企業(yè)檔案管理工作中存在的問(wèn)題與思考

戴珂 何菲

摘 要：在企業(yè)成立之初檔案便已經(jīng)產(chǎn)生，它見(jiàn)證了企業(yè)從開(kāi)始成立到發(fā)展壯大的每一個(gè)部分，貫穿于企業(yè)的歷史，為企業(yè)的建設(shè)和企業(yè)的每一個(gè)決策提供了重要的依據(jù)，也是企業(yè)建設(shè)不可或缺的一部分，然而在許多企業(yè)，檔案管理存在不同程度的問(wèn)題，這些問(wèn)題在企業(yè)的管理上產(chǎn)生了一些消極的影響。本文對(duì)企業(yè)的檔案管理實(shí)際工作中產(chǎn)生的問(wèn)題進(jìn)行探討，提出了一些解決措施來(lái)應(yīng)對(duì)這些實(shí)際工作中的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理;企業(yè)管理問(wèn)題;優(yōu)化措施

檔案工作主要包括了檔案實(shí)體資料管理和檔案信息管理兩部分，檔案實(shí)體資料管理主要針對(duì)所有與企業(yè)經(jīng)營(yíng)和發(fā)展相關(guān)的資料信息和數(shù)據(jù)，針對(duì)此類(lèi)對(duì)象通過(guò)先進(jìn)的技術(shù)手段進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)進(jìn)行管理，光對(duì)檔案信息進(jìn)行深層次的智能管理和有效開(kāi)發(fā)，充分發(fā)揮檔案資源在企業(yè)戰(zhàn)略性發(fā)展中的重要作用。新形勢(shì)下，檔案管理工作具有圖形、圖表、視頻等多種形式，且信息數(shù)據(jù)量越來(lái)越大，檔案內(nèi)容從紙質(zhì)逐漸轉(zhuǎn)數(shù)學(xué)化方式發(fā)展，因此加強(qiáng)新形勢(shì)下檔案工作的精細(xì)化管理成了目前檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

1 企業(yè)檔案管理工作中的主要問(wèn)題

1.1 企業(yè)檔案管理力量不充足

在大部分企業(yè)，檔案管理人員身兼數(shù)職，并且企業(yè)檔案管理職位變動(dòng)次數(shù)比較多，沒(méi)有形成檔案管理的專(zhuān)門(mén)人才，更有甚者，沒(méi)有設(shè)立檔案管理專(zhuān)門(mén)的部門(mén)，這非常不利于檔案管理。許多檔案管理人員沒(méi)有專(zhuān)業(yè)能力，在檔案管理上沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的知識(shí)儲(chǔ)備，對(duì)檔案的管理要求了解不夠，對(duì)檔案的收集整理歸檔裝訂等步驟了解不夠，不能夠充分勝任檔案管理工作，有可能會(huì)導(dǎo)致部分檔案沒(méi)有收集到或者有部分檔案收集不全面的行為，造成企業(yè)檔案資源的缺失和浪費(fèi)。

1.2 檔案信息管理制度不完善

目前在不少企業(yè)中仍普遍存在著檔案信息管理制度不健全的問(wèn)題，其主要根源還是來(lái)自對(duì)檔案工作重要性缺乏認(rèn)識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)層將檔案管理視為簡(jiǎn)單的資料保存，對(duì)資料保存和管理質(zhì)量缺乏嚴(yán)格的要求，因此造成管理工作缺乏相應(yīng)的約束機(jī)制，對(duì)管理質(zhì)量和效率的提高造成不利影響。在新形勢(shì)下，檔案管理工作缺乏相關(guān)管理制度予以有效保障，造成管理工作缺乏規(guī)范性、制度化，使得檔案管理工作隨意性較強(qiáng)，對(duì)檔案管理工作發(fā)展造成不良后果。

1.3 檔案信息管理流程混亂

檔案資料信息是企業(yè)發(fā)展的重要資源，在企業(yè)的重大發(fā)展決策制定中起著至關(guān)重要的影響作用。隨著時(shí)代發(fā)展速度加快，信息數(shù)量越來(lái)越龐大，內(nèi)容多元且更加復(fù)雜，一定程度上使檔案管理工作難度增加，檔案管理人員需要進(jìn)行及時(shí)地收集、整理、分析、篩選、保管等一系列工作。但在實(shí)際工作中，普遍存在著管理流程混亂，因沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行檔案信息的收集和存儲(chǔ)，導(dǎo)致檔案信息數(shù)據(jù)不全面、不真實(shí)、不準(zhǔn)確的情況時(shí)有發(fā)生，無(wú)法在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮其作用。

2 企業(yè)檔案管理工作的對(duì)策

2.1 構(gòu)建檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)

保證檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)的完整性與可靠性，才能促使檔案系統(tǒng)的效用得到最大限度地發(fā)揮。企業(yè)應(yīng)該加快檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)步伐，確保所有信息資源實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌管理。企業(yè)要關(guān)注檔案資料掃描、圖像處理、業(yè)務(wù)管理、目錄管理、信息查詢(xún)和數(shù)據(jù)分析等工作，促使檔案管理系統(tǒng)功能更加豐富，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利開(kāi)展提供更多便利。此外，企業(yè)要重視對(duì)檔案信息資源的采集，為檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)創(chuàng)造有利條件。企業(yè)要結(jié)合自身需求，保證電子文件分類(lèi)與歸檔的合理性，各紙質(zhì)檔案要借助數(shù)據(jù)壓縮、掃描儀等現(xiàn)代信息技術(shù)，逐步轉(zhuǎn)換為電子檔案，為檔案信息完整性與可靠性奠定良好基礎(chǔ)。企業(yè)只有發(fā)揮檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)的作用，才能讓數(shù)據(jù)信息查閱與使用便捷性得以提升。

2.2 創(chuàng)新管理工作方法

企業(yè)在檔案管理工作中開(kāi)展實(shí)踐創(chuàng)新活動(dòng)，有助于將檔案資料轉(zhuǎn)變成為生產(chǎn)力、無(wú)形資產(chǎn)，對(duì)企業(yè)的良好發(fā)展產(chǎn)生直接影響。因此，在具體工作中必須要樹(shù)立正確的檔案管理創(chuàng)新觀(guān)念，針對(duì)管理機(jī)制、管理工作思路進(jìn)行有效創(chuàng)新改革，形成創(chuàng)新性的工作模式與機(jī)制，打破傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作局限性，達(dá)到預(yù)期的工作目標(biāo)。企業(yè)在日常的檔案管理工作中，應(yīng)該按照市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境對(duì)企業(yè)的要求，針對(duì)管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，拓寬相關(guān)的工作外延，深化具體的內(nèi)涵，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的單一管理手段，將檔案管理、資料管理、情報(bào)管理、信息管理、統(tǒng)計(jì)管理等有機(jī)整合。企業(yè)應(yīng)該將檔案管理作為重點(diǎn)部分，有效進(jìn)行檔案信息資料的搜集、整理，聯(lián)合進(jìn)行編目處理、檢索處理與保管利用處理，規(guī)范企業(yè)的檔案管理行為，提升整體的工作效果。為有效創(chuàng)新相關(guān)的檔案管理方式，企業(yè)應(yīng)該積極采用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，創(chuàng)建檔案管理的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行各類(lèi)信息的聯(lián)合開(kāi)發(fā)與共享，創(chuàng)建出檔案信息的聯(lián)合體，通過(guò)有效的措施完成相關(guān)檔案創(chuàng)新人物，達(dá)到預(yù)期的工作目的。需要注意的是，在創(chuàng)新管理方法的過(guò)程中，企業(yè)還需積極采用先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等等，綜合搜集、整理與利用相關(guān)的檔案資料與信息，確保各方面檔案信息的利用率，滿(mǎn)足當(dāng)前的企業(yè)檔案管理創(chuàng)新需求。

2.3 檔案管理人員業(yè)務(wù)水平提高

在新形勢(shì)下，檔案管理工作內(nèi)容越來(lái)越多樣化、復(fù)雜化，對(duì)檔案管理工作的要求也越來(lái)越高。因此企業(yè)在招聘時(shí)應(yīng)充分結(jié)合檔案管理發(fā)展需要，提高用人標(biāo)準(zhǔn)，吸引專(zhuān)業(yè)的綜合型管理人才，使檔案管理人員隊(duì)伍的綜合業(yè)務(wù)水平提高。同時(shí)為了有效保障檔案管理工作有效實(shí)施，還應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，定期進(jìn)行先進(jìn)檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)以及專(zhuān)業(yè)技能的培訓(xùn)，使檔案管理人員工作的專(zhuān)業(yè)技能的更新能夠與時(shí)俱進(jìn)，更加適應(yīng)新形勢(shì)下實(shí)現(xiàn)檔案工作精細(xì)化管理的需求。

2.4 優(yōu)化企業(yè)檔案管理體系

從檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)的完善來(lái)看，檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，是檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展的重要表現(xiàn)，而確定檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，不僅能夠?yàn)閸徫宦氊?zé)的界定、檔案管理工作崗位責(zé)任的明確提供依據(jù)，也能夠?yàn)楹罄m(xù)的檔案管理工作考評(píng)奠定良好的基礎(chǔ)。在檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)的制定中，企業(yè)需要避免出現(xiàn)拿來(lái)主義傾向，而應(yīng)當(dāng)在遵守國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、參考行業(yè)內(nèi)其他企業(yè)的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上，對(duì)自身檔案管理工作特點(diǎn)和需求等進(jìn)行充分考慮，從而確保檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)具有可操作性。

從檔案管理方法的借鑒與創(chuàng)新來(lái)看，檔案管理方法與管理技術(shù)的發(fā)展，能夠?yàn)闄n案管理工作的規(guī)范化提供有力支撐。為此，一方面，企業(yè)有必要對(duì)行業(yè)內(nèi)其他企業(yè)的檔案管理工作方法做出積極借鑒;另一方面，企業(yè)有必要將先進(jìn)的檔案管理技術(shù)引入到檔案管理實(shí)踐當(dāng)中。如企業(yè)需要重視依托計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等構(gòu)建檔案管理平臺(tái)，提升檔案管理工作的信息化水平，促使檔案信息能夠在有效存儲(chǔ)和共享的基礎(chǔ)上展現(xiàn)出自身價(jià)值，進(jìn)而在滿(mǎn)足企業(yè)發(fā)展需求的基礎(chǔ)上，促使檔案管理工作得以與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在當(dāng)今不斷發(fā)展的社會(huì)中，檔案管理工作必須做到不斷完善，與時(shí)俱進(jìn)。積極探索新的管理理念和管理方式，加大對(duì)檔案管理工作的投入。在做好檔案管理工作的前提下，還要將檔案管理和企業(yè)發(fā)展聯(lián)系起來(lái)，讓檔案在企業(yè)發(fā)展中充分發(fā)揮其作用，推進(jìn)檔案管理工作的有效性和先進(jìn)性實(shí)施，為社會(huì)發(fā)展作出新貢獻(xiàn)。

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