大數(shù)據(jù)背景下養(yǎng)老機(jī)構(gòu)民生檔案管理研究

[摘 要]隨著人口老齡化的迅速發(fā)展，社會(huì)化養(yǎng)老已經(jīng)是社會(huì)共同面臨的一個(gè)新的問(wèn)題。筆者對(duì)一個(gè)養(yǎng)老機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)查，發(fā)現(xiàn)了養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的養(yǎng)老業(yè)務(wù)檔案存在保存不健全的問(wèn)題，首先需要民生檔案提供一定的服務(wù)，然后養(yǎng)老機(jī)構(gòu)依據(jù)民生檔案提供的檔案資料補(bǔ)充自身業(yè)務(wù)檔案，以此證明了推進(jìn)民生檔案的管理迫在眉睫，探討在大數(shù)據(jù)背景下利用網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)平臺(tái)使民生檔案的價(jià)值在社會(huì)養(yǎng)老服務(wù)中實(shí)現(xiàn)的途徑和方法。

[關(guān)鍵詞]大數(shù)據(jù);養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu);民生檔案;檔案管理

[DOI] 10.13939/j.cnki.zgsc.2020.20.195

聯(lián)合國(guó)認(rèn)為，如果一個(gè)國(guó)家60歲以上的老年人口達(dá)到總?cè)丝跀?shù)的1%，或者65歲以上老年人口占人口總數(shù)的7%以上，那么這個(gè)國(guó)家就已經(jīng)屬于人口老齡化國(guó)家。截至2018年年底，我國(guó)60周歲及以上人口24949萬(wàn)人，占總?cè)丝诘?7.9%，其中65周歲及以上人口16658萬(wàn)人，占總?cè)丝诘?1.9%。中國(guó)人口老齡化的迅速發(fā)展將對(duì)社會(huì)化養(yǎng)老造成廣泛而深遠(yuǎn)的影響。

隨著生產(chǎn)力的高速發(fā)展，服務(wù)性行業(yè)日漸增多，老年人的贍養(yǎng)已慢慢由家庭轉(zhuǎn)向社會(huì)。社會(huì)化養(yǎng)老即老年人的贍養(yǎng)方式由家庭轉(zhuǎn)向社會(huì)成為了社會(huì)發(fā)展到一定階段的必然的歷史產(chǎn)物。養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)針對(duì)不同類型的老人，能夠提供全面的養(yǎng)老服務(wù)。而養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)基于大數(shù)據(jù)環(huán)境下充分利用并管理好民生檔案成為了更好地服務(wù)老人的基本保障。

1 養(yǎng)老機(jī)構(gòu)建檔情況調(diào)查

現(xiàn)對(duì)一所集教學(xué)、頤養(yǎng)、保健、娛樂(lè)、康復(fù)、休閑為一體的養(yǎng)老機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)查，已入住285位老年人，男性130人，女性155人，平均年齡達(dá)73歲，其中有25人生活無(wú)法自理。這所養(yǎng)老機(jī)構(gòu)在老人入住時(shí)對(duì)其身體狀況、需服藥情況和子女聯(lián)系方式進(jìn)行了登記歸檔，在養(yǎng)老機(jī)構(gòu)療養(yǎng)期間會(huì)提醒普通老人按時(shí)吃藥，但只對(duì)高危病癥老人進(jìn)行了完整的看護(hù)情況登記。

2 養(yǎng)老機(jī)構(gòu)需要利用民生檔案來(lái)提供更好的服務(wù)

檔案是人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。民生檔案顧名思義就是與人民息息相關(guān)的檔案，即與民生相關(guān)的戶籍、房產(chǎn)、醫(yī)保、醫(yī)療、養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、商業(yè)保險(xiǎn)、社保、住房公積金、銀行貸款等都可以稱為民生檔案，這些檔案還分為電子檔案、紙質(zhì)檔案、文字檔案、圖像檔案、照片檔案、錄音檔案等。因此民生檔案是個(gè)相當(dāng)大的范疇，民生檔案的種類多達(dá)80余種，涉及20多個(gè)政府運(yùn)作系統(tǒng)，而養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)需要利用的民生檔案則包括戶籍檔案、養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案、醫(yī)療保險(xiǎn)檔案、社會(huì)救助檔案、房地產(chǎn)檔案、醫(yī)療檔案等。老人最原始最真實(shí)的民生檔案如果在養(yǎng)老機(jī)構(gòu)沒(méi)有收集、建立和完善，則無(wú)法讓養(yǎng)老機(jī)構(gòu)對(duì)老人開(kāi)展全方位的看護(hù)和照顧。

2.1 戶籍檔案

戶籍檔案能夠客觀的提供家庭成員信息，到社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)療養(yǎng)的老人有的是子女在外地工作無(wú)人照看的，有的是子女工作繁忙不愿增加負(fù)擔(dān)的，有的是子女多卻都推三阻四不愿照看的，還有的是身體很差無(wú)法自理需要醫(yī)養(yǎng)結(jié)合的。通過(guò)戶籍檔案社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)能夠更加真實(shí)地了解老人的家庭狀況，進(jìn)而知道老人來(lái)到養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的真實(shí)原因，與老人進(jìn)行有效的溝通交流，讓他們對(duì)于來(lái)到養(yǎng)老機(jī)構(gòu)有一個(gè)客觀而全面的認(rèn)識(shí)，使他們能夠欣然接受這樣的安排，不至于有被遺棄、被嫌棄、被拋棄的顧慮。

2.2 養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案

養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案中記錄著參保單位或個(gè)人的具體情況，接受社會(huì)養(yǎng)老福利和各項(xiàng)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦領(lǐng)域活動(dòng)的真實(shí)記錄。[1]養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案是享受社會(huì)保險(xiǎn)福利的憑據(jù)，能夠直觀地反映人們退休后的收入狀況。社區(qū)養(yǎng)老機(jī)構(gòu)不是社會(huì)福利機(jī)構(gòu)，因此到這里來(lái)養(yǎng)老的人都需要繳納一定的費(fèi)用。而養(yǎng)老機(jī)構(gòu)可以根據(jù)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案來(lái)初步確定一個(gè)養(yǎng)老方式，如住單間還是多人間，是普通膳食還是專業(yè)膳食，是普通陪護(hù)還是專人看護(hù)等。

2.3 醫(yī)療保險(xiǎn)檔案

醫(yī)療保險(xiǎn)檔案是針對(duì)因疾病產(chǎn)生治療費(fèi)用對(duì)應(yīng)給予經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償?shù)囊豁?xiàng)保險(xiǎn)檔案，包括基本醫(yī)療保險(xiǎn)檔案、意外傷害醫(yī)療保險(xiǎn)檔案、大病醫(yī)療保險(xiǎn)檔案、社會(huì)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案、手術(shù)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案等多種。醫(yī)療保險(xiǎn)檔案記錄了從參保到享受醫(yī)保的各種待遇[2]，它能在老人遭遇意外傷害、普通病癥或大病需住院治療甚至做手術(shù)治療時(shí)直觀的體現(xiàn)老人的就醫(yī)保障能力。一旦出現(xiàn)各種不同情況下產(chǎn)生的需送院就醫(yī)的情況時(shí)，醫(yī)療保險(xiǎn)檔案中的資料能夠幫助養(yǎng)老機(jī)構(gòu)工作人員準(zhǔn)確判斷應(yīng)該送什么樣的醫(yī)院醫(yī)治，住什么檔次的病房，用什么等級(jí)的藥物。既要保證有充足醫(yī)療保險(xiǎn)金患者的舒適度，又要讓沒(méi)有足夠醫(yī)療保險(xiǎn)金的患者在自身承受能力范圍內(nèi)得到最好的醫(yī)治。

2.4 醫(yī)療檔案

醫(yī)療檔案能夠真實(shí)且完整地反映一個(gè)人的身體狀況，可以讓人很直觀地了解每人已經(jīng)治愈的病癥、現(xiàn)在仍未治愈的病癥、藥物過(guò)敏情況等。老年人的身體健康狀況普遍退化且大多患有慢性疾病，看病住院的頻率越來(lái)越高[3]，醫(yī)療檔案既可以讓養(yǎng)老機(jī)構(gòu)針對(duì)每個(gè)老人的實(shí)際情況提供各自所需的檢查和服務(wù)，也可以在老人出現(xiàn)緊急狀況需送院就醫(yī)時(shí)讓醫(yī)院正確且及時(shí)的用藥救治。

3 養(yǎng)老機(jī)構(gòu)需要利用民生檔案提供相關(guān)資料，健全完善養(yǎng)老檔案歸檔范圍

養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案是新的專門(mén)檔案，指由養(yǎng)老機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的原始記錄，包括文字、聲像、圖表及其他各種載體的文件，具有憑證和參考作用，它屬于民生檔案。[4]針對(duì)養(yǎng)老人員需建立完整養(yǎng)老檔案，包括個(gè)人的基本信息、子女聯(lián)系方式、體檢醫(yī)療記錄、護(hù)理記錄、就醫(yī)記錄等。養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案應(yīng)以個(gè)人為單位立卷歸檔，歸檔范圍除上述在養(yǎng)老機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的檔案內(nèi)容外，盡可能將個(gè)人保存在其他政府部門(mén)系統(tǒng)的民生檔案補(bǔ)充全面，必要的時(shí)候方便提供利用。

4 有力推進(jìn)全社會(huì)民生檔案綜合管理，提升養(yǎng)老機(jī)構(gòu)服務(wù)質(zhì)量

4.1 加大民生檔案知識(shí)宣傳、提升全民的檔案意識(shí)

現(xiàn)階段民生檔案工作的宣傳力度不大，導(dǎo)致全民檔案意識(shí)欠缺，要提升人們的民生檔案意識(shí)就必須大力宣傳民生檔案管理工作，首先要讓人們了解什么是民生檔案，其次要告訴人們民生檔案大致有哪些種類，進(jìn)而熟悉與人們息息相關(guān)的民生檔案有哪些，然后掌握這些民生檔案的作用和價(jià)值，最后來(lái)達(dá)到提升民生檔案意識(shí)的目的。特別是要增強(qiáng)民生檔案工作中領(lǐng)導(dǎo)干部的意識(shí)，讓他們感受檔案工作的艱辛、重要、無(wú)私，促使領(lǐng)導(dǎo)干部積極推動(dòng)檔案人員的工作。

4.2 健全民生檔案管理隊(duì)伍、強(qiáng)化檔案管理的培訓(xùn)

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，檔案的重要性已慢慢被人們所知曉，檔案工作也漸漸受到了各級(jí)單位和部門(mén)的重視，但是檔案工作的發(fā)展步調(diào)并沒(méi)有跟上時(shí)代的步伐。要實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值需配備專門(mén)的檔案管理人員，建立專門(mén)的檔案管理體系，使檔案管理的培訓(xùn)成為常態(tài)化，讓他們有晉級(jí)空間，使他們能在自己的工作崗位上有所想、有所依、有所盼。

4.3 完善民生檔案管理制度、追究歸檔不力的責(zé)任

涉及民生檔案的各個(gè)單位都有自己的檔案管理制度，制度中詳細(xì)說(shuō)明了檔案歸檔的時(shí)間、歸檔的范圍、歸檔的要求、檔案的保密制度、檔案的保管期限、檔案的查閱制度、檔案人員的崗位職責(zé)等。正所謂“功必賞，過(guò)必罰”，大部分檔案管理制度中只要求檔案管理人員做什么、怎么做，但是沒(méi)有明確規(guī)定不做或者做錯(cuò)的處罰制度，導(dǎo)致了有些檔案管理者不求有功但求無(wú)過(guò)以及得過(guò)且過(guò)的心態(tài)，致使檔案管理工作不能穩(wěn)步提高。因此要完善檔案管理制度，將歸檔不力的處罰條例寫(xiě)入制度，用制度管人，按制度辦事，用壓力激發(fā)動(dòng)力，使完整歸檔成為一種習(xí)慣。

5 民生檔案的價(jià)值在社會(huì)養(yǎng)老服務(wù)中實(shí)現(xiàn)的途徑和方法

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，智能軟件及平臺(tái)使得數(shù)據(jù)共享成為可能，并且越來(lái)越快捷方便。養(yǎng)老機(jī)構(gòu)應(yīng)與政府相關(guān)部門(mén)系統(tǒng)通力合作，整合各項(xiàng)民生檔案信息，打造民生檔案數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，充分發(fā)揮民生檔案的作用[5]，使民生檔案信息得到充分的利用，起到來(lái)源于民生、服務(wù)于民生、為人民服務(wù)的最終目的。

5.1 建立基于養(yǎng)老服務(wù)的民生檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)

2016年12月7日印發(fā)并實(shí)施的《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于全面放開(kāi)養(yǎng)老服務(wù)市場(chǎng)提升養(yǎng)老服務(wù)質(zhì)量的若干意見(jiàn)》中指出打通養(yǎng)老服務(wù)信息共享渠道，推進(jìn)社區(qū)綜合服務(wù)信息平臺(tái)與戶籍、醫(yī)療、社會(huì)保障等信息資源對(duì)接，促進(jìn)養(yǎng)老服務(wù)公共信息資源向各類養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)開(kāi)放。這就是為促進(jìn)養(yǎng)老服務(wù)業(yè)更好更快發(fā)展，推動(dòng)數(shù)據(jù)平臺(tái)建立的一個(gè)經(jīng)國(guó)務(wù)院同意提出的指導(dǎo)性意見(jiàn)。為推動(dòng)社會(huì)養(yǎng)老服務(wù)，面對(duì)海量的、復(fù)雜的非結(jié)構(gòu)性數(shù)據(jù)，單靠人工力量以及單一學(xué)科領(lǐng)域的知識(shí)是無(wú)法將其進(jìn)行處理的[6]。因此，必須為服務(wù)于養(yǎng)老的民生檔案打造一個(gè)數(shù)據(jù)平臺(tái)，將每個(gè)人與養(yǎng)老有關(guān)的民生檔案進(jìn)行整合，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)服務(wù)養(yǎng)老的民生檔案數(shù)據(jù)得到智能化整合。

5.2 建立鏈接網(wǎng)絡(luò)方便利用各政府部門(mén)系統(tǒng)的各種民生檔案

為了使養(yǎng)老機(jī)構(gòu)更好地服務(wù)于老人，服務(wù)于社會(huì)，就必須使通過(guò)數(shù)據(jù)平臺(tái)整合的民生檔案得到充分利用，使養(yǎng)老機(jī)構(gòu)能通過(guò)數(shù)據(jù)平臺(tái)建立的鏈接網(wǎng)絡(luò)方便快捷地調(diào)取老年人在養(yǎng)老期間需要的民生數(shù)據(jù)。養(yǎng)老機(jī)構(gòu)從更多的更真實(shí)的民生檔案中掌握了老人全方位的情況后，就得知了老人的需求，能為更好地服務(wù)老年人添磚加瓦。

5.3 專人專項(xiàng)管理民生檔案大數(shù)據(jù)

近年來(lái)互聯(lián)網(wǎng)和信息行業(yè)的發(fā)展使得大數(shù)據(jù)引起人們的熱切關(guān)注，信息量龐大的民生檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)，涉及多個(gè)政府運(yùn)作系統(tǒng)，因此必須配備專人并專門(mén)進(jìn)行打理。專人定時(shí)將與民生相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，如及時(shí)歸檔、主動(dòng)提供利用、編研分析民生檔案相關(guān)內(nèi)容供政府和養(yǎng)老機(jī)構(gòu)提供決策參考等。專人還應(yīng)不定期的接受專業(yè)的系統(tǒng)培訓(xùn)，以便有足夠的專業(yè)能力應(yīng)對(duì)各個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)出現(xiàn)的問(wèn)題。

人口老齡化越來(lái)越嚴(yán)重的現(xiàn)今，養(yǎng)老機(jī)構(gòu)必須依托政府相關(guān)部門(mén)的大力支持，利用大數(shù)據(jù)建立民生檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)，使信息流通，讓人們對(duì)老有所養(yǎng)、病有所醫(yī)建立充分的信心，使人們的生活越來(lái)越方便，以維護(hù)社會(huì)和諧穩(wěn)定，確保國(guó)家長(zhǎng)治久安、人民安居樂(lè)業(yè)。

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[作者簡(jiǎn)介] 鄧君汝（1982—），女，漢族，湖南岳陽(yáng)人，大學(xué)本科畢業(yè)，講師，研究方向：檔案管理。