新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進方法探討

畢穎迪

摘 要：隨著信息技術水平的不斷進步，醫(yī)院的檔案資料需要采取更加科學現(xiàn)代化的方式來管理。醫(yī)院的檔案資料不僅能夠記錄醫(yī)院醫(yī)務相關工作的開展情況，也能為未來醫(yī)院的更好發(fā)展提供一系列的戰(zhàn)略依據(jù)，所以說，醫(yī)院的檔案資料作為一種有效資源是非常寶貴的。因為在檔案管理工作方面仍存在一些不足，也影響了檔案資料本身價值的充分發(fā)揮。這種情況亟待我們通過現(xiàn)代化的管理模式來改進。本文主要分析的是在當下新醫(yī)改時期，對醫(yī)院的檔案管理存在的不足進行分析并提出一系列的解決策略和建議。

關鍵詞：醫(yī)院檔案;管理;改進方法

1 醫(yī)院檔案管理工作存在的問題

1.1 管理體制落后

據(jù)資料顯示，現(xiàn)在大部分醫(yī)院都有比較規(guī)范的醫(yī)院管理制度，但是這些制度仍然存在一些不足。在制度層面，主要涉及的是醫(yī)療、護理、行政等方面的管理規(guī)范，而對于檔案管理方面來說，相關的政策和制度是比較少的。因此，檔案管理工作比較容易出現(xiàn)管理不規(guī)范、錯漏、遺失等情況。對檔案資料的管理工作，一些醫(yī)院通常會讓固定的管理人員來進行操作，這些人有一定的經驗，對資料的整理也有一套規(guī)則，但是這種形式的整理，并沒有一套科學統(tǒng)一的標準。同時，針對檔案的管理人員也沒有相應的考核制度，這就會使得管理工作處于一個效率比較低的狀態(tài)[1]。

1.2 現(xiàn)代化管理設備不足

醫(yī)院為了提高醫(yī)療水平，促進資源的合理配置，提升效益，通常使用更多的資金和硬件設施來進行優(yōu)化，而這種優(yōu)化在檔案管理工作的軟硬件配套方面，相應的投入是比較少的。醫(yī)院對于檔案管理的硬件設施很少關注，這也使得檔案室設備相對比較落后，一方面與醫(yī)院的現(xiàn)代化管理模式不相符，另一方面也降低了檔案管理的效率。比如，在現(xiàn)代的醫(yī)療中大部分已經開始使用計算機技術，但是醫(yī)院的檔案管理工作還沒有完全普及信息技術，很多醫(yī)院仍然是用比較傳統(tǒng)的方式來收集資料、整理資料、管理檔案以及借閱檔案等，不僅在人工方面損耗較大，而且浪費時間，嚴重影響了醫(yī)院整個運作的工作效率。

1.3 檔案利用意識淡薄

醫(yī)院的檔案資源有很大的開發(fā)利用空間，對于一些有價值的檔案，需要更深層次的開發(fā)，讓檔案發(fā)揮自己的價值。檔案資料通常可以在臨床實驗以及教學科研方面起到重要的作用，但是很多的醫(yī)院只關注醫(yī)療建設方面所帶來的實際經濟效益。他們把更多的時間和資金花費在醫(yī)療能力水平上，往往卻忽視了檔案管理工作的重要性，從長遠利益來說，檔案管理工作可以提升整個醫(yī)院的工作效率和醫(yī)療水平。檔案管理的不完善，這也導致了檔案資源在開發(fā)利用上難以提升[2]。

1.4 檔案信息化程度低

隨著現(xiàn)代科技水平的提升，計算機和網絡技術的應用也越來越廣泛，檔案管理工作也應該結合相應的技術來提升檔案資源的信息化，提高工作效率。在實際的檔案資料管理中，大多數(shù)情況下使用的是傳統(tǒng)的紙質形式來記錄信息，很少使用電子化的形式來記錄檔案資料。檔案管理方式的落后也使得檔案資料的信息檢索功能過于傳統(tǒng)，沒有建立在現(xiàn)代化的網絡上進行實時共享的功能，這也大大降低了檔案資料的開發(fā)利用效率。

2 醫(yī)院檔案管理改進方法

2.1 完善檔案管理體系和制度

首先，醫(yī)院需要進一步完善檔案的管理體系以及管理制度。醫(yī)院要設立一系列科學的檔案管理職能機構，并對檔案的管理人員進行職責明確，改善之前零散的管理方式，采取科學規(guī)范的統(tǒng)一化的管理模式，對檔案的管理工作進行現(xiàn)代化的調整，歸檔、保存、借閱、移交這一系列的工作都需要有一個相對正式的規(guī)章制度。檔案的管理作為推動醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展的一個重要內容，醫(yī)院需要對其進行重視并采取相應的對策，進行規(guī)劃。對每個檔案工作相關人員都需要進行系統(tǒng)的培訓，將檔案管理的內容進行規(guī)范化落實，促進他們轉變思想觀念，加強檔案的開發(fā)利用率，加強關于檔案的管理方面知識的學習。

最后，檔案的管理工作需要納入科室管理責任制，科室的領導有責任對檔案管理工作的成效負責，并與科室考核績效相掛鉤，促使檔案管檔案的管理工作有序進行，提高檔案管理的規(guī)范性，逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理模式。

2.2 加大現(xiàn)代化管理設備的投入

提高檔案的管理效率，就必須加大現(xiàn)代化管理設備的投入，要有相應的設備來支撐。醫(yī)院需要加大現(xiàn)代化管理設備的投入使用，首先根據(jù)醫(yī)院相關檔案資料的存儲情況來進行統(tǒng)一的管理，配置專用的存儲檔案資料房，對庫房進行完善的安全保障措施。其次，檔案管理工作需要用到的相關設備需要備齊，例如：掃描儀、打印機等等，使設備有助于現(xiàn)代化檔案管理工作的順利進行。此外，醫(yī)院應該采用管理檔案的專用軟件進行檔案的管理。第三，配置整套的檔案管理掃描錄入系統(tǒng)，這些系統(tǒng)主要是替代人工輸入的傳統(tǒng)方式，提高工作效率。最后，將這些檔案資料錄入到醫(yī)院的局域網內，通過院內的網絡共享平臺，實時共享給各個部門，以便于促進醫(yī)療服務水平的提升。

2.3 提升對檔案價值的認識

檔案的管理和利用關鍵是靠人來操作運行，所以說醫(yī)院的全體職工都需要在思想上對檔案的管理進行現(xiàn)代化思想的轉變，充分認識到檔案資源的重要性。

首先，要對檔案的管理人員進行專業(yè)的業(yè)務指導，重視他們的工作態(tài)度和業(yè)務水平，讓他們認識到檔案的利用價值以及服務價值，積極主動的在開發(fā)檔案資源方面下功夫。

其次，需要開展系統(tǒng)的學習，對檔案資源的學術研究要有相關的編研活動，深層次的開發(fā)檔案信息以便使檔案資源的使用者從多方面多層次得到有效信息。

最后，要建立有效的信息反饋管理機制。檔案資料的使用和反饋與醫(yī)院提升醫(yī)療水平息息相關，在使用過檔案信息之后，建立反饋和共享機制可以極大的發(fā)揮醫(yī)院檔案的效益[3]。

2.4 提升管理人員的專業(yè)素質

檔案管理人員本身需要具備專業(yè)的素質以及能力，同時，醫(yī)院也需要定時的對這些檔案管理人員進行系統(tǒng)的培訓。

首先，管理人員要具備一定的檔案管理相關業(yè)務知識，對檔案的管理工作業(yè)務要具備專業(yè)的操作技能。其次，醫(yī)院要定期組織相關的培訓，幫助這些人員提升管理能力。此外，在人員結構方面要及時補充人手以便更好的完成檔案資料的管理工作。最后，在信息化現(xiàn)代設備的今天，管理人員需要具備使用計算機和網絡相關的技術的能力，更好地掌握現(xiàn)代化辦公的操作辦法。

3 結束語

總得來說，在新醫(yī)改的制度下，醫(yī)院的檔案管理工作有了更加統(tǒng)一規(guī)范化的管理需求。在這樣的環(huán)境下，改進檔案管理工作給醫(yī)院帶來的不是困難和負擔，而是一種機遇。醫(yī)院可以更好的從管理理念和思想上轉變觀念，在檔案管理方面擁有敢于創(chuàng)新的態(tài)度，并使用先進的管理手段讓檔案的資源信息化和網絡化。這不僅能夠促使醫(yī)院的管理更加規(guī)范，也能夠在整體上提高檔案資源的利用率，促進醫(yī)院的長期穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

[1]黃恩梅現(xiàn)行醫(yī)院檔案管理存在的問題及對策[J]中國病案，2012（02）：31.

[2]張偉.醫(yī)院信息化與醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化現(xiàn)狀分析[].中國當代醫(yī)藥，2013（04）：24.

[3]李萍.醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題和改革思路[J].中國現(xiàn)代醫(yī)生，2014（02）：17.