事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀與對(duì)策

陳春冷

摘 要：數(shù)字化建設(shè)是事業(yè)單位檔案管理的必由之路，能夠提升檔案管理效率，促進(jìn)檔案科學(xué)利用，之于事業(yè)單位管理能力的增強(qiáng)有著十分積極的意義。本文將探討事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的重要意義所在，并針對(duì)當(dāng)前實(shí)踐工作中存在的主要問(wèn)題制定相應(yīng)的解決對(duì)策，希望能夠給事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)提供切實(shí)可行的思路，促進(jìn)相關(guān)工作的穩(wěn)步有序落實(shí)，從而為事業(yè)單位獲取更多經(jīng)濟(jì)效益以及保持良好發(fā)展態(tài)勢(shì)提供有力的保障。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案;數(shù)字化建設(shè);路徑

檔案管理作為事業(yè)單位管理的重要組成部分，對(duì)事業(yè)單位的協(xié)調(diào)、高效運(yùn)轉(zhuǎn)產(chǎn)生至關(guān)重要的作用。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和電子信息技術(shù)的發(fā)展成熟，檔案數(shù)字化管理模式越來(lái)越多地被應(yīng)用到事業(yè)單位的檔案管理事務(wù)中，但是由于各種原因的影響，當(dāng)前事業(yè)單位的檔案數(shù)字化管理還存在一些問(wèn)題。通過(guò)檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀、問(wèn)題分析，探討相應(yīng)的優(yōu)化對(duì)策，為事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作提供一定的建議參考。

1 事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

1.1 缺乏科學(xué)有效的工作標(biāo)準(zhǔn)

盡管目前事業(yè)單位對(duì)檔案管理的數(shù)字化都比較重視，但是就將這種數(shù)字化的技術(shù)應(yīng)用到什么程度、如何將兩者有效結(jié)合起來(lái)、數(shù)字化檔案管理所要達(dá)到效果的具體體現(xiàn)等問(wèn)題都沒(méi)有進(jìn)行仔細(xì)的探討，在所制定的工作制度中，也缺少就這些內(nèi)容環(huán)節(jié)進(jìn)行具體量化，沒(méi)有進(jìn)行明確的要求和規(guī)范，這使得工作人員在應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)到檔案管理中陷入到了一定的被動(dòng)局面，由于不了解工作標(biāo)準(zhǔn)具體如何，導(dǎo)致了管理的不同效果的表現(xiàn)形式的出現(xiàn)。另外，由于缺少具體的工作標(biāo)準(zhǔn)，使得檔案管理的安全性能不能得到有效的體現(xiàn)，在某種程度是具有一定的安全隱患的，亟待需要加強(qiáng)管理。

1.2 資金和設(shè)備不足

要想保證事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的順利進(jìn)行，必須要有充足的資金和完善的設(shè)備設(shè)施作為有力支撐，否則很多工作都會(huì)因資金的匱乏或者是設(shè)備的短缺而無(wú)法開(kāi)展。目前部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案的數(shù)字化建設(shè)是沒(méi)有必要的，不能投入充足的資金用于購(gòu)買硬件設(shè)備和功能軟件，給相關(guān)工作人員發(fā)放的薪酬也不多，致使設(shè)備型號(hào)落后，性能不佳，人員工作積極性較差等問(wèn)題屢見(jiàn)不鮮，嚴(yán)重制約了事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)步伐。再加上缺少專業(yè)技術(shù)人員對(duì)平臺(tái)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，導(dǎo)致檔案管理信息系統(tǒng)的故障率相當(dāng)之高，給檔案管理工作的開(kāi)展帶來(lái)了一系列的負(fù)面效應(yīng)，數(shù)據(jù)安全問(wèn)題更是極為突出，事業(yè)單位檔案的利用率很難得到有效的提高。

1.3 檔案管理人員的素質(zhì)有待提高

數(shù)字化的檔案管理，對(duì)管理人員有著更高的要求，需要管理人員既要懂管理業(yè)務(wù)，又要將其與數(shù)字化技術(shù)結(jié)合起來(lái)，共同作用于檔案管理中，但是就事業(yè)單位的情況來(lái)看，在配置管理人員方面還存在一定的不足，主要表現(xiàn)在很多檔案管理人員對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作流程十分熟悉，但是對(duì)數(shù)字化技術(shù)了解地不夠深入，對(duì)于檔案數(shù)字化管理模式還無(wú)法做到完全掌握，這就會(huì)降低事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的工作效率和工作質(zhì)量，阻礙檔案數(shù)字化管理的進(jìn)步。

2 事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的優(yōu)化對(duì)策

2.1 確保數(shù)據(jù)完整可用

事業(yè)單位檔案數(shù)字化要保障數(shù)據(jù)的完整性和可用性，尤其是目錄及圖像的完整性和可用性。為此，必須保證檔案條目著錄的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，便于后期與大數(shù)據(jù)應(yīng)用平臺(tái)銜接。著錄時(shí)要注意以下問(wèn)題：題名的準(zhǔn)確性。如“本省”應(yīng)改為“XX省”;文件題名不能簡(jiǎn)單的為“通知”，而應(yīng)是“XX通知”，保證題名的完整性;簡(jiǎn)稱或縮寫要準(zhǔn)確、合乎規(guī)范;機(jī)關(guān)團(tuán)體的責(zé)任者應(yīng)使用全稱或符合規(guī)范的簡(jiǎn)稱;干部考察、獎(jiǎng)懲、任免等人事檔案，應(yīng)建立相應(yīng)的人名索引，便于后期可用。

2.2 建立健全檔案數(shù)字化管理制度

事業(yè)單位若要加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理，就要不斷完善管理制度，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，積極應(yīng)用信息技術(shù)，保證本單位的檔案管理與時(shí)代同步。保證檔案的收集、整理、歸檔、錄入等環(huán)節(jié)操作規(guī)范，以嚴(yán)格的制度為依據(jù)，使檔案管理工作得到層層把關(guān)，并實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。進(jìn)行檔案調(diào)閱時(shí)，要嚴(yán)格按照制度和要求，不得有泄密、遺失等問(wèn)題。在健全制度的同時(shí)，要制定檔案數(shù)字化管理體制，結(jié)合本單位的工作情況和檔案管理特點(diǎn)，使該體制能夠方便檔案管理，提高管理效率。注意加強(qiáng)對(duì)文件集成檔案一體化建設(shè)，以信息資源安全為前提，有效發(fā)揮出軟件和硬件的功效，提高辦公效率，避免信息數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失、篡改等問(wèn)題。同時(shí)單位還應(yīng)明確檔案管理人員職責(zé)，建立并落實(shí)責(zé)任制，讓他們自覺(jué)遵守制度要求，履行好自己的職責(zé)。通過(guò)相關(guān)管理制度的建立健全，可為檔案數(shù)字化管理提供有利條件。

2.3 積極運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)

事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)可以歸結(jié)為數(shù)字化總體規(guī)劃設(shè)計(jì)、數(shù)字化設(shè)備選型、軟件開(kāi)發(fā)、查詢管理、安全保障等多項(xiàng)工作。任何一項(xiàng)工作都不是無(wú)的放矢的，而是需要與事業(yè)單位的運(yùn)營(yíng)情況及檔案管理工作需求緊密結(jié)合起來(lái)，建立檔案管理信息系統(tǒng)。該系統(tǒng)應(yīng)具有較強(qiáng)的可擴(kuò)展性和可在線擴(kuò)容，以滿足事業(yè)單位的職能變化需求。系統(tǒng)還應(yīng)具有較高的可靠性，例如，采用磁盤陣列產(chǎn)品在結(jié)構(gòu)及硬件組成上應(yīng)完全冗余設(shè)計(jì)，確保不會(huì)出現(xiàn)單點(diǎn)故障，從而保證檔案管理信息系統(tǒng)的安全運(yùn)行;采用光纖磁盤陣列產(chǎn)品，使檔案軟件系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)在線實(shí)時(shí)升級(jí)，采用基于WebBrowser圖形管理界面，讓維護(hù)簡(jiǎn)便化。事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)性的工程，不但要保證檔案信息的安全性，而且要注重提高工作效率。事業(yè)單位的檔案信息需要共享，在檔案管理信息系統(tǒng)的創(chuàng)建之初，應(yīng)使用多個(gè)服務(wù)器進(jìn)行管理，對(duì)查詢等級(jí)進(jìn)行權(quán)限的限制，不具備權(quán)限的人員無(wú)權(quán)瀏覽檔案信息，防止機(jī)密信息的外泄。除此之外，加強(qiáng)對(duì)檔案價(jià)值的鑒定和審核，將重要程度和價(jià)值較高的檔案資料先輸入到系統(tǒng)中，那些相對(duì)不重要的可以放在后面，還要在檔案信息輸入到計(jì)算機(jī)之前進(jìn)行嚴(yán)格的檢查，保證檔案的正確性，避免出現(xiàn)檔案的錯(cuò)漏問(wèn)題。

2.4 完善檔案管理安全保密制度

在檔案管理中，無(wú)論是個(gè)人信息和組織文件，都有一定的保密要求，如果信息泄露，可能會(huì)被不法分子利用，從而給檔案所有者帶來(lái)一定的危害，因此檔案管理中必須建立安全保密制度。首先，針對(duì)不同的檔案，設(shè)立不同級(jí)別的保密制度，并且建立相應(yīng)的使用與管理權(quán)限進(jìn)行配套，多方面確保信息的安全性。其次，工作人員應(yīng)具備檔案保密意識(shí)和安全意識(shí)，只有在切實(shí)需要時(shí)才能夠打開(kāi)所需要的信息。最后，對(duì)檔案、系統(tǒng)進(jìn)行加密處理，并定期維護(hù)和檢查辦公設(shè)施，及時(shí)排除安全隱患，確保檔案信息安全。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)非常必要和緊迫的工作，是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的前提和基礎(chǔ)，加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)是時(shí)代和社會(huì)對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作提出的最新要求，可以達(dá)成事業(yè)單位創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)的根本目標(biāo)，促使事業(yè)單位的發(fā)展勢(shì)頭更加迅猛。本文對(duì)于當(dāng)前事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問(wèn)題進(jìn)行了充分的剖析，指出要想解決相關(guān)問(wèn)題就要加強(qiáng)檔案管理制度的完善，積極運(yùn)用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，還要加大檔案管理人才的培養(yǎng)力度。相信這些舉措的落實(shí)，必然會(huì)大幅推進(jìn)事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，檔案管理工作的有效性也將得以充分彰顯出來(lái)。

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