檔案利用服務(wù)工作的幾點(diǎn)思考

孫會(huì)霞

摘 要：隨著信息技術(shù)日新月異的發(fā)展，當(dāng)前我們正處在新時(shí)代背景下，社會(huì)大眾高度重視檔案管理工作，檔案作為記錄歷史的一種形式，記載著原始數(shù)據(jù)信息的利用、收集等工作。在新時(shí)代背景下，各種信息量日益劇增，讓檔案管理工作變得復(fù)雜化、程序化。鑒于此。我們要立足于新時(shí)代背景下，深入研究檔案利用服務(wù)工作，分析新時(shí)代背景下檔案服務(wù)工作面臨的困境，并提出檔案利用服務(wù)工作的幾點(diǎn)思考，旨在希望進(jìn)一步滿足用戶個(gè)性化、高層次的需求。

關(guān)鍵詞：檔案;利用服務(wù);幾點(diǎn)思考

新時(shí)代下意味著海量的數(shù)據(jù)信息、快速的信息檢索方式和數(shù)據(jù)信息的精準(zhǔn)處理，在這種新形勢(shì)下，檔案工作開(kāi)始從重管理向重應(yīng)用的方向發(fā)展。這就需要檔案管理人員要不斷的創(chuàng)新檔案利用服務(wù)，深入挖掘檔案信息的潛在利用價(jià)值，更好的為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，確保檔案利用效率和服務(wù)質(zhì)量的提高，更好的發(fā)揮出檔案信息的重要作用和價(jià)值。

1 檔案利用服務(wù)工作的新特點(diǎn)

1）利用資源數(shù)字化。信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展使辦公自動(dòng)化和快速發(fā)展，因此，檔案資源的存在不僅限于紙張，而且通常不僅僅是文本文件和圖像。諸如文檔，圖形文件，視頻文件和音頻文件之類(lèi)的電子文件以數(shù)字存在并且也成倍增加。換句話說(shuō)，檔案資源利用平臺(tái)正在從單個(gè)紙質(zhì)載體演變?yōu)樵S多不同的載體，例如紙張，光盤(pán)，磁盤(pán)和磁帶;它的存在也從紙質(zhì)文本演變?yōu)閿?shù)字網(wǎng)絡(luò)信息。

2）同時(shí)訪問(wèn)多個(gè)渠道。網(wǎng)絡(luò)信息的組織，通信和傳遞的變化增加了信息的及時(shí)性，這也增加了用戶對(duì)檔案中快速有效的信息服務(wù)的新需求。用戶不再對(duì)存檔材料的最獨(dú)特使用感到滿意，他們希望請(qǐng)求服務(wù)快速有效地訪問(wèn)大量有用信息。隨著檔案資源的數(shù)字化和在線技術(shù)的發(fā)展，檔案管理已經(jīng)創(chuàng)建了自己的文件網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，以滿足新用戶的需求。

3）使用時(shí)間和空間來(lái)擴(kuò)展。歸檔網(wǎng)絡(luò)請(qǐng)求恢復(fù)服務(wù)方法不僅使文件信息查詢有效和準(zhǔn)確，而且還使得用戶文件查詢?cè)跁r(shí)間和空間上無(wú)限制。除了查詢存檔文件外，用戶還可以隨時(shí)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)鏈接到存檔服務(wù)器，直接檢索和訪問(wèn)所需的文件信息，提高訪問(wèn)存檔信息的及時(shí)性，并擴(kuò)展可用于訪問(wèn)存檔信息的時(shí)間和空間。

2 新時(shí)代給檔案服務(wù)帶來(lái)的困境

1）檔案利用服務(wù)工作的觀念陳舊。對(duì)于我國(guó)的任何一個(gè)行業(yè)來(lái)說(shuō)，相關(guān)工作人員在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，所使用的大多都是比較傳統(tǒng)的管理模式，同時(shí)在管理過(guò)程中所秉承的觀念相對(duì)來(lái)說(shuō)比較傳統(tǒng)，大部分管理人員都會(huì)認(rèn)為檔案是具有最高程度的保密性的，對(duì)于單位外部人員來(lái)說(shuō)，都不能隨意對(duì)檔案進(jìn)行查看。但是現(xiàn)在我國(guó)已經(jīng)逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榱艘粋€(gè)信息化的時(shí)代，所以以往的檔案管理模式已經(jīng)不再適合現(xiàn)在的時(shí)代發(fā)展背景。對(duì)于我國(guó)的檔案管理來(lái)說(shuō)，工作人員所秉承的工作原則基本上都是“你借我調(diào)”，這種檔案的使用模式具有很大程度的被動(dòng)性，而現(xiàn)在企業(yè)的檔案利用服務(wù)工作也是如此，如果企業(yè)檔案利用服務(wù)工作長(zhǎng)期處于這一狀態(tài)，那么檔案自身所擁有的使用價(jià)值根本得不到完全的發(fā)揮，同時(shí)企業(yè)自身的競(jìng)爭(zhēng)水平也就很難得到提升。

2）傳統(tǒng)的工作方式跟不上時(shí)代發(fā)展的步伐?，F(xiàn)在我國(guó)的檔案管理工作人員大多數(shù)都缺乏一定程度的創(chuàng)新意識(shí)，在對(duì)檔案進(jìn)行收集以及管理的過(guò)程中，從始至終使用的都是同一種工作模式?，F(xiàn)在我國(guó)的信息技術(shù)已經(jīng)處于了一種高速發(fā)展的階段，而且網(wǎng)絡(luò)在社會(huì)上也得到了更加廣泛的普及，雖然檔案基本上都是以紙質(zhì)的形式存在，但是現(xiàn)在已經(jīng)是信息時(shí)代，紙質(zhì)檔案已經(jīng)無(wú)法滿足社會(huì)在發(fā)展過(guò)程中的要求。同時(shí)管理人員在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，出現(xiàn)工作失誤的概率相對(duì)來(lái)說(shuō)還比較高。除此之外，對(duì)于企業(yè)檔案利用服務(wù)工作來(lái)說(shuō)，其中所包含的檔案基本上都不是最原始的檔案，如果相關(guān)的工作人員想要查找原始檔案或者是查找更為詳細(xì)的檔案，那么就需要通過(guò)檔案館才可以得到。但是檔案管理在很大程度上束縛了整個(gè)企業(yè)檔案利用服務(wù)的工作效率，同時(shí)還會(huì)對(duì)其發(fā)展造成一定程度的影響。

3 對(duì)檔案利用服務(wù)工作提出的幾點(diǎn)思考

1）創(chuàng)新檔案利用服務(wù)理念。在檔案利用服務(wù)中，檔案管理人員需要重視自身檔案利用服務(wù)理念的創(chuàng)新，并準(zhǔn)確對(duì)自身進(jìn)行定位，并將為用戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)作為工作的宗旨，遵循人性化的服務(wù)理念，更好的滿足用戶的多樣化需求。由于新時(shí)代背景下，檔案用戶在利用檔案信息時(shí)不受時(shí)空限制，因此在檔案利用服務(wù)工作中，需要充分的利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，做好用戶信息跟蹤和分析工作，基于用戶的實(shí)際需求來(lái)為其提供個(gè)性化的服務(wù)。另外，還要充分的利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)針對(duì)檔案信息進(jìn)行深入挖掘，積極構(gòu)建檔案知識(shí)服務(wù)體系，進(jìn)一步提升檔案的檢索、整合、加工和共享水平，全面促進(jìn)檔案利用服務(wù)水平的提升。

2）創(chuàng)新檔案利用服務(wù)的方式和方法。在具體創(chuàng)新檔案利用服務(wù)過(guò)程中，為了能夠更好的滿足用戶的需求，宜為用戶提供微服務(wù)、遠(yuǎn)程服務(wù)和云服務(wù)，充分的運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)手段來(lái)對(duì)檔案利用服務(wù)方式和方法進(jìn)行創(chuàng)新。檔案部門(mén)可以通過(guò)利用微信和微博來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息的傳遞，為用戶提供更為便捷的檔案利用服務(wù)，有效的拉近與用戶之間的距離。在遠(yuǎn)程檔案服務(wù)中，可以通過(guò)構(gòu)建檔案遠(yuǎn)程利用服務(wù)平臺(tái)，為用戶提供遠(yuǎn)距離的檔案信息咨詢和服務(wù)。云服務(wù)需要依托于互聯(lián)網(wǎng)，通過(guò)提供虛擬化資源，并借助于云平臺(tái)將分散的檔案信息組織起來(lái)，通過(guò)構(gòu)建服務(wù)云，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享，為檔案利用者提供檔案信息查詢和利用服務(wù)。

3）數(shù)據(jù)挖掘平臺(tái)的使用。要想從整體上提升檔案服務(wù)質(zhì)量，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)是非常關(guān)鍵的，眾所周知，文本智能數(shù)據(jù)處理主要是基于音頻識(shí)別技術(shù)和獨(dú)特模糊識(shí)別所構(gòu)建的。其作為數(shù)據(jù)挖掘平臺(tái)的中心，檔案管理人員可以通過(guò)調(diào)取數(shù)據(jù)挖掘平臺(tái)的中心的內(nèi)容，進(jìn)一步分析需信息。當(dāng)前檔案資源數(shù)據(jù)挖掘，具體包含了以下幾點(diǎn)，第一，檢索音頻內(nèi)容，自動(dòng)識(shí)別關(guān)鍵，企業(yè)可以進(jìn)一步區(qū)分定位視頻當(dāng)中不同的內(nèi)容，促使視頻處理能力的提升，第二，檢索語(yǔ)義，作為當(dāng)前檔案管理中最常見(jiàn)的一種搜索方式，我們?cè)谑褂眠@種方法的過(guò)程中，只需要提供計(jì)算機(jī)識(shí)別語(yǔ)言。第三，檔案智能化輔助分類(lèi)，這種方式，主要就是指工作人員從平臺(tái)中，提取檔案，借助數(shù)據(jù)挖掘平臺(tái)的中心現(xiàn)文獻(xiàn)的自動(dòng)分類(lèi)，利用數(shù)據(jù)平臺(tái)分類(lèi)，促使了檔案準(zhǔn)確率的提升，同時(shí)還能支持多維度動(dòng)態(tài)分類(lèi)。作為構(gòu)建在數(shù)據(jù)挖掘的平臺(tái)的載體，文本數(shù)據(jù)處理層目的就是以概論和特殊信息論為基礎(chǔ)，檔案管理人員在具體的工作中，借助相關(guān)技術(shù)，提供搜索應(yīng)用服務(wù)，提取所需信息，這樣一來(lái)，他們就可以在數(shù)據(jù)挖掘平臺(tái)合理使用智能搜索、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘以及采集數(shù)據(jù)應(yīng)用平臺(tái)，在采集平臺(tái)上進(jìn)一步完成層次化數(shù)據(jù)采集。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，當(dāng)前我們正處在大數(shù)據(jù)信息時(shí)代背景下，面對(duì)海量、形式多樣的檔案信息，導(dǎo)致檔案管理人員無(wú)法及時(shí)在海量信息中找到所需信息，信息查詢性逐漸下降，有時(shí)候還會(huì)出現(xiàn)無(wú)法相應(yīng)等問(wèn)題，加之傳統(tǒng)檔案查詢服務(wù)模式已經(jīng)無(wú)法進(jìn)一步滿足時(shí)代發(fā)展的需求，基于此，我們必須要分析新時(shí)代背景下檔案利用服務(wù)所面臨的問(wèn)題，采取相關(guān)的措施，從而利用智能化處理平臺(tái)推送給用戶，最大限度的滿足用戶需求。

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