學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)存在的問題及對策分析

吳良妹

摘 要：隨著教育改革的加快，學(xué)校檔案管理的創(chuàng)新迫在眉睫。而且加快學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)，能夠有效提高學(xué)校檔案管理的效率，但是當前學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)時間較短，依然還存在一些問題?；诖?，筆者將分析與探討學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)存在的問題及對策。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案;管理信息化建設(shè);問題及對策

傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理在應(yīng)用過程中呈現(xiàn)出種種弊端，這些弊端的解決在很大程度上有賴于學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)。但由于學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展時間短，管理理念以及管理方法都需要及時更新。因此探索學(xué)校管理人員要立足于實際建設(shè)中存在的問題，采取科學(xué)、合理的對策。

1 學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容

學(xué)校檔案管理信息化是指利用信息化管理平臺、網(wǎng)站等多種方式，對學(xué)校檔案進行分類、收集，極大的提高了檔案管理的安全性。這要求學(xué)校要在掃描技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的支持下，確保檔案管理工作高效開展。而且學(xué)校也要加強數(shù)字檔案館建設(shè)，便于相關(guān)人員快速查找、查閱相關(guān)檔案。由此切實減輕了管理人員的工作壓力，能夠為學(xué)校人員提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2 學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的問題

當前學(xué)校存在不重視檔案工作，缺乏信息意識的問題。特別是部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)把工作重點，集中在招生、就業(yè)、校企合作等重大工作上，對檔案管理工作普遍缺乏重視。很多領(lǐng)導(dǎo)認為檔案管理工作很簡單，只是保管檔案資料，甚至認為檔案管理部門是學(xué)校發(fā)展的重擔。在這種思想的影響下，許多學(xué)校還沒有建立起規(guī)范的檔案管理制度，甚至讓教師家屬或退休職工從事檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理沒有發(fā)揮應(yīng)有的價值。而且學(xué)校的教職工也不清楚檔案工作的重要性，不配合檔案管理部門的工作，導(dǎo)致重要檔案資源未能及時收集整理，很多檔案資料甚至被損壞和丟失。其次學(xué)校檔案管理手段落后，加上認識不足、資金不足等實際困難，導(dǎo)致只有一小部分數(shù)據(jù)被掃描上傳到檔案管理系統(tǒng)中，大量的檔案數(shù)據(jù)仍以紙質(zhì)形式存儲。較多學(xué)校檔案信息化設(shè)備也緊缺，大多檔案利用仍處于人工查詢狀態(tài)。再者檔案管理人員素質(zhì)和能力低，大多數(shù)檔案工作者并不是檔案專業(yè)的畢業(yè)生，不熟悉計算機技術(shù)。學(xué)校檔案管理權(quán)限沒有明確界定，導(dǎo)致實際管理混亂，如會出現(xiàn)檔案借閱制度不完善，借閱后不能及時歸還，影響后續(xù)使用等問題。以上就是學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的問題。

3 學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)策略

3.1 高度重視管理信息化建設(shè)，做好宣傳工作

要加強學(xué)校檔案信息化建設(shè)，學(xué)校就要高度重視管理信息化建設(shè)，做好宣傳工作。檔案管理需要全校領(lǐng)導(dǎo)和師生的配合，充分發(fā)揮檔案管理的價值。特別是檔案管理部門要以身作則，積極宣傳檔案管理的價值和作用。由此加強全體師生對檔案管理的重視，加快檔案管理信息化進程。

例如學(xué)校要將檔案信息化建設(shè)納入學(xué)校工作日程，根據(jù)實際需要投入一定資金。并且學(xué)校要定期檢查與更換新型信息設(shè)備，進而保證檔案信息化建設(shè)有序進行。作為學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)要充分認識檔案信息化建設(shè)的必要性，通過“宣傳會、微信公眾號推送、微博”等多種方式，指導(dǎo)各個部門的職工掌握檔案的基本收集方法。由此促使學(xué)校上下一致，形成良好的檔案信息化管理氛圍。

3.2 加強信息化培訓(xùn)

要加強學(xué)校檔案信息化建設(shè)，學(xué)校就要加強信息化培訓(xùn)。檔案人員的信息素質(zhì)和信息技能情況，直接關(guān)系到學(xué)校信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量。由此學(xué)校要摒棄傳統(tǒng)和過時的管理觀念，在崗位培訓(xùn)中增大信息化內(nèi)容，借助現(xiàn)場模擬、專家講解，提升管理人員的信息素養(yǎng)。同時學(xué)校要杜絕退休人員及其家屬擔任檔案管理人員，要積極引進專業(yè)人才，避免出現(xiàn)“內(nèi)部消化”的情況。

例如學(xué)校要定期開展在崗檔案管理人員的培訓(xùn)教育，一方面要鼓勵檔案管理從業(yè)人員積極學(xué)習(xí)，了解相關(guān)法律法規(guī)，學(xué)習(xí)計算機知識，提高檔案管理技能。另一方面學(xué)?？梢匝垖＜襾硇Ｖv學(xué)，幫助檔案管理人員了解檔案管理的前沿狀況，選拔工作能力強的人員到學(xué)校深造，或通過開展檔案知識競賽等活動，激發(fā)管理人員自覺提升自己的專業(yè)能力，加快檔案管理信息化步伐。同時學(xué)校還可以設(shè)立檔案兼職人員崗位津貼，定期對檔案工作進行考核評價，不斷改善艱苦環(huán)境，提高檔案工作者的專業(yè)技能。其次學(xué)校還要建立檔案人員學(xué)習(xí)激勵處罰機制，對于表現(xiàn)突出的管理人員予以一定的獎勵，而對于玩忽職守，出現(xiàn)重大失誤的管理人員進行口頭批評、罰款等處理，增強管理意識，進而從多方面提升管理人員的綜合素養(yǎng)。

3.3 建立完善的檔案管理制度

要加強學(xué)校檔案信息化建設(shè)，學(xué)校就要建立完善的檔案管理制度，落實電子檔案系統(tǒng)安全運行等制度，實現(xiàn)檔案信息的規(guī)范化管理。從不同方面反映學(xué)校的情況，對總結(jié)經(jīng)驗、指導(dǎo)工作和業(yè)務(wù)調(diào)研具有實際效果，是系統(tǒng)有效的參考資料。所以學(xué)校要建立檔案管理責(zé)任制，明確檔案職能部門、教學(xué)部門在檔案管理中的職責(zé)，提高信息化檔案管理的效率。然后學(xué)校要建立監(jiān)督管理機制，通過層層分解，加強檔案管理的規(guī)范化。最后檔案管理者應(yīng)該明確資料收集的范圍，制定資料收集的時間、應(yīng)提交的格式、資料的保密和共享等相關(guān)規(guī)定，使檔案管理規(guī)范化。而且學(xué)校要嚴格規(guī)定如不履行必要的程序，嚴禁任何人借閱檔案，進而為檔案管理信息化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。

例如學(xué)?？梢越⑼晟频臋n案管理制度，對零散的資料、文件進行統(tǒng)一收集、分類，及時更新數(shù)據(jù)庫的安全功能，備份數(shù)據(jù)，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)損壞等問題。同時學(xué)校檔案館要利用館藏檔案的優(yōu)勢，對零散的檔案進行系統(tǒng)整理，為學(xué)校各項工作提供準確、系統(tǒng)的檔案和史料。然后學(xué)校要建立統(tǒng)一的教育檔案管理標準，降低檔案查閱和編輯的難度。其次學(xué)校要建立一套完善的員工行為管理體系，積極應(yīng)用加密技術(shù)和數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)，保證檔案文件的安全性，進而提高學(xué)校檔案管理的實效性。

4 結(jié)論

學(xué)校檔案信息化建設(shè)是針對學(xué)校向前發(fā)展的必要條件，這要求學(xué)校要發(fā)揮原有的管理優(yōu)勢，借鑒優(yōu)秀案例，引進先進手段與管理理念、建立完善的檔案管理制度，進而推動學(xué)校檔案管理的現(xiàn)代化。

參考文獻

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