干部檔案的整理與修補(bǔ)

摘 要：干部檔案工作的操作流程較為繁瑣，其中檔案的整理與修補(bǔ)是檔案工作的基礎(chǔ)，只有前期高質(zhì)量的完成檔案的整理及修補(bǔ)工作，才能確保后續(xù)頁(yè)碼的編制、數(shù)字化加工以及質(zhì)檢等流程高效的完成。

關(guān)鍵詞：檔案;整理;修補(bǔ)

1 干部檔案的分類

要想高效的完成干部檔案的整理工作，就要明確干部檔案的分類規(guī)則?！陡刹咳耸聶n案材料收集歸檔規(guī)定》將人事檔案的內(nèi)容共劃分為十大類構(gòu)成。即第一類：履歷類，包括履歷表、簡(jiǎn)歷表、登記表、簡(jiǎn)歷材料等。第二類：自傳材料，主要包括自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料。第三類：鑒定、考察、考核材料，如工作小結(jié)、思想小結(jié)、別人給你的評(píng)定等。第四類：記載和反應(yīng)本人學(xué)習(xí)、技能、科研水平的各種材料，具體可細(xì)分為3小類，即（1）學(xué)歷學(xué)位材料（2）評(píng)聘、職稱技能等材料（3）科研發(fā)表材料。第五類，政審材料。第六類，黨團(tuán)材料。第七類，獎(jiǎng)勵(lì)材料。第八類，違紀(jì)材料。第九類，工資、任免、出國(guó)出境、代表登記表材料，具體細(xì)分為4小類，即（1）工資材料（2）任免材料（3）出國(guó)出境材料（4）參加會(huì)議的代表登記表材料。第十類：其他供組織參考具有保存價(jià)值的材料。

2 干部檔案分類的注意事項(xiàng)及操作方法

1）原檔案材料有目錄。對(duì)于原本已經(jīng)整理完畢并裝訂成冊(cè)，且目錄/清單填寫規(guī)范完整的干部檔案材料，應(yīng)首先核對(duì)檔案實(shí)物與目錄是否相符或多數(shù)相符，如相符，則原本的目錄正文保持不動(dòng)，順序也不應(yīng)改變。除了原本目錄之外的檔案作為散材料，歸為第11類，按時(shí)間順序由早到晚排列（沒(méi)有時(shí)間的放在最后面），放在原檔案的后面。為方便后序敲頁(yè)碼等程序，在干部檔案材料整理時(shí)可對(duì)散材料進(jìn)行排類號(hào)，即再按時(shí)間順序排好后，按照11—1，11—2，11—3用簽字筆在右上角對(duì)每一份材料進(jìn)行編號(hào)，對(duì)已經(jīng)縫合或粘貼住的材料則算作一份，不允許再拆開(kāi)，一份材料有多個(gè)日期的則以最晚日期為標(biāo)準(zhǔn)。相反，在對(duì)干部檔案進(jìn)行整理的過(guò)程中，如果原材料是用釘子或大頭針等固定的，因鐵釘?shù)冉饘俨牧弦咨P，會(huì)對(duì)紙張?jiān)斐蓢?yán)重破壞，則一定要把鐵釘或大頭針等取出來(lái)。

此外，在散材料的整理過(guò)程中，還應(yīng)注意以下幾點(diǎn)。首先，《銷毀材料登記表》應(yīng)視為一份材料，并按照時(shí)間先后原則排列。其次，如果干部檔案材料中包含信封，則需把信封集中排在最后，多個(gè)信封編一個(gè)類，信封里面有信紙則需取出來(lái)作為檔案材料。再次，全空白的紙，多余的卷皮應(yīng)排放在整本檔案之外，不予歸檔。最后，關(guān)于排在檔案最后零散材料的排序，應(yīng)按照無(wú)落款無(wú)標(biāo)題無(wú)日期的材料—信封—全空白表格—封底的順序進(jìn)行排序。其中，無(wú)落款日期的也應(yīng)做好分類，如登記表格、調(diào)查、手寫的小紙條等。對(duì)于不同類型的表格、有標(biāo)題的調(diào)查等每一份材料我們都要給其表一個(gè)類號(hào)，但如果是手寫的多張沒(méi)有標(biāo)題的小紙條則只把其看作一份，只需標(biāo)一個(gè)類號(hào)。此外，還需要特別注意的是，散材料中出現(xiàn)的與原來(lái)正文中重復(fù)的材料，需要放在原正文原件的后面。如果正文原件已經(jīng)用縫紉線縫合了，那么則將重復(fù)件排列在縫紉線的后面。其他情況下，重復(fù)件緊跟在原件后面，只算作一份，只需要標(biāo)一個(gè)類號(hào)。

2）原檔案材料沒(méi)有目錄。對(duì)于未經(jīng)整理沒(méi)有目錄或只有空白目錄的干部檔案，我們則需要按照十大類的分類要求對(duì)其進(jìn)行重新分類整理排序，此情況下則沒(méi)有第十一類散材料。我們?cè)趯?duì)檔案進(jìn)行十大類的區(qū)分時(shí)，應(yīng)注意對(duì)于目錄中有但材料沒(méi)有的檔案材料，要另外用空白的紙做好記錄，放在檔案封面的后面。對(duì)于目錄中沒(méi)有的但材料中有的，這種情況下，多出的材料則要拿出來(lái)，歸為第十一類。此外，還應(yīng)注意差旅費(fèi)、工會(huì)、保險(xiǎn)等歸在第十類。對(duì)于檔案材料中空白的目錄、空白的表格不應(yīng)編號(hào)。

在干部檔案材料分類中，許多人會(huì)將第五類政審材料和第八類違紀(jì)材料混淆，為了更好的將其區(qū)分開(kāi)，我們應(yīng)牢記：只是對(duì)個(gè)人的政審沒(méi)有處分的，如對(duì)一個(gè)人的調(diào)查是第五類。如果對(duì)調(diào)查、舉報(bào)等做出了明確的處分決定（如單位的處分、法院，警察予以的逮捕等），那么就將其歸為第八類違紀(jì)材料。此外，由于第五、八類材料比較多，我們?cè)趯?duì)其整理排序中，不同于其他類的按時(shí)間分類，而應(yīng)現(xiàn)將其材料按內(nèi)容分為結(jié)論、調(diào)查（主要包括談話筆記、檔案摘錄、他人寫的交代揭發(fā)等）和自我交代（主要包括匯報(bào)、本人的交代、認(rèn)罪書、檢討等）三大類，每一大類里面按時(shí)間排序，最后再按照先結(jié)論，后調(diào)查，最后自我交代的順序總和在一起，在對(duì)所有的材料進(jìn)行順序標(biāo)類號(hào)。

除去第五類和第八類，其他幾大類的檔案材料都是按由早到晚的時(shí)間順序排序，再按份數(shù)用簽字筆依次在右上角對(duì)其標(biāo)類號(hào)。此外還應(yīng)注意的是，因?yàn)榈谒念惡偷诰蓬愡€具體細(xì)分為幾小類，所以我們?cè)趯?duì)其中的材料進(jìn)行標(biāo)類號(hào)時(shí)，要先區(qū)分屬于哪一小類，再對(duì)其標(biāo)號(hào)。如第四類的第一小類按照4—1—1，4—1—2，4—1—3，第四類的第二小類按照4—2—1，4—2—2，4—2—3進(jìn)行標(biāo)號(hào)。

3）同一份檔案內(nèi)有多卷。在同一個(gè)人的檔案含有兩卷及兩卷以上的情況下，原則上我們只要核對(duì)卷內(nèi)的實(shí)物與目錄是否是相一致，如果是一致的，則無(wú)需重新排序。檔案原本的封面、目錄還有封底保持不動(dòng)。如果有在卷外的多余的材料作為散材料按照第11類的方法進(jìn)行整理排序。當(dāng)有好幾個(gè)封面時(shí)，我們從其中選出一個(gè)封面，一般情況下選擇正本的封面或干部檔案封面。目錄按照每卷的先后順序排列，一般是正本、副本或工人、干部。接著正文也是按照每卷的先后順序排列，正文后面放散材料，最后放封底。

3 干部檔案修補(bǔ)的注意事項(xiàng)及操作方法

在對(duì)干部檔案進(jìn)行修補(bǔ)的過(guò)程中，我們主要需要用到的工具有剪刀、固體膠、16k宣紙、無(wú)酸紙等。

1）原檔案材料裝訂成卷。如果原本的干部檔案已經(jīng)是用線縫合或用膠黏合成卷的，那么我們只需檢查里面的紙張有無(wú)破損。當(dāng)初現(xiàn)邊緣破損、折疊處斷裂、有撕破、缺角等情況時(shí)，我們則需要對(duì)其進(jìn)行修補(bǔ)。在修補(bǔ)過(guò)程中，我們要牢記一大原則，即：雙面用透明無(wú)酸紙修補(bǔ)，單面用宣紙修補(bǔ)，用宣紙修補(bǔ)的不可蓋住任何文字公章照片等，修補(bǔ)的尺寸大小按照破損處周圍長(zhǎng)方四邊形加0.2cm作修補(bǔ)。

2）原干部檔案未裝訂或有散材料。當(dāng)原本的干部檔案有未裝訂的或者有散材料時(shí)，為了方便后序的裝訂不破壞到檔案上的文字公章等，我們需要為留邊較窄的檔案材料加邊。可以用16k大小的宣紙裁出一條條寬約2cm大小的紙條，用固體膠涂抹一小半，粘貼在原檔案材料邊部，使其用來(lái)打孔的部分更加寬。原則上，同一份材料有兩張及兩張以上的，左側(cè)是需要黏合的，但為了方便后續(xù)的掃描，我們此時(shí)先不黏合，只需要標(biāo)好類號(hào)即可。在對(duì)檔案材料進(jìn)行修補(bǔ)時(shí)，如果出現(xiàn)小于16k的單張材料則需用16k的宣紙對(duì)其進(jìn)行托裱（把檔案的右側(cè)和宣紙右側(cè)對(duì)齊，把檔案左側(cè)粘在宣紙上），但如果一份材料有多張，則也先不進(jìn)行托裱操作。如果需要托裱的材料正反兩面都有字，則需要進(jìn)行“開(kāi)天窗”操作，即把宣紙剪下比原檔案材料稍小一些大小，再把檔案材料粘貼在宣紙上。

干部檔案保存時(shí)間較久，有的紙張較易損壞或者已經(jīng)損壞，這就要求我們檔案工作者在對(duì)干部檔案進(jìn)行整理修補(bǔ)的過(guò)程中，較為耐心細(xì)心，用心對(duì)待每一份檔案。也只有把基礎(chǔ)的整理修補(bǔ)等工作做好，才能更好的保障后續(xù)數(shù)字化加工等更快更好的完成！

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作者簡(jiǎn)介

成迪（1995-），女，漢族，江蘇連云港人，湘潭大學(xué)公共管理學(xué)院，碩士研究生，研究方向：圖書情報(bào)專業(yè)檔案學(xué)方向。