公路文書檔案管理規(guī)范化建設(shè)的探究

段青

摘 要：公路工程屬于重要的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)內(nèi)容，公路檔案作為開展道路管理、相關(guān)建設(shè)、養(yǎng)護(hù)等工程的重要依據(jù)，囊括了道路從建設(shè)到運(yùn)營(yíng)過程的有效信息，是新時(shí)期建設(shè)公路信息管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)?；诖?，在開展文書檔案資源開發(fā)與管理的過程中，應(yīng)在全面、系統(tǒng)的對(duì)信息進(jìn)行收集，結(jié)合公路工程的動(dòng)態(tài)影響因素，對(duì)檔案記錄進(jìn)行調(diào)整的基礎(chǔ)上，創(chuàng)新檔案服務(wù)模式，在現(xiàn)代信息開發(fā)理念的指導(dǎo)下，優(yōu)化信息調(diào)用流程，保證信息鏈的完整性與真實(shí)性，為公路運(yùn)營(yíng)、管理與建設(shè)相關(guān)工作提供可靠的信息基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：創(chuàng)新管理;專業(yè)隊(duì)伍;信息化建設(shè)

公路交通體系建設(shè)進(jìn)程的不斷推進(jìn)，使得公路檔案的相關(guān)文書信息收集與存儲(chǔ)量逐步增加，在道路運(yùn)營(yíng)、公路養(yǎng)護(hù)、路面維修、橋梁加固與相關(guān)擴(kuò)建改造等工程中的利用率越來越高。對(duì)文書檔案的信息進(jìn)行查閱與利用的過程中，公路檔案信息的查閱效率與信息數(shù)據(jù)的完整性顯得尤為重要?，F(xiàn)階段，在文書檔案管理體系中，為進(jìn)一步優(yōu)化檔案資源的整合效率，管理單位應(yīng)通過積極引進(jìn)現(xiàn)代技術(shù)、規(guī)范管理流程、構(gòu)建科學(xué)的檔案收集與分類工作體系等方式，全面提升文書檔案整體工作質(zhì)效。

1 公路文書信息檔案目前面臨的主要管理問題

1.1 檔案綜合管理機(jī)制存在漏洞

公路檔案收錄、存儲(chǔ)的資料內(nèi)容較為繁雜，信息收集的周期長(zhǎng)，需要與相關(guān)建設(shè)單位進(jìn)行信息對(duì)接，才能有效保證檔案資料的完整性與系統(tǒng)性。在檔案工作的管理方面，現(xiàn)行的管理制度存在細(xì)節(jié)不明確、權(quán)責(zé)范圍不清晰、服務(wù)功能不健全、工作流程不規(guī)范等問題，文書資料在對(duì)接的過程中，容易出現(xiàn)遺失、損毀等情況，影響了信息開發(fā)與利用的實(shí)效性。除此之外，盡管現(xiàn)階段在公路檔案系統(tǒng)中，已經(jīng)形成一套行之有效的管理規(guī)范，但隨著信息技術(shù)與檔案管理、開發(fā)目標(biāo)的不斷革新，使得原有的管理機(jī)制需要進(jìn)行對(duì)應(yīng)性的調(diào)整，才能更好地滿足信息資源深度開發(fā)的需求。然而，現(xiàn)階段，在文書檔案管理中，往往著重整理及收集檔案，卻忽視了其實(shí)際應(yīng)用，造成檔案的效果很難得到充分發(fā)揮。在重管理、輕服務(wù)理念的影響下，導(dǎo)致檔案資源的利用形式單一、管理模式滯后等問題，管理機(jī)制的規(guī)范性不足。

1.2 管理隊(duì)伍整體素質(zhì)有待強(qiáng)化

從實(shí)踐調(diào)查來看，現(xiàn)階段檔案管理部門普遍存在人才結(jié)構(gòu)不合理、職工年齡分布比例不均衡的問題。文書檔案涉及大量的專業(yè)信息管理內(nèi)容，工作人員不僅需要具備較高的專業(yè)素養(yǎng)，同時(shí)，還需要樹立起端正的工作態(tài)度，掌握一定的信息能力。目前，文書檔案的綜合管理隊(duì)伍整體素質(zhì)有待強(qiáng)化，復(fù)合型人才缺失，再加上還是沿用老一套的文書檔案管理方法及管理思路，導(dǎo)致工作效率低下，難以進(jìn)行有序、科學(xué)管理，不利于檔案管理技術(shù)、理念與制度的創(chuàng)新。與此同時(shí)，部分工作人員沒有正確認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，對(duì)檔案的收集、記錄與分類不細(xì)致，沒有理清檔案信息的邏輯順序，不利于后期的開發(fā)與利用。部分職工不屬于專職人員，在兼任的過程中工作精力被分散，存在工作敷衍、形式主義的現(xiàn)象，檔案工作缺乏規(guī)范化制度指導(dǎo)，監(jiān)督與保障體系不健全，進(jìn)一步影響了職工工作的積極性。

1.3 檔案信息化改革進(jìn)程相對(duì)滯后

目前都采用計(jì)算機(jī)輔助檔案管理，大多數(shù)高速公路管理單位還沒有專用的檔案管理軟件。尤其在文書檔案方面，檔案部門盡管已經(jīng)認(rèn)識(shí)到數(shù)字化、電子化轉(zhuǎn)化的重要性，但因缺少相應(yīng)的軟硬件設(shè)備和人員不足，大部分的紙質(zhì)文書檔案還沒有進(jìn)行數(shù)字化處理，管理手段、方式相對(duì)落后。目前，大部分公路檔案管理系統(tǒng)逐步引進(jìn)了現(xiàn)代信息管理平臺(tái)，對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)化，但由于管理軟件程序、硬件基礎(chǔ)等方面的更新投入不足，使得信息化進(jìn)程的整體推進(jìn)速率達(dá)不到預(yù)期目標(biāo)。與此同時(shí)，檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)形式不統(tǒng)一，文件格式不一致，對(duì)數(shù)據(jù)傳輸、交互與共享功能的發(fā)揮產(chǎn)生了不利的影響，阻礙了公路檔案網(wǎng)格化、系統(tǒng)化管理平臺(tái)的建立。在信息化建設(shè)的進(jìn)程中，文書檔案缺乏統(tǒng)一的信息管理標(biāo)準(zhǔn)，這在一定程度上提升了公路檔案規(guī)范管理與改革創(chuàng)新的難度。

2 全面推進(jìn)公路檔案管理機(jī)制規(guī)范化建設(shè)的有效路徑

2.1 組建專業(yè)化、高素質(zhì)的管理隊(duì)伍

為有效推進(jìn)公路運(yùn)營(yíng)與管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作機(jī)制的建立健全，應(yīng)重視管理隊(duì)伍的實(shí)際能力培養(yǎng)，拓展專業(yè)培訓(xùn)與經(jīng)驗(yàn)交流的渠道，加強(qiáng)文書檔案管理工作人員的素質(zhì)提升工作，使其具備較強(qiáng)的專業(yè)技能以及較高的綜合素質(zhì)水平。一方面，管理部門應(yīng)定期開展先進(jìn)管理理念、信息技術(shù)等相關(guān)培訓(xùn)活動(dòng)，鼓勵(lì)職工積極參與單位專業(yè)教育課程，不斷調(diào)整管理隊(duì)伍的能力結(jié)構(gòu);其次，單位必須不斷更新文書檔案管理思想和管理工作理念，并以先進(jìn)的思想和理念對(duì)文書檔案管理的相關(guān)工作人員進(jìn)行指導(dǎo)?；ヂ?lián)網(wǎng)思維與信息技術(shù)的廣泛普及，使得管理隊(duì)伍需要強(qiáng)化信息素養(yǎng)方面的培養(yǎng)，才能更從容的應(yīng)對(duì)管理創(chuàng)新要求，全面落實(shí)現(xiàn)代檔案體系的改革目標(biāo)。此外，檔案部門還應(yīng)對(duì)用人選人機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化，加強(qiáng)復(fù)合型、高素質(zhì)人才的引進(jìn)，為檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)提供人才保障。

2.2 構(gòu)建現(xiàn)代檔案管理信息平臺(tái)，推進(jìn)與傳統(tǒng)管理模式的有效融合

為保證檔案資料管理與利用的安全性與實(shí)效性，應(yīng)在加強(qiáng)信息技術(shù)引進(jìn)與應(yīng)用的基礎(chǔ)上，推動(dòng)傳統(tǒng)檔案管理與創(chuàng)新信息技術(shù)的有效融合。一方面，應(yīng)樹立起現(xiàn)代信息管理以開發(fā)理念，構(gòu)建起涵蓋檔案收集、分類、處理、存儲(chǔ)與調(diào)用全過程的監(jiān)督機(jī)制，為信息資源的高效整合奠定基礎(chǔ)，發(fā)揮現(xiàn)代信息管理技術(shù)在檔案資源開發(fā)工作中的優(yōu)勢(shì)作用;另一方面，電子檔案容易被復(fù)制與更改，很多需要保留原件的文書可能就會(huì)面臨被篡改的風(fēng)險(xiǎn)，基于安全考慮，可以采用電子檔案與紙質(zhì)檔案雙重管理的形式。與此同時(shí)，為保證檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化的效率性，管理部門應(yīng)加強(qiáng)管理機(jī)制信息化改革項(xiàng)目的建設(shè)投入，定期對(duì)硬件系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化、維護(hù)與升級(jí)，完善軟件程序功能，為現(xiàn)代檔案系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化、智能化建設(shè)奠定有力的基礎(chǔ)。

2.3 明確新時(shí)期檔案管理創(chuàng)新目標(biāo)

現(xiàn)階段，公路運(yùn)營(yíng)管理與信息服務(wù)需求的不斷轉(zhuǎn)變，對(duì)檔案管理目標(biāo)、技術(shù)與制度提出了創(chuàng)新要求。對(duì)文書檔案的綜合管理制度進(jìn)行創(chuàng)新應(yīng)以道路運(yùn)營(yíng)與管理的實(shí)際需求為基礎(chǔ)，并結(jié)合道路管理與建設(shè)的階段性要求，對(duì)管理機(jī)制進(jìn)行針對(duì)性調(diào)整，彌補(bǔ)制度漏洞，降低管理風(fēng)險(xiǎn)。與此同時(shí)，還應(yīng)不斷學(xué)習(xí)。借鑒先進(jìn)的檔案制度、改革經(jīng)驗(yàn)等，從單位的實(shí)際出發(fā)建立一套符合自身實(shí)際情況的管理制度，并確保創(chuàng)新的制度能和單位的日常工作開展情況相統(tǒng)一及協(xié)調(diào)，保證管理制度的改革方向與實(shí)際目標(biāo)一致，在做好制度創(chuàng)新的基礎(chǔ)上，為檔案資源的現(xiàn)代化開發(fā)與管理工作提供制度保障，確保文書檔案管理制度和工作責(zé)任分配與工作單位內(nèi)部控制體制能協(xié)調(diào)及適應(yīng)，從而使質(zhì)量監(jiān)督體系得到補(bǔ)充與完善，為公路管理相關(guān)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化改革提供有力的支持。

3 結(jié)語(yǔ)

為順應(yīng)新時(shí)期公路管理與建設(shè)發(fā)展需求，以文書檔案資料為基礎(chǔ)，深度整合公路信息資源，加快現(xiàn)代技術(shù)的引進(jìn)，推進(jìn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)進(jìn)程，已經(jīng)成為相關(guān)檔案管理部門的重要發(fā)展方向。為此，管理部門應(yīng)針對(duì)檔案管理實(shí)踐工作過程中的信息化建設(shè)進(jìn)程滯后、創(chuàng)新意識(shí)薄弱、管理機(jī)制不健全等問題，采用針對(duì)性的改革對(duì)策，加快傳統(tǒng)管理機(jī)制與現(xiàn)代檔案技術(shù)的融合發(fā)展，全面提升公路檔案綜合管理質(zhì)效，為高速公路各項(xiàng)管理與建設(shè)工作提供可靠的參考。

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