大數(shù)據(jù)背景下人事檔案信息化建設(shè)路徑探究

摘 要：如今，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，世界進(jìn)入了嶄新的大數(shù)據(jù)時(shí)代，這也對(duì)我國(guó)的人事檔案管理工作提出了新的要求。如何在大數(shù)據(jù)時(shí)代中抓住機(jī)遇，善用信息技術(shù)，建設(shè)起一個(gè)更加有利于存儲(chǔ)、分類、分析、共享并且更為安全的人事檔案信息系統(tǒng)是當(dāng)今的人事檔案管理人員必須要考慮的。本文提出了現(xiàn)今人事檔案信息化工作中所存在的一些問(wèn)題，并給出了相應(yīng)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;信息化建設(shè);大數(shù)據(jù)

在如今這個(gè)信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用的大數(shù)據(jù)時(shí)代，任何工作建設(shè)都免不了要轉(zhuǎn)變工作模式，以與時(shí)代接軌。對(duì)于人事檔案工作來(lái)說(shuō)，大數(shù)據(jù)時(shí)代是一個(gè)轉(zhuǎn)型的機(jī)遇，也是一個(gè)沖擊傳統(tǒng)工作思維的巨大挑戰(zhàn)。人事檔案信息化建設(shè)是當(dāng)今時(shí)代背景下人事檔案工作者必須研究的課題，因?yàn)槿耸聶n案歸根結(jié)底是在做“人才”的工作，其工作的主要目的是幫助用人單位及時(shí)系統(tǒng)性地掌握人才的信息，進(jìn)而針對(duì)人才的不同特征來(lái)進(jìn)行合理配置，進(jìn)行人才培養(yǎng)和人才資源分配等工作。所以，緊跟時(shí)代步伐，引入新技術(shù)、新理念，對(duì)人事檔案工作進(jìn)行合理地改進(jìn)完善有著非常重大的意義。如何抓住機(jī)遇，善用信息技術(shù)手段去對(duì)檔案信息進(jìn)行采集、處理分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中存在的不足之處，及時(shí)改進(jìn)，切實(shí)提高工作效率和工作質(zhì)量，是每個(gè)檔案管理人員都必須要思考學(xué)習(xí)的。

1 當(dāng)前人事檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

人事檔案管理工作的內(nèi)容主要是信息收集、信息整理以及檔案保存。而在大數(shù)據(jù)背景下，我國(guó)的人事制度也正處于一個(gè)深化發(fā)展的階段，在信息收集、管理以及提取利用信息等環(huán)節(jié)的工作模式上都有了一定的改變，這就為人事檔案管理工作提出了更高要求。人事檔案信息化工作不是一蹴而就的，需要在從建立信息管理系統(tǒng)平臺(tái)、檔案信息數(shù)字化、信息采集數(shù)字化、完成云端信息共享等方面入手進(jìn)行技術(shù)與工作模式上的改革，這就要求工作人員從工作理念和工作技能兩個(gè)方面進(jìn)行改進(jìn)。目前，我國(guó)的人事檔案信息化建設(shè)主要存在以下幾點(diǎn)問(wèn)題：

1）人事檔案的收集分類存在短板。每一位職工從入職到離職、退休，會(huì)經(jīng)歷短則幾個(gè)月，長(zhǎng)則幾十年的時(shí)間，期間會(huì)產(chǎn)生大量檔案信息，這就要求檔案收集、分類工作及時(shí)跟上。然而如今許多地方還在沿用傳統(tǒng)模式下的紙質(zhì)檔案工作，沒(méi)有及時(shí)建立數(shù)字化的人事檔案信息庫(kù)進(jìn)行信息采集，更無(wú)法盡快地搜集變動(dòng)信息進(jìn)行檔案更新，這在一定程度上拖低了工作效率，也讓檔案的長(zhǎng)久保存難以實(shí)現(xiàn)。

而大數(shù)據(jù)時(shí)代的優(yōu)勢(shì)在目前的人事信息分類工作中也沒(méi)有被體現(xiàn)出來(lái)。大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)在于對(duì)浩如煙海的信息進(jìn)行精確地分類管理和分析，而由于人事檔案數(shù)字化上的不足，數(shù)字化信息庫(kù)中的人事檔案信息不全，甚至存在空白，這就讓新技術(shù)沒(méi)有用武之地。并且，一些單位雖然將人事檔案數(shù)字化工作做得較為完善，但所運(yùn)用的方法還是傳統(tǒng)的概要性表格和條目式，這也難以適應(yīng)如今大數(shù)據(jù)分類管理的要求。

2）人事檔案信息存儲(chǔ)面臨挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的人工管理、紙質(zhì)存儲(chǔ)的模式已經(jīng)無(wú)法滿足大數(shù)據(jù)背景下的檔案信息存儲(chǔ)需求。如今的人事檔案管理工作所需要的不只是封存擺放、收發(fā)翻閱，而是需要善用其中的信息，對(duì)其中的信息進(jìn)行高速定量分析處理，需要在專業(yè)的數(shù)據(jù)庫(kù)、系統(tǒng)、云端存儲(chǔ)信息，并對(duì)其進(jìn)行高效地分析計(jì)算。但是目前，雖然相關(guān)技術(shù)已經(jīng)非常成熟，但相關(guān)的單位部門卻并沒(méi)有對(duì)其重視起來(lái)，導(dǎo)致這些單位中的相關(guān)工作人員工作方式陳舊、知識(shí)結(jié)構(gòu)更新慢、沒(méi)有及時(shí)掌握相關(guān)信息技術(shù)，無(wú)法適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案存儲(chǔ)管理工作要求而不自知。

不僅如此，在一些信息化工作做得稍好的單位，系統(tǒng)安全方面所存在的漏洞也同樣堪憂。人事檔案是涉及當(dāng)事人個(gè)人隱私的信息，有時(shí)還會(huì)有涉密信息，一旦系統(tǒng)被不法分子攻擊，檔案信息被竊取或篡改，后果不堪設(shè)想。而人事檔案數(shù)量大、種類雜，倘若不慎丟失，又沒(méi)有合格的攔截、警報(bào)系統(tǒng)，也難以在第一時(shí)間被察覺(jué)。

3）人事檔案管理工作者的專業(yè)素養(yǎng)有待提高。大數(shù)據(jù)背景下的人事檔案工作對(duì)從業(yè)人員提出了新的要求，以往慣用的傳統(tǒng)工作模式和觀念已經(jīng)不能滿足當(dāng)今人事檔案工作的要求。但許多單位和部門負(fù)責(zé)人事檔案管理工作的管理者和一般工作人員往往還沒(méi)有意識(shí)到這些新的要求，沒(méi)有對(duì)人事檔案信息化建設(shè)提起重視，依然沿用傳統(tǒng)的工作方式。還有的單位部門雖然開(kāi)始了人事檔案信息化建設(shè)的工作，但一來(lái)沒(méi)有更新相應(yīng)的設(shè)備，二來(lái)也沒(méi)有聘請(qǐng)專業(yè)人員，甚至也沒(méi)有對(duì)轉(zhuǎn)崗到人事檔案信息化建設(shè)崗位的工作人員進(jìn)行足夠的培訓(xùn)，有時(shí)還會(huì)出現(xiàn)行政人員“身兼數(shù)職”的情況。不僅如此，人事檔案工作的業(yè)績(jī)?cè)u(píng)定也較不完善，績(jī)效考核也容易流于形式。這些問(wèn)題的存在，將會(huì)導(dǎo)致工作人員整體專業(yè)素質(zhì)不高的問(wèn)題，現(xiàn)有的工作人員沒(méi)有專業(yè)的設(shè)備、足夠的精力和完備的知識(shí)技能去完成人事檔案信息化建設(shè)工作，而其中一些“老”員工或者“合同工”“臨時(shí)工”更是存在怠惰思想，認(rèn)為信息化建設(shè)工作就是“走走形式”，不愿主動(dòng)更新知識(shí)儲(chǔ)備，長(zhǎng)此以往，人事檔案信息化建設(shè)工作很難順利進(jìn)行下去。

2 完善人事檔案信息化建設(shè)的有效路徑

1）善用信息技術(shù)，完善人事檔案管理系統(tǒng)框架。要做好人事檔案信息化建設(shè)工作，對(duì)信息的完整采集、精確分類是一切后續(xù)工作的大前提。要做到這一點(diǎn)，人事檔案信息化建設(shè)工作需要做到拓寬信息收集的渠道，在精準(zhǔn)采集紙質(zhì)檔案內(nèi)容、實(shí)現(xiàn)全部人事檔案數(shù)字化的同時(shí)，與社會(huì)各個(gè)相關(guān)部門聯(lián)網(wǎng)，及時(shí)獲取人事檔案更新的最新動(dòng)態(tài)，盡可能詳盡、迅速地更新每一份檔案的信息。在此基礎(chǔ)上，相關(guān)工作人員要充分利用大數(shù)據(jù)時(shí)代的先進(jìn)信息技術(shù)，依照人事檔案管理的相關(guān)制度要求和實(shí)際需要，構(gòu)建起能夠?qū)⒑Ａ咳耸聶n案信息永久存儲(chǔ)、精準(zhǔn)計(jì)算、分類管理并能連接多個(gè)平臺(tái)信息共享的人事檔案管理系統(tǒng)框架，實(shí)現(xiàn)從檔案接收、退還、更新、比對(duì)、展示、查閱、共享、備份、信息維護(hù)等全套工作的數(shù)字化與智能化。

2）提高信息存儲(chǔ)、管理系統(tǒng)的安全性。數(shù)字化信息打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)管理的空間限制，不再占據(jù)實(shí)體空間，電腦、云端可以存儲(chǔ)海量信息，但是，數(shù)字信息存儲(chǔ)和管理對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息安全也提出了新要求。人事檔案信息搜集、存儲(chǔ)、管理、計(jì)算、傳遞共享等工作十分繁雜，涉及的部門、設(shè)備、線路多，產(chǎn)生的信息層次多，需要的信息技術(shù)支持更多，每一個(gè)工作環(huán)節(jié)，都需要在安全性和保密性非常完善的系統(tǒng)中進(jìn)行。所以，存儲(chǔ)管理信息的系統(tǒng)安全和相關(guān)單位、部門的網(wǎng)絡(luò)安全保障顯得極其重要。管理人員需要加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息系統(tǒng)的安全維護(hù)，對(duì)存儲(chǔ)、備份檔案信息的電腦、硬盤要及時(shí)進(jìn)行病毒查殺和信息檢查，對(duì)檔案信息檢索、傳遞的線路要進(jìn)行嚴(yán)格的網(wǎng)絡(luò)隔離、數(shù)據(jù)加密工作，還要建立起能夠切實(shí)防止黑客攻擊的網(wǎng)絡(luò)防火墻，定期檢測(cè)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，并定期進(jìn)行對(duì)系統(tǒng)的更新維護(hù);同時(shí)，更嚴(yán)格控制能夠登錄系統(tǒng)、查看并使用信息的人員權(quán)限，責(zé)任到人，嚴(yán)防檔案信息外泄。

3）優(yōu)化人事檔案信息化管理的工作團(tuán)隊(duì)。人事檔案信息化管理工作需要更多具有專業(yè)素養(yǎng)的人才參與，所以，首先，相關(guān)單位部門的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對(duì)該項(xiàng)工作重視起來(lái)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，深刻地理解人事檔案信息化建設(shè)工作的重要性，避免因自己的疏漏阻礙部門工作的開(kāi)展進(jìn)程;之后，相關(guān)部門應(yīng)完善崗位的規(guī)劃，設(shè)立專人專崗來(lái)負(fù)責(zé)人事檔案信息化管理工作，向社會(huì)招聘信息技術(shù)方面的專業(yè)人才，并邀請(qǐng)專業(yè)人員為目前負(fù)責(zé)人事檔案信息化建設(shè)工作的工作人員進(jìn)行專業(yè)技能的培訓(xùn)，提高工作團(tuán)隊(duì)的專業(yè)技能素養(yǎng)。同時(shí)還要對(duì)工作人員進(jìn)行思想觀念教育，并且在部門內(nèi)實(shí)施更為嚴(yán)格地績(jī)效考核制度，設(shè)置有效可行的獎(jiǎng)懲措施，對(duì)不合格的從業(yè)者及時(shí)清退，從而讓工作人員在“內(nèi)”“外”兩方面感受到人事檔案信息化建設(shè)工作的重要性，從而主動(dòng)提高業(yè)務(wù)能力，形成更為優(yōu)秀的工作團(tuán)隊(duì)。

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作者簡(jiǎn)介

陳世萍（1968-），女，山西省文水縣人，現(xiàn)任職于河南省體育工作大隊(duì)，人事科，一級(jí)館員，研究方向：檔案管理。