新時期政府機關(guān)檔案管理工作實踐與探索

麥婉霞

摘 要：檔案管理工作是政府機關(guān)極為重要的管理活動之一。開展檔案管理可以為單位的進一步發(fā)展提供更加完整、真實、有效的原始資料信息，從而對各項資源進行科學(xué)、合理的配置，同樣也對完善政府機關(guān)的整個管理體系起著重要的積極作用。但由于受到傳統(tǒng)管理觀念和模式的影響，檔案管理工作始終處于邊緣化狀態(tài)，制定的制度、采用的工作方法、管理隊伍的素質(zhì)和能力等方面仍存在一些問題。因此在日益復(fù)雜的社會新環(huán)境中，機關(guān)檔案管理工作也要順應(yīng)政府改革政策和要求，在吸取傳統(tǒng)工作的精髓的過程中與時俱進，遵循一定的原則完成工作的質(zhì)的蛻變。在此文章就詳細的論述了檔案管理工作的內(nèi)容及原則，分析了工作中出現(xiàn)的各種問題，并對此提出了對應(yīng)的解決對策，作為工作的參考。

關(guān)鍵詞：政府機關(guān);檔案管理;內(nèi)容原則;存在問題;解決對策

1 引言

檔案管理在政府機關(guān)單位的發(fā)展過程中起著非常重要的作用，它是一切活動開展所依據(jù)的最原始的憑證，是各項資源得以合理配置的重要參考和指導(dǎo)，它貫穿于單位各項管理活動的始終。尤其是在社會轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時期，檔案管理工作的價值和地位愈加突出和明顯。政府機關(guān)與其他的企事業(yè)單位不同，它的工作范圍、領(lǐng)域涉及面十分廣泛、繁瑣且對社會管理、對民生發(fā)展都有著極其重要的意義，那么檔案管理工作就必須承擔(dān)起這些責(zé)任和任務(wù)，嚴謹、有序。從另一方面講，隨著社會的發(fā)展和科技的進步，檔案資料的形式和載體也不再局限于紙質(zhì)材料，而是向著紙質(zhì)、視頻、影像、錄音等多元方向發(fā)展，這樣的轉(zhuǎn)變也需要檔案管理工作予以創(chuàng)新和發(fā)展，以此來滿足當(dāng)前全新的工作需求。但通過觀察和研究，在具體的工作開展過程中雖然進行相應(yīng)的工作調(diào)整，在一些細節(jié)之處還是出現(xiàn)了很多問題，降低了檔案管理工作的質(zhì)量和效果。

2 檔案管理的內(nèi)容以及原則

2.1 檔案管理工作的內(nèi)容

檔案管理是社會組織機構(gòu)的檔案管理部門直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱，是各項檔案資料、信息和數(shù)據(jù)的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。從廣義上講，檔案管理工作是一個極為復(fù)雜的管理體系，在對其工作內(nèi)容進行劃分時也具有一定的層次性。第一層次是檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩部分，而檔案實體管理又分為收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié);信息開發(fā)部分則分為信息加工和信息輸出兩部分，其中信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務(wù)活動構(gòu)成。整個檔案管理系統(tǒng)及其子系統(tǒng)在運行中都形成反饋機制。反映在具體的機關(guān)單位檔案管理工作中則主要側(cè)重于檔案信息的收集、整理、鑒定、儲存、統(tǒng)計、檢索、利用和編研這八大環(huán)節(jié)。

2.2 管理原則

政府機關(guān)檔案管理工作的開展必須要遵循以下原則：1）實施統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則。這就要求機關(guān)單位要建立一個統(tǒng)一的綜合檔案管理室，并明確分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作具體責(zé)任人，對檔案實行“四統(tǒng)一、一集中”的管理。2）維護檔案的安全性與完整性原則。要確保檔案數(shù)量和質(zhì)量的完整，也要確保檔案資源能長期使用、能免于泄露。3）文檔要便于社會各方面的利用的原則。檔案是否具有價值，是否能對社會、用戶起到積極作用這是管理的根本目的。

3 檔案管理系統(tǒng)目前存在的問題

3.1 工作制度不完善

由于受到傳統(tǒng)觀念的影響，檔案管理工作并未受到高度的重視，致使管理制度處于滯后性的狀態(tài)，沒有結(jié)合當(dāng)前的工作實際需求，甚至?xí)赜靡郧暗闹贫葋砉芾砗椭笇?dǎo)現(xiàn)在的工作，出現(xiàn)了新瓶裝舊酒的現(xiàn)場。最明顯的就是在檔案的管理、收集環(huán)節(jié)并不規(guī)范。政府機關(guān)的事務(wù)多而雜，部門之間、工作人員之間都沒有明確的分工和合作，初步形成的檔案資料基本都集中在管理者那里，一旦工作忙碌起來，會有遺忘或丟失的可能;同時由于工作任務(wù)的加重，再加上一些工作性的文件的增多，他們一般都會關(guān)注到文件的主件，而忽略文件的附件，這些情況的發(fā)生都會導(dǎo)致資料的不完整。

3.2 工作方法不創(chuàng)新

一般很多管理人員都還是習(xí)慣于人工操作或者是簡單的計算機操作，對于信息技術(shù)和設(shè)備的開發(fā)、利用并不徹底，整體的利用率較低;另外數(shù)字化的檔案資源相對匱乏，也沒有統(tǒng)一的規(guī)范的檔案資源數(shù)據(jù)來源，幾乎都是每項活動、每個項目需要哪些資料就整理哪些資料，整體上資料的來源和完整性不高，并且不同部門的信息也是不同的，導(dǎo)致信息的整體性、共享性差。

3.3 工作隊伍不健全

政府機關(guān)工作是十分平穩(wěn)的，因此很多工作人員已經(jīng)習(xí)慣了這種現(xiàn)狀，他們并不會積極主動地去學(xué)習(xí)新的知識來提升自己，用新的思維和方法來創(chuàng)新工作，整體上看就缺少了現(xiàn)代的管理意識和管理能力。再加上專業(yè)的技術(shù)人員數(shù)量較少，很多信息技術(shù)的運用也受到了限制。

4 針對相關(guān)問題的解決方案

4.1 完善工作管理機制

政府機關(guān)要全面分析當(dāng)前檔案管理工作中的問題和漏洞，找出原因積極改正，并且要嚴格按照《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定、結(jié)合本單位的實際發(fā)展情況和工作的實際需求，制定出更加完善的、科學(xué)的檔案管理機制，具體而明確的提出對檔案文件在記錄、收集、整理、存儲等環(huán)節(jié)中的要點、注意事項、原則等，以此來引導(dǎo)管理人員，提高工作的規(guī)范性。尤其是在檢索方便性和保管安全性上更要有明確的規(guī)定;其次，要按照資料的價值高低、部門屬性等因素進行相關(guān)的分類，通過整合之后錄入到計算機相應(yīng)的軟件功能模塊中，既能在查閱的時候一目了然，也能克服檔案過多、過雜的問題，更重要的是能避免文件的缺漏或遺失。

4.2 加快信息化建設(shè)

要充分且科學(xué)的利用各類先進的信息技術(shù)和設(shè)備，提高工作效率。通過利用各類應(yīng)用軟件，創(chuàng)造全方位的服務(wù)工作。在此過程中要注意不同的檔案管理機制有著不同的建設(shè)標(biāo)準，因此在構(gòu)建信息網(wǎng)路系統(tǒng)的時候要依照相應(yīng)的資源體系來進行。另外在進行合理的合作數(shù)據(jù)庫選擇上，應(yīng)保證對基本建設(shè)成本的供應(yīng)保障促進，通過其相應(yīng)的時間調(diào)整，從而確保對信息傳遞的精確性保障。對于數(shù)字檔案的規(guī)格管理，其實際的數(shù)據(jù)目錄，其實際的服務(wù)體驗，也有了較大的成本規(guī)劃處理。最重要的是利用信息技術(shù)來規(guī)范檔案管理。比如一些具有重要價值的文獻、資料、視頻、圖像等資料、憑證可以應(yīng)使用不可擦除型光盤，以免計算機系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)出現(xiàn)故障時導(dǎo)致信息的丟失。

4.3 強化隊伍建設(shè)

可以與高校合作，從中選擇那些對口專業(yè)的畢業(yè)生，另一方面在招聘社會人才的時候也要注重其思想、作風(fēng)、曾經(jīng)的工作經(jīng)歷、具備的技能等方面，確保應(yīng)聘人員能有安全意識、保密意識和競爭意識。另外，對于在職人員，單位要定期組織管理方面、信息技術(shù)方面以及檔案知識方面的專項講座、教育培訓(xùn)會等，讓管理人員能及時的更新、補充和完善自己的知識框架和業(yè)務(wù)技能，尤其是信息技術(shù)方面的人才更是重點培養(yǎng)對象。可以鼓勵管理人員參加一些社會舉辦的培訓(xùn)班，或者聘請專家、教授來單位開展信息技術(shù)教育活動，全面提升管理隊伍的素質(zhì)和能力。

5 結(jié)語

在新時期，機關(guān)部門要重視檔案管理工作，并在全面分析工作現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，從制度、隊伍建設(shè)以及工作模式等方面入手，提出創(chuàng)新舉措，促進檔案管理的進一步發(fā)展。

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