論對電子檔案文件的管理與編研

摘 要：伴隨著計算機在社會各個方面的廣泛應用，產(chǎn)生的電子文件越來越多，電子文件的作用也越來越大，同時產(chǎn)生了與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案編研工作完全不同的電子檔案文件編研工作。電子文件編研是指根據(jù)客觀需要，對電子文件內(nèi)容進行分析研究，按照一定的主題將相關的電子文件信息進行加工、編輯成各種形式的電子文件編研成品的檔案業(yè)務工作。

關鍵詞：電子檔案;文件管理;編研

1 電子文件的特點

隨著經(jīng)濟和科技的發(fā)展，日常辦公越來越電子化、信息化，這樣就產(chǎn)生了大量的電子文件。電子文件是辦公自動化活動中的產(chǎn)物，與傳統(tǒng)的檔案工作相比，具有許多新的特點：

1）電子文件的快捷性。辦公自動化減少了紙質(zhì)檔案文件的流轉(zhuǎn)，人們可以在辦公室發(fā)送和接收各地的文字、圖像、聲音、影像等各種信息，它具有操作方便，傳遞快捷，存儲空間小等突出優(yōu)點。它改變了傳統(tǒng)的辦文格局，提高了工作效率和工作質(zhì)量;改變了傳統(tǒng)的收發(fā)文件流程更加便于文件的查找利用;改變了傳統(tǒng)的文件流轉(zhuǎn)方式，進一步提高了文件的傳閱速度。

2）電子文件非實體歸檔成為可能。電子檔案的出現(xiàn)，使原來紙質(zhì)檔案立卷所耗費的大量手工操作可以實現(xiàn)自動完成。通過對電子文件的邏輯歸檔，開展電子文件的收集、整理、鑒定、編目，只要操作一下鍵盤就完成其歸檔工作。

3）電子文件對設備及標準的依賴性。電子文件從生成、傳輸?shù)酱鎯Χ际峭ㄟ^電子計算機實現(xiàn)的，所以，離開電子計算機軟硬件平臺，電子文件就會看不見也摸不著。由于電子計算機更新?lián)Q代很快，軟件要兼容電腦，又要兼容文件的格式，對于需要永久長期保存的電子檔案文件，這個問題是需要注意的。

4）電子文件的信息與載體相分離性。電子文件沒有固定的載體，載體是可以變化的，但文件從一個載體轉(zhuǎn)換到另一個載體上，文件內(nèi)容是不能發(fā)生任何變化的。這個特征對于已形成的電子檔案文件保管來說非常重要，若中間環(huán)節(jié)處理不好，會直接影響其真實性、系統(tǒng)性和完整性。

2 電子文件的歸檔管理

對歸檔的電子文件要求真實、完整，能達到檔案的功能價值，所以要做好以下幾點：

1）及時收集和積累電子文件。認真克服草稿性電子文件容易被忽略和對電子文件的管理沒有秩序等現(xiàn)象。做好電子文件平時的收集和積累工作并有效地管理，保證其原始性、真實性、完整性。檔案部門經(jīng)與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應認可幾種通用性較強的軟件，如DBF、DOC、TXT、EXE等文件。

2）要注意電子文件的歸檔類型及歸檔方式。電子文件的歸檔類型包括文本、聲音、圖像、圖形和數(shù)據(jù)庫等，尤其是重大項目活動的照片、錄音和錄像，包括重要的會議講話都在重點歸檔之列。在電子文件的歸檔方式上有些單位部門只進行了邏輯歸檔，沒有及時把文件集中下載到可脫機保存的載體上。這樣一旦系統(tǒng)或網(wǎng)絡出現(xiàn)故障，將直接威脅到電子文件的安全。

3）做好重要的核對鑒定工作。這是一頂確定檔案屬性的工作，鑒定時一方面要審查歸檔電子文件的原始性、真實性、系統(tǒng)性和完整性;所謂原始性是看它是否是形成時的電子文件，真實性是看它是否是有處理結果的電子文件，系統(tǒng)性是看它是否有明確的歸檔范圍，完整性是看它是否構成一套完整的電子文件。另一方面要確定電子文件的價值和保管期限，并清除已經(jīng)積累很多但沒有保存價值的電子文件，免得造成資源浪費。鑒定電子文件一個重要原則是看它的原始性和真實性，并保證在鑒定后不被修改，以保證電子檔案應有的依據(jù)和憑證作用。

4）做好歸檔電子文件的復制備份工作。有些單位將電子文件直接存在硬盤上，出現(xiàn)的問題是不能脫機保管，而且萬一系統(tǒng)出現(xiàn)故障，會影響到電子文件的安全性。應認真做好電子文件的備份工作，可刻錄三張光盤，兩套存檔，一套提供利用。同時，要保存好生成電子文件的相關文檔類軟件。使電子文件以原始形成時顯示的格式恢復，即在保存電子文件的同時，又與電子文件相關的實用軟件及整個應用系統(tǒng)一并保存，確保電子文件的安全存貯和應用。

5）首先，依靠行政法律手段規(guī)范人的行為，保證電子文件的原始性;其次，高度重視技術措施。這是保證電子文件發(fā)揮作用最有效、最直接的方法，也是電子文件安全可靠的前提，可以通過各種技術控制措施（如：加密技術等），保證電子文件的原始憑證作用;再次，由于電子檔案和文件本身存在著不安全性，還要堅持電子與紙質(zhì)檔案長期并存的原則，在做好電子文件歸檔的同時，繼續(xù)做好紙質(zhì)文件的收集歸檔工作，確保電子檔案的使用安全有序，這樣可以發(fā)揮各自的優(yōu)勢，兩種檔案各施其能，相得益彰。

6）完善檢索系統(tǒng)，妥善安全保管。要建立多種索引，包括時間、電子檔案類型、重大活動、事件類型等同時與紙質(zhì)文件建立關聯(lián)，實現(xiàn)文件的電子化和網(wǎng)絡查詢。要配備專門的電子檔案保管設施，保證電子檔案的安全管理。管理電子檔案的微機要達到專機專人專用，防止操作不當造成信息丟失或人為涂改，對重要的電子檔案，必要時要設置密碼，同時要定期對電子檔案進行檢測，確保電子檔案安全有效。

3 電子檔案文件的編研應用

對電子文件的編研工作充實了檔案編研工作內(nèi)容，適應了檔案信息化發(fā)展的需要，許多政府機關單位的檔案工作機構及部分企事業(yè)單位已開展對電子文件的編研工作。進行這項工作需具備如下一些條件和基礎：

1）開展對電子文件的編研工作需要一定物質(zhì)條件。這個物質(zhì)條件就是進行電子文件信息編研工作所需要的軟硬件，有了由計算機、打印機和掃描儀等硬件和操作系統(tǒng)、文字處理系統(tǒng)、圖形圖像處理系統(tǒng)等操作條件，就為進行電子文件信息的編研提供了便利條件。

2）開展對電子文件的編研要充分運用計算機網(wǎng)絡進行傳播利用。運用計算機網(wǎng)絡可以加快電子文件編研成品的傳播，因此開展電子文件編研除利用傳統(tǒng)的流通方式進行傳播利用外，要充分運用計算機網(wǎng)絡進行電子文件編研成品的傳播利用。

3）開展對電子文件的編研可以與電子網(wǎng)絡出版活動相結合。傳統(tǒng)的檔案編研出版物是以紙張為載體的，隨著信息社會的到來，其缺點與不足日益明顯地暴露出來，如容量小體積大、成本高、復制困難，且消耗大量自然資源，并可引起環(huán)境污染。

4）開展電子文件編研要注重知識產(chǎn)權保護。由于電子檔案文件易復制易流動的特點，所以在對電子文件編研的過程中，要充分考慮知識產(chǎn)權的保護，尤其是對編研材料的選擇和傳播利用方式要加以適當控制，做到內(nèi)外有別，開放與控制利用的區(qū)分開，能公布的與不能公布要分開。

總之，與紙質(zhì)文件歸檔相比，電子文件歸檔是一項更為細致且頗有難度的工作，主要原因是一些電子文件形成者或限于傳統(tǒng)觀念，誤認為電子文件不是文件而忽視其歸檔;這就要我們在推動電子文件歸檔工作的著眼點要高，立足點要實，在規(guī)劃電子文件歸檔工作時，應從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發(fā)，摸清信息產(chǎn)生的源頭，促使電子文件歸檔納入辦公自動化和信息管理的工作程序，建立歸檔制度。

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作者簡介

郭峰（1981-），男，漢，天津市，館員，大學本科，研究方向：檔案。