提高IT運(yùn)營(yíng)效率的6種方法

Mary K. Pratt 沈建苗

對(duì)于CIO們來(lái)說(shuō)，新年伊始一片光明，大多數(shù)人預(yù)計(jì)2020年的IT預(yù)算會(huì)很可觀(guān)。的確，疫情之前的很多調(diào)查均顯示，大多數(shù)企業(yè)的IT預(yù)算比去年有所增長(zhǎng)。

然而，由于新冠疫情、業(yè)務(wù)停滯以及可能性加大的全球衰退重創(chuàng)了企業(yè)收入，現(xiàn)在許多企業(yè)的CIO只能期待經(jīng)濟(jì)狀況的全面好轉(zhuǎn)。

因此，未來(lái)的IT預(yù)算預(yù)計(jì)將會(huì)有所下降。

多家企業(yè)今年春季發(fā)布的數(shù)據(jù)顯示，大多數(shù)CIO面臨預(yù)算縮減的窘境。比如，F(xiàn)orrester聲稱(chēng)，在最佳情況下，CIO們?cè)?020年可能面臨預(yù)算縮減5%的形勢(shì)。IDC預(yù)測(cè)全球IT支出將下降5.1%。Dresner咨詢(xún)公司發(fā)現(xiàn)，60%的受訪(fǎng)者稱(chēng)疫情將影響IT預(yù)算和項(xiàng)目支出。

雖然CIO們向來(lái)習(xí)慣少花錢(qián)多辦事，但他們現(xiàn)在看到運(yùn)營(yíng)效率重新備受關(guān)注。但考慮到IT在推動(dòng)收入增長(zhǎng)和確保企業(yè)的市場(chǎng)地位方面越來(lái)越重要，CIO們一方面需要節(jié)省開(kāi)支，另一方面又不能削減可推動(dòng)業(yè)務(wù)發(fā)展的項(xiàng)目資金。

管理咨詢(xún)公司Swingtide的執(zhí)行顧問(wèn)Mark Barner表示，這意味著IT領(lǐng)導(dǎo)者在提高效率方面須另辟蹊徑、從長(zhǎng)計(jì)議，“因?yàn)樗麄冊(cè)诮吡μ岣咝实耐瑫r(shí)還需要迎接企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型?！盋IO們不能指望每個(gè)項(xiàng)目削減一定比例的預(yù)算就都能成功。

此外，許多顧問(wèn)和資深I(lǐng)T領(lǐng)導(dǎo)者稱(chēng)，也不能完全從成本力求最低這個(gè)方面去看待效率。相反，CIO們需要致力于在盡量精簡(jiǎn)運(yùn)營(yíng)的同時(shí)，為企業(yè)提供更好的服務(wù)。

專(zhuān)家們?cè)诖私o出了6種方法，可以在不犧牲質(zhì)量的情況下提高IT運(yùn)營(yíng)效率。

仔細(xì)檢查現(xiàn)有系統(tǒng)?

北極星運(yùn)輸集團(tuán)和北極星數(shù)字解決方案公司的首席技術(shù)官Dave Brajkovich表示，他不希望其團(tuán)隊(duì)或預(yù)算過(guò)于關(guān)注后臺(tái)基礎(chǔ)設(shè)施，因?yàn)橘Y源用于支持業(yè)務(wù)需求和創(chuàng)收活動(dòng)更合理。

因此他不斷尋找在哪些方面能以更低的成本從現(xiàn)有IT基礎(chǔ)設(shè)施獲得更好的性能。

他說(shuō)：“我們仔細(xì)考察了現(xiàn)有的IT系統(tǒng)，希望能最大限度地提高效率。由于我們?cè)诓煌A段的部署過(guò)程中部署了多層系統(tǒng)，有些系統(tǒng)是自己開(kāi)發(fā)的，有些系統(tǒng)是購(gòu)買(mǎi)現(xiàn)成的。盡管IT的各層對(duì)業(yè)務(wù)來(lái)說(shuō)是無(wú)縫的，但整體運(yùn)營(yíng)起來(lái)難度大、成本高?！?/p>

比如說(shuō)，Brajkovich最近分析了其公司協(xié)作軟件的成本和性能。他發(fā)現(xiàn)，其團(tuán)隊(duì)平均每月要支持600個(gè)用戶(hù)請(qǐng)求，平均每小時(shí)成本約50美元。

Brajkovich說(shuō)，雖然這款現(xiàn)有的協(xié)作軟件在首次實(shí)施時(shí)是首選，但現(xiàn)在只是眾多選擇之一。于是他換了供應(yīng)商，認(rèn)為即便引入新的軟件、培訓(xùn)員工使用新軟件也要花錢(qián)，但這么做仍有望節(jié)省總的費(fèi)用。實(shí)際上他已經(jīng)看到了回報(bào)，支持電話(huà)降到了幾乎為零，總體性能也有所提升。

Brajkovich說(shuō)，仔細(xì)檢查現(xiàn)有的運(yùn)營(yíng)系統(tǒng)并非不尋常之舉，但這至少要求領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)清楚IT的痛點(diǎn)在哪里。

聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人員管理供應(yīng)商合同?

Swingtide的顧問(wèn)Barner任職Ascension的CIO時(shí)，看到有機(jī)會(huì)從與其IT部門(mén)做生意的供應(yīng)商那里獲得更多的價(jià)值。于是他設(shè)立了供應(yīng)商生命周期管理計(jì)劃，還專(zhuān)門(mén)成立了供應(yīng)商管理辦公室，配備了洽談和許可方面有經(jīng)驗(yàn)的專(zhuān)業(yè)人員。

他說(shuō)：“全面的供應(yīng)商生命周期管理是一門(mén)學(xué)問(wèn)，不是一兩天就能做好的?！彼a(bǔ)充道，他還與擁有技術(shù)背景的執(zhí)業(yè)會(huì)計(jì)師（CPA）合作，以便他們能梳理出細(xì)節(jié)，并根據(jù)各種許可和合同選項(xiàng)準(zhǔn)確地比較成本。

供應(yīng)商管理辦公室先將目光鎖定在明顯最有機(jī)會(huì)省錢(qián)的合同上，取得成效后再專(zhuān)注于其他合同。該辦公室在成立后的頭幾年重新洽談了200多份合同。

Barner稱(chēng)，這些更新后的合同不僅為公司節(jié)省了資金，還提供了更好的質(zhì)量和服務(wù)，節(jié)省的費(fèi)用遠(yuǎn)超過(guò)供應(yīng)商管理辦公室的成本。

他補(bǔ)充說(shuō)：“CIO們知道其預(yù)算有多少花在了第三方身上——保守估計(jì)是60%至70%，而且會(huì)繼續(xù)依賴(lài)第三方。這種對(duì)技術(shù)供應(yīng)商日益加深的依賴(lài)帶來(lái)了風(fēng)險(xiǎn)，只能通過(guò)保護(hù)性一致性的合同、精心管理的供應(yīng)商關(guān)系以及協(xié)調(diào)支持性流程和職能來(lái)減小風(fēng)險(xiǎn)。多年來(lái)歸CIO管理的合同可能都應(yīng)該加以更新、徹底檢查和重新洽談，因?yàn)镃IO不能再將他們的全部解決方案視作是狀態(tài)穩(wěn)定的環(huán)境，因?yàn)榧夹g(shù)在不斷地迅猛發(fā)展?！?h3>精簡(jiǎn)表現(xiàn)欠佳的項(xiàng)目

多年來(lái)，許多CIO享受著年度預(yù)算增加的待遇，還可以放手研發(fā)和創(chuàng)新。管理顧問(wèn)們表示，現(xiàn)在IT領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)重新調(diào)整支出的優(yōu)先級(jí)，至少把大部分資金投入到可能會(huì)帶來(lái)成效的技術(shù)和項(xiàng)目上。

卡耐基梅隆大學(xué)泰珀商學(xué)院的運(yùn)籌學(xué)教授Willlem-Jan van Hoeve說(shuō)：“在當(dāng)前形勢(shì)下，人們不再像過(guò)去那樣大力投資于并未在實(shí)踐中證明其回報(bào)的新技術(shù)?！?/p>

當(dāng)然，創(chuàng)新不應(yīng)該終止，但是CIO們應(yīng)關(guān)注已證明更容易見(jiàn)效的技術(shù)——這勢(shì)必需要對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行客觀(guān)的評(píng)估，以確定它們?cè)诮衅谑欠裾娴拇笥兄妗?/p>

同時(shí)，CIO們應(yīng)砍掉那些有潛力但未帶來(lái)回報(bào)的項(xiàng)目。這些騰出來(lái)的資源隨后可以投入到回報(bào)明顯的項(xiàng)目上。

van Hoeve說(shuō)：“過(guò)去可能沒(méi)有砍掉那些項(xiàng)目的理由，在經(jīng)濟(jì)繁榮時(shí)期，冒一些風(fēng)險(xiǎn)是值得的，但到某個(gè)時(shí)候，你需要關(guān)閉這類(lèi)項(xiàng)目，以便啟動(dòng)證明有回報(bào)的其他項(xiàng)目?！?h3>將自動(dòng)化引入IT運(yùn)營(yíng)?

大多數(shù)CIO一直在企業(yè)的整個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)推行自動(dòng)化，以加快運(yùn)營(yíng)、使員工擺脫重復(fù)性任務(wù)，并盡量減少錯(cuò)誤。IT自動(dòng)化可以帶來(lái)這些好處，并縮短停運(yùn)時(shí)間，從而總體上提高運(yùn)營(yíng)效率。Daniel Mintz是馬里蘭大學(xué)全球校園的IT部門(mén)負(fù)責(zé)人，曾在美國(guó)交通部擔(dān)任CIO。他表示，機(jī)器人流程自動(dòng)化（RPA）技術(shù)以及決策引擎和人工智能都“有望在降低成本方面發(fā)揮價(jià)值?！?/p>

Mintz補(bǔ)充道：“IT內(nèi)部有些方面適合自動(dòng)化，比如IT幫助臺(tái)可借助聊天機(jī)器人等技術(shù)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，這些技術(shù)存在已有一段時(shí)日了，但并未充分利用起來(lái)?！?/p>

研究表明，許多IT領(lǐng)導(dǎo)者還沒(méi)有擁抱自動(dòng)化。Flexera的《2020年CIO優(yōu)先事項(xiàng)報(bào)告》發(fā)現(xiàn)，只有72%的人計(jì)劃采用人工智能和機(jī)器學(xué)習(xí)，而只有58%的人計(jì)劃今年采用RPA。

雖然這項(xiàng)調(diào)查沒(méi)有明確指出那些計(jì)劃的項(xiàng)目中有多少會(huì)將自動(dòng)化引入到IT運(yùn)營(yíng)，但專(zhuān)家表示，自動(dòng)化常?？梢糟暯訕I(yè)務(wù)和IT運(yùn)營(yíng)，為企業(yè)組織的這兩個(gè)方面帶來(lái)效率。

以北極星集團(tuán)的情況為例。Brajkovich表示，其團(tuán)隊(duì)部署了RPA以實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的自動(dòng)化，選擇了WorkFusion的平臺(tái)來(lái)提供API連接，并與該公司的ERP系統(tǒng)進(jìn)行集成，以保證IT運(yùn)營(yíng)順利進(jìn)行。此外，Brajkovich說(shuō)，這種使用場(chǎng)景表明效率如何與創(chuàng)新和成長(zhǎng)息息相關(guān)。

繼續(xù)云計(jì)算之旅

企業(yè)在云計(jì)算上的支出持續(xù)保持增長(zhǎng)，軟件開(kāi)發(fā)商Flexera的《2020年云計(jì)算行情報(bào)告》發(fā)現(xiàn)，20%的受訪(fǎng)者聲稱(chēng)，年度云計(jì)算支出將超過(guò)1200萬(wàn)美元;74%的受訪(fǎng)者聲稱(chēng)，年度云計(jì)算支出將超過(guò)120萬(wàn)美元。這兩個(gè)受訪(fǎng)者占比數(shù)字分別高于去年的13%和50%。

不過(guò)專(zhuān)家警告，切勿將支出增加看作額外的成本，而是一種投入。這種投入實(shí)際提高了效率，最終將為IT部門(mén)和整個(gè)企業(yè)組織帶來(lái)更多的價(jià)值。

CBT Architects的CIO Nirva Fereshetian一直在將公司更多的工作負(fù)載（包括大型圖形文件）轉(zhuǎn)移到云。她在計(jì)算成本和價(jià)值時(shí)考慮了諸多因素，采取了通盤(pán)考量的做法，認(rèn)識(shí)到繼續(xù)云計(jì)算之旅（特別是針對(duì)復(fù)雜的工作負(fù)載）可節(jié)省員工時(shí)間、提升性能。

比如說(shuō)，由于員工從與管理本地硬件有關(guān)的日常任務(wù)轉(zhuǎn)向通過(guò)技術(shù)戰(zhàn)略推動(dòng)業(yè)務(wù)成果的更高價(jià)值的工作，她的公司不斷向云遷移使Fereshetian得以最大限度地發(fā)揮IT人才的價(jià)值。她在評(píng)估將某工作負(fù)載遷移到云端會(huì)不會(huì)改善收益時(shí)，還計(jì)算了改進(jìn)業(yè)務(wù)連續(xù)性、縮短停運(yùn)時(shí)間和減少服務(wù)故障帶來(lái)的價(jià)值。

她說(shuō)：“我認(rèn)為，加大向云遷移的力度仍有望進(jìn)一步提高效率，但你得通盤(pán)考量。即使向云遷移可能花費(fèi)更多的資金，但如果它能提供更好的業(yè)務(wù)連續(xù)性和其他優(yōu)點(diǎn)，這仍然提高了效率。在過(guò)去，效率意味著削減成本。然而，我認(rèn)為目前的形勢(shì)不僅需要削減成本，還要提高服務(wù)質(zhì)量、改善體驗(yàn)并提升商業(yè)價(jià)值?！?h3>將效率作為持續(xù)的目標(biāo)?

隨著企業(yè)開(kāi)始奉行新冠疫情帶來(lái)的節(jié)支模式，專(zhuān)家預(yù)測(cè)，所有職能部門(mén)的主管都將被要求削減一定比例的預(yù)算，就像過(guò)去發(fā)生的那樣。

但管理顧問(wèn)們表示，高瞻遠(yuǎn)矚的CIO們并不把精益運(yùn)營(yíng)看作一項(xiàng)被動(dòng)反應(yīng)的對(duì)策，甚至不看作是偶爾為之的任務(wù)，而是看成一個(gè)持續(xù)的管理目標(biāo);他們不斷評(píng)估用來(lái)運(yùn)作IT部門(mén)的人員、流程和技術(shù)是否盡可能得到了優(yōu)化、是否盡可能高效。

客戶(hù)互動(dòng)軟件公司Freshworks的CIO Prasad Ramakrishnan說(shuō)：“人們常常把運(yùn)營(yíng)效率看作是‘我要做一番排查以獲得更高的效率，然后就大功告成。而實(shí)際上，它必須是企業(yè)價(jià)值體系的一部分，是企業(yè)的行事方式，它更像是一個(gè)過(guò)程，而不是一個(gè)項(xiàng)目?！?/p>

Ramakrishnan表示，他考慮IT形勢(shì)會(huì)如何發(fā)展時(shí)，著眼于如何使其IT運(yùn)營(yíng)更高效;從最終用戶(hù)服務(wù)、商業(yè)應(yīng)用軟件生態(tài)圈到安全技術(shù)，他對(duì)眾多類(lèi)別都采取了這一做法。

他補(bǔ)充道：“形勢(shì)會(huì)發(fā)生變化，你要把衡量效率作為所開(kāi)展工作的一部分，因?yàn)槿绻悴粡奶岣咝实慕嵌葋?lái)考慮問(wèn)題，就會(huì)被弄得措手不及?！?/p>

本文作者M(jìn)ary K. Pratt是馬薩諸塞州的自由撰稿人。

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https：//www.cio.com/article/3562389/6-ways-to-make-it-operations-more-efficient.html