招投標(biāo)檔案管理電子化探究

劉莎

摘 要：隨著信息化的發(fā)展，電子技術(shù)已逐漸融入社會(huì)發(fā)展各個(gè)方面，為進(jìn)一步規(guī)范管理我國(guó)基礎(chǔ)設(shè)施工程項(xiàng)目建設(shè)，將電子技術(shù)與項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)階段有機(jī)結(jié)合起來(lái)，有效提高招投標(biāo)工作的效率，建立健全招投標(biāo)檔案管理制度，提升招投標(biāo)檔案的實(shí)用性，電子化管理招投標(biāo)檔案工作勢(shì)在必行。

關(guān)鍵詞：招投標(biāo);檔案;管理;電子化

近年來(lái)，我國(guó)為進(jìn)一步加強(qiáng)項(xiàng)目建設(shè)管理，規(guī)范項(xiàng)目建設(shè)流程，以達(dá)到公開(kāi)、公平、公正、信用、擇優(yōu)的原則，積極主動(dòng)接受行政監(jiān)督部門和社會(huì)公眾對(duì)項(xiàng)目過(guò)程實(shí)施監(jiān)督。面對(duì)科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展的現(xiàn)實(shí)社會(huì)，針對(duì)項(xiàng)目招投標(biāo)的業(yè)主單位在開(kāi)展項(xiàng)目招投標(biāo)的過(guò)程中對(duì)整個(gè)流程的規(guī)范化管理需求，需要自身嚴(yán)格對(duì)招標(biāo)文件進(jìn)行電子化歸檔管理。

1 招投標(biāo)檔案實(shí)現(xiàn)電子化管理的必要性研究

傳統(tǒng)的招投標(biāo)檔案工作受限于傳統(tǒng)的招投標(biāo)工作流程影響，在招投標(biāo)過(guò)程中產(chǎn)生的以紙質(zhì)文件為主的檔案管理，包括收集、歸檔、立卷等都是以原始單一的方式開(kāi)展的系統(tǒng)工作。在這樣的檔案管理中對(duì)人力、財(cái)力和物力的投入需求是巨大的，然而卻只能實(shí)現(xiàn)對(duì)當(dāng)中產(chǎn)生的紙質(zhì)文檔進(jìn)行收集整理，后期使用率不高，檔案管理成效不佳。而絕大多數(shù)招投標(biāo)檔案的收集、歸檔主要是為后期工程建設(shè)而選擇信用、優(yōu)質(zhì)的施工主體提供合規(guī)合法的依據(jù)，也為保障工程建設(shè)質(zhì)量提供責(zé)任支撐，實(shí)現(xiàn)施工方主體責(zé)任的前提是保證施工方的合法性，而施工方的合法性必須通過(guò)招投標(biāo)的完成來(lái)確定，也需要通過(guò)招投標(biāo)檔案的管理來(lái)佐證。實(shí)施招投標(biāo)檔案電子化管理是為保障施工方的合法性鑒定提供強(qiáng)有力的保證。

隨著招投標(biāo)工作的全區(qū)域覆蓋，招標(biāo)面更廣，為突破地域和時(shí)空限制，降低招投標(biāo)成本投入，充分利用“互聯(lián)網(wǎng)+”、云平臺(tái)等信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)招標(biāo)公告、遠(yuǎn)程投標(biāo)簽到、交流及開(kāi)標(biāo)，通過(guò)異地評(píng)標(biāo)和自動(dòng)評(píng)審等招投標(biāo)流程，最終達(dá)到招投標(biāo)全過(guò)程電子化網(wǎng)上留痕。在全新的招投標(biāo)運(yùn)作模式下，對(duì)招投標(biāo)檔案實(shí)行電子化管理是非常有必要的，既對(duì)招投標(biāo)檔案管理的全流程進(jìn)行細(xì)節(jié)監(jiān)管，也為后期的項(xiàng)目建設(shè)監(jiān)督檢查查證提供全方位線索依據(jù)，提高招投標(biāo)檔案的使用率。

2 分析招投標(biāo)檔案實(shí)行電子化管理中存在的問(wèn)題

2.1 招投標(biāo)檔案實(shí)行電子化管理未形成成熟的體制機(jī)制

由于我國(guó)的招投標(biāo)檔案電子化管理是近幾年隨著信息化發(fā)展需求而提出的，政府沒(méi)有制定系統(tǒng)的針對(duì)招投標(biāo)檔案電子化管理方面的法律法規(guī)，而是邊緣化的對(duì)招投標(biāo)檔案電子化管理進(jìn)行描述。比如說(shuō)在《電子招標(biāo)投標(biāo)辦法》中只是簡(jiǎn)要提出作為電子招標(biāo)投標(biāo)交易平臺(tái)需具備電子歸檔功能并進(jìn)行電子歸檔備份的要求，并在附件《電子招標(biāo)投標(biāo)系統(tǒng)技術(shù)規(guī)范》中對(duì)招投標(biāo)系統(tǒng)提出需滿足電子存檔和歸檔等功能的規(guī)定，而非對(duì)招投標(biāo)檔案電子化管理進(jìn)行詳細(xì)的要求和描述。可見(jiàn)，我國(guó)在針對(duì)招投標(biāo)檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化的問(wèn)題上還處在前期探索階段，而沒(méi)有一個(gè)支撐和保障相關(guān)工作的法規(guī)性文件，導(dǎo)致招投標(biāo)檔案電子化管理因沒(méi)有的規(guī)范性和權(quán)威性要求而失去其開(kāi)展該項(xiàng)工作的實(shí)際意義。

2.2 無(wú)法滿足招投標(biāo)檔案實(shí)行電子化管理的需求

招投標(biāo)檔案的收集主要集中于項(xiàng)目招投標(biāo)的各個(gè)階段，而在開(kāi)展招投標(biāo)工作中，由于工作人員更重視目標(biāo)達(dá)成，而輕視對(duì)過(guò)程的管理，自然對(duì)檔案收集也只是形式化、流程式開(kāi)展工作，展現(xiàn)出對(duì)招投標(biāo)電子檔案的收集重視力度不夠的問(wèn)題。加之電子檔案的收集、整理需要較高的科技網(wǎng)絡(luò)技術(shù)保障，對(duì)信息技術(shù)設(shè)備有較強(qiáng)的依賴性，同時(shí)也需要工作人員轉(zhuǎn)變觀念，拓展自身關(guān)于網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、系統(tǒng)操作流程等相關(guān)知識(shí)儲(chǔ)備，著力提升自身關(guān)于電子化檔案管理的業(yè)務(wù)能力，積極主動(dòng)的學(xué)習(xí)新的檔案管理技能。

2.3 招投標(biāo)檔案實(shí)行電子化管理的設(shè)施設(shè)備落后

傳統(tǒng)的招投標(biāo)檔案基本由投標(biāo)公司和招標(biāo)業(yè)主單位出于對(duì)自身企業(yè)管理需要而獨(dú)自采取人工收集保存紙質(zhì)文件的方式進(jìn)行歸檔。而當(dāng)今隨著電子化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)，項(xiàng)目招投標(biāo)方式發(fā)生巨大轉(zhuǎn)變，電子一體化交易平臺(tái)逐步建設(shè)完成，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通和信息共享已不再是展望，招投標(biāo)工作中產(chǎn)生的大量檔案信息也可以充分運(yùn)用相關(guān)技術(shù)而實(shí)現(xiàn)全方位、規(guī)范化的電子管理，這當(dāng)中需要政府在檔案管理中認(rèn)識(shí)到檔案管理載體已由以前的實(shí)物慢慢變成了新的多媒體設(shè)備，包括電腦、網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)、APP、云儲(chǔ)存和硬盤等設(shè)備，而這些設(shè)備的更新?lián)Q代由于涉及資產(chǎn)及財(cái)務(wù)投入，無(wú)論是政府或是企業(yè)都需要考慮財(cái)務(wù)投入因素及設(shè)備更新?lián)Q代較快等因素而一步一步實(shí)施。因此在招投標(biāo)檔案管理方面配備的設(shè)施設(shè)備更新速度趕不上信息化發(fā)展需求，也是導(dǎo)致招投標(biāo)檔案實(shí)現(xiàn)電子化管理滯后的一個(gè)重要因素。

3 招投標(biāo)檔案實(shí)行電子化管理的具體舉措

電子化檔案管理具有儲(chǔ)存量大、查詢方便、管理規(guī)范等特點(diǎn)，已經(jīng)廣泛運(yùn)用于各個(gè)領(lǐng)域，尤其在招投標(biāo)檔案管理中實(shí)行電子化管理模式對(duì)招投標(biāo)的全過(guò)程實(shí)施監(jiān)督管理具有一定的意義。招投標(biāo)檔案實(shí)行電子化管理是時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)下對(duì)檔案管理的必然要求，需要我們站在做好項(xiàng)目招投標(biāo)工作的全局中進(jìn)行檔案管理改革，為項(xiàng)目招投標(biāo)提供基礎(chǔ)性、安全性保障，這就需要我們采取一些切實(shí)可行的措施完善對(duì)招投標(biāo)檔案的電子化管理：

3.1 建立健全招投標(biāo)檔案實(shí)行電子化管理的規(guī)章制度

在法律法規(guī)未針對(duì)這方面作出詳細(xì)規(guī)定的現(xiàn)實(shí)情況下，從對(duì)自身責(zé)任義務(wù)的界定和維護(hù)出發(fā)，企業(yè)和業(yè)主單位需要制定關(guān)于招投標(biāo)檔案實(shí)行電子化管理的規(guī)章制度，做好對(duì)招投標(biāo)檔案實(shí)行電子化管理的詳細(xì)規(guī)定，為招投標(biāo)及其檔案管理提供依據(jù)，并規(guī)范對(duì)電子檔案的收集、管理及使用的全部流程。使招投標(biāo)檔案的管理在績(jī)效管理制度下全力運(yùn)行，以實(shí)現(xiàn)其真正的價(jià)值意義。

3.2 加強(qiáng)對(duì)招投標(biāo)業(yè)務(wù)人員的電子檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)

目前我們很多業(yè)主單位、投標(biāo)企業(yè)及招投標(biāo)代理公司在檔案實(shí)行電子化管理方面重視不到位，業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)、專業(yè)性低，不會(huì)專門設(shè)置檔案管理專職崗位來(lái)實(shí)施招投標(biāo)檔案電子化管理，導(dǎo)致招投標(biāo)檔案實(shí)行電子化管理制度虛化，而這些單位也是真正需要實(shí)行檔案管理改革，積極主動(dòng)接受監(jiān)督的單位。因此加大投入對(duì)相關(guān)專業(yè)人才培養(yǎng)是勢(shì)在必行的。可通過(guò)舉辦招投標(biāo)檔案電子化管理專題業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，實(shí)施獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制以激勵(lì)業(yè)務(wù)人員按照規(guī)范開(kāi)展招投標(biāo)檔案電子化管理以及加強(qiáng)業(yè)務(wù)人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)的提高等措施加強(qiáng)人力保障。

3.3 配備先進(jìn)的電子化檔案管理設(shè)施設(shè)備

巧婦難為無(wú)米之炊，技術(shù)再好的業(yè)務(wù)人員在設(shè)施配備不齊的情況下也無(wú)法開(kāi)展招投標(biāo)檔案電子化管理工作。因此做好設(shè)施設(shè)備配備是做好招投標(biāo)檔案電子化管理的基礎(chǔ)。而且由于信息設(shè)備是成系統(tǒng)一體化的，缺一不可，有了硬件，缺少軟件也是不能正常開(kāi)展工作的。因此在設(shè)備配備時(shí)就應(yīng)充分考慮工作需求，檔案整理時(shí)才會(huì)不留問(wèn)題，網(wǎng)絡(luò)鏈接、電腦、移動(dòng)硬盤、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)等設(shè)備都是不可或缺的。因此，檔案管理電子設(shè)備的配備工作是務(wù)必要做好的基礎(chǔ)性工作。

4 結(jié)束語(yǔ)

招投標(biāo)檔案實(shí)現(xiàn)電子化管理是從提高檔案使用效率、保障檔案安全性和規(guī)范檔案管理流程出發(fā)而采取的適應(yīng)現(xiàn)代信息發(fā)展的檔案管理機(jī)制，是值得項(xiàng)目招投標(biāo)所涉企業(yè)及單位實(shí)施推廣的檔案管理先進(jìn)模式，但由于其現(xiàn)階段受制于眾多因素的影響，管理制度相對(duì)滯后，需要我們不斷探索，尋求解決問(wèn)題的方式。相信在不久的將來(lái)，電子技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用會(huì)越來(lái)越深入，對(duì)招投標(biāo)檔案的管理成效也會(huì)越來(lái)越大。

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