淺析福利院收養(yǎng)人員檔案的收集與整理

孫強

摘 ?要：福利院收養(yǎng)人員檔案的收集與整理工作是福利院工作的核心環(huán)節(jié)，相關工作人員必須對此引起高度的重視，通過不斷改進和完善工作中的不足之處，來推動我國社會福利事業(yè)的穩(wěn)步成長。

關鍵詞：福利院;收養(yǎng)人員檔案;收集與整理

引言

檔案收集與整理工作作為福利院工作的關鍵部分，對實現(xiàn)福利院社會保障功能起到了一定的推動作用，收養(yǎng)人員的檔案資料涉及到了收養(yǎng)人員的切實利益以及今后的人生發(fā)展，因此，福利院對此必須引起高度的重視，以便于為收養(yǎng)人員提供切實可行的保障。

一、簡述福利院收養(yǎng)人員檔案的收集范疇和建檔方式

1福利院收養(yǎng)人員檔案的收集范疇

規(guī)范收養(yǎng)人員檔案的收集范疇，是進行福利院收養(yǎng)人員檔案收集工作的首要任務，針對檔案收集管理的工作范疇主要有：首先，必須確定檔案信息的真實可靠性，并完整的記錄下收養(yǎng)人員的所有信息資料;其次，應該嚴格把控檔案收集工作的成本和便捷性，以便促進檔案的歸檔效率和完整性。同時，應該保障收集范疇的準確性，避免產生收養(yǎng)人員相關信息遺漏的現(xiàn)象，從根本上將對收養(yǎng)人員未來正常生活帶來的不良影響降至最低。在出現(xiàn)收集范圍過寬的情況時，相應的就會增加檔案收集的成本，還會在一定程度上降低檔案歸檔效率，并且完整性也會遭受影響。

因此，在實際的工作過程中，工作人員必須以國家有關的法律法規(guī)為準則，從收養(yǎng)人員的實際情況出發(fā)，劃分出完整準確的收養(yǎng)人員檔案信息收集范疇，其具體內容有：收養(yǎng)人員的心理信息、健康信息、入院時間及離院時間和個人影像資料等，同時還應該將入院登記表、病歷情況、身體檢查、成長報告及受教育記錄和家庭收養(yǎng)記錄的重要信息進行全面整理，以便于后續(xù)工作的順利進行。

2福利院收養(yǎng)人員檔案的建檔方式

福利院收養(yǎng)人員的檔案不同于其他的普通文件檔案，它主要是以收養(yǎng)人員為重心，通過對收養(yǎng)人員的實際情況、總體信息和生活軌道為依據(jù)，對收養(yǎng)人員整體情況實施記錄，并把收養(yǎng)人員的入院和離院時間等信息數(shù)據(jù)及影像資料進行歸納整理，最終整合而成的檔案信息資料。對福利院收養(yǎng)人員檔案的建檔工作可以參考人事檔案的建檔方式，并依據(jù)具體信息資料進行調整，要保證每一位收養(yǎng)人員的檔案都秉承“一人一卷”的準則，此外，還必須對有關的法律文件加以重視。

針對福利院收養(yǎng)人員都還尚未成年，在缺乏保護人的情況下，只能將自身的生存權、受教育權和相關法律權益等都托付于收養(yǎng)檔案來保護，當個人進入到福利院成為收養(yǎng)人員時，工作人員就必須對其實施建檔管理，其相關信息除了基本的健康資料外，還應該包括戶籍的相關信息，建檔完畢之后，再將檔案交給專門的檔案維護和管理機構，此外，還需要為收養(yǎng)人員編制統(tǒng)一的檔案編碼，以此來明確檔案信息的獨立性。針對建檔環(huán)節(jié)，除了要保證檔案的獨立性外，還需要保證檔案的連貫性，同時，這些檔案還需要擁有一定的開放性和完整性，有利于后續(xù)檔案錄入工作和收養(yǎng)人員離開福利院之后相關工作的順利開展。

二、提升福利院收養(yǎng)人員檔案收集與整理工作的具體建議

1加強收養(yǎng)人員檔案的收集工作

首先，福利院工作人員必須端正自身的工作態(tài)度，對收養(yǎng)人員檔案收集工作引起足夠的重視，對自己手中收發(fā)的檔案文件必須要保存完整，嚴格按照每個工作流程進行處理，在資料整理完畢之后必須要認真核實，構建完善的管理制度，以此約束每個工作人員的行為準則，做到賬目清楚，手續(xù)齊備，此外，還要認真落實好年度桂東和移交進室的相關工作。

2運用群眾的力量完善收養(yǎng)人員檔案收集工作

由于現(xiàn)階段大部分福利院檔案管理人員的緊缺，嚴重影響了福利院的正常運行，對此我們可以可以招聘一些兼職人員，通過群眾力量和專業(yè)人員的有效配合，有利于將分散收集整理和集中收集整理完美的融合到一起，這樣能夠有效的減少文件資料的失散情況，與此同時，還促進了收養(yǎng)人員檔案收集工作的規(guī)范化管理。

3提升收養(yǎng)人員檔案收集整理的信息化水平

①優(yōu)化服務模式

隨著信息技術的飛速發(fā)展，收養(yǎng)人員檔案的收集與管理工作也應跟上時代的發(fā)展步伐，對于工作人員的服務模式也必須不斷創(chuàng)新與完善，我們可以定期為工作人員組織專業(yè)的培訓，在提升工作人員的業(yè)務水平的同時不斷優(yōu)化傳統(tǒng)的服務模式，讓工作人員可以為人們提供更優(yōu)質的服務。

②完善檢索系統(tǒng)

將先進的信息技術用于完善檢索系統(tǒng)，將其運用于福利事業(yè)，可以切實的做到檔案信息的在線查詢，設置檢索渠道，以此拓展檢索平臺，這樣有利于意愿收養(yǎng)家庭在線查尋適合自己的收養(yǎng)對象。

③強化信息化業(yè)務學習

傳統(tǒng)的檔案整理方式一般是運用紙質記錄，而隨著信息化的發(fā)展，現(xiàn)在已經(jīng)實現(xiàn)了向電子化錄入的轉變，這就需要檔案管理人員必須掌握熟練的網(wǎng)絡技術，通過對先進設備和技術的不斷提升，來實現(xiàn)檔案整理的完整性和安全性，以此推動福利院的現(xiàn)代化信息管理。

結語

福利院收養(yǎng)人員檔案的收集與整理工作涉及到每一位收養(yǎng)人員的自身利益和今后的發(fā)展，所以，福利院應該對此給予足夠的重視，隨著信息化時代的發(fā)展，完善檔案的信息化管理，是推動社會福利事業(yè)現(xiàn)代化管理的有力途徑。

參考文獻

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