提高科研機(jī)構(gòu)檔案管理水平的主要策略

劉昊星

(天津國(guó)際生物醫(yī)藥聯(lián)合研究院 天津300457)

0 引 言

檔案管理對(duì)一個(gè)單位或機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)是最基礎(chǔ)也是最重要的工作之一，科研機(jī)構(gòu)作為凝聚科學(xué)成果的主要陣地，檔案管理工作就顯得尤為關(guān)鍵。檔案資源為科研機(jī)構(gòu)的可持續(xù)發(fā)展提供了基礎(chǔ)和遵循，亦成為評(píng)判科研機(jī)構(gòu)研發(fā)管理水平高低的重要指標(biāo)?？蒲袡C(jī)構(gòu)做好檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值，對(duì)于促進(jìn)其高質(zhì)量健康發(fā)展，具有十分重要的意義。

1 科研機(jī)構(gòu)檔案特征

1.1 檔案類別特征

科研機(jī)構(gòu)的檔案包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、實(shí)物檔案和其他載體檔案。除上述原生檔案外，科研機(jī)構(gòu)還應(yīng)按年度編輯制定檔案數(shù)字化成果。隨著當(dāng)代社會(huì)信息化水平的不斷提高，電子檔案已占據(jù)越來(lái)越重要的位置，但紙質(zhì)檔案依然是數(shù)量最大、使用最為廣泛的檔案類別。對(duì)于科研機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，紙質(zhì)檔案除了日常行政業(yè)務(wù)產(chǎn)生的文書(shū)檔案外，最為重要的一類檔案非科技檔案莫屬。無(wú)論是科研數(shù)據(jù)、實(shí)驗(yàn)記錄等反映科研過(guò)程的材料，還是研究報(bào)告、論文、專利等作為科研成果的材料，都在科技檔案之列。科技檔案較為完整地反映著一個(gè)科研機(jī)構(gòu)科技工作的發(fā)展歷程和水平，也為科研機(jī)構(gòu)未來(lái)的發(fā)展起到了導(dǎo)向作用。因此，科技檔案的收集整理和使用對(duì)于科研機(jī)構(gòu)至關(guān)重要。

1.2 檔案使用特征

科研機(jī)構(gòu)的檔案，主要有 2方面用途，最為普遍的一種是參考備查，作為歷史憑證之用；另外一種是為科研機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供服務(wù)。其中，科技檔案的作用尤為凸顯?？萍紮n案產(chǎn)生于科學(xué)研究活動(dòng)，匯聚著研究人員在研究創(chuàng)造中的智慧成果、方法經(jīng)驗(yàn)，兼具創(chuàng)新性和實(shí)用性。鑒于上述特性，科技檔案對(duì)科學(xué)研究具有服務(wù)性和借鑒性，能夠?yàn)榭茖W(xué)研究把握方向，為重復(fù)性的科研活動(dòng)提供指南，為創(chuàng)造性的科研活動(dòng)提供基礎(chǔ)，而這也是科技檔案更加具有科學(xué)價(jià)值的重要體現(xiàn)。

2 科研機(jī)構(gòu)檔案管理目前存在的問(wèn)題

2.1 檔案意識(shí)薄弱

科研機(jī)構(gòu)人員由于在日常工作中容易出現(xiàn)重視科研活動(dòng)過(guò)程，忽視結(jié)果資料整理的問(wèn)題，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案收集不完整甚至丟失的情況，從而降低了檔案的科學(xué)價(jià)值；同時(shí)，部分管檔人員專業(yè)程度不高，對(duì)檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)度不夠，將中間稿、復(fù)印件納入歸檔范圍，造成原始資料缺失和重復(fù)歸檔等情況。這些現(xiàn)象都嚴(yán)重影響了科研機(jī)構(gòu)檔案的科學(xué)性、系統(tǒng)性和規(guī)范性。此外，許多科研機(jī)構(gòu)在檔案保管方面能夠按照規(guī)章制度執(zhí)行，但對(duì)檔案的使用不專業(yè)、不重視，檔案歸檔后便束之高閣，或僅僅作為憑證偶爾借閱使用，忽視了檔案服務(wù)于科研工作的重要特性。

2.2 檔案歸檔不全面

科技檔案是科研機(jī)構(gòu)檔案的重要組成部分，大部分科研機(jī)構(gòu)的通用做法，是由科研管理部門(mén)作為科技檔案的歸口部門(mén)，負(fù)責(zé)將各課題組或研發(fā)團(tuán)隊(duì)的科技檔案進(jìn)行收集、整理并統(tǒng)一立卷，隨后按檔案管理要求移交管檔部門(mén)。由于科技檔案中涵蓋了眾多實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)報(bào)告等科研成果，研究人員往往對(duì)研究成果能否得以妥善保密存在擔(dān)憂，從而出現(xiàn)了一些研究人員不愿積極移交檔案資料，或?qū)①Y料私自留存、留作他用等情況，這些現(xiàn)象破壞了科研機(jī)構(gòu)檔案歸檔的完整性，同時(shí)是導(dǎo)致科研機(jī)構(gòu)技術(shù)資源流失的重要原因之一。

2.3 檔案信息化管理程度低

目前，大部分科研機(jī)構(gòu)的檔案中，占主要比例的仍為紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案雖具有真實(shí)性高、直觀性強(qiáng)、不易篡改等優(yōu)勢(shì)，但存在不便于查閱，占據(jù)空間龐大、易受損毀等缺陷。在科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，僅依賴于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理模式已不再適于科研機(jī)構(gòu)的發(fā)展，檔案管理的信息化成為必然趨勢(shì)。但與此同時(shí)，由于信息化檔案管理依托于計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)，部分科研機(jī)構(gòu)還未能將計(jì)算機(jī)等信息設(shè)備運(yùn)用于檔案管理，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理還任重道遠(yuǎn)；抑或部分科研機(jī)構(gòu)存在著互聯(lián)網(wǎng)泄密、計(jì)算機(jī)故障導(dǎo)致檔案丟失等問(wèn)題，檔案管理的安全性面臨挑戰(zhàn)。

2.4 檔案管理人員水平有待提高

在現(xiàn)有檔案管理模式下，檔案管理人員的工作流程簡(jiǎn)單、重復(fù)性高、技術(shù)含量低，因此科研機(jī)構(gòu)無(wú)論在人員遴選還是教育培訓(xùn)等方面，都對(duì)檔案管理人員有所忽視，往往傾向于投入較低的人力成本。但在新形勢(shì)下，科研活動(dòng)日新月異的發(fā)展決定著低技術(shù)、低成本的人力資源無(wú)法勝任檔案管理這一重要崗位。效率低下、創(chuàng)新能力的缺失將嚴(yán)重阻礙檔案管理工作的運(yùn)行，并造成時(shí)間和人力的雙重浪費(fèi)。部分檔案管理人員甚至無(wú)法正確甄別、厘清需要?dú)w檔的資料，或檔案分類混亂不清，對(duì)檔案管理工作的高效有序開(kāi)展造成嚴(yán)重不良影響。

2.5 檔案開(kāi)發(fā)利用度不高

由于受檔案管理人員專業(yè)水平、管理方法、運(yùn)營(yíng)思路等方面所限，部分科研機(jī)構(gòu)的檔案管理工作依然停留在收集、整理、立卷、歸檔、借閱等幾個(gè)步驟，使檔案呈現(xiàn)簡(jiǎn)單的數(shù)量積累，而對(duì)檔案的分析研判及編訂檔案鑒定成果十分少見(jiàn)。即使有編研分析也多以大事記、年報(bào)等簡(jiǎn)單的成果性資料為主，內(nèi)容的實(shí)用性和編研的專業(yè)性均不夠強(qiáng)，檔案中更多有參考價(jià)值的信息不能被有效利用，暴露出在檔案開(kāi)發(fā)利用方面的延滯和缺陷。

3 提高科研機(jī)構(gòu)檔案管理水平的主要策略

3.1 提高科研人員的檔案意識(shí)

科研機(jī)構(gòu)的檔案工作雖然是以檔案管理人員為主，但大部分的檔案來(lái)源于科研人員，提高科研人員對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，是科研機(jī)構(gòu)做好檔案工作的必要條件。一方面，要強(qiáng)化對(duì)科研人員檔案管理的培訓(xùn)教育，使其在日常工作中能夠按檔案管理的要求及時(shí)、完整、準(zhǔn)確地收集檔案資料；另一方面，要促進(jìn)科研人員與管檔人員的溝通交流，既要交流雙方如何在檔案收集、整理、移交工作中相互配合，更要使管檔人員了解科研人員在檔案管理工作方面的需求，以此推動(dòng)科研機(jī)構(gòu)的檔案管理更加符合自身機(jī)構(gòu)的發(fā)展特點(diǎn)，并在此過(guò)程中深度發(fā)掘檔案的實(shí)用價(jià)值，形成以檔案工作促進(jìn)業(yè)務(wù)工作的良性運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制。

3.2 規(guī)范檔案歸檔范圍

科研機(jī)構(gòu)的檔案歸檔范圍與行政機(jī)關(guān)單位有著一定差異，因此在歸檔范圍的界定上要更加細(xì)化，標(biāo)準(zhǔn)更加明確，以此確保將所有具有價(jià)值的文件資料納入館藏范圍，特別是對(duì)實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)和影音資料，要加大接收力度，改變以往紙質(zhì)檔案“一家獨(dú)大”的局面，推動(dòng)科研機(jī)構(gòu)的檔案結(jié)構(gòu)越來(lái)越科學(xué)、合理。同時(shí)，檔案管理部門(mén)與保密工作部門(mén)要密切配合，使檔案管理的歸檔范圍符合保密工作要求，尤其對(duì)于科研機(jī)構(gòu)的自主創(chuàng)新項(xiàng)目和研發(fā)成果，要按照工作密級(jí)的要求嚴(yán)格規(guī)范管理，這樣也可打消科研人員對(duì)于信息泄密的顧慮，從而使移交的檔案更加全面、完整。

3.3 提高檔案編研和服務(wù)水平

檔案管理工作中保管固然重要，開(kāi)發(fā)利用更是新時(shí)期檔案工作的重點(diǎn)環(huán)節(jié)。因此，檔案管理人員要準(zhǔn)確把握自身科研機(jī)構(gòu)的工作特點(diǎn)和發(fā)展動(dòng)態(tài)，提高編研檔案的專業(yè)化水平，有針對(duì)性、有計(jì)劃性地開(kāi)展調(diào)查研究，使編研成果對(duì)業(yè)務(wù)工作起到指導(dǎo)借鑒作用，為科研工作開(kāi)展提供有力支持。同時(shí)，檔案管理人員要摒棄被動(dòng)服務(wù)的理念，發(fā)掘檔案工作的服務(wù)作用，主動(dòng)與科研人員協(xié)調(diào)溝通，主動(dòng)了解科研前沿信息和研發(fā)項(xiàng)目執(zhí)行規(guī)律，積極貢獻(xiàn)檔案編研成果，使檔案工作的開(kāi)發(fā)利用更加精準(zhǔn)高效，力爭(zhēng)將檔案管理轉(zhuǎn)變成研發(fā)工作的關(guān)鍵一環(huán)。

3.4 提高檔案信息化管理程度

現(xiàn)代化信息技術(shù)的日臻完善，對(duì)檔案管理提出了更高的目標(biāo)和要求。計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用，已使檔案的信息化不再拘泥于運(yùn)用掃描和縮微技術(shù)，更應(yīng)研發(fā)交互式、可協(xié)同化的檔案信息系統(tǒng)，使收集、檢索、統(tǒng)計(jì)、分析等多種功能集于一體，使研發(fā)機(jī)構(gòu)的各個(gè)部門(mén)、研發(fā)平臺(tái)不僅能夠及時(shí)將新增檔案上傳歸檔，還可提供分類導(dǎo)航檢索，在線隨時(shí)調(diào)取可公開(kāi)的檔案資源，使科研人員更加快速、便捷地查閱到所需資料。此外，檔案信息系統(tǒng)還可與辦公系統(tǒng)進(jìn)行模塊整合，實(shí)現(xiàn)檔案調(diào)閱的線上審批，形成檔案管理全流程的高效運(yùn)行。

3.5 提高檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)

科研機(jī)構(gòu)檔案管理水平的高低最關(guān)鍵取決于管檔人員的職業(yè)水平高低。檔案管理人員不僅要轉(zhuǎn)變觀念，提高主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，還要隨時(shí)掌握前沿計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，確保能夠熟練使用檔案信息系統(tǒng)，為科研人員提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)?？蒲袡C(jī)構(gòu)在選拔聘用檔案管理人員時(shí)，亦應(yīng)轉(zhuǎn)變低成本、低技術(shù)的用人標(biāo)準(zhǔn)，而應(yīng)加強(qiáng)檔案管理干部隊(duì)伍建設(shè)，優(yōu)化管檔人員的年齡層次和學(xué)術(shù)背景，使更多高知識(shí)、高技術(shù)人員加入檔案管理隊(duì)伍，為檔案管理隊(duì)伍增添新的力量。同時(shí)，科研機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的在職教育培訓(xùn)力度，不斷擴(kuò)充檔案管理人員的知識(shí)儲(chǔ)備和管檔技能，使其了解提高檔案管理水平的必要性和緊迫性。

3.6 推進(jìn)檔案管理向檔案治理轉(zhuǎn)變

《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出：“加快完善檔案治理體系，提升檔案治理能力，為奪取全面建成小康社會(huì)決勝階段的偉大勝利作出積極貢獻(xiàn)?！碑?dāng)前，我國(guó)正處于改革發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，各項(xiàng)事業(yè)需要堅(jiān)持統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的發(fā)展理念。檔案管理亦已不再適于固步自封、獨(dú)門(mén)獨(dú)戶的管理方式，而應(yīng)與社會(huì)有效對(duì)接，使檔案管理主體實(shí)現(xiàn)互動(dòng)性、多元化，管檔事務(wù)通過(guò)市場(chǎng)化機(jī)制運(yùn)營(yíng)，實(shí)現(xiàn)檔案治理內(nèi)容進(jìn)一步擴(kuò)展，檔案資源得到相互補(bǔ)充。

總之，檔案記錄著科研機(jī)構(gòu)的歷史沿革和發(fā)展成就，是科研機(jī)構(gòu)十分寶貴的資源和財(cái)富?？蒲袡C(jī)構(gòu)要充分認(rèn)識(shí)檔案資料的重要價(jià)值，通過(guò)完善檔案管理工作機(jī)制，提高檔案管理技術(shù)水平，提升檔案資料的開(kāi)發(fā)利用程度，為科技研發(fā)工作提供支撐和服務(wù)，以此推動(dòng)科研機(jī)構(gòu)各項(xiàng)事業(yè)實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展?！?/p>