淺析事業(yè)單位電子檔案管理的主要措施

摘 要：隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，其在事業(yè)單位檔案管理中也有著較為顯著的作用。運(yùn)用紙質(zhì)的檔案，不僅不利于保存，在查閱上也是非常麻煩，所以，運(yùn)用電子檔案使得信息的高效率處理得以實(shí)現(xiàn)，查閱起來較為便a利，實(shí)現(xiàn)信息的高效利用，這對檔案的開發(fā)和利用大有裨益。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;電子檔案

1 電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

1.1 節(jié)約資源，利用率高

傳統(tǒng)的檔案都是由紙張做成的，每次采集、編制、印刷以及出版都需要投入大量的資金，而且紙張非常容易受到環(huán)境天氣等各種情況的影響，若紙張受到損壞之后，修復(fù)以及重建都有較大的難度，還會導(dǎo)致資源的浪費(fèi)。而電子檔案是一種非常節(jié)約、簡約的檔案管理模式，只需要在電腦中建立起一個電子檔案的系統(tǒng)，而后讓管理人員在計算機(jī)上進(jìn)行操作即可。這些被錄入的檔案數(shù)據(jù)都被轉(zhuǎn)化為電子文件的形式，保存起來是非常簡單，不易受到損壞，并且電子檔案還可以將文字、圖片、音頻以及視頻等內(nèi)容全部轉(zhuǎn)化為需要保存的數(shù)據(jù)，這樣不僅提高了保存的時效，還使得檔案在保存時具有一定的安全性。

1.2 檔案存儲的安全性較高

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案非常容易破損，在借閱的過程中會有較多的不確定因素，而電子檔案就可以避免這些問題。電子檔案不會受到環(huán)境等各個方面的影響，其也是存儲在固定的存儲空間，相對于紙質(zhì)檔案來說安全性非常高。在運(yùn)用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案時，若想要對檔案進(jìn)行查閱或者管理時，就需要將所有的卷宗匯集在一起，而后進(jìn)行翻閱，這樣不僅增大了工作量，還使得檔案信息的保密性不高。而在對電子檔案進(jìn)行查閱管理時，就可以通過關(guān)鍵詞搜索的方式，這樣不僅可以準(zhǔn)確地將文件資料提取出來，還可以提高檔案存儲的安全性，增加保密性。

2 電子檔案管理的應(yīng)用問題

2.1 檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)不高

新的檔案管理方式的使用給事業(yè)單位檔案管理人員提出了更高的要求，為了充分發(fā)揮、利用電子檔案的優(yōu)勢，檔案管理人員必須要在具備高的職業(yè)道德水準(zhǔn)和自我約束力的前提下，熟練操作計算機(jī)以及相關(guān)的應(yīng)用軟件。結(jié)合實(shí)際情況，我國現(xiàn)階段的檔案管理人員由于日常工作量比較大，無法集中進(jìn)行電子檔案管理工作，并且部分人員對于計算機(jī)操作存在著一定的障礙。另外，現(xiàn)在的崗位人員具有較強(qiáng)的流動性，頻繁的人事變動不利于電子檔案管理工作的長期進(jìn)行。

2.2 基層檔案管理工作不足

檔案工作一直是跟隨著事業(yè)的發(fā)展而發(fā)展的，沒有前人留下的檔案，也就無法進(jìn)行歷史研究。對于檔案的價值，上級檔案管理部門是非常重視的，但是在基層，顯然對檔案管理工作的重視程度不夠，沒有制度或制度不全，人員缺乏、設(shè)施設(shè)備缺乏等等，都是事業(yè)單位基層檔案管理部門存在的典型問題。一般情況下，檔案和事業(yè)是兩個部分，基層工作一般為按照相應(yīng)的分類辦法將事業(yè)資料留存下來，進(jìn)行收集和管理，但是，因為不在統(tǒng)一的管轄范圍之內(nèi)，檔案管理容易出現(xiàn)“兩張皮”的現(xiàn)象，在信息時代，檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化是必然的趨勢，但是基層檔案管理機(jī)構(gòu)對信息化檔案管理并不熟悉，也缺乏相應(yīng)的指導(dǎo)，導(dǎo)致檔案管理上出現(xiàn)失序現(xiàn)象，檔案凌亂不方便利用。

2.3 信息安全缺少保障

事業(yè)單位應(yīng)用電子技術(shù)實(shí)行檔案信息化管理，必然會面對信息的安全問題。科技給人們帶來便利的同時，也為人們帶來潛在性風(fēng)險。因此，事業(yè)單位電子檔案管理需要重視信息安全問題，最大程度地杜絕信息泄露。網(wǎng)絡(luò)與計算機(jī)安全漏洞問題難以杜絕，造成網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險出現(xiàn)，同時，檔案信息與數(shù)據(jù)在通過移動硬盤等載體進(jìn)行儲存與轉(zhuǎn)移的過程中，就會使檔案信息面臨一定泄露風(fēng)險。并且電腦硬件與軟件也會經(jīng)常出現(xiàn)故障，還有網(wǎng)絡(luò)黑客問題的嚴(yán)重性等，都會使電子檔案信息管理面臨安全性問題。

3 電子檔案管理在事業(yè)單位的應(yīng)用對策

3.1 建立健全電子檔案管理的各項規(guī)章制度

為了使電子檔案管理走出無序管理的狀態(tài)，必須建立健全電子檔案管理的各項規(guī)章制度，進(jìn)行規(guī)范化、科學(xué)化、高效化管理。國內(nèi)大部分單位雖然已經(jīng)建立了企業(yè)電子檔案體系，但是缺乏完善的管理制度，電子檔案管理分散，下屬各單位的電子檔案信息缺少聯(lián)系，難以實(shí)現(xiàn)全市范圍內(nèi)的企業(yè)電子檔案的集中調(diào)閱，電子檔案的流通存在障礙，無法進(jìn)行集中管理?？梢?，完善的電子檔案管理制度，是提高電子檔案利用效率，充分發(fā)揮電子檔案高效快捷的優(yōu)勢，提高工作效率的基礎(chǔ)。電子檔案管理規(guī)章制度要對電子檔案文件的制作、審核、歸檔、檔案收集、檔案整理和檔案保管等環(huán)節(jié)都做出明確詳細(xì)的規(guī)定，事業(yè)單位可以根據(jù)單位職能和單位檔案的特點(diǎn)進(jìn)行完善補(bǔ)充。如林權(quán)檔案需要電子文件和紙質(zhì)檔案相結(jié)合，就要設(shè)置專門的管理部門進(jìn)行審核后統(tǒng)一在網(wǎng)上發(fā)送，集中管理。

3.2 培養(yǎng)出新型的管理人才

隨著時代的不斷發(fā)展，科技也是在不斷進(jìn)步的。事業(yè)單位在對電子檔案進(jìn)行管理的工作中，就需要不斷地引進(jìn)優(yōu)秀的人才，并且要對其進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)。培訓(xùn)主要以思想素質(zhì)、專業(yè)技能以及業(yè)務(wù)能力等多個方面進(jìn)行。事業(yè)單位不僅要對電子檔案的管理人員進(jìn)行上述的培訓(xùn)，還要相應(yīng)地給予一些政策上的鼓勵，從而使得檔案的工作人員可以更好地提高工作效率。

3.3 增強(qiáng)管理人員素質(zhì)

事業(yè)單位構(gòu)建與完善電子檔案管理模式，需要增強(qiáng)管理人員素質(zhì)，利用加強(qiáng)人員培訓(xùn)與建立考核制度的方式，提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)，為電子檔案管理工作順利開展與發(fā)展提供相應(yīng)保障。例如：事業(yè)單位需要為檔案管理人員提供基本專業(yè)技能培訓(xùn)，要求其具備基本管理能力與完善的管理知識體系，使其能夠掌握豐富的檔案管理技巧。事業(yè)單位建立考核制度，定期考核評價管理人員工作表現(xiàn)，并將成績列入績效，這種方式有利于管理人員自覺主動地提升自身專業(yè)素質(zhì)，促進(jìn)單位內(nèi)檔案管理人員整體管理水平的提升。

4 結(jié)束語

雖然事業(yè)單位的性質(zhì)與發(fā)展各有其特點(diǎn)，發(fā)展過程中又要受到各種因素的影響，但作為信息時代產(chǎn)物的電子檔案在現(xiàn)代檔案管理工作中不可回避的。因此，采取重視檔案管理工作、增強(qiáng)管理人員素質(zhì)、提升電子管理水平、加強(qiáng)信息安全防護(hù)等措施，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理工作模式的構(gòu)建與完善，促進(jìn)檔案管理工作發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]劉茂品.試論事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理策略[J].農(nóng)家參謀，2018（01）：213.

作者簡介

龍娜娜（1992-），女，漢，北京，本科，北京農(nóng)學(xué)院，研究方向：農(nóng)村經(jīng)濟(jì)管理。