檔案管理信息化建設(shè)水平提升措施

摘 要：檔案資料是記錄單位中某項工作的開展過程，通過檔案資料反應(yīng)單位活動的真實情況，是事情發(fā)生發(fā)展的真實記載。通過查閱檔案資料可反映歷史，還原事實。檔案資料分為紙質(zhì)、電子等，檔案的管理至關(guān)重要。本文從信息化管理的重要性、存在問題和提升措施方面進(jìn)行了闡述。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)水平;提升;策略

作為單位管理中最基本的工作之一，檔案管理工作能夠準(zhǔn)確反映單位的活動狀況與管理水平，事業(yè)單位的發(fā)展與檔案管理工作有著密切聯(lián)系，檔案管理工作涉及的范圍較廣，主要是錄入、儲存相關(guān)檔案文件，從而為事業(yè)單位活動的開展提供依據(jù)。而隨著經(jīng)濟(jì)社會的不斷進(jìn)步，對于檔案管理工作的重視程度也在逐漸增加，特別是隨著信息科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理逐漸向信息化的方向發(fā)展，但是在此過程中仍然存在較多的問題，為了進(jìn)一步提高檔案管理水平與質(zhì)量，提高檔案管理信息化建設(shè)水平已成為目前發(fā)展的一大趨勢，因此，檔案管理人員要積極探索推動事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)。

1 推動事業(yè)單位檔案管理信息化的必要性

1.1 便于查閱檔案資料

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案主要儲存在特定的檔案室中，在進(jìn)行檔案查找是就需要耗費(fèi)大量的時間，雖然在存儲時會按照一定的順序進(jìn)行保存，但是在成千上萬的檔案中借助目錄進(jìn)行查找也是極為困難的，查閱的時間較長且有一定的限制，需要在一定時間內(nèi)歸還，在開展活動時也會因此耗費(fèi)時間與人力，造成工作效率的低下。而通過信息化建設(shè)，將文件檔案以電子檔案的形式儲存在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中，只需要使用計算機(jī)即可準(zhǔn)確獲取檔案文件，大大減少了查閱時間，讓檔案資料的查詢更加便捷。除此之外，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在查閱過程中也容易受到損壞，易造成部分重要數(shù)據(jù)的丟失，而檔案信息化建設(shè)則能夠較好地對原始檔案進(jìn)行保護(hù)，能夠無限制的查閱，不用擔(dān)心檔案磨損的問題。

1.2 提高檔案管理的效率

檔案管理一直以來都是一項耗時長、工作量大、程序復(fù)雜的工作，需要耗費(fèi)大量的人力物力進(jìn)行檔案的分類記錄與歸檔，這種傳統(tǒng)的檔案管理方式也容易導(dǎo)致檔案內(nèi)容的失真與丟失。通過檔案管理信息化建設(shè)水平的提高，能夠利用計算機(jī)技術(shù)來進(jìn)行檔案錄入與儲存，防止因錄入人員的素質(zhì)低下而造成檔案管理效率的低下，減少了失誤的發(fā)生，能夠大大提高檔案管理的效率，促進(jìn)事業(yè)單位檔案利用率的提升。

2 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

2.1 信息安全意識不足

隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，部分事業(yè)單位已經(jīng)了解到檔案信息化建設(shè)的必要性，但是在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的時代，檔案管理信息化也會帶來一定的安全隱患，在信息化建設(shè)中使用計算機(jī)技術(shù)就容易受到黑客攻擊、網(wǎng)絡(luò)病毒的影響，造成檔案的缺失與損毀。其次，事業(yè)單位檔案管理人員未能真正樹立信息安全意識，沒有建立相關(guān)防范措施，忽略了檔案備份與加密工作，在發(fā)生信息安全故障時就很容易導(dǎo)致檔案文件的丟失，不利于保障事業(yè)單位檔案的安全。

2.2 管理人員素質(zhì)較低

檔案信息化建設(shè)對于檔案管理人員的素質(zhì)要求較高，需要工作人員的能夠較好地掌握相關(guān)信息技術(shù)，但是當(dāng)前檔案管理人員素質(zhì)普遍較低，不能較快地掌握新型檔案管理方式，與檔案管理信息化建設(shè)存在一定的矛盾與沖突，難以較好的轉(zhuǎn)變自己的思想觀念，對檔案管理信息化建設(shè)起著絆腳石的作用，不利于事業(yè)單位檔案管理效率的提高。

2.3 檔案管理方法落后

在當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理過程中，仍然采用傳統(tǒng)檔案管理方法，主要以員工手工整理、記錄檔案為主，而這種人工管理的方式就很容易在記錄過程中出現(xiàn)失誤，即使能夠及時發(fā)現(xiàn)也很難進(jìn)行修正。同時傳統(tǒng)檔案管理方法對于人力、物力的消耗較大，檔案管理成本也較高，還需要設(shè)立專門的檔案室進(jìn)行檔案的歸檔。除此之外，傳統(tǒng)檔案管理也容易造成檔案的丟失，在尋找時也具有較大的難度，不利于事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

3 提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平的具體策略

3.1 完善檔案管理制度

想要進(jìn)一步保障檔案管理工作的規(guī)范性與有效性，就要明確落實工作責(zé)任，建立健全完善的管理制度。檔案管理工作內(nèi)容涵蓋較為廣泛，因此在工作過程中難以較好地保障檔案信息的可靠性與真實性。通過建立檔案監(jiān)管制度，借助信息技術(shù)來實現(xiàn)信息化監(jiān)管，減少檔案丟失的現(xiàn)象發(fā)生。其次可以在檔案管理工作各個環(huán)節(jié)設(shè)置對應(yīng)的員工，讓員工間形成相互監(jiān)督的關(guān)系，從而更好地提高檔案管理的水平。

3.2 加強(qiáng)信息安全管理

加強(qiáng)信息安全管理是事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中不可缺失的一環(huán)，一般來說，可以從以下三大方面進(jìn)行。第一，通過安全一是宣傳力度的加強(qiáng)來提高管理人員的安全意識，大力宣傳泄露文件檔案的后果，讓員工感受到檔案管理安全保障的重要性，從而進(jìn)一步去規(guī)范檔案管理人員的操作行為。第二，設(shè)置檔案信息保密等級，根據(jù)不同等級的檔案進(jìn)行具體的對策制定，可以通過當(dāng)前的信息技術(shù)來建立相對應(yīng)的軟件或平臺，從而更好地保障檔案的安全性。第三，減少因設(shè)備故障、網(wǎng)絡(luò)病毒和人員操作失誤導(dǎo)致檔案失真現(xiàn)象的發(fā)生，排除安全隱患，在此過程中需要對計算機(jī)進(jìn)行定期維護(hù)與檢查，減少設(shè)備出現(xiàn)故障的次數(shù)，并安裝部分殺毒軟件，在發(fā)生病毒入侵時能夠及時提醒。

3.3 提高管理人員素質(zhì)

檔案管理人員的素質(zhì)直接影響了檔案管理信息化建設(shè)水平，部分管理人員對相關(guān)信息化技術(shù)掌握度較低，不能很好的使用當(dāng)前計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行工作，以致于檔案管理工作效率低下。因此提高管理人員素質(zhì)是提高事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平的不可或缺的一步，事業(yè)單位可以設(shè)立相關(guān)的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，定期對管理人員進(jìn)行操作能力與技術(shù)的培訓(xùn)，讓管理人員能夠更好的適應(yīng)信息化的發(fā)展。其次，在招聘相關(guān)檔案管理人員時要注重其素養(yǎng)的考察，除此之外，也可以建立相關(guān)的考核制度與責(zé)任制度，不斷加強(qiáng)管理人員的重視程度，也更好地推動檔案管理工作的開展。

3.4 創(chuàng)新檔案管理觀念

隨著信息化水平的不斷提高，大數(shù)據(jù)時代已然到來，對于傳統(tǒng)檔案管理來說無異于是一大沖擊，如果不能與時俱進(jìn)、創(chuàng)新檔案管理方法，最后都會被時代所淘汰。因此，在事業(yè)單位檔案管理中要積極轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，樹立創(chuàng)新意識與科學(xué)意識，積極引進(jìn)計算機(jī)信息技術(shù)，并且加大信息技術(shù)在檔案記錄、儲存中的應(yīng)用，進(jìn)一步實現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)，大大提升檔案管理效率。

4 結(jié)束語

綜上所述，檔案管理水平的高低與事業(yè)單位工作質(zhì)量緊密相連，是保證事業(yè)單位健康可持續(xù)發(fā)展的重要一環(huán)，在信息科學(xué)發(fā)展迅猛的時代，事業(yè)單位要積極改革創(chuàng)新，推動檔案管理與信息化的結(jié)合。而通過完善檔案管理制度、加強(qiáng)信息安全管理、提高管理人員素質(zhì)、創(chuàng)新檔案管理觀念等具體措施，能夠較好的提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平，讓檔案的安全性得到進(jìn)一步保障，為事業(yè)單位的發(fā)展提供堅實的基礎(chǔ)。

作者簡介

延曉麗（1985-），女，本科，呂梁市紀(jì)委監(jiān)委，中級。