做好企業(yè)養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的方法

杜暉

摘? 要：隨著國家法制的不斷完善，養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險等等已經(jīng)發(fā)展成熟，成為保證人民基本生活、基本權(quán)利的社保障體系，與此同時，也形成了較為復(fù)雜的養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案。在企業(yè)的養(yǎng)老保險檔案中，包含了企業(yè)員工的個人信息，和一些原始的數(shù)據(jù)，為了保證檔案內(nèi)容的真實性，應(yīng)該加強檔案的管理方法，完善檔案管理的相關(guān)制度，檔案管理工作人員，應(yīng)該將不同的檔案，分類管理，統(tǒng)一歸檔，認(rèn)證分類，嚴(yán)格按照企業(yè)養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案的管理辦法，對該檔案妥善保管。本文從我國養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀進行分析，對比傳統(tǒng)的檔案管理辦法，對檔案管理辦法中出現(xiàn)的問題有針對性的提出解決策略，以此促進企業(yè)可以穩(wěn)定的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：養(yǎng)老保險；檔案管理；方法

前言：

企業(yè)的養(yǎng)老保險是對參保人未來的養(yǎng)老生活的基本保障，養(yǎng)老保險中的資料作為重要的民生檔案，不僅僅記載了參考人的基本信息與保險信息，也記載了養(yǎng)老保險發(fā)展的印記，是社會保險經(jīng)辦機構(gòu)的珍貴資料。

其中養(yǎng)老保險檔案資料是在辦理養(yǎng)老保險的過程中，直接形成的具有事實依據(jù)的專業(yè)性的資料與不同載體的歷史記錄，是參保人在進行養(yǎng)老保險的參保過程中留下的的唯一的原始憑證，是確參保人可以享受養(yǎng)老保險帶來的權(quán)益的重要依據(jù)，因此企業(yè)應(yīng)該重視養(yǎng)老保險的檔案管理工作，隨著社會保險事業(yè)的不斷發(fā)展，養(yǎng)老保險的功能越來越重要。為了保證參保人的養(yǎng)老保險檔案資料可以得到妥善的保管，企業(yè)有義務(wù)更新傳統(tǒng)的養(yǎng)老保險檔案管理方法，引進新的檔案管理方法，確保檔案的真實性與可靠性。

一、企業(yè)養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀

養(yǎng)老保險是社會保證體系中的基礎(chǔ)保險，筆者查閱資料后發(fā)現(xiàn)，在專業(yè)的檔案管理方面，企業(yè)中養(yǎng)老保險形成的文獻資料的數(shù)量非常大，而且管理方式并不穩(wěn)妥，因此相關(guān)的管理制度有待完善。

目前，我們國家企業(yè)對養(yǎng)老保險檔案資料的收集整理工作一般都是以手工操作為主，勞動強度非常大，如果需要調(diào)取資料，需要手工尋找，難度大，任務(wù)重。同時，因為我們國家之前的養(yǎng)老保險資料均是紙質(zhì)的，因此在進行儲存歸納的過程中，難免會造成檔案的磨損，而且紙質(zhì)檔案在收納時會占用大量的空間。

長期以來，以紙張為載體的養(yǎng)老保險檔案信息只能將原件存放起來，給檔案的管理工作帶來了很大的難題。

二、企業(yè)養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作中存在的問題

2.1歸檔時工作量大

實物類的檔案資料在存儲時是非常耗時耗力的，企業(yè)自成立以來，尤其是大型企業(yè)，自這些企業(yè)成立以來，每年都會有很多的企業(yè)員工的養(yǎng)老保險檔案資料，而且隨著時間的推移，參保的人數(shù)會越來越多，再加上有的企業(yè)不僅僅給員工購買了養(yǎng)老保險，還有別的保險，在保險種類增加的背景之下，檔案資料的數(shù)量增加非常快，這對檔案管理工作來說，是非常難管理的。

2.2使用率過低

因為目前養(yǎng)老保險大多數(shù)都是紙質(zhì)的實物保險，因此在某種情況上，直接限制了流通的效率，導(dǎo)致這些檔案資料不能充分的利用起來。大多數(shù)企業(yè)在對檔案進行調(diào)閱時，通常會采用手工操作的方式為主，這導(dǎo)致該檔案管理工作經(jīng)辦的周期過長，效率過低，這樣是非常不利于參保人的，經(jīng)常會出現(xiàn)因為歷史資料查不到的情況，導(dǎo)致該檔案變成死檔。

2.3管理不夠規(guī)范

因為大部分養(yǎng)老保險的檔案資料都是紙質(zhì)的，因此在對這些檔案進行維護與調(diào)閱的時候，通常會以手工操作為主，這樣會導(dǎo)致勞動強度過大，容易出現(xiàn)檔案資料流失、不能按期歸檔等情況，導(dǎo)致工作出現(xiàn)缺陷，按照傳統(tǒng)的檔案管理辦法管理檔案，已經(jīng)不能滿足當(dāng)下的需求。

三、企業(yè)養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作中存在問題的解決方法

3.1將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成信息化檔案

將傳統(tǒng)的紙質(zhì)養(yǎng)老保險的檔案資料進行收集，然后通過計算機錄入磁盤進行保存，這樣不僅僅不會導(dǎo)致檔案資料出現(xiàn)磨損，也會節(jié)省空間，減輕工作人員的工作量。在進行檔案收集之前，最重要的工作就是對原來的檔案資料進行備份，不然出現(xiàn)誤操作的情況，數(shù)據(jù)丟失，就很難恢復(fù)了。在整理的時候，要對每一份都編上獨特的記號，例如使用投保人的身份證號碼，以保證每一份檔案都有自己獨特的編號，方便后期查閱。

3.2檔案信息的保存與維護

相比較傳統(tǒng)的紙質(zhì)的養(yǎng)老保險管理辦法，電子化信息管理法固然可以更加方便，但是也有缺點，例如不夠穩(wěn)定。紙質(zhì)的檔案如果出現(xiàn)更改的情況，會留下修改的印記，但是信息化的管理方法卻不會留下任何印記。因此，在養(yǎng)老保險檔案的保存過程中，要保證該檔案的完整性與真實性。

在存儲光盤的保存時，要放在避光防潮的地方保存，同時要保證保存空間的溫度不能過高，溫度差異不能過大，溫度過高或者溫度過低都會導(dǎo)致硬盤損壞。

3.3完善相關(guān)管理制度

養(yǎng)老保險資料管理的未來發(fā)展離不開計算機，與此同時，電子信息技術(shù)的發(fā)展也是實現(xiàn)養(yǎng)老保險資料檔案管理的重要條件之一。因此電子檔案的管理制度的完善，是十分有必要的。

根據(jù)目前的實際情況，以下幾種安全措施可以應(yīng)用到檔案的電子管理中。一種是身份驗證，可以通過短信驗證與人臉識別驗證。對于一些只需要瀏覽部分資料的用戶，可以對檔案資料的信息進行權(quán)限設(shè)置，這樣不僅保證了用戶可以瀏覽相關(guān)資料，而且還能保證他們不能進行修改與刪除資料，保證了檔案資料的安全。

3.4提升檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)

提升檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，可以保證電子檔案管理的成功。因此可以有計劃有步驟的開展檔案管理工作人員的培訓(xùn)與再教育，這樣不僅提升了工作人員的專業(yè)性，還可以為領(lǐng)導(dǎo)小組提供儲備干部。在進行培訓(xùn)的時候，可以根據(jù)工作人員的工作職能進行培訓(xùn)，有針對性的進行培訓(xùn)。對于一些在養(yǎng)老保險管理機構(gòu)從事時間較長的老員工，可以在培訓(xùn)的時候引入電子檔案的管理方法與管理制度，幫助他們使用電子檔案管理，以此適應(yīng)新的時代。

結(jié)語

養(yǎng)老保險檔案關(guān)乎企業(yè)工作人員的后半生的生活質(zhì)量，是退休生活的重要生活來源之一，因此養(yǎng)老保險的檔案管理工作的重要性不言而喻。近幾年來，隨著計算機的不斷發(fā)展與互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，養(yǎng)老保險電子化管理已經(jīng)取得了很好的效果，相比較之前已經(jīng)有了很大的進步。因此本文對養(yǎng)老保險如何轉(zhuǎn)變成電子化檔案進行研究，期望可以為我國企業(yè)的養(yǎng)老保險資料管理提供一些力量。

參考文獻

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