試論信息共享下檔案開放與保密關(guān)系的處理

摘 要：檔案信息資源的開放與保密工作，是保證各類信息資源正確利用的前提。基于此，文章以信息共享為背景，對檔案開放與檔案保密之間的工作屬性進(jìn)行分析，并對如何提高檔案開放利用與保密工作的聯(lián)動性進(jìn)行研究。

關(guān)鍵詞：信息共享;檔案開放;檔案保密

檔案作為社會信息資源的一種重要載體，其起到對信息進(jìn)行記錄與保護(hù)的作用。在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)時代的到來下，信息資源呈現(xiàn)出一種共享化趨勢，這也就為傳統(tǒng)的檔案開放與管理工作增加一定的負(fù)擔(dān)，如未能合理的針對檔案信息進(jìn)行有效保管，則必然造成部分機(jī)密外泄，令部分企業(yè)及社會活動受到極大的安全損失。為此，必須在檔案開放與保密工作中尋求一個共生點，建立一種有效的管控機(jī)制，確保檔案開放體系下能針對部分保密內(nèi)容進(jìn)行安全防護(hù)，以做到檔案信息在為社會提供幫助的同時，也可為信息提供一定的保密機(jī)制。

1 檔案開放與檔案保密之間的工作屬性

檔案開放是指檔案館部分存在一定年限的信息內(nèi)容進(jìn)行公開，定期服務(wù)于社會體系之中，此類信息內(nèi)容的開放處理，在一定程度上對檔案館的封閉式管理理念進(jìn)行優(yōu)化。通過內(nèi)部各類信息的開放處理，可將檔案館轉(zhuǎn)變?yōu)橐环N服務(wù)于社會的事業(yè)型機(jī)構(gòu)，同時為社會相關(guān)領(lǐng)域提供信息支持功能，部分企業(yè)及個人檔案信息進(jìn)行獲取利用檔案信息中的價值維系自身的發(fā)展，可精準(zhǔn)的彰顯出檔案信息開放，社會體系運行所產(chǎn)生的一系列效益，從而推動檔案事業(yè)的發(fā)展。

答案保密則是針對檔案信息內(nèi)容中存在的高價值絕密與機(jī)密信息進(jìn)行安全防護(hù)，防止因信息泄露而造成不必要的損失。從工作本質(zhì)來講保密機(jī)制的實行主要是針對信息內(nèi)容進(jìn)行有效的防護(hù)，例如時間節(jié)點、空間節(jié)點下的防控。當(dāng)然其并不是在任何一種情況下對保密信息進(jìn)行無差別防護(hù)，而是針對性的開展信息保護(hù)，保證信息在應(yīng)有的操控平臺內(nèi)實現(xiàn)利用價值。保密信息在進(jìn)行利用時必須建立在細(xì)細(xì)防護(hù)基礎(chǔ)之上，其既脫離保而不用的錯誤機(jī)制，也可在相關(guān)領(lǐng)域中實現(xiàn)最大化。

從檔案開放利用與檔案保密工作的相互作用機(jī)理來看，兩者屬于相輔相成的工作特性，保密工作需在開放利用基礎(chǔ)之上來實現(xiàn)價值轉(zhuǎn)換。此種定向化需求對于檔案館的工作人員來講，必須具備較高的工作素質(zhì)，正確衡量信息資源的使用價值及其在社會中呈現(xiàn)出的功能，切記工作時不可偏重于某一層面，開放利用與保密工作中找到一個共生點，提高信息的利用價值。

2 信息共享下檔案開放與保密關(guān)系的處理

2.1 建立規(guī)范化的制度，保證檔案開放與保密工作的順利開展

檔案信息要想最大限度的在社會體系中發(fā)揮應(yīng)有的功能效用，需針對檔案信息開放利用工作與保密工作之間的耦合點，建立一套完整的規(guī)范制度，將各項舉措落實到檔案應(yīng)用過程中，確保檔案信息實際應(yīng)用時不會受到泄漏風(fēng)險，同時又可提供相關(guān)的社會服務(wù)。制度的建設(shè)與其執(zhí)行方式屬于一種配套措施，兩者之間呈現(xiàn)出一種監(jiān)管的機(jī)制，通過制度的建設(shè)來對檔案信息應(yīng)用行為進(jìn)行約束，執(zhí)行舉措的建設(shè)則可為制度提供落實途徑，通過兩者之間的相互補(bǔ)充，可有效提高檔案信息的應(yīng)用質(zhì)量。例如，在檔案信息開放應(yīng)用時，針對檔案信息內(nèi)容及其在社會領(lǐng)域中起到的價值來建立外借、預(yù)覽等方面的制度，并應(yīng)依據(jù)檔案信息類型來建立相對應(yīng)的審批機(jī)制，將檔案信息的利用形式信息承接者進(jìn)行捆綁。此外，檔案工作者必須嚴(yán)格執(zhí)行國家所制定的法律法規(guī)，針對不同檔案信息來進(jìn)行分送、銷毀、收發(fā)等方面的操作，監(jiān)管職能部門也應(yīng)對檔案信息的利用形式予以定期檢查，確保各項舉措可正確落實到信息利用環(huán)節(jié)，以此來保證檔案信息開放與保密起到時效性價值。

2.2 建立審查機(jī)制，確保檔案開放利用中保密工作的執(zhí)行

審查工作作為檔案信息開放利用的前提，提示針對檔案信息內(nèi)容來設(shè)定其開放使用權(quán)限，對于此，工作在開展中可分為三個階段。首先，初審階段。此類審查內(nèi)容是指崗位工作人員檔案信息的存放保密期限進(jìn)行查定，然后判定其開放及使用范圍。其次，中審階段。此階段則是委派專業(yè)人員，初審階段中存在開放使用信息不明的內(nèi)容進(jìn)行相關(guān)核驗，依據(jù)信息內(nèi)容的質(zhì)量性來進(jìn)行取舍，保證信息的開放更具有時效性價值，可精準(zhǔn)的服務(wù)于社會領(lǐng)域中。最后，終審階段。此階段則是由領(lǐng)導(dǎo)者綜合前兩個階段的信息核對情況，從整體到局部進(jìn)行利弊的衡量，通過綜合性的分析來界定信息檔案的批復(fù)情況。

考慮到檔案信息本身的保密等級特性，由于其秘密等級受時間性限制，即為在某一時間段內(nèi)此類保密信息具有相關(guān)價值，超出一定期限后保密信息的價值則對應(yīng)取消，此時則需將信息進(jìn)行公開處理，為社會相關(guān)行業(yè)提供一定的信息資源。對于此類資源的開放，必須由承接信息錄入的部門來進(jìn)行解密，特別是針對一些國家性秘密信息來講，必須遵循嚴(yán)格的審查制度，在信息存檔到達(dá)一定的時限后，需針對信息進(jìn)行化密、解密處理，同時應(yīng)嚴(yán)格審查信息的時效價值，從而保證信息在開放利用過程中可發(fā)揮出應(yīng)有的特性。

2.3 依托于網(wǎng)絡(luò)信息平臺，提高檔案信息開放與保密的工作質(zhì)量

在大數(shù)據(jù)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)體系的應(yīng)用下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息檔案已經(jīng)逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔㈩愲娮訖n案。電子信息檔案高效率的處理形式，可在某一時間節(jié)點下將各類信息實時整合，避免因傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案中的收集與分析工作所造成的時延性問題。但電子信息平臺的應(yīng)用也存在一定的問題，由于電子網(wǎng)絡(luò)本身的開放性、時效性傳輸特點，在信息開放過程中將造成數(shù)據(jù)信息在某一時間節(jié)點的大量傳輸，一旦信息發(fā)生泄露問題，則將為相關(guān)行業(yè)帶來極大的經(jīng)濟(jì)損失。為此必須高度重視電子信息技術(shù)在檔案開放與保密工作中的應(yīng)用，針對不同等級的檔案信息進(jìn)行分化式管理，通過設(shè)定相應(yīng)的約束機(jī)制，來保證信息獨立傳輸。同時應(yīng)將涉密類信息進(jìn)行物理隔離，保證信息無法通過外部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳播，并應(yīng)將內(nèi)部機(jī)器與外部機(jī)器設(shè)定為獨立的資源接口，做到專機(jī)專用、涉密信息不聯(lián)網(wǎng)，以此來保證檔案信息管理工作的順利開展。

3 結(jié)語

綜上所述，檔案館在開放保密類信息，需針對信息防護(hù)等級與在年限內(nèi)所起到的價值進(jìn)行開放設(shè)定，保障信息在有效時限內(nèi)可服務(wù)于社會。為最大限度的保證信息資源開放與保密之間的工作聯(lián)動性，必須針對信息資源來建立完整的開放機(jī)制，加大各項規(guī)章制度的落實，保證資源在利用過程中可正確發(fā)揮出其社會價值，同時也可起到信息資源防護(hù)的重要作用。

參考文獻(xiàn)

[1]張婉瑩.檔案開放視角下的政府信息公開保密審查機(jī)制研究[J].宿州學(xué)院學(xué)報，2019，34（03）：12-16.

[2]岳翠平.正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系[C].《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院.“決策論壇——決策科學(xué)化與民主化學(xué)術(shù)研討會”論文集（上）.《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院：《科技與企業(yè)》編輯部，2017：225.

[3]劉金霞.檔案開放鑒定工作的困境與出路——從檔案利用工作的視角[C].國家檔案局.創(chuàng)新：檔案與文化強(qiáng)國建設(shè)——2014年全國檔案工作者年會優(yōu)秀論文集.國家檔案局：中國檔案學(xué)會，2014：138-143.

作者簡介

成東菊（1972-），女，漢族，山西省呂梁市離石區(qū)，山西廣播電視大學(xué)，涉外文秘，大學(xué)?？疲轿魇瘟菏欣细刹炕顒又行模ㄊ聵I(yè)單位），檔案館員，中級，研究方向：檔案開放與信息安全。