疾控中心文書檔案的規(guī)范化管理措施

孫玉晶

摘? ?要：醫(yī)療衛(wèi)生體系的改革不斷深入與人們健康管理觀念的變化，使得新時期疾控中心的管理與服務目標與內(nèi)容都發(fā)生了根本性的轉(zhuǎn)變。當前階段，疾控中心作為預防保健、健康檢測、慢性病管理與提供公共衛(wèi)生服務保障的重要機構(gòu)，防控檔案內(nèi)容涉及醫(yī)療工作者在疾病預防、控制過程中的現(xiàn)場文書、影像視頻、調(diào)查記錄、評估報告等具有重要價值的數(shù)據(jù)資料。面對現(xiàn)階段疾控中心對檔案利用效率不高、管理形式不規(guī)范、信息化建設水平滯后等方面的問題，管理人員應在現(xiàn)代檔案管理理念的指導下，規(guī)范檔案的利用與開發(fā)形式，推動檔案體系的現(xiàn)代化、智慧化建設。

關鍵詞：兩級管理? 信息化建設? 開發(fā)形式? 管理形式

中圖分類號：G275.2? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2020）06（b）-0165-02

社會進入發(fā)展改革的關鍵時期，公共衛(wèi)生管理的形式需要對應性的調(diào)整，才能滿足人們差異化的健康服務需求。在疾控管理單位，文書檔案不僅是研究疾病防控工作的重要資料，能夠為公共衛(wèi)生服務與管理工作提供可靠的參考，同時，也是規(guī)范疾控中心管理工作的有效依據(jù)?，F(xiàn)階段，公共衛(wèi)生安全、傳染性疾病等事件的表現(xiàn)形式多樣、影響性強、危害深遠，增加了疾控管理的難度?；诖?，疾控中心依照國家相關疾病預防與控制的規(guī)范制度，加強檔案規(guī)范化管理改革，已經(jīng)成為優(yōu)化檔案服務質(zhì)效、深度整合疾控檔案信息資源的重要途徑。

1? 疾控檔案管理的工作現(xiàn)狀

1.1 檔案管理隊伍結(jié)構(gòu)配置不合理

對疾控中心的檔案數(shù)據(jù)進行規(guī)范化、制度化管理需要一定的人才基礎。然而，從檔案管理實踐調(diào)查來看，檔案管理的專業(yè)化人才較為缺乏，具有研究生學歷的檔案管理人才更是寥寥無幾，還有一些檔案管理人員醫(yī)學知識匱乏，阻礙了工作任務的落實效率。部分職工缺乏專業(yè)能力，對檔案信息的現(xiàn)代化管理理解不深入，對疾控檔案的收集、分類、歸檔等工作不熟練，容易出現(xiàn)信息遺失、損毀、查詢難度大等方面的問題。此外，一些管理人員依照原有的管理理念對檔案進行處理，信息素養(yǎng)相對較低，也在一定程度上延緩了疾控檔案制度化、信息化的改革進程。

1.2 文書檔案的信息化建設相對滯后

現(xiàn)階段，部分疾控中心對檔案管理、開發(fā)工作的重要性有所忽視，建設投入不足，疾控檔案管理單位的硬件設施陳舊，只有個別地區(qū)配置了移動式密集架，很難對文書檔案的溫濕度加以控制，“八防”設施未能真正落到實處。與此同時，盡管一些管理部門已經(jīng)意識到信息系統(tǒng)的應用優(yōu)勢，但在信息體系的實際建設方面卻投入不足，信息基礎薄弱，對軟件程序的更新不及時，服務功能不健全。如，部分疾控中心在調(diào)用檔案信息時，由于信息收集不健全、存儲出現(xiàn)問題、資料歸檔混亂等問題，只能采用人工檢索的方式，檔案數(shù)字化建設進程滯后。

1.3 檔案處理流程不規(guī)范

目前，公共衛(wèi)生體系改革的范圍逐步擴大、內(nèi)容更深入，在提高公共健康、衛(wèi)生服務水平的同時，也在一定程度上增加了疾控中心的整體壓力，疾控中心管理形式、目標與技術的改革勢在必行。然而，疾控中心的制度改革是一個循序漸進的過程，對改革目標與任務的落實情況難以進行全面的監(jiān)管。這也在一定程度上提升了檔案規(guī)范化改革的難度。疾控文書檔案管理制度不夠統(tǒng)一和規(guī)范，很多疾控中心文件材料歸檔范圍不夠規(guī)范，資料收集工作未做到位。除此之外，由于文書檔案歸檔管理存在漏洞，各部門溝通渠道不暢通、工作交接存在問題、資料分類不清、信息平臺安全防護機制不健全等問題，使得部分使用的文件沒有及時歸檔，出現(xiàn)遺失、損壞等情況，對信息開發(fā)工作有著較為不利的影響。

2? 疾控中心全面優(yōu)化檔案規(guī)范化管理機制的實踐對策

2.1 構(gòu)建兩級的檔案規(guī)范管理機制

新發(fā)展時期，檔案管理規(guī)范管理機制的制定與執(zhí)行、調(diào)整，需要動態(tài)化的監(jiān)管機制。檔案管理部門應在明確制度改革目標的基礎上，對規(guī)范化的檔案管理工作進行全過程監(jiān)督與引導，遵守分級管理，統(tǒng)一領導的原則，按照流程制度來收集、整理、歸檔和裝訂檔案資料，使得檔案管理規(guī)范有序。同時，可以通過分級管理機制，設立中心級檔案與部門檔案兩個管理系統(tǒng)，提升檔案服務的針對性，清晰劃分管理職責。中心級檔案服務應突出自身學術性、科學性的目標。部門檔案應依照具體的服務需求，對服務內(nèi)容進行調(diào)整，保證自身管理與服務的實效性。通過對工作的標準、目標、流程進行明確規(guī)定，使檔案管理更加規(guī)范，提升疾病控制預防中心的檔案管理水平。除此之外，還應加強評價結(jié)果的執(zhí)行力度，將考核評價與獎懲機制緊密銜接起來，嚴格監(jiān)管，評選優(yōu)秀管理人員，營造良好、積極的工作氛圍。

2.2 提高檔案信息化建設的投入

以大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、云數(shù)據(jù)與無線網(wǎng)絡為代表的現(xiàn)代技術在信息產(chǎn)業(yè)的深入應用，使得檔案管理與服務向著信息化、智能化方向發(fā)展。為規(guī)范疾控中心信息開發(fā)與管理工作，管理部門應加強信息基礎的建設投入，首先，應建立起信息共享服務平臺，對各項疾控檔案數(shù)據(jù)進行全面收集與動態(tài)更新，保證信息處理的實效性;其次，應加強硬件基礎與軟件系統(tǒng)的更新，結(jié)合現(xiàn)代技術的先進研究成果，對信息系統(tǒng)進行優(yōu)化，完善檔案服務功能。要將檔案信息化建設納入本單位信息工作中，統(tǒng)籌規(guī)劃，更新升級計算機設備，定期維護檢查，保障設備的健康運行;第三，疾控中心應全面推進數(shù)字化檔案體系的建設，提升檔案服務的品質(zhì)。加強網(wǎng)絡陣地的建設，發(fā)揮疾控中心健康理念宣傳、傳染疾病相關知識普及、重大疾病預防與控制的職能，維護社會的和諧、穩(wěn)定發(fā)展。

2.3 組建專業(yè)化的檔案管理隊伍

檔案管理是一項周期性、綜合性的工作，需要檔案管理隊伍具備較高的綜合素質(zhì)與專業(yè)能力，能夠有效執(zhí)行管理規(guī)范，對疾控信息的收集、處理、分析等環(huán)節(jié)進行優(yōu)化。當前階段，疾病預防控制工作需要綜合能力強的人才，而綜合能力的首要條件就是責任意識，而這種意識是全方位的，不僅需要職員樹立起現(xiàn)代信息管理理念，同時，還需要領導與管理人員加強引導，提升職工參與優(yōu)化改革工作的積極性。一方面，管理部門應拓展職工參與檔案專業(yè)化管理培訓的途徑，通過短期培訓課程、定期組織總結(jié)會議、邀請相關專家進行經(jīng)驗分享等活動，讓職工在充分重視文書檔案實際管理工作的同時，樹立起自主學習的意識，積極吸收先進的知識、理念，不斷調(diào)整自身的能力結(jié)構(gòu)，為改革工作夯實基礎;另一方面，應對配套的績效管理、考核機制進行專業(yè)化的調(diào)整，結(jié)合檔案管理改革需求與職工差異化的物質(zhì)、精神方面的訴求，設置覆蓋全面、考核公正的指標，激發(fā)職工的主觀積極性，完善檔案管理規(guī)范改革的制度保障。

3? 結(jié)語

我國公共衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)發(fā)展邁入了新的階段，疾控中心作為重要的公共衛(wèi)生服務、疾病控制、健康檢測單位，應承擔起社會責任，加強文書檔案制度化、規(guī)范化管理，為疾控管理提供更便捷、高效的信息服務，在深入了解現(xiàn)代疾控管理與控制需求的基礎上，推進檔案管理的信息化、智能化進程，通過規(guī)范檔案管理流程、強化信息化服務體系建設、組建專業(yè)化信息管理團隊等方面，加快公共健康管理與服務工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

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