事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決方案

肖萍

摘 要：現(xiàn)代社會已然進入信息化時代，信息技術(shù)被廣泛運用于各行各業(yè)，是推動社會不斷向前發(fā)展的不可或缺的動力。本文以事業(yè)單位檔案管理為研究對象，發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位在進行檔案管理信息化建設(shè)中依然存在著一些問題需要去解決，為此，本文針對存在的主要問題進行了探索并提出了合理化的解決方案，希望對優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)有所幫助。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè);問題;解決方案

事業(yè)單位檔案管理工作不僅繁瑣復(fù)雜還具有一定的機密性。過去檔案管理工作都是通過人工完成，人為造成錯誤的概率高的同時工作效率和管理效果得不到有效保證，純粹靠人工進行檔案管理的模式在已然不能滿足現(xiàn)代檔案管理要求。所以各大企事業(yè)單位進行檔案管理信息化建設(shè)是實現(xiàn)現(xiàn)代信息化管理的要求，也是各大企事業(yè)單位取得長效發(fā)展的必然選擇。對于事業(yè)單位而言，作為國家的一個重要組成部分，身兼國家建設(shè)之重?fù)?dān)，在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，更是要緊跟時代發(fā)展步伐，不斷提高自身信息化管理水平，在加強檔案管理信息化建設(shè)中要善于發(fā)現(xiàn)問題主干并尋找相應(yīng)的解決方案，砥礪前行。

1 目前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的主要問題

1.1 檔案管理信息化缺乏相關(guān)的配套設(shè)施

事業(yè)單位進行檔案管理信息化建設(shè)硬件設(shè)施是不可或缺的條件，針對大量需要處理的信息需要配備有高速運行、快速處理信息和儲存量大的設(shè)備，這樣才能為檔案管理中大量的信息數(shù)據(jù)提供高效的處理方法。然而，實際中事業(yè)單位檔案管理信息化的配套設(shè)施還比較落后，一方面是信息化管理里面在檔案管理中還未得到真正的落實和，管理層重視程度還不夠，對于相關(guān)的設(shè)施設(shè)備投入不夠;另一方面是檔案室中空間有限，大量的紙質(zhì)文檔的堆積占用了大部分空間，配套設(shè)施不夠完善，缺少完善的配套設(shè)施導(dǎo)致錄入的檔案信息不準(zhǔn)確的同時，也會致使檔案信息化管理工作難以順利開展[1]。

1.2 檔案管理信息化建設(shè)的安全性得不到保障

檔案信息化管理依托于網(wǎng)絡(luò)，在網(wǎng)絡(luò)信息的大環(huán)境下，不法分子進行的網(wǎng)絡(luò)違法犯罪活動頻頻發(fā)生。事業(yè)單位是國家基本政策得以落實的落腳點，從事的工作內(nèi)容有些涉及國家機密。一些黑客通過編寫代碼實施違法操作，利用病毒攻擊檔案管理系統(tǒng)從而盜取個人信息或者機密文件，一旦發(fā)生信息泄露事件后果不堪設(shè)想。所以，對于事業(yè)單位信息安全問題要予以足夠的重視。然而，很多事業(yè)單位的檔案信息化管理目前仍然處于摸索階段，信息安全問題常被忽略，缺乏必要的信息安全防護措施，信息的安全維護存在很大的隱患。其次，管理人員信息技術(shù)水平較差，對于管理信息系統(tǒng)缺乏了解，更多還是停留在信息的輸入、儲存和查詢階段，對于系統(tǒng)遭受惡意攻擊的突發(fā)事件處理能力還欠缺[2]。然后是缺乏完善的管理制度，例如工作人員對檔案資料可以進行無約束、不受限制的進行查詢，檔案信息的安全性得不到確切保障。

1.3 檔案管理工作人員信息技術(shù)水平有待提高

在國內(nèi)，事業(yè)單位的實行檔案的信息化管理起步較晚，還缺乏專業(yè)化、規(guī)范化的管理制度。首先，部分入職上崗的管理人員沒有接受過專業(yè)的技能培訓(xùn)，都是邊學(xué)邊做，在實際工作中存在很多不當(dāng)操作行為，存在一定的安全問題。其次，檔案文件的保存缺乏統(tǒng)一規(guī)范，使得管理信息較為混亂，不利于進行高效管理的同時還容易造成信息的丟失。事業(yè)單位在進行檔案管理信息化建設(shè)的過程當(dāng)中，如若不能根據(jù)事業(yè)單位的實際規(guī)范信息管理流程，在很大程度上會影響信息化管理水平的提高。

2 實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的可行性方案

2.1 加大對相關(guān)配套設(shè)施的投入，健全硬件設(shè)備

事業(yè)單位實現(xiàn)檔案管理的信息化，首先需要的是為檔案管理部門提供齊全的配套設(shè)施。上級領(lǐng)導(dǎo)在注意到設(shè)施設(shè)備對檔案信息化管理的重要性后，要集中力量給予檔案管理部門足夠的資金支持，用于完善相關(guān)的配套設(shè)施。其次，進行一個完整的設(shè)施建設(shè)需要投入大量的資金，例如設(shè)備的購與維護費用，與之配套的場地擴建，還有設(shè)備安置的環(huán)境溫度也有所講究，專業(yè)的信息技術(shù)人員也必不可少，相關(guān)方面的一些花費夾雜在一起就是一筆不小的開支[3]。因此，獲得上級領(lǐng)導(dǎo)的大力支持是檔案管理部門獲得信息設(shè)備與配套設(shè)施支持的重要途徑。有了完備的配套設(shè)施才能為實現(xiàn)檔案管理的信息化提供硬件保障。

2.2 實行規(guī)范化的檔案管理制度，提高信息化建設(shè)的安全性

首先，保證檔案信息的安全可以通過硬件保護和軟件防御兩種方式來實現(xiàn)，例如在系統(tǒng)中購買并安裝安全系數(shù)高的防火墻，對黑客進行防御。其次，通過聘用高素質(zhì)的信息管理人才為檔案信息化管理提供專業(yè)指導(dǎo)，他們可以通過編寫代碼加強對檔案管理系統(tǒng)的防護，同時也要求他們必須具備對一些惡意攻擊行為能夠進行及時防御的能力。與此同時，聘用這些高素質(zhì)的信息管理人才，為日常管理工作提供專業(yè)性指導(dǎo)，從而提高整體部門人員的專業(yè)素養(yǎng)。最后，完善相關(guān)的管理制度并認(rèn)真執(zhí)行，明確檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)，規(guī)范人員對檔案資料的使用，做好保密措施。實行嚴(yán)格的準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，檔案訪問設(shè)計訪問權(quán)限[4]。

2.3 重視對管理人員的信息技術(shù)培訓(xùn)，提高整體的信息管理水平

為了加快事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的進程，首先要對入職上崗的每一位工作人員進行專業(yè)的培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括了信息化管理技術(shù)、規(guī)范化的操作實訓(xùn)以及信息安全防御技能，通過考核的人才能進入檔案管理部門任職。在此還需要強調(diào)信息管理人才的重要性，提高整體煩人技術(shù)水平，在工作隊伍中放入高素質(zhì)的專業(yè)人才，那么整個隊伍的持續(xù)發(fā)展力才能得到長久的保持。

3 結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位檔案信息化管理還存在著配套設(shè)施不健全、信息安全和人員素質(zhì)較低的問題，針對這些問題，再結(jié)合事業(yè)單位的實際情況，加大對檔案管理信息化建設(shè)的資金投入、重視信息安全管理、制定并實行規(guī)范化的管理制度、引進高素質(zhì)專業(yè)人才以及實行專業(yè)化培訓(xùn)都是切實可行的解決辦法。相信在事業(yè)單位各方的共同努力之下，檔案管理信息化水平一定能夠得到快速提高，以此更好地推進國家建設(shè)出力。

參考文獻

[1]徐海燕.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].文存閱刊，2018（9）.

[2]于開芹.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對策研究[J].赤子，2019，000（018）：14.

[3]廖春韻.淺析行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決對策[J].卷宗，2018，000（009）：8.

[4]姜麗華.淺析事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題與策略[J].中國文藝家，2018（12）.