探討企業(yè)電子檔案管理中存在的隱患及應(yīng)對方案

李燕

摘 要：自信息化建設(shè)飛速發(fā)展，數(shù)字檔案館建設(shè)的浪潮興起以來，各企業(yè)相繼建立各自的內(nèi)部園區(qū)網(wǎng)絡(luò)，檔案管理系統(tǒng)軟件也不斷完善。如何保障電子文件歸檔管理的安全已經(jīng)成為檔案部門所面臨的新課題，筆者根據(jù)當(dāng)下電子檔案的管理形式，探討了電子檔案管理中存在的隱患，并總結(jié)了消除隱患的建設(shè)方法。

關(guān)鍵詞：企業(yè);電子檔案管理;隱患;應(yīng)對方案

在各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域中，信息技術(shù)及計(jì)算機(jī)技術(shù)得到了廣泛應(yīng)用，同時(shí)傳統(tǒng)的檔案管理也逐漸朝著替代紙質(zhì)載體的新型檔案形式——電子檔案發(fā)展。電子檔案的出現(xiàn)使檔案管理工作發(fā)生了巨大的變化。隨著電子檔案的出現(xiàn)，不僅要求檔案管理人員掌握傳統(tǒng)檔案管理知識，同時(shí)還要對電子檔案管理知識和技巧掌握并熟練運(yùn)用，因此對于文件儲存于光盤，并能通過計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行讀取和運(yùn)用的電子檔案，其出現(xiàn)對傳統(tǒng)檔案管理工作各環(huán)節(jié)都造成了極大沖擊，也對檔案管理制度和保密技術(shù)防護(hù)措施等提出了更高的要求。

1 電子檔案管理中存在的隱患

1.1 真實(shí)性存在隱患

1）人為因素。是指黑客和病毒的攻擊、工作人員對信息的不恰當(dāng)取舍等。2）自然因素。是指存儲載體的不穩(wěn)定性、保存環(huán)境的不穩(wěn)定性影響等。3）自身特性因素。相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案而言，電子檔案具有設(shè)備依賴性、易更改性、信息與載體分離性等局限性。使其內(nèi)容真實(shí)性的衡量標(biāo)準(zhǔn)帶有相對性。

1.2 安全性存在隱患

1）人為因素。因電子檔案的管理全過程很大程度依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)以及載體，與紙質(zhì)檔案一樣，若遭到人為惡意損害或泄密，就存在載體損毀或信息損毀或竊取的隱患。2）自然因素。同紙質(zhì)檔案一樣，電子檔案的存儲因介質(zhì)依賴性，存在自然災(zāi)禍、自身老化而致檔案不可讀取等損毀情況。同時(shí)電子檔案在流轉(zhuǎn)過程中的運(yùn)行安全依賴于操作系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，這就導(dǎo)致了操作系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的自然崩潰消滅也會影響到電子檔案的安全性。3）自身特性因素。在當(dāng)今世界信息化競爭日益激烈的形式下，信息化戰(zhàn)爭的主要特點(diǎn)就是其攻擊距離長、波及范圍廣以及傳播速度快，這也是電子檔案的安全隱患所在，更容易造成不及反應(yīng)的事故。

2 保障電子檔案安全有效的方法

2.1 電子檔案安全性保障

目前網(wǎng)絡(luò)安全問題一直是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用研究重點(diǎn)，電子檔案需要利用電腦與網(wǎng)絡(luò)才能實(shí)現(xiàn)，其中也存在著大量不安全的因素和隱患，嚴(yán)重威脅數(shù)字信息的完整性和安全性。對于電子文檔的安全性，需要從技術(shù)層面進(jìn)行有效保障。技術(shù)層面的安全保障主要包括以下方面：防止外部因素對計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)帶來不安全影響，確保系統(tǒng)安全的有效物質(zhì)支持，需要確保在安全可靠的網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行環(huán)境中，系統(tǒng)具有完備的數(shù)據(jù)庫，并具備軟件系統(tǒng)的初始化運(yùn)行、目標(biāo)設(shè)置、用戶管理、管理修改、數(shù)據(jù)更新等系統(tǒng)保護(hù)功能;另外是針對檔案信息本身的安全防護(hù)，避免電子檔案信息在生成、管理、利用過程中，出現(xiàn)破壞、更改、泄漏或因人為原因、非法入侵等造成的電子檔案信息損壞、刪除以及非法傳遞檔案信息等行為的防范能力，對電子檔案在傳遞過程中，加強(qiáng)保密技術(shù)加強(qiáng)應(yīng)用，使檔案信息自身保密性、完整性、可控性、可用性得到有效保障。

2.2 檔案管理制度完善

檔案管理制度的健全和完善，有利于電子信息及時(shí)歸檔，工作效率提高，使文件利用的時(shí)效性增強(qiáng)。在檔案管理制度建立時(shí)，應(yīng)從企業(yè)信息化管理以及辦公自動化方面入手，對信息產(chǎn)出源頭進(jìn)行分析，對其發(fā)展規(guī)律進(jìn)行總結(jié)，將電子文件歸檔納入歸檔制度，使電子檔案管理的安全性、完整性得到保障。另外電子檔案信息具有載體之間輕松轉(zhuǎn)移的特性，可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程傳輸，以及點(diǎn)對多的傳送，利用這種接收載體和信息的可分離性，使檔案信息復(fù)制更為便捷、組合更加靈活。這也同時(shí)提高電子檔案保密安全工作的難度，需要有效制度進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范，使電子檔案的安全性管理得以加強(qiáng)。

2.3 電子文檔存檔、保管工作加強(qiáng)

電子文件歸檔方式的選擇直接影響著檔案的穩(wěn)定性和安全性。目前普遍采用多份備份光盤進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲，使歸檔過程中數(shù)據(jù)丟失情況得到有效控制，但備份盤的大量制作也增加了相關(guān)管理人員的工作量以及存儲空間。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案存檔技術(shù)可利用只讀光盤，并采用網(wǎng)絡(luò)移交、歸檔的方式進(jìn)行。另外網(wǎng)絡(luò)移交包括：對電子文件歸檔專線網(wǎng)線傳遞予以實(shí)現(xiàn);確定電子文件信息匯集的中心管理部門，如利用信息管理中心，對企業(yè)的信息管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌和規(guī)劃，對各部門形成的電子文件進(jìn)行及時(shí)收集、匯總、處理、分發(fā)以及共享。另外由檔案部門對過期數(shù)據(jù)進(jìn)行鑒定。

2.4 建立動態(tài)、全面的安全監(jiān)管機(jī)制

為加強(qiáng)檔案安全管理的整體水平，管理人員應(yīng)注重對信息庫防護(hù)機(jī)制的建設(shè)，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫。一方面為信息交互與共享奠定基礎(chǔ)，統(tǒng)一文件存儲的規(guī)格，保證信息溝通的有效性;另一方面應(yīng)設(shè)置動態(tài)的監(jiān)管、檢測機(jī)制。在進(jìn)行信息系統(tǒng)功能開發(fā)與設(shè)計(jì)的過程中，工程人員一般將智能傳感器、無線網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫檢測作為一個(gè)整體的檢測系統(tǒng)來構(gòu)建，通過實(shí)時(shí)的物聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)鏈接，保證監(jiān)測機(jī)制的不間斷運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的全過程監(jiān)管。以信息庫為核心的管理系統(tǒng)，可以在減輕管理人員工作壓力的同時(shí)，利用自動化、智能化系統(tǒng)，縮短數(shù)據(jù)庫的異常預(yù)警反饋時(shí)間，對病毒、數(shù)據(jù)遺失、設(shè)備故障等不安全因素進(jìn)行排查，提升電子檔案的實(shí)際開發(fā)效率。

具體來講，在檢測與監(jiān)察系統(tǒng)的構(gòu)建階段，工程人員通常會在區(qū)域內(nèi)設(shè)置多個(gè)檢測觀察點(diǎn)，保證監(jiān)管機(jī)制覆蓋的全面性。區(qū)域內(nèi)的檢測點(diǎn)通過遠(yuǎn)程操控、遙感、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，向監(jiān)管中心提供實(shí)時(shí)的影像、數(shù)字、圖片等數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)動態(tài)管理的目標(biāo)。同時(shí)，為了確保檢測點(diǎn)與管理平臺的信息連通，應(yīng)建立起完善的無線網(wǎng)絡(luò)，在檢測節(jié)點(diǎn)檢測完畢并將數(shù)據(jù)分析之后，各個(gè)節(jié)點(diǎn)可以通過無線網(wǎng)絡(luò)將所得到的數(shù)據(jù)傳輸給管理系統(tǒng)的工作人員，構(gòu)建起動態(tài)、高效的安全防護(hù)網(wǎng)絡(luò)。

2.5 以風(fēng)險(xiǎn)評估報(bào)告為基礎(chǔ)，對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行針對性處理

風(fēng)險(xiǎn)識別與風(fēng)險(xiǎn)評估是風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防和控制的重要基礎(chǔ)，通過對可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)控，可以有效降低風(fēng)險(xiǎn)帶來的效益損失。風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生具有突發(fā)性、偶然性與不確定性，因此，檔案部門應(yīng)結(jié)合歷史數(shù)據(jù)、技術(shù)應(yīng)用形式、前沿知識等，針對常見的電腦病毒、黑客攻擊手段以及檔案信息遺失嚴(yán)重的工作環(huán)節(jié)等進(jìn)行管理，制定好對應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、控制方案，在有效識別后，以風(fēng)險(xiǎn)評估報(bào)告為基礎(chǔ)，進(jìn)行攔截、控制。在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生過程中，檔案管理者應(yīng)該采用針對性的技術(shù)手段進(jìn)行防護(hù)，如升級防火墻、加強(qiáng)技術(shù)檢測、對重要數(shù)據(jù)進(jìn)行備份等，削弱、分散、轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)，降低風(fēng)險(xiǎn)可能帶來的損失。

3 結(jié)束語

綜上所述，隨著電子信息化的快速發(fā)展，在企業(yè)檔案管理中，電子檔案已成為重要組成部分，逐漸取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔。因此企業(yè)應(yīng)提高對電子檔案管理的重視程度，對相關(guān)管理人員加強(qiáng)電子檔案管理技術(shù)和知識的培訓(xùn)，使電子檔案管理水平與時(shí)俱進(jìn)，更加適應(yīng)未來網(wǎng)絡(luò)化、自動化、智能化檔案管理發(fā)展需求，同時(shí)在管理過程中，加強(qiáng)與云服務(wù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等信息共享技術(shù)的應(yīng)用，有效實(shí)現(xiàn)電子檔案查詢、利用的高效性和便捷性。

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