探討新時(shí)代房產(chǎn)管理檔案的規(guī)范化路徑

林燕

摘 要：本文首先論述了新時(shí)代房產(chǎn)管理檔案規(guī)范化工作的重要性及特點(diǎn)，然后指出了新時(shí)代房產(chǎn)管理檔案中存在的問(wèn)題，最后提出了做好新時(shí)代房產(chǎn)管理檔案規(guī)范化工作的路徑，期待能夠?yàn)榧訌?qiáng)新時(shí)代房產(chǎn)管理檔案規(guī)范化工作提供可資借鑒的參考。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代;房產(chǎn)檔案;規(guī)范化管理;路徑

根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案案法》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》和《青島市城市公有房產(chǎn)管理暫行辦法》、《青島市城市公有房產(chǎn)管理暫行辦法實(shí)施細(xì)則》及住房保障政策法規(guī)，公有房產(chǎn)包括：房產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位直接管理的國(guó)有房產(chǎn);國(guó)家機(jī)關(guān)、團(tuán)體、部隊(duì)、事業(yè)單位自管的房產(chǎn);全民所有制和集體所有制企業(yè)單位自管的房產(chǎn)。公有房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)和產(chǎn)籍的管理取決于檔案管理的重要性。因房產(chǎn)所有權(quán)發(fā)生轉(zhuǎn)移、變更、產(chǎn)業(yè)增減（包括新建、擴(kuò)建、加層、拆除、倒塌）時(shí)，所有權(quán)單位須辦理轉(zhuǎn)移、變更、注銷登記等業(yè)務(wù)都與檔案管理工作息息相關(guān)。房產(chǎn)管理檔案，是指在公房管理工作中形成的或者依法取得的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。房產(chǎn)管理中心檔案信息可以幫助我們清楚掌握房屋的產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍情況，因?yàn)榉慨a(chǎn)檔案信息是處于時(shí)刻變動(dòng)中的，所以要對(duì)房產(chǎn)檔案實(shí)施動(dòng)態(tài)化管理，以此來(lái)確保房產(chǎn)信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。房產(chǎn)管理檔案是推動(dòng)整個(gè)房產(chǎn)管理部門經(jīng)濟(jì)運(yùn)轉(zhuǎn)的重要依據(jù)。

1 新時(shí)代房產(chǎn)檔案規(guī)范化管理工作的重要性

當(dāng)今我們正處于一個(gè)社會(huì)高度信息化的嶄新時(shí)代。作為國(guó)家文獻(xiàn)信息事業(yè)重要組織部分的檔案事業(yè)，面臨著由傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理體制向著以全方位的檔案信息管理、檔案信息服務(wù)和檔案信息開(kāi)發(fā)三位一體為特征新體制的歷史性轉(zhuǎn)軌。就目前而言，我國(guó)的房產(chǎn)管理系統(tǒng)檔案還處于傳統(tǒng)地手工管理和信息化管理并存的過(guò)渡階段?？茖W(xué)有效的房產(chǎn)檔案信息化管理能夠真實(shí)全面地反映出房屋完整信息，為住戶及承租人提供更好快的檢索查詢服務(wù)，為決策者提供房產(chǎn)管理制訂政策、可行性研究報(bào)告等提供最真實(shí)地依據(jù)，做好領(lǐng)導(dǎo)者的好參謀，也就是說(shuō)房產(chǎn)檔案管理工作的大后方。

2 新時(shí)代房產(chǎn)檔案規(guī)范化管理工作的特點(diǎn)

首先，房產(chǎn)檔案是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的風(fēng)向標(biāo)。新時(shí)代是網(wǎng)絡(luò)信息化飛速發(fā)展的時(shí)代，作為房產(chǎn)管理中心信息真實(shí)的記錄，房產(chǎn)檔案信息能夠客觀地反映出社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的趨勢(shì)，同時(shí)它也是政府相關(guān)部門制定房產(chǎn)相關(guān)政策的基礎(chǔ)資料。其次，房產(chǎn)檔案在新時(shí)代的主要任務(wù)是信息資源的開(kāi)發(fā)利用。新時(shí)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)尤其是大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，給傳統(tǒng)的房產(chǎn)檔案管理工作帶來(lái)了新的機(jī)遇，可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)建立起房產(chǎn)檔案管理信息系統(tǒng)，為住戶、承租人等提供更為便捷準(zhǔn)確的查詢和預(yù)測(cè)分析服務(wù)，由此提升服務(wù)的質(zhì)量和用戶的滿意度。

3 新時(shí)代房產(chǎn)檔案管理中存在的問(wèn)題

1）房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)力度明顯不足。目前，很多的房產(chǎn)管理中心都已經(jīng)建立了房產(chǎn)檔案信息管理系統(tǒng)，可以為住戶、承租人提供檢索查詢功能，但是絕大多數(shù)的房產(chǎn)管理中心在檔案管理信息化建設(shè)方面還存在著認(rèn)識(shí)不足、缺乏積極性等問(wèn)題，使得多數(shù)的房產(chǎn)管理中心在實(shí)際中存在著傳統(tǒng)手工檔案管理和信息化管理并行并舉的現(xiàn)象。

2）房產(chǎn)管理檔案的監(jiān)管體系尚不完善。想要實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案信息管理的規(guī)范化，建立一套行之有效的管理體系是擺在新時(shí)期、新形勢(shì)刻不容緩、勢(shì)在必行的課題。這就使得在實(shí)際的管理過(guò)程中，既沒(méi)有一定的程序和規(guī)范來(lái)約束管理者的行為，又沒(méi)有對(duì)管理者的權(quán)限進(jìn)行說(shuō)明。從而導(dǎo)致了檔案管理工作的很多方面不能夠得到落實(shí)，降低服務(wù)效率的同時(shí)，也埋下了不小的安全隱患。

3）房產(chǎn)檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)亟待加強(qiáng)。作為房產(chǎn)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極地了解本職工作的開(kāi)展趨勢(shì)和現(xiàn)狀，不斷地進(jìn)行自我學(xué)習(xí)提升，在掌握新的房產(chǎn)檔案管理理論的同時(shí)，也需要掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，以便能夠適應(yīng)新時(shí)代信息網(wǎng)絡(luò)化的需求。在實(shí)際工作中，房產(chǎn)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，利用多媒體、數(shù)據(jù)庫(kù)等對(duì)房產(chǎn)檔案資料進(jìn)行管理和查詢使用，從而使服務(wù)效率得到提升。

4 做好新時(shí)代房產(chǎn)檔案規(guī)范化管理工作的路徑

1）積極推動(dòng)房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在新時(shí)代如果能夠?qū)⑿畔⒓夹g(shù)應(yīng)用到房產(chǎn)檔案管理中，就將有效地提升房產(chǎn)檔案管理的服務(wù)效率，從而更好地保障房產(chǎn)檔案管理的規(guī)范性。首先，房產(chǎn)管理中心相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)首先要提高重視程度，同時(shí)提高對(duì)房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)，進(jìn)一步加快推動(dòng)房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。其次，房產(chǎn)管理中心要對(duì)房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行完善與維護(hù)，要以住戶及承租人需求為中心提供更為便捷的信息查詢和檢索服務(wù)，從而提升服務(wù)的質(zhì)量與效率。最后，房產(chǎn)管理中心應(yīng)當(dāng)以大數(shù)據(jù)技術(shù)為基礎(chǔ)建立起數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，通過(guò)對(duì)房產(chǎn)檔案信息的匯總分析預(yù)測(cè)房產(chǎn)管理中心今后發(fā)展趨勢(shì)與方向，為領(lǐng)導(dǎo)者的決策者提供政策依據(jù)和規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的參考。

2）建立和完善現(xiàn)代化房產(chǎn)檔案管理體系。首先，必須保證滿足、方便住戶及承租人需求信息為依據(jù)建立和完善現(xiàn)代化的房產(chǎn)檔案管理體制，改革現(xiàn)有的檔案資料信息分開(kāi)管理的現(xiàn)狀，實(shí)現(xiàn)檔案、資料和信息的一體化管理體制，形成一個(gè)信息合力。其次，要利用計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等建立一個(gè)現(xiàn)代化的工作管理體系，改進(jìn)現(xiàn)有房產(chǎn)檔案工作運(yùn)行模式，研發(fā)編制適合房產(chǎn)管理系統(tǒng)的小程序，分別設(shè)置管理的權(quán)限，同時(shí)必須防止房產(chǎn)管理系統(tǒng)信息的泄露，實(shí)現(xiàn)信息處理的高速自動(dòng)化，努力將房產(chǎn)檔案管理部門打造成為信息高速處理和便捷提供的核心基地。最后，要做好房產(chǎn)檔案的動(dòng)態(tài)管理工作，由于房產(chǎn)檔案信息會(huì)隨著房屋的分配、調(diào)整、互換、拆遷安置而承租公有房產(chǎn)的，承租人須在遷入前憑有關(guān)證明或文件與房產(chǎn)出租單位簽訂租賃合同，領(lǐng)取《承租房屋證明》。這一系列的工作流程均須體現(xiàn)在檔案管理員的及時(shí)準(zhǔn)確，細(xì)致、扎實(shí)、詳細(xì)地記錄在冊(cè)，及時(shí)將變更資料入檔歸卷，使后續(xù)工作可持續(xù)發(fā)展提供最有利的保障，提高房產(chǎn)檔案管理的規(guī)范性，在實(shí)際管理中要運(yùn)用科學(xué)的方式根據(jù)實(shí)際情況對(duì)房產(chǎn)檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)化編目，以此保障房產(chǎn)檔案管理的真實(shí)性和完整性。

3）建立健全各項(xiàng)房產(chǎn)檔案管理的規(guī)章制度。健全的房產(chǎn)檔案管理規(guī)章制度，是保證房產(chǎn)檔案管理工作順利展開(kāi)的前提和基礎(chǔ)。首先，房產(chǎn)管理檔案工作效率低與缺乏有效的制度監(jiān)督之間存在因果關(guān)系，所以必須嚴(yán)格根據(jù)國(guó)家的法律法規(guī)和行業(yè)內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)制定出房產(chǎn)系統(tǒng)的檔案管理制度，以此來(lái)規(guī)范企業(yè)自身的檔案管理流程。其次，房產(chǎn)管理中心應(yīng)當(dāng)建立起有效的獎(jiǎng)懲機(jī)制，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，激發(fā)員工的積極性和競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)。最后，房產(chǎn)管理中心需結(jié)合本系統(tǒng)自身的實(shí)際情況，對(duì)工作制度和工作流程進(jìn)行完善，以便推動(dòng)房產(chǎn)檔案管理工作規(guī)范有序地進(jìn)行。

4）做好高素質(zhì)房產(chǎn)檔案管理人員的培養(yǎng)工作。房產(chǎn)檔案管理人員是房產(chǎn)管理中心相關(guān)規(guī)章制度的執(zhí)行者，因此高素質(zhì)的檔案管理人員能夠有效地提升工作效率和群眾滿意度。房產(chǎn)管理中心應(yīng)當(dāng)組織相關(guān)人員定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使檔案管理員不僅能夠系統(tǒng)全面地掌握房產(chǎn)檔案管理的專業(yè)知識(shí)，還能夠熟練地進(jìn)行計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)操作，并且能夠運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)房產(chǎn)信息進(jìn)行分析和預(yù)測(cè)。作為房產(chǎn)檔案管理人員，必須具備創(chuàng)新的意識(shí)，不斷通過(guò)自我學(xué)習(xí)完善自身知識(shí)結(jié)構(gòu)、積累基層檔案工作的寶貴經(jīng)驗(yàn)，不斷提升自身綜合職業(yè)道德及業(yè)務(wù)水平，迎接新時(shí)代檔案事業(yè)發(fā)展的挑戰(zhàn)。

5 結(jié)語(yǔ)

為加強(qiáng)新時(shí)代房產(chǎn)檔案的規(guī)范化管理，為城市管理的規(guī)范化發(fā)展提供有力保障，提升檔案管理服務(wù)的群眾滿意度，房產(chǎn)管理中心應(yīng)該在積極推動(dòng)房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)、建立和完善現(xiàn)代化房產(chǎn)檔案管理體系、建立健全各項(xiàng)房產(chǎn)檔案管理的規(guī)章制度，培養(yǎng)與選撥出一批高素質(zhì)檔案管理人員，不斷更新觀念，樹(shù)立編研意識(shí)，開(kāi)展檔案創(chuàng)新發(fā)展意識(shí)，以求真務(wù)實(shí)的創(chuàng)新精神積極面對(duì)信息時(shí)代對(duì)檔案管理工作貢獻(xiàn)與挑戰(zhàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]李紅艷.新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化措施探究[J].神州（下旬刊），2016（05）：161.