深化企業(yè)檔案信息資源開發(fā)與利用工作的策略

王茹姣 韓冰

摘 要：當(dāng)前，社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息資源呈現(xiàn)出爆炸式增長(zhǎng)趨勢(shì)，大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案工作面臨新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。企業(yè)檔案真實(shí)地記載了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)，對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展具有重要價(jià)值和意義。隨著企業(yè)辦公自動(dòng)化的廣泛使用，電子文件與日俱增，檔案信息資源總量猛增，傳統(tǒng)的檔案管理理念已難以適用大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案事業(yè)發(fā)展的需求，企業(yè)開展檔案數(shù)字化建設(shè)迫在眉睫。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;信息利用;開發(fā)利用;優(yōu)化措施

企業(yè)檔案記錄著企業(yè)日常管理及生產(chǎn)活動(dòng)的各方面內(nèi)容，并為企業(yè)決策和各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作提供了參考、支撐、依據(jù)等豐富的檔案信息資源，其重要性不言而喻。由于檔案所承載的信息價(jià)值需要經(jīng)過利用才能實(shí)現(xiàn)，所以全面、有效地提供檔案利用服務(wù)是檔案管理工作最終目的。在檔案數(shù)字化與大數(shù)據(jù)信息時(shí)代，數(shù)字化的檔案載體以及“互聯(lián)網(wǎng)+”的信息高速，對(duì)檔案信息有著更加日趨廣泛的利用需求，對(duì)當(dāng)前的檔案檢索和利用工作提出了更高的要求，結(jié)合時(shí)代發(fā)展需要，深化企業(yè)檔案信息資源開發(fā)與利用工作，提高檔案利用的全面性、系統(tǒng)性、完整性、便捷性，加強(qiáng)檔案數(shù)字化信息資源優(yōu)勢(shì)，以促進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)更好的發(fā)展。

1 檔案信息開發(fā)利用現(xiàn)存問題與原因

1.1 信息孤島中的檔案檢索

檔案檢索是指對(duì)檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)存儲(chǔ)和根據(jù)需要進(jìn)行查找的工作，它是開展提供利用工作的基本手段，是開發(fā)檔案信息資源的必要條件。目前檔案檢索方式上有手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索兩種方式，由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的深入，在檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境下的計(jì)算機(jī)檢索方式已普遍使用。

但在大數(shù)據(jù)時(shí)代，這類依靠檔案系統(tǒng)的檢索，容易因?yàn)橄到y(tǒng)運(yùn)行環(huán)境、系統(tǒng)接口不同、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)格式等原因產(chǎn)生隔離，信息上缺少聯(lián)合，檔案難以流通，形成“檔案信息壁壘”，甚至形成“檔案信息孤島”，即檔案信息分散，存儲(chǔ)形式不同，多以局部范圍的應(yīng)用模式存在，進(jìn)而形成跨部門、跨地區(qū)、跨行業(yè)信息壁壘。

1.2 檔案信息化建設(shè)缺乏堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)設(shè)施支持

對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)需要硬件與軟件環(huán)境的支持，其中硬件環(huán)境是檔案信息資源開發(fā)、利用的基礎(chǔ)，包括網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、軟件設(shè)備、硬件設(shè)備等，例如檔案信息的管理系統(tǒng)、存儲(chǔ)檔案、計(jì)算機(jī)設(shè)備、資金投入等。當(dāng)前，我國(guó)企業(yè)檔案信息資源建設(shè)與管理并未得到企業(yè)足夠的重視，究其原因在于短期內(nèi)企業(yè)無法看到對(duì)檔案信息資源建設(shè)與管理產(chǎn)生的經(jīng)營(yíng)成效，導(dǎo)致企業(yè)并未給檔案的信息管理配備足夠的人員與資金，以致于企業(yè)檔案信息資源建設(shè)與管理的質(zhì)量不高，發(fā)展遲緩。軟件環(huán)境主要指的是企業(yè)管理層對(duì)檔案信息資源開發(fā)利用的重視程度、相關(guān)的制度建設(shè)、員工的檔案意識(shí)等，這些都是有序開展企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的重要保障。

1.3 檔案信息化的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)較為滯后

我國(guó)企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)和利用工作尚處于探索與實(shí)驗(yàn)階段，各企業(yè)對(duì)檔案信息資源的信息化建設(shè)與管理還比較原始，如照片檔案管理、文書檔案管理等。這一現(xiàn)狀透露出一個(gè)重要問題，那就是對(duì)企業(yè)檔案信息資源的信息化、數(shù)字化建設(shè)的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)前，對(duì)檔案信息資源的建設(shè)基本上都處于探索階段，而原有的關(guān)于檔案的法規(guī)體系雖然能在一定程度上解決企業(yè)檔案信息資源建設(shè)與管理遇到的部分問題，但新的問題會(huì)隨著信息化程度的日益加深而不斷凸顯出來，這些缺乏相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)的問題就難以得到妥善解決，造成企業(yè)檔案信息資源開發(fā)和利用的發(fā)展較為緩慢。

2 新形勢(shì)下深化企業(yè)檔案信息開發(fā)與利用的策略

2.1 完善檔案整理工作，全面檔案著錄標(biāo)引。

目前，我國(guó)檔案著錄規(guī)則在著錄層級(jí)上過于簡(jiǎn)單，缺少更為細(xì)致的劃分。在著錄標(biāo)準(zhǔn)完善的同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)檔案人員素質(zhì)，做到全面檔案著錄和標(biāo)引。通過完善檔案整理工作，整合資源，讓檔案工作者在檔案整理過程中，能夠充分了解到檔案所記載信息的各方面元素，理解與各項(xiàng)檔案資料的關(guān)聯(lián)性，繼而采用多樣化的標(biāo)引手段，通過主題、次要主題、備注、參見等內(nèi)容，全面完整的表達(dá)出整理檔案的價(jià)值，并注明檔案之間的聯(lián)系關(guān)系。全面檔案著錄及多樣標(biāo)引工作，主要是通過完善企業(yè)檔案整理工作來提升信息資源的利用效率。但由于著錄工作主要依靠檔案人員完成，這對(duì)人員的專業(yè)素質(zhì)提出較高的要求，存在一定的局限性。

2.2 重視檔案信息網(wǎng)站水平的提高

在檔案信息化建設(shè)的過程中，我們必須要不斷地對(duì)檔案信息進(jìn)一步整合，只有在不斷完善檔案信息網(wǎng)站的前提下才能夠保證信息的完整性。而檔案部門也要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重視程度，只有在及時(shí)更新網(wǎng)站信息的前提下并且加強(qiáng)與群眾之間生活的緊密連接，才能夠保證檔案網(wǎng)絡(luò)內(nèi)容的有效推廣，讓群眾了解到檔案信息網(wǎng)站的水平。在網(wǎng)站建設(shè)完成后也要進(jìn)一步地加強(qiáng)管理，對(duì)網(wǎng)站中的各種問題及時(shí)更新，做好網(wǎng)絡(luò)的相關(guān)準(zhǔn)備工作，避免檔案信息丟失，從而提高檔案信息的利用效率。

2.3 文書電子檔案整理

在企業(yè)的日常運(yùn)行過程中，必然會(huì)產(chǎn)生各種各樣的文書類檔案，要嚴(yán)格保管好這些檔案，首先是內(nèi)部文件，要按照年限、部門、保管期限進(jìn)行分類和保管，同時(shí)做好數(shù)據(jù)的拷貝工作，即使一個(gè)服務(wù)器出現(xiàn)問題，仍然有備用的服務(wù)器保存有相應(yīng)的電子檔案。要建立相應(yīng)的網(wǎng)站系統(tǒng)，加強(qiáng)分類整理，做好服務(wù)性工作，及時(shí)更新文書檔案的文件目錄，方便工作人員進(jìn)行查找。其次是外來文件，工作人員應(yīng)當(dāng)定期收集和整理外來文件，并且在掃描室進(jìn)行數(shù)字化掃描，將圖片文件上傳到云端平臺(tái)，加強(qiáng)相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)配套，所有公文的傳遞、審批、蓋章工作均在網(wǎng)上操作，從而提高工作效率和工作質(zhì)量，讓工作流程更加透明和清晰。當(dāng)某一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題時(shí)，能夠根據(jù)網(wǎng)絡(luò)足跡追本溯源，找到相應(yīng)的責(zé)任人。對(duì)于整理完畢的文件，應(yīng)當(dāng)由檔案管理部門進(jìn)行，統(tǒng)一存檔，確定保密級(jí)別和保管期限，并且加上檔案管理信息，比如分類號(hào)，檔案號(hào)等等，以供后續(xù)查閱和調(diào)用。

2.4 加強(qiáng)檔案信息資源的管理與整合能力

檔案信息資源是本企業(yè)管理與發(fā)展的重要資源，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的管理，強(qiáng)化檔案信息管理人員的信息意識(shí)和管理意識(shí)，對(duì)本企業(yè)檔案信息資源進(jìn)行有效的整合、統(tǒng)籌和規(guī)劃，嚴(yán)格執(zhí)行檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)信息資源進(jìn)行及時(shí)的跟蹤整理，確保檔案信息在調(diào)取、查閱、歸檔等環(huán)節(jié)的嚴(yán)格管理，確保檔案信息資源的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性和系統(tǒng)性，提高檔案信息管理人員的專業(yè)水平與職業(yè)素養(yǎng)，不斷加強(qiáng)檔案信息管理水平，提高檔案信息管理的工作效率，強(qiáng)化崗位責(zé)任與崗位要求，提升對(duì)檔案信息資源的獲取、篩選、審核、保管及取用能力，尤其是本企業(yè)重要的檔案信息，應(yīng)加強(qiáng)審核與管理水平，提高信息安全等級(jí)，從而促進(jìn)本企業(yè)檔案信息資源管理的整體水平和效率。

3 結(jié)束語

綜述所述，企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)和利用是建立在檔案信息化、數(shù)字化基礎(chǔ)之上的，同時(shí)還要保障檔案信息資源的安全。所以，要想充分對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)和利用，不僅要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案資源的數(shù)字化建設(shè)，并以網(wǎng)絡(luò)為媒介實(shí)現(xiàn)信息的交流，還要健全其安全保障體系，為企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)和利用營(yíng)造一個(gè)穩(wěn)定安全的環(huán)境。

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