(shí)際的績效和效益結(jié)合起來。以事實(shí)說話，將工作生產(chǎn)中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)作為實(shí)際的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，而非憑空的以自身主觀感受作評(píng)價(jià)，使得每個(gè)職員在工作中都能做好分內(nèi)之事，對(duì)于任務(wù)的完成可以確保優(yōu)質(zhì)高效，實(shí)現(xiàn)實(shí)際工作的精細(xì)化。另外，對(duì)于監(jiān)督管理的制度方面也要嚴(yán)格落實(shí)，合理完善，積極調(diào)動(dòng)員工間的工作熱情和積極性，使得各部門間可以順利地開展精細(xì)化管理工作。

在制度完善方面，首先要嚴(yán)格的對(duì)工作進(jìn)行督導(dǎo)，找出各部門間的工作差距，嚴(yán)格監(jiān)督管理工作中對(duì)計(jì)劃、任務(wù)和工作的落實(shí)及進(jìn)展情況，保證各項(xiàng)工作在實(shí)施過程中都能得到相應(yīng)的落實(shí)。如遇到工作過程中進(jìn)展緩慢未按計(jì)劃完成的情況，督導(dǎo)工作的落實(shí)可以在第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)問題源頭并及時(shí)的改正工作中的不足之處。其次，督導(dǎo)考核對(duì)于員工間的各項(xiàng)工作計(jì)劃和實(shí)際表現(xiàn)方面可以做到及時(shí)了解，實(shí)時(shí)管控，在員工進(jìn)行獎(jiǎng)懲評(píng)定和工作報(bào)告時(shí)可以起到有利的作用，對(duì)各項(xiàng)工作的順利開展起到良好的促進(jìn)作用。

（五）加大精細(xì)化管理宣傳力度

想要讓企業(yè)的精細(xì)化管理工作做到深入人心行之有效，就需要在員工群里加大精細(xì)化管理的宣傳力度，加深思想建設(shè)方面的工作，將精細(xì)化的管理理念植入到辦公室人員中，潛移默化地影響職員的認(rèn)知，才能使得精細(xì)化管理的工作做到深入人心。

在企業(yè)持續(xù)不斷進(jìn)行發(fā)展的過程中，還需要把精細(xì)化管理的規(guī)章制度融入企業(yè)文化中，從而使得員工在日常的工作中也進(jìn)行自我學(xué)習(xí)和認(rèn)知，實(shí)現(xiàn)對(duì)自我的不斷超越。增強(qiáng)自身工作活力和積極性，在工作中將這一工作制度轉(zhuǎn)變成工作習(xí)慣，使得精細(xì)化的管理可以在企業(yè)中發(fā)揮出更大更切實(shí)的效果。

（六）樹立良好工作作風(fēng)，促進(jìn)精細(xì)化管理實(shí)施

要加強(qiáng)辦公室的精細(xì)化管理，還需要保證辦公室工作作風(fēng)方面科學(xué)扎實(shí)。在工作作風(fēng)上，要加強(qiáng)黨風(fēng)廉政工作的建設(shè)，不斷深入基層工作，根據(jù)企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況，做好工作結(jié)合，落實(shí)各項(xiàng)調(diào)研工作，在政策上實(shí)現(xiàn)有效的上下級(jí)傳達(dá)，提高工作效率。在抓學(xué)風(fēng)文風(fēng)方面，要持續(xù)強(qiáng)化學(xué)習(xí)意識(shí)性，努力建設(shè)企業(yè)學(xué)習(xí)型隊(duì)伍，整體提升行政工作人員的專業(yè)水平，摒棄在文字工作中出現(xiàn)的假大空現(xiàn)象，改善企業(yè)文風(fēng)，積極倡導(dǎo)優(yōu)良文風(fēng)的建設(shè)工作，不斷提升辦公室內(nèi)各項(xiàng)專業(yè)水平。

（七）提高員工綜合素質(zhì)

企業(yè)員工是企業(yè)運(yùn)行的根本所在，是確保任務(wù)完成的基礎(chǔ)組成成員，提高員工的綜合素質(zhì)水平也就成了提高企業(yè)工作效率的根本所在。企業(yè)內(nèi)部應(yīng)加強(qiáng)對(duì)員工的職業(yè)道德素質(zhì)的培訓(xùn)，提高員工的服務(wù)精神和意識(shí)性。定期組織對(duì)員工的培訓(xùn)工作，使得職員間的業(yè)務(wù)能力得到提升，從而在自身的工作崗位上具備較高的專業(yè)水準(zhǔn)。養(yǎng)成員工精細(xì)化工作的習(xí)慣，對(duì)于企業(yè)樹立良好的發(fā)展方向有著積極作用，企業(yè)應(yīng)重視員工的素質(zhì)培訓(xùn)工作。

四、企業(yè)辦公室行政工作精細(xì)化管理的重要性

（一）有利于企業(yè)進(jìn)行決策

企業(yè)在對(duì)事務(wù)進(jìn)行決策前，需要辦公室人員完成大量的基礎(chǔ)性工作，同時(shí)在一定程度上，辦公室的管理人員還對(duì)決策起到了一定的謀劃作用。因此，辦公室人員在進(jìn)行準(zhǔn)備工作和提供謀劃意見之時(shí)，需要確保準(zhǔn)確無誤而且全面，才能為領(lǐng)導(dǎo)層作出正確決策起到作用。而要使意見建議做到全面無誤，就需要工作人員從精細(xì)化方面入手，這就對(duì)辦公室人員的工作標(biāo)準(zhǔn)提出了更高的要求。

辦公室職員不僅需要自身具有足夠的專業(yè)技能和各類知識(shí)，還要在日常工作中及時(shí)對(duì)企業(yè)內(nèi)部的各項(xiàng)情況做出了解，及時(shí)掌握國家政府出臺(tái)的相關(guān)政策和法律法規(guī)知識(shí)的變動(dòng)，及時(shí)收集整理相關(guān)的信息，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供有效的依據(jù)。

辦公室人員需要將各項(xiàng)事情做好前瞻性，提高自身預(yù)見，才不會(huì)在關(guān)鍵時(shí)候出現(xiàn)臨時(shí)抱佛腳的情況，也不會(huì)因?yàn)榛A(chǔ)工作做得不扎實(shí)而影響到最終的決策，因此，辦公室人員需要以精細(xì)化的工作將基礎(chǔ)性內(nèi)容做好，為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的工作開展提供有力的支持。

（二）有利于實(shí)現(xiàn)辦公室工作的科學(xué)性

辦公室的工作較為繁雜，很少有規(guī)律性，因此辦公室的職員在工作中往往會(huì)面臨各種臨時(shí)且突發(fā)性的工作。在這類情況下，如果精細(xì)化工作不到位，很容易導(dǎo)致工作中沒有規(guī)律和頭緒，造成混亂的局面。若是實(shí)現(xiàn)了辦公室的精細(xì)化管理，提高相關(guān)管理人員的綜合素養(yǎng)，在面對(duì)突發(fā)情況時(shí)就能合理有效地作出應(yīng)對(duì)措施，保證工作的有序開展。

（三）有利于企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展

根據(jù)過去的數(shù)據(jù)顯示，多數(shù)曾經(jīng)落實(shí)過精細(xì)化管理的企業(yè)在近幾年表現(xiàn)出了良好的效果，并取得了較為優(yōu)異的成績。由此可見，強(qiáng)化企業(yè)中辦公室工作精細(xì)化管理，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展有著積極的影響。

五、結(jié)語

企業(yè)辦公室行政工作的精細(xì)化管理在企業(yè)的發(fā)展中有著極其重要的作用，是一個(gè)企業(yè)持續(xù)發(fā)展和進(jìn)步的重要標(biāo)志，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的精細(xì)化管理不是在短時(shí)間內(nèi)就可以實(shí)現(xiàn)的，需要長時(shí)間不斷地進(jìn)行實(shí)踐，同時(shí)還需要企業(yè)內(nèi)各個(gè)部門的相互配合，將精細(xì)化的管理理念形成有效的制度，在企業(yè)內(nèi)進(jìn)行大力宣傳，完善各方面的考核評(píng)定，才能使精細(xì)化管理在企業(yè)中取得更好的成效，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

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