高校檔案管理體制與發(fā)展研究

張娜

摘 要：高校檔案管理是高校開展日常工作的重要組成部分，高校檔案管理體制建設(shè)對(duì)高校人才培養(yǎng)、教育創(chuàng)新、教育改革都具有重要意義。當(dāng)前我國(guó)高校檔案管理體制還存在諸多問題，在管理方式、管理方法、管理理念上都相對(duì)滯后，嚴(yán)重影響了高校檔案服務(wù)高?？蒲泻腿瞬排囵B(yǎng)的主動(dòng)性和積極性。因此有必要對(duì)高校檔案管理體制進(jìn)行改革創(chuàng)新，進(jìn)一步提升高校檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：高校;檔案管理;體制問題;未來發(fā)展路徑

當(dāng)前，高校檔案管理體制出現(xiàn)一些問題，檔案管理機(jī)制不能完全適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的信息化需求，同時(shí)也對(duì)高校發(fā)展產(chǎn)生了影響。因此有必要從現(xiàn)代高校建設(shè)角度出發(fā)，對(duì)高校檔案管理體制進(jìn)行改革創(chuàng)新，進(jìn)一步提升高校檔案服務(wù)能力和水平。

1 高校檔案管理體制現(xiàn)狀

隨著《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》的出臺(tái)，高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大及高校檔案資源服務(wù)利用范圍的拓展，高校逐漸建立起了檔案館（室）等檔案管理機(jī)構(gòu)管理和利用高校檔案信息的高校檔案管理體制。其特點(diǎn)如下：

1）在管理體制方面，形成了高校檔案館（室）等獨(dú)立單位，管理檔案高校檔案的專門機(jī)構(gòu)基本上為副處級(jí)及以上建制，也有部分學(xué)校成立專門檔案室，掛靠在學(xué)校辦公室下。

2）在檔案管理內(nèi)容方面，逐步形成以文書檔案、人事檔案、學(xué)生檔案、科技檔案及校史館等全部高校檔案信息的管理體系。

3）在檔案管理人員設(shè)置方面，逐步引進(jìn)專業(yè)化人才，并加強(qiáng)專門檔案管理人員培養(yǎng)培訓(xùn)。

4）檔案管理手段上以計(jì)算機(jī)為工具的檔案信息管理平臺(tái)建設(shè)逐步完善，逐步現(xiàn)實(shí)檔案信息電子化，檔案信息查詢智能化。

在《高校檔案管理辦法》出臺(tái)以后，高校檔案管理體制日趨完善，檔案管理機(jī)構(gòu)逐步升級(jí)至館（室）建制，檔案信息管理范圍逐步擴(kuò)大，檔案信息整合能力極大提升，檔案管理人員專業(yè)化水平逐年提高，檔案管理信息化管理智能化加強(qiáng)。

2 高校檔案管理體制發(fā)展思路與發(fā)展取向

我國(guó)部分高校在檔案管理體制機(jī)制上還沿用傳統(tǒng)方式，由于傳統(tǒng)的檔案機(jī)制體制過于滯后，已經(jīng)嚴(yán)重影響了高校發(fā)展，因此，要從管理體制機(jī)制入手提升高校檔案管理水平。在管理體制機(jī)制改革過程中，要對(duì)落后的機(jī)制制度予以剔除，對(duì)于人員老化、人才引進(jìn)相關(guān)問題予以完善和創(chuàng)新，創(chuàng)新人才引進(jìn)方式，優(yōu)化薪資獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，通過制度完善進(jìn)一步激發(fā)檔案工作人員的工作熱情。

1）以創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)檔案管理體制的發(fā)展。檔案管理體制是檔案管理生態(tài)環(huán)境的基礎(chǔ)，只有好的檔案管理體制才能生成好的檔案管理生態(tài)環(huán)境。當(dāng)前我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展已經(jīng)進(jìn)入新常態(tài)，在經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型升級(jí)過程中創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)已經(jīng)成為國(guó)家發(fā)展的重要戰(zhàn)略，高校檔案管理工作也需要?jiǎng)?chuàng)新驅(qū)動(dòng)。特別是面對(duì)當(dāng)前檔案管理體制機(jī)制僵化落后的問題，只有通過改革創(chuàng)新才能夠促進(jìn)檔案體制機(jī)制的變革升級(jí)。創(chuàng)新要針對(duì)管理體制中存在的問題有針對(duì)性地進(jìn)行，分別從內(nèi)容、機(jī)制和管理方式上進(jìn)行體系化的創(chuàng)新，讓管理體制的每一個(gè)環(huán)節(jié)都在創(chuàng)新的驅(qū)動(dòng)下有效銜接。特別是要敢于利用問題倒逼管理機(jī)制，對(duì)當(dāng)前的薪酬獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制和人才引進(jìn)機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新和完善，進(jìn)一步提升檔案工作的服務(wù)能力和服務(wù)水平，為高?？蒲薪虒W(xué)人才培養(yǎng)提供更為充足的動(dòng)力。

2）以思維變革驅(qū)動(dòng)檔案管理機(jī)制建設(shè)。當(dāng)前部分高校檔案管理機(jī)制僵化落后，關(guān)鍵在于領(lǐng)導(dǎo)決策對(duì)于檔案管理機(jī)制創(chuàng)新重視程度不足，認(rèn)為傳統(tǒng)的檔案管理機(jī)制仍然能夠發(fā)揮作用，這使得檔案管理工作已經(jīng)與信息化時(shí)代需求出現(xiàn)了脫節(jié)，制約了高校創(chuàng)新發(fā)展。面對(duì)日趨激烈的創(chuàng)新競(jìng)爭(zhēng)，高校要成為世界一流大學(xué)就必須對(duì)檔案管理理念進(jìn)行創(chuàng)新，進(jìn)一步提升高校的自我價(jià)值。

3 高校檔案管理體制發(fā)展的支持和保障措施

1）完善檔案管理的組織機(jī)制。要從當(dāng)前檔案管理實(shí)際角度出發(fā)，完善檔案管理的組織機(jī)制，同時(shí)要按照大檔案管理的相關(guān)要求，對(duì)全部檔案資源實(shí)施統(tǒng)一歸口管理，將人事檔案、學(xué)生檔案和相應(yīng)的實(shí)物資料都納入高校檔案管理范疇之中。同時(shí)要構(gòu)建和完善檔案領(lǐng)導(dǎo)體制，學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)檔案工作重視起來，學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該作為學(xué)校檔案工作委員會(huì)主任，對(duì)全校檔案工作進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)，檔案工作委員會(huì)應(yīng)該下設(shè)辦公室，進(jìn)一步提升日常檔案管理能力。同時(shí)要提升檔案管理機(jī)構(gòu)規(guī)格，將檔案管理機(jī)構(gòu)作為學(xué)校管理部門的序列，并將檔案管理機(jī)構(gòu)與其他部門之間的組織關(guān)系理順，進(jìn)一步提升檔案管理部門的作用。

2）完善檔案管理的人員保障。新形勢(shì)下，高校發(fā)展需要檔案部門發(fā)揮自身作用，而作用的發(fā)揮需要檔案工作人員來具體體現(xiàn)。因此，應(yīng)該從檔案工作管理實(shí)際角度出發(fā)，讓檔案管理工作者獲得更多的學(xué)習(xí)培訓(xùn)機(jī)會(huì)，進(jìn)一步提升檔案管理者的工作能力和水平。同時(shí)還應(yīng)該對(duì)高校檔案體制進(jìn)行創(chuàng)新和完善。高校檔案在規(guī)章制度方面還存在著諸多漏洞和不足，應(yīng)該對(duì)這些規(guī)章制度進(jìn)行調(diào)整和完善，對(duì)于已經(jīng)不適應(yīng)高校發(fā)展的檔案制度予以廢止，完善相應(yīng)的檔案機(jī)制和制度。

4 高校檔案管理體制全面發(fā)展趨勢(shì)研究

中國(guó)共產(chǎn)黨第十九屆中央委員會(huì)第三次全體會(huì)議通過了《中共中央關(guān)于深化黨和國(guó)家機(jī)構(gòu)改革的決定》。高校檔案管理體制改革要按照事業(yè)單位改革的整體要求進(jìn)一步全面推進(jìn)。

按社會(huì)功能分類，高校檔案作為事業(yè)單位中公益一類部門，在推進(jìn)體制改革的過程中，要充分發(fā)揮高校校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)檔案工作的優(yōu)勢(shì)，依靠高校的全額撥款支持，在人員配置上依照事業(yè)單位優(yōu)化職能和人員結(jié)構(gòu)，同機(jī)關(guān)統(tǒng)籌管理的要求，推進(jìn)管辦分離，強(qiáng)化公益屬性，設(shè)立“大檔案”的高校管理體系，改革高校檔案管理體制。

1）設(shè)立檔案管理委員會(huì)實(shí)行高?！按髾n案”管理體系。建立適合高校大檔案管理模式的領(lǐng)導(dǎo)體制和管理體制。學(xué)校檔案設(shè)立工作委員會(huì)，由校長(zhǎng)或由檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)任主任，統(tǒng)一協(xié)調(diào)解決學(xué)校有關(guān)檔案工作的重大事項(xiàng)。檔案工作委員會(huì)下設(shè)檔案館和校史館，行使日常管理職能，推進(jìn)館辦分離，強(qiáng)化檔案管理工作的公益屬性。堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的組織原則，堅(jiān)持“系統(tǒng)整合”的管理原則，使檔案資源構(gòu)成模式向集約化發(fā)展，“構(gòu)建管理權(quán)力內(nèi)收、事業(yè)服務(wù)外放的檔案公共服務(wù)模式”。

2）運(yùn)用電子化檔案管理平臺(tái)，建立“大檔案數(shù)據(jù)”，整合高校檔案信息資源，統(tǒng)管全校檔案管理利用。將分散管理的各類檔案全部納入高校檔案機(jī)構(gòu)的管理范疇，使全部檔案信息資源全部歸檔案館歸檔管理，并提供高校檔案信息資源的查詢利用。在高校電子化檔案管理平臺(tái)中，輸入電子檔案目錄，并掛接相應(yīng)電子版檔案卷內(nèi)頁(yè)面，以電子目錄統(tǒng)領(lǐng)各類檔案裝訂入庫(kù)管理。并與高校校史、圖書等信息共享，形成“大檔案”數(shù)據(jù)，向高校管理機(jī)構(gòu)提供大檔案數(shù)據(jù)支持，全面加強(qiáng)高校檔案服務(wù)體系，為進(jìn)一步完善檔案服務(wù)公共化提供數(shù)據(jù)支持。

3）深化檔案管理人事制度改革，建立專業(yè)檔案人才團(tuán)隊(duì)。依據(jù)《高校檔案管理辦法》，對(duì)檔案類別實(shí)行分類整合，明確權(quán)責(zé)，分類設(shè)崗，堅(jiān)持聘用檔案專業(yè)人才，加強(qiáng)崗位培訓(xùn)，提升檔案管理水平。

隨著《中共中央關(guān)于深化黨和國(guó)家機(jī)構(gòu)改革的決定》的出臺(tái)，高校檔案管理體制改革要按照事業(yè)單位改革的整體要求進(jìn)一步全面推進(jìn)，高校檔案體制改革勢(shì)在必行。一方面改革高校檔案管理機(jī)制，全面統(tǒng)籌管理學(xué)校的全部歷史記憶——學(xué)校檔案;另一方面全面實(shí)現(xiàn)檔案資源的社會(huì)化服務(wù)利用，更好的發(fā)揮檔案的文化傳承和歷史證明作用。

5 結(jié)束語

總之，當(dāng)前國(guó)家非常注重檔案工作，高校檔案管理作為國(guó)家檔案工作的重要組成部分，應(yīng)該按照國(guó)家檔案工作的要求，進(jìn)一步提升高校檔案的管理水平，對(duì)高校檔案管理體制機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新，從高校實(shí)際出發(fā)，進(jìn)一步提升高校檔案服務(wù)能力和服務(wù)水平，推動(dòng)高校檔案工作不斷向前發(fā)展。

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