完善檔案工作評價體系促進管理水平提升

摘 要：檔案工作評價體系是衡量檔案工作好壞的標(biāo)準，貫徹評價體系實施細則是提升管理水平的保障。通過持續(xù)不斷完善檔案工作評價體系，需要對照檔案規(guī)范化建設(shè)標(biāo)準、檔案工作評價體系實施細則的要求，實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的原則，全面加強檔案建設(shè)，力求將檔案管理工作做好做細，才能促進檔案管理工作水平不斷提升。

關(guān)鍵詞：檔案管理;工作評價;管理提升

檔案工作是生產(chǎn)經(jīng)營、精細管理和改革發(fā)展的重要基礎(chǔ)，是維護企業(yè)權(quán)益、傳承歷史文化的一項重要工作，應(yīng)把提升創(chuàng)新能力、綜合管理能力、信息化管理能力、系統(tǒng)開發(fā)能力“四種能力”作為檔案工作的出發(fā)點和落腳點，以“抓規(guī)范、求提升、爭一流”為檔案工作目標(biāo)，認真對照檔案規(guī)范化建設(shè)標(biāo)準、檔案工作評價體系實施細則的要求，實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的原則，堅持“四個到位”，“加強三個建設(shè)”，“突出五個重點”。

1 堅持四個到位

為切實加強檔案管理工作，從組織領(lǐng)導(dǎo)、機構(gòu)設(shè)置、責(zé)任落實、人員配備等四個方面入手，堅持“四個到位”，把檔案管理工作擺在重要位置。

1.1 領(lǐng)導(dǎo)重視到位

領(lǐng)導(dǎo)重視到位就是要把檔案管理工作作為“一把手工程”，始終擺在日常管理工作的突出位置，納入每年整體工作計劃，與各項中心工作同部署、同推進、同考核。

1.2 機構(gòu)設(shè)置到位

成立以主管領(lǐng)導(dǎo)為組長的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，檔案管理部門具體主管檔案管理工作，并下設(shè)檔案專業(yè)小組，相關(guān)部門負責(zé)人、崗位業(yè)務(wù)人員組成檔案網(wǎng)絡(luò)體系。對所形成的各種門類、各種載體的檔案實行綜合管理，建立統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度，層次分明的檔案管理機構(gòu)。

1.3 責(zé)任落實到位

嚴格實施檔案工作責(zé)任制，把檔案工作納入目標(biāo)管理，實行主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員三級連帶責(zé)任制，并與年終考核掛鉤，明確工作目標(biāo)，落實領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，形成了主管領(lǐng)導(dǎo)負總責(zé)、部門領(lǐng)導(dǎo)日常抓、專職檔案員具體抓，一級抓一級，層層抓落實的檔案管理責(zé)任運行機制。

1.4 人員配備到位

檔案管理部門配備專職檔案員，負責(zé)全面檔案工作管理。同時，在各所屬部門、下屬單位設(shè)置責(zé)任心強、熱愛檔案工作的兼職檔案員，具體負責(zé)本部門、本單位檔案的收集、整理和歸檔工作，形成了以檔案室為主，各部門、各單位齊抓共管的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)體系。

2 加強三項建設(shè)

嚴格按照集團公司、公司檔案管理標(biāo)準，切實加強制度建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案管理隊伍建設(shè)，全面提升檔案管理工作的軟硬件水平。

2.1 加強制度建設(shè)

嚴格按照《中華人民共和國檔案法》、《公司檔案管理規(guī)定》、《檔案工作評價實施細則》等法律、法規(guī)和文件精神，建立完善了以崗位責(zé)任制、檔案歸檔、保管、保密、利用、統(tǒng)計為主要內(nèi)容的檔案制度體系，并把各項檔案管理制度上墻公布，使檔案管理工作行之有據(jù)、有章可循，從制度上保證檔案管理工作規(guī)范有序。

2.2 加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

根據(jù)檔案室建設(shè)規(guī)模的要求，檔案室設(shè)置面積152平方米，移動密集架18列、檔案柜5組、防磁柜1臺、溫濕度計2個、電腦3臺、復(fù)印件1臺、打印機3臺、碎紙機1臺、掃描儀1臺、空調(diào)機2臺、除濕機1臺、加濕機1臺等設(shè)備設(shè)施，極大限度地改善檔案保管條件，為檔案管理提供良好的設(shè)施保障。為檔案管理上檔次、上水平創(chuàng)造扎實的物質(zhì)條件。

2.3 加強檔案管理隊伍建設(shè)

重視檔案管理人員的培訓(xùn)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。一方面，積極組織檔案人員參加地市、公司組織的檔案知識培訓(xùn);另一方面，將《檔案法》、《檔案管理規(guī)范》等內(nèi)容，通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)發(fā)布，利用網(wǎng)絡(luò)開展檔案知識宣傳工作。同時，每年舉辦一次以機關(guān)工作人員為主的《檔案法》答題活動，讓更多的人了解檔案管理內(nèi)容及考核辦法，使檔案管理與時俱進，充分調(diào)動檔案人員學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)的積極性。

3 突出五個重點

日常管理工作中，突出規(guī)范整理、安全保密、基建檔案、利用檔案資源、檔案編研五個重點，積極發(fā)揮檔案管理工作的職能作用。

3.1 突出規(guī)范整理

按照《檔案分類》、《文件檔案歸檔范圍及要求》，檔案管理人員專門對文書、會計、基建、聲像等各門類檔案進行了持續(xù)的完善補充和規(guī)范整理，從材料的形成、收集，到編排、裝訂、歸檔等各個環(huán)節(jié)上嚴格把關(guān)，保證了歸檔案卷的質(zhì)量。

3.2 突出安全保密

檔案室按照安全部門規(guī)定配備消防器材，安裝了防盜窗和防盜門。嚴格落實檔案庫房的“八防”措施，確保庫房安全。日常檔案管理工作中，堅持每天測記溫濕度，并做好詳細檢查記錄，確保庫房溫濕度達到規(guī)定要求。定期檢查檔案，確保案卷完整，不受損，定期投放防蟲藥物，定期檢查照明情況，定期檢查防火防盜器材。

3.3 突出基建檔案管理工作

根據(jù)公司《基本建設(shè)檔案管理細則》要求，在工程承包合同簽訂時，明確項目檔案管理要求，確定檔案質(zhì)保金，每項工程開工前落實建設(shè)單位、工程總承包單位，施工單位等參建單位的責(zé)任，指定專人具體負責(zé)基建項目文件材料的收集、整理、歸檔工作。同時，利用各種工程會議對項目文件的收集、整理要求進行了要求、講解。大型工程施工項目在辦理開工前準備工作的同時，抽調(diào)專人負責(zé)項目文件的管理工作。項目專職檔案管理人員上崗前要求到檔案室來學(xué)習(xí)工程檔案管理知識，對《建設(shè)工程交工技術(shù)文件規(guī)定》、《基本建設(shè)檔案管理細則》標(biāo)準版的紙質(zhì)版目錄和電子版格式進行交底，做到提前介入。每項工程完工后，項目文件材料交檔案員審核，合格后開《工程檔案交工驗收結(jié)算通知單》，財務(wù)部門方可退還質(zhì)保金，歸檔率得到了有效的保證。

3.4 突出綜合開發(fā)利用

為提高檔案提供利用質(zhì)量，檔案室從實際出發(fā)，建立了一整套的檢索體系，編制各項檔案的案卷目錄、文書檔案的全引目錄、科技檔案總目錄及分類目錄、特殊載體目錄等實用的工具，紙質(zhì)目錄和電子目錄齊備，劃分準確、分類合理、科學(xué)組卷，為文件的檢索提供了方便快捷的服務(wù)。以檔案為基礎(chǔ)，健全各類檔案統(tǒng)計臺賬，積極探索檔案利用的新形式、新內(nèi)容，逐步提升了檔案的開發(fā)利用服務(wù)水平。

3.5 突出檔案編研工作

以檔案為基礎(chǔ)，突出做好《處志》、《大事記》、《制度匯編》和《全宗介紹》、《改造工程簡介》等編研材料，有效的發(fā)揮檔案利用價值。

作者簡介

趙蕾，本科，經(jīng)濟師，2011年畢業(yè)于中國石油大學(xué)（華東）計算機專業(yè)，現(xiàn)在中國石化管道儲運有限公司鄒城輸油處從事檔案管理工作。