醫(yī)院規(guī)范化管理電子檔案的方法分析

梁多琳

摘 要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院的檔案管理模式也在不斷發(fā)生變化。電子檔案的規(guī)范化管理對醫(yī)院的正常運(yùn)行有非常重要的影響意義，但是目前其管理模式仍然存在著一些不足之處，給檔案管理人員的日常工作增加了一定的難度。為了對醫(yī)院電子檔案實(shí)行全面的規(guī)范化和科學(xué)化管理，我們必須根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況以及我國的基本國情，制定行之有效的應(yīng)對措施，為我國的醫(yī)院電子檔案管理提供良好的保障。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;電子檔案;規(guī)范化管理

醫(yī)院檔案管理工作在醫(yī)院的日常管理中扮演著非常重要的角色，在醫(yī)院的整體發(fā)展和重要決策方面都發(fā)揮著十分顯著的作用。但是，受傳統(tǒng)觀念的影響，人們往往對醫(yī)院的電子檔案管理工作未能引起足夠的重視，其宣傳工作嚴(yán)重不足，檔案管理職責(zé)的分配不夠明確，其軟硬件配備相對比較匱乏，嚴(yán)重影響了醫(yī)院電子檔案管理人員的工作效率，也在一定程度上制約了醫(yī)院的整體發(fā)展。為了提高醫(yī)院的工作效率，我們要根據(jù)醫(yī)院自身的發(fā)展現(xiàn)狀，尋找切實(shí)可行的改進(jìn)措施，對醫(yī)院檔子檔案實(shí)現(xiàn)全面的規(guī)范化和科學(xué)化管理，為醫(yī)護(hù)人員更好地開展自身工作奠定良好的基礎(chǔ)，也為患者提供一個更好的就醫(yī)環(huán)境和就醫(yī)體驗(yàn)。我們主要分析醫(yī)院檔案管理工作中存在的不足之處，以便從中找出適合我國醫(yī)院整體發(fā)展的電子檔案管理方法，為醫(yī)院的不斷發(fā)展壯大奠定良好的基礎(chǔ)。

1 醫(yī)院電子檔案管理中存在的不足

1.1 檔案管理職責(zé)分配不夠明確

醫(yī)院的檔案管理比較細(xì)化，其管理線條相對較多，但是檔案管理職責(zé)的分配并不明確。其檔案管理中的綜合檔案一般由醫(yī)院專門的檔案室負(fù)責(zé)管理，但是各個科室的一些臨床檔案，比如X線檔案、病理切片檔案等依然由科室自行管理，而電子病歷以及一些醫(yī)療網(wǎng)絡(luò)信息均由信息科負(fù)責(zé)管理。如此龐大繁雜的檔案儲存十分不利于醫(yī)院電子檔案的規(guī)范化管理，因而其很多方面都會出現(xiàn)管理不到位的現(xiàn)象[1]。

1.2 檔案管理意識和制度不夠健全

由于醫(yī)院是一個醫(yī)療性場所，因而部分醫(yī)院只重視醫(yī)院的醫(yī)療發(fā)展，對檔案管理還未能引起足夠的重視，其檔案管理意識相對不強(qiáng)。此外，檔案管理的相關(guān)制度不夠明確也在一定程度上制約了醫(yī)院電子檔案的規(guī)范性管理。在醫(yī)院電子檔案的管理工作中，部分人員將資料隨意堆放在桌面上，且沒有進(jìn)行及時的歸檔整理，造成了資料的丟失或混亂。其管理制度不夠明確，導(dǎo)致部分人員不能及時意識到自己工作的不足之處，導(dǎo)致醫(yī)院的檔案管理工作無法滿足當(dāng)前醫(yī)院的切實(shí)需求。

1.3 檔案管理硬件配備不足

良好的硬件配備是醫(yī)院電子檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的重要保障之一。電子檔案的廣泛使用為醫(yī)院的檔案管理帶來了極大地便利，但由于網(wǎng)絡(luò)安全等因素的影響，其管理模式也存在一定的風(fēng)險值。比如電子檔案的相關(guān)資料大都儲存于電腦或移動光盤中，一旦這些設(shè)備操守病毒或黑客的入侵，則可能會導(dǎo)致醫(yī)院整個管理系統(tǒng)的徹底崩潰以及相關(guān)數(shù)據(jù)的丟失或損壞，因而醫(yī)院檔案管理工作中高性能的軟硬件配置是十分有必要的。

1.4 檔案管理人員素質(zhì)有待提高

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院對電子檔案管理人員的自身素質(zhì)也提出了更高層面的要求，它不僅要求電子檔案管理人員具備專業(yè)的計算機(jī)操作能力，還得具備一定的醫(yī)療常識，對醫(yī)療技術(shù)知識、醫(yī)療管理流程以及檔案管理專業(yè)知識均有一定程度的了解，從而更好地完成自己的日常工作，為醫(yī)院的順利運(yùn)行提供良好的安全保障[2]。此外，醫(yī)院對檔案管理人員的重視程度嚴(yán)重不足，導(dǎo)致其學(xué)習(xí)和培訓(xùn)機(jī)會嚴(yán)重缺乏，不能有效地提高其自身綜合素質(zhì)，對一些突發(fā)情況缺乏有效的應(yīng)對措施。

2 醫(yī)院規(guī)范化管理電子檔案的方法分析

2.1 建立完善的醫(yī)院檔案管理體系

由于醫(yī)院自身的特殊性，其檔案管理的分類較為繁雜，信息管理內(nèi)容也較為廣泛。針對這種情況，醫(yī)院必須建全完善的檔案管理體系，明確相關(guān)規(guī)定制度;建立醫(yī)院三級檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確醫(yī)院相關(guān)人員的職責(zé)范圍，為醫(yī)院檔案的統(tǒng)一管理奠定良好的基礎(chǔ)，對實(shí)現(xiàn)醫(yī)院電子檔案的規(guī)范化管理大有裨益。在醫(yī)院電子檔案管理過程中，我們要積極做好資料備份工作，防止由于各種因素的影響而導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失，使醫(yī)院蒙受不必要的損失。此外，我們也要采取有效的措施，防止黑客和病毒的入侵，提前做好防范管理工作，為醫(yī)院電子檔案的規(guī)范化、科學(xué)化管理奠定良好的基礎(chǔ)。

2.2 提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

要想實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層必須對檔案管理工作給予足夠的重視，加強(qiáng)相關(guān)人員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)工作，從而提高其整體技術(shù)素養(yǎng)。醫(yī)院可以為檔案管理人員提供相關(guān)專業(yè)的書籍，定期開展檔案管理知識競賽，培養(yǎng)檔案管理人員的自學(xué)意識和競爭意識，從而使其不斷提高自身的專業(yè)水平，為醫(yī)院檔案管理工作的順利開展奠定夯實(shí)的基礎(chǔ)[2]。與此同時，醫(yī)院還應(yīng)對高端檔案管理人員實(shí)行一定的政策傾斜，為他們解決生活中的實(shí)際困難，從而有效吸引高端專業(yè)人才的加入，不斷推動檔案管理工作的開展。此外，醫(yī)院還應(yīng)加強(qiáng)相關(guān)人管的管理工作，使相關(guān)人員充分認(rèn)識到自己工作的重要性，從而自覺遵守相關(guān)規(guī)定制度，避免檔案的混淆或丟失。

2.3 加大檔案管理的投入力度

為了提高檔案管理工作人員的工作效率，提高檔案管理工作的安全系數(shù)，醫(yī)院必須加大其投入力度，積極引入國外先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備和管理經(jīng)驗(yàn)，為檔案管理工作配備高性價比的硬件、軟件以及刻錄和儲存設(shè)備，同時配備性能較高的網(wǎng)絡(luò)安全防范軟件，比如防火墻技術(shù)以及數(shù)據(jù)加密技術(shù)等，從而提高醫(yī)院電子檔案管理的安全系數(shù)，為其正常運(yùn)行奠定夯實(shí)的基礎(chǔ);此外，我們還要建立一套完善的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，建立完整的檔案信息儲存和檢索系統(tǒng)，從而對繁雜的電子檔案進(jìn)行歸納和整理，大大提高管理人員的工作效率，減輕管理人員的日常工作量，充分發(fā)揮檔案管理工作的價值，全面實(shí)現(xiàn)醫(yī)院電子檔案的規(guī)范化管理[3]。

3 結(jié)語

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案已經(jīng)逐漸開始取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，有效提高了檔案工作人員的歸納、整理以及檢索速度，大大提升了檔案管理人員的工作效率，是一種行之有效的改革創(chuàng)新，為醫(yī)院不斷適應(yīng)社會發(fā)展潮流奠定了夯實(shí)的基礎(chǔ)，對醫(yī)院的不斷發(fā)展和壯大大有裨益。但是，我們也要正視醫(yī)院檔案管理中切實(shí)存在的問題，建立完善的醫(yī)院檔案管理體系，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，加大檔案管理的投入力度，為醫(yī)院電子檔案的規(guī)范化和科學(xué)化管理提供良好的保障，從而不斷推動我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]石旭輝.醫(yī)院規(guī)范化管理電子檔案的方法探析[J].才智，2019（23）：217.

[2]吳倩.醫(yī)院電子檔案規(guī)范化管理對策[J].蘭臺內(nèi)外，2019（06）：61-62.

[3]古成.醫(yī)院規(guī)范化管理電子檔案的方法探討[J].才智，2018（34）：197.