PDCA循環(huán)管理在醫(yī)院科技檔案管理中的應(yīng)用

摘 要：PDCA循環(huán)管理是一種較為常用的管理方法，該方法有助于發(fā)現(xiàn)存在問題的根源，并對(duì)問題進(jìn)行有針對(duì)性的解決，可以提高管理水平。文中，結(jié)合醫(yī)院科技檔案管理實(shí)際情況，就PDCA循環(huán)管理在醫(yī)院科技檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：PDCA循環(huán)管理;科技檔案;檔案管理;醫(yī)院

1 PDCA循環(huán)管理概述

PDCA循環(huán)管理是一種常用的管理方法，該方法是指一個(gè)周而復(fù)始的管理過程，通過計(jì)劃（Plan）、實(shí)施（Do）、檢查（Check）、處理（Action）四階段不停循環(huán)的管理模式，在實(shí)施過程中發(fā)現(xiàn)存在問題的根源，并對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行有效的解決，能有效提高工作質(zhì)量，顯著提高管理水平。PDCA循環(huán)可在各種的工作中運(yùn)用，在績(jī)效管理方面尤其適用。

PDCA循環(huán)計(jì)劃階段（Plan）需制定管理計(jì)劃，并確定目標(biāo)和方針;實(shí)施階段（Do）為具體運(yùn)行以實(shí)現(xiàn)計(jì)劃的具體內(nèi)容;檢查階段（Check）需對(duì)實(shí)施計(jì)劃的結(jié)果進(jìn)行總結(jié)分析，發(fā)現(xiàn)存在的相關(guān)問題;處理階段（Action）需對(duì)檢查的結(jié)果予以處理，表現(xiàn)較佳的繼續(xù)保持，表現(xiàn)不佳的則應(yīng)吸取教訓(xùn)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，未能解決的問題提交到下一次的循環(huán)中以待解決。

2 醫(yī)院科技檔案管理工作的現(xiàn)狀

作為醫(yī)學(xué)科學(xué)研究的載體，科技檔案中蘊(yùn)藏了豐富的科技信息資源，這些豐富的科技信息是連接醫(yī)療科學(xué)與醫(yī)療服務(wù)之間的紐帶，醫(yī)學(xué)科技檔案在醫(yī)院管理活動(dòng)中有著不可替代的重要作用。

當(dāng)前醫(yī)院科技檔案管理的現(xiàn)狀主要有如下幾點(diǎn)：

2.1 醫(yī)院科技檔案管理意識(shí)較薄弱

國(guó)內(nèi)很多醫(yī)院都重視醫(yī)學(xué)科技項(xiàng)目的申報(bào)與成果的產(chǎn)出，但普遍存在檔案管理意識(shí)薄弱的情況，很多醫(yī)院的科技檔案工作沒有融入到日常的科技活動(dòng)中，從科技工作人員到醫(yī)院管理人員均沒有意識(shí)到科技檔案的重要性。

2.2 醫(yī)院科技檔案管理制度不完善

醫(yī)院科技檔案的管理工作在管理模式、管理制度及人員安排等方面均存在著很多影響因素，如果沒有行之有效的完善的管理制度來進(jìn)行約束，單純依靠科技工作人員的自覺性來完成檔案材料，依靠科技管理部門進(jìn)行收集與整理，缺乏同步的建檔管理工作，缺乏實(shí)時(shí)監(jiān)督和反饋，可能會(huì)造成歸檔材料不完整，內(nèi)容良莠不齊。

2.3 醫(yī)院科技檔案完整性欠缺、利用率低

醫(yī)學(xué)科技項(xiàng)目一般由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人主持，課題組專業(yè)技術(shù)人員分工協(xié)作，科研檔案的收集、歸檔應(yīng)保證項(xiàng)目準(zhǔn)備階段、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)驗(yàn)收、申報(bào)成果與獎(jiǎng)勵(lì)等各階段的材料的完整性和關(guān)聯(lián)性。在醫(yī)學(xué)成果轉(zhuǎn)化方面，很多醫(yī)院對(duì)醫(yī)學(xué)科研檔案的利用缺乏長(zhǎng)期有效的規(guī)劃，只把科研檔案作為歷史材料來保管，不能發(fā)揮科研檔案應(yīng)有的價(jià)值。

3 PDCA循環(huán)在醫(yī)院科技檔案管理中的應(yīng)用

依據(jù)PDCA循環(huán)管理方法，在計(jì)劃階段（Plan），醫(yī)院要對(duì)科技檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，確定管理目標(biāo)并制定相應(yīng)的計(jì)劃;在實(shí)施階段（Do），要落實(shí)管理工作，實(shí)現(xiàn)計(jì)劃階段計(jì)劃確定下來的內(nèi)容;在檢查階段（Check），對(duì)于實(shí)施階段的結(jié)果進(jìn)行深入分析，加強(qiáng)執(zhí)行力，發(fā)現(xiàn)存在問題;在處理階段（Action），要對(duì)實(shí)施階段的結(jié)果進(jìn)行處理，管理中做得好的地方繼續(xù)發(fā)揚(yáng)，管理不當(dāng)?shù)牡胤揭偨Y(jié)汲取經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于解決不了的問題則進(jìn)入下一個(gè)循環(huán)環(huán)節(jié)進(jìn)行管理。

3.1 PDCA循環(huán)計(jì)劃階段（Plan）

醫(yī)院進(jìn)行科技檔案管理PDCA管理的計(jì)劃階段，首先要確認(rèn)醫(yī)院科技檔案管理的意義和目的所在，通過對(duì)檔案信息進(jìn)行合理的充分利用，發(fā)揮其在醫(yī)療和科研工作中的作用，最終促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量、科研水平的逐步提升。

具體的計(jì)劃首先是制訂規(guī)范、健全的醫(yī)院科技?xì)w檔材料管理制度，確保醫(yī)院科技檔案管理工作有章可循。例如在醫(yī)學(xué)科研項(xiàng)目檔案的管理中，由于具有周期長(zhǎng)、專業(yè)性強(qiáng)、成套性等特點(diǎn)，材料收集過程包括科研項(xiàng)目申報(bào)準(zhǔn)備階段、研究實(shí)驗(yàn)進(jìn)行階段、總結(jié)驗(yàn)收階段、成果與獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段，主要的材料有項(xiàng)目申報(bào)書、計(jì)劃任務(wù)書、經(jīng)費(fèi)的具體使用情況、實(shí)驗(yàn)記錄本、技術(shù)總結(jié)表、科技成果的鑒定證書、性能的檢測(cè)報(bào)告等等，如果沒有規(guī)范的科技檔案管理制度對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行約束和管理，科技檔案的收集、歸檔、利用將可能遇到很大的

阻礙。

3.2 PDCA循環(huán)實(shí)施階段（Do）

醫(yī)院進(jìn)行科技檔案管理PDCA管理的執(zhí)行階段，是指通過實(shí)際的工作來實(shí)現(xiàn)計(jì)劃，管理者依據(jù)計(jì)劃階段制訂的相關(guān)管理制度，讓科技檔案相關(guān)的工作人員均有明確的工作目標(biāo)，清楚哪些科技檔案管理的工作是需要做的，應(yīng)該怎樣去做。

醫(yī)院科技檔案的管理應(yīng)分門別類，把不同科室的檔案按要求整理保存到位并清晰標(biāo)注，避免分類不明確、模糊標(biāo)記等錯(cuò)誤方式。科研項(xiàng)目管理是醫(yī)院科技檔案管理最重要的一環(huán)，醫(yī)院應(yīng)以科研項(xiàng)目管理為導(dǎo)向，明確科研檔案不同階段材料形成者的歸檔職責(zé)，如與科研檔案工作相關(guān)的部門及人員，如科管部門、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、課題參與人等均應(yīng)該有相應(yīng)的義務(wù)與責(zé)任?？蒲许?xiàng)目在結(jié)題驗(yàn)收以后，要求將項(xiàng)目申報(bào)書等相關(guān)檔案材料由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人收集整理，檔案管理人員審查后，及時(shí)填寫保管期限并盒裝歸檔。存檔材料在收集過程中要求真實(shí)、完整、有效，同時(shí)所有原件材料均須留有一份復(fù)印件分別保存。

醫(yī)院還應(yīng)使相關(guān)人員及時(shí)了解并掌握檔案管理制度的具體情況，做好科研檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作，形成層的科研檔案工作機(jī)制，增強(qiáng)醫(yī)院整體科技檔案管理的意識(shí)。此外，建議相應(yīng)的管理部門要加強(qiáng)員工的檔案管理規(guī)范規(guī)則培訓(xùn)工作，定期組織醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)化的學(xué)習(xí)，使工作人員熟悉掌握醫(yī)院科教檔案管理的規(guī)范和流程。

3.3 PDCA循環(huán)檢查階段（Check）

醫(yī)院進(jìn)行科技檔案管理PDCA管理的檢查階段，是確保管理計(jì)劃有效實(shí)施的關(guān)鍵點(diǎn)，在檢查階段的管理中需加強(qiáng)監(jiān)督檢查，并在醫(yī)院日常的運(yùn)作中加大對(duì)科技檔案管理的控制，同時(shí)積極調(diào)動(dòng)醫(yī)院全體職員的主動(dòng)性。

醫(yī)院應(yīng)形成科技檔案管理監(jiān)督機(jī)制，組建由全院檔案兼職人員和各科研項(xiàng)目課題組負(fù)責(zé)人組成的管理領(lǐng)導(dǎo)小組，科技檔案管理部門對(duì)科技檔案的收集整理實(shí)行現(xiàn)場(chǎng)控制，對(duì)課題組報(bào)送的科技檔案進(jìn)行科學(xué)的分類、編目、登記、統(tǒng)計(jì)和必要的加工整理，定期對(duì)科學(xué)項(xiàng)目研究過程的記錄進(jìn)行抽查核實(shí)，保證科技數(shù)據(jù)的真實(shí)可靠性。

對(duì)于制度運(yùn)行中出現(xiàn)的問題予以認(rèn)真分析，對(duì)照計(jì)劃階段的目標(biāo)檢查實(shí)施的情況和效果，在檢查過程中找出管理的不足和影響因素，及時(shí)對(duì)管理步驟以及管理內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)，汲取經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。

3.4 PDCA循環(huán)處理階段（Action）

醫(yī)院進(jìn)行科技檔案管理PDCA管理的處理階段，管理人員對(duì)科技檔案檢查的結(jié)果和總結(jié)進(jìn)行系統(tǒng)的分析和討論，并將具體的整改計(jì)劃方案和意見上報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)者。這樣有助于醫(yī)院管理者掌握醫(yī)院科技檔案管理環(huán)節(jié)中的問題，及時(shí)根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況，調(diào)整并制訂下一階段的管理標(biāo)準(zhǔn)等。在這樣的循環(huán)過程中，醫(yī)院的科研檔案管理水平也隨之不斷地提高。

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