新形勢(shì)下檔案事業(yè)建設(shè)的思考

李珍

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，高職院校檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，同時(shí)也給高校檔案管理工作人員提出了新要求。通過(guò)闡述當(dāng)前高職院校檔案管理的現(xiàn)狀，查找目前檔案工作中存在的問(wèn)題，并做出相應(yīng)的研究和分析，進(jìn)而為高職院校的檔案管理工作提供參考依據(jù)，促進(jìn)檔案管理工作的持續(xù)性發(fā)展，為教育事業(yè)的振興做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

在依法治國(guó)觀念的弘揚(yáng)與傳播作用下，人們關(guān)于檔案利用的安全意識(shí)也逐漸增強(qiáng)，這對(duì)檔案管理的實(shí)施提出了更加嚴(yán)苛的要求。作為現(xiàn)代檔案管理工作的發(fā)展方向，實(shí)現(xiàn)管理的高標(biāo)準(zhǔn)化與智能化是關(guān)鍵所在。合理規(guī)范的檔案管理不僅能夠提升工作效率，更能夠促進(jìn)這一工作領(lǐng)域朝著更為成熟和完善的方向邁進(jìn)。檔案事業(yè)的發(fā)展更離不開(kāi)創(chuàng)新建設(shè)，只有通過(guò)檔案工作的創(chuàng)新，才能適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要，使我們的檔案事業(yè)適應(yīng)和服務(wù)于社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)，才能使檔案工作充滿生機(jī)和活力，促進(jìn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

隨著國(guó)家大力發(fā)展高等職業(yè)教育事業(yè)，教育改革的深入，對(duì)于高職院校來(lái)說(shuō)，學(xué)生、教職員工的檔案數(shù)據(jù)每年都會(huì)出現(xiàn)大量錄入、遷出等變動(dòng)，檔案數(shù)量隨之也增長(zhǎng)非?？?，檔案的變動(dòng)、更新、維護(hù)，確實(shí)是對(duì)檔案管理工作的巨大挑戰(zhàn)。我們必須對(duì)高職院校的檔案信息資源進(jìn)行高效的管理，以促進(jìn)實(shí)現(xiàn)高職院校檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化和規(guī)范化。

1 高職院校檔案管理工作目前的現(xiàn)狀

1.1 高職院校普遍存在檔案管理工作意識(shí)薄弱、滯后現(xiàn)象

目前，檔案管理工作在很多院校都得不到相應(yīng)的重視，同時(shí)對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏必要的認(rèn)識(shí)。在一些高職院?？磥?lái)，學(xué)生數(shù)量以及由學(xué)生產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益才是第一位的，檔案管理這種無(wú)形資產(chǎn)并不足以為自身發(fā)展創(chuàng)造足夠可觀的利益，就對(duì)這一工作鮮少關(guān)注，一門(mén)心思專注于實(shí)際顯性利益的提升。在這樣的觀念影響下，檔案管理工作人員流動(dòng)大，不能保證相對(duì)穩(wěn)定，用于檔案管理方面的費(fèi)用被撤銷，工作效率不高，整體局面令人擔(dān)憂。

因?yàn)闄n案管理工作是一項(xiàng)具有機(jī)要性和保密性的工作，同時(shí)也是默默無(wú)聞的幕后工作，基本沒(méi)有人注意，所以，檔案管理工作的重要性，有的同志看不到，甚至有些同志認(rèn)為，檔案管理員的工作就是進(jìn)行檔案管理，與自己沒(méi)有任何關(guān)系。上述情況充分地證明了，在學(xué)校的教師隊(duì)伍中有相當(dāng)一部分人對(duì)檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)。

1.2 高職院校檔案管理工作量大

對(duì)于高職院校來(lái)說(shuō)，每年都有新生入校、老生畢業(yè)、就業(yè)或繼續(xù)深造、新教師入校參加工作，教職工的調(diào)入、調(diào)出等一系列的學(xué)生、教職員工的檔案數(shù)據(jù)變動(dòng)。變化呈現(xiàn)出數(shù)量大，變動(dòng)比較頻繁，以及跨區(qū)域調(diào)動(dòng)等。另外，對(duì)檔案進(jìn)行維護(hù)、保存等日常管理，都要消耗巨大的人力、物力、財(cái)力等。

1.3 監(jiān)管制度形同虛設(shè)，應(yīng)用體系有待完善

檔案的管理是一個(gè)收集、整理、保管、借閱、保密等一系列工作的綜合，在其中任何一個(gè)環(huán)節(jié)上的失誤都會(huì)造成檔案的流失、積壓，在需要用到檔案的時(shí)候很容易出現(xiàn)檔案難以找尋的現(xiàn)象。此外，現(xiàn)行的檔案借閱制度和銷毀制度也只是形式，借出的檔案有時(shí)不履行正規(guī)的借閱手續(xù)，有借無(wú)還的現(xiàn)象也有發(fā)生，最終影響檔案的有效利用。

1.4 檔案管理機(jī)制和方法比較落后

學(xué)校文件材料的歸檔范圍包括：管理類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)類、聲像實(shí)物類、教師業(yè)務(wù)類等幾大類。按理說(shuō)這些檔案應(yīng)該統(tǒng)一歸到一起集中管理，但目前學(xué)校存在各自為政、材料分散管理的格局。這種分散的管理模式，在一定程度上影響了檔案材料的真實(shí)性。檔案材料形式單一，未實(shí)現(xiàn)電子文檔的方式存儲(chǔ)文件檔案。目前，在許多高職院校中檔案管理工作還處于手工、紙質(zhì)處理階段，根本不具備進(jìn)行現(xiàn)代化管理的設(shè)備和手段，檔案資源的存貯和共享根本不能實(shí)現(xiàn)。

2 高職院校檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)

創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，是一個(gè)國(guó)家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力。開(kāi)拓創(chuàng)新是引導(dǎo)社會(huì)前進(jìn)的強(qiáng)大力量，是我們適應(yīng)新形勢(shì)，認(rèn)識(shí)新事物的思想武器。根據(jù)時(shí)代和實(shí)踐的要求，只有勇于和善于不斷創(chuàng)新，才能使我們對(duì)客觀世界的認(rèn)識(shí)不斷深化。

檔案的進(jìn)化歷史表明，其載體形式在不斷發(fā)生變化，從甲骨、石刻、竹簡(jiǎn)、絹帛到紙質(zhì)載體經(jīng)過(guò)了一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程。本世紀(jì)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展和普及，檔案載體將以磁盤(pán)、光盤(pán)為主。傳統(tǒng)的檔案室將向數(shù)字化檔案室轉(zhuǎn)化，實(shí)行電腦管理，通過(guò)通信網(wǎng)和利用者的電腦聯(lián)系起來(lái)，進(jìn)行豐富多彩的電子文件檔案信息服務(wù)。

檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，意味著其社會(huì)功能的改善和提高。我們要從社會(huì)需求的角度來(lái)把握檔案事業(yè)發(fā)展的規(guī)模及方向，著力于提高檔案館（室）的工作效率和檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用率，最終使檔案事業(yè)與社會(huì)建立起相互促進(jìn)、相互協(xié)調(diào)的緊密關(guān)系。

3 開(kāi)拓進(jìn)取，努力實(shí)現(xiàn)高職院校檔案管理工作的持續(xù)性發(fā)展

3.1 提高高職院校對(duì)檔案工作的宣傳和支持

本著以維護(hù)全社會(huì)的安定、促進(jìn)校園和諧發(fā)展為出發(fā)點(diǎn)，在全社會(huì)形成穩(wěn)定的檔案意識(shí)，高職院校檔案室有必要加強(qiáng)檔案工作的宣傳。因此，領(lǐng)導(dǎo)要不斷更新觀念，提高建

設(shè)檔案的意識(shí)，對(duì)學(xué)院的各項(xiàng)工作通過(guò)檔案資料進(jìn)行處理和規(guī)劃，進(jìn)而為檔案工作奠定基礎(chǔ);在檔案管理工作的過(guò)程中，需要全體教職工積極配合，進(jìn)而使工作落到實(shí)處，要與時(shí)俱進(jìn)，要不斷鞏固和強(qiáng)化教職工的檔案管理意識(shí)，從思想和行動(dòng)兩個(gè)方面，讓他們真正意識(shí)到檔案管理工作對(duì)學(xué)校和個(gè)人的發(fā)展都具有非常重要的作用，進(jìn)而在實(shí)際行動(dòng)中，主動(dòng)配合檔案部門(mén)的各項(xiàng)工作，積極的參與到學(xué)院檔案建設(shè)中去。

提高高職院校對(duì)檔案工作的支持體現(xiàn)在加大資金投入，豐富儀器設(shè)備，促進(jìn)高職院校檔案服務(wù)工作的推進(jìn)。檔案工作的順利開(kāi)展離不開(kāi)資金的支持，改善檔案室軟、硬件建設(shè)應(yīng)與學(xué)校各項(xiàng)建設(shè)同步并進(jìn)，解決庫(kù)房緊張的問(wèn)題，嚴(yán)格控制檔案室里的濕度、溫度，做到八防;同時(shí)，配合時(shí)代發(fā)展需要，配備先進(jìn)的管理軟件和現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備，如OA系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、空調(diào)、除塵器、溫濕度儀、防磁柜、窗簾、監(jiān)控器等硬件設(shè)施。

3.2 計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)電子文檔檔案的管理大大提高了工作效率

學(xué)院應(yīng)把檔案工作需要的經(jīng)費(fèi)納入學(xué)校經(jīng)費(fèi)預(yù)算，把檔案信息化建設(shè)納入學(xué)校信息化建設(shè)總體規(guī)劃，與數(shù)字化校園建設(shè)同步，為檔案機(jī)構(gòu)添置必要的現(xiàn)代化設(shè)備，以便開(kāi)展工作。

檔案工作人員必須努力學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)的使用、管理知識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化、現(xiàn)代化、規(guī)范化的建設(shè)。目前計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及應(yīng)用，形成了一個(gè)信息化的社會(huì)，這不僅提高了辦事效率，也為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化提供了客觀的條件。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案靠手工整理、靠體力搬運(yùn)、靠翻卷查閱、對(duì)于距離較遠(yuǎn)的跨省市區(qū)的單位共享或調(diào)度十分不利，造成信息更新效率低，文件信息查找困難等因素。利用現(xiàn)代化信息手段，高效的辦公自動(dòng)化軟件的應(yīng)用把檔案工作人員從大量繁雜的腦力和體力勞動(dòng)中徹底解脫出來(lái)，從而實(shí)現(xiàn)檔案的體系管理，使檔案資料索引更靈活，搜索查找更快速便利。

3.3 建立和完善規(guī)章制度，規(guī)范借閱手續(xù)

通常情況下，建立健全規(guī)章制度是開(kāi)展檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，其頭緒眾多并且瑣碎繁雜，如果不通過(guò)制度進(jìn)行管理，那么就會(huì)出現(xiàn)無(wú)章可循、無(wú)所適從的混亂局面。

在現(xiàn)實(shí)的管理工作中，由于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要求或時(shí)間緊迫等原因造成的借閱手續(xù)難以正規(guī)化辦理的現(xiàn)象，檔案工作者可在保證檔案安全的前提下，將檔案借閱的手續(xù)進(jìn)行簡(jiǎn)化，同時(shí)還應(yīng)該明確檔案借閱管理?xiàng)l例并嚴(yán)格執(zhí)行，由檔案管理的主管人進(jìn)行條例制定，由下屬負(fù)責(zé)檔案借閱的主要業(yè)務(wù)，下屬直接聽(tīng)命于直屬上司，避免越權(quán)行為的發(fā)生。

3.4 轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念、提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，對(duì)檔案工作進(jìn)行科學(xué)化、規(guī)范化管理

做好利用服務(wù)是檔案室的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，做好檔案信息的開(kāi)發(fā)利用、服務(wù)工作是檔案室的重要任務(wù)，是時(shí)代賦予檔案室的使命，也是檔案室走出困境、奔向繁榮昌盛的必由之路。

4 結(jié)束語(yǔ)

作為一種無(wú)形資產(chǎn)，檔案管理在管理工作中正發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。在科學(xué)、有序、標(biāo)準(zhǔn)、智能的前提下開(kāi)展檔案管理工作，不僅是對(duì)于檔案管理模式的有效改革，更是促進(jìn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵所在。因此，每一位檔案工作者都必須認(rèn)清形勢(shì)的變化和自己肩負(fù)的重任增強(qiáng)危機(jī)感、緊迫感和責(zé)任感，進(jìn)一步解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，開(kāi)拓創(chuàng)新，為全面建設(shè)小康社會(huì)，努力開(kāi)創(chuàng)檔案工作的新局面作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

（作者單位：常州市高級(jí)職業(yè)技術(shù)學(xué)校）