淺議學(xué)院管理人員應(yīng)具備的意識(shí)與能力

成密紅 聞海燕

[摘 要]校院二級(jí)管理體制下，學(xué)院管理工作的任務(wù)量更大、范圍更廣、政策性更強(qiáng)、程序更復(fù)雜。面對(duì)這些壓力與挑戰(zhàn)，學(xué)院辦公室管理人員應(yīng)不斷強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)、全局意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)與效率意識(shí)，提高政策把握能力、信息收集與處理能力、謀劃能力、溝通協(xié)調(diào)能力、文字駕馭能力與組織執(zhí)行能力。

[關(guān)鍵詞]二級(jí)管理;意識(shí);能力

[作者簡(jiǎn)介]成密紅（1974—），女，陜西武功人，碩士，西北農(nóng)林科技大學(xué)風(fēng)景園林藝術(shù)學(xué)院黨政綜合辦公室主任，講師，主要從事高等學(xué)校教育學(xué)理論與實(shí)踐研究;聞海燕（1976—），女，陜西乾縣人，碩士，西北農(nóng)林科技大學(xué)風(fēng)景園林藝術(shù)學(xué)院教學(xué)干事，主要從事高等教育教學(xué)研究。

[中圖分類號(hào)] G647[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A[文章編號(hào)] 1674-9324（2020）27-0050-02[收稿日期] 2019-10-14

近年來，不少高校正在積極探索和實(shí)踐校院二級(jí)管理體制，其核心是管理中心下移，學(xué)院成為管理主體。學(xué)院成為管理主體后，管理工作量、工作面與工作難度不可避免地加大增強(qiáng)，相應(yīng)對(duì)學(xué)院辦公室管理人員的素養(yǎng)與能力提出新的、更高的要求。作者結(jié)合所在學(xué)校實(shí)際情況，就校院二級(jí)管理體制下，學(xué)院辦公室管理人員面臨新的壓力與挑戰(zhàn)，應(yīng)具備的素質(zhì)與能力談幾點(diǎn)思考及體會(huì)。

一、學(xué)院辦公室管理人員面臨的壓力與挑戰(zhàn)

（一）校院二級(jí)管理體制的內(nèi)涵

校院二級(jí)管理體制改革是高校適應(yīng)社會(huì)改革和發(fā)展形勢(shì)的需要，將管理中心下移，變以職能處室為學(xué)校管理主體為以二級(jí)學(xué)院為學(xué)校管理主體的管理模式。校院二級(jí)管理體制的實(shí)質(zhì)是通過權(quán)力下放和資源優(yōu)化配置，在學(xué)科與專業(yè)建設(shè)、科學(xué)研究、人才培養(yǎng)、學(xué)生管理等方面賦予學(xué)院充分的辦學(xué)自主權(quán)，在人力、物力、財(cái)力上賦予學(xué)院更多的支配權(quán);使學(xué)院在學(xué)校總的目標(biāo)、原則的指導(dǎo)下，擁有足夠的與它擔(dān)負(fù)的責(zé)任、任務(wù)相對(duì)等的權(quán)力與利益，真正成為充滿活力、相對(duì)獨(dú)立的辦學(xué)實(shí)體[1-2]。校院二級(jí)管理體制有利于激發(fā)學(xué)院的辦學(xué)動(dòng)力，激活學(xué)校內(nèi)部辦學(xué)活力，促進(jìn)學(xué)校的內(nèi)涵式快速發(fā)展。

（二）學(xué)院辦公室管理人員面臨的壓力與挑戰(zhàn)

校院二級(jí)管理體制下，學(xué)校的辦學(xué)重心下移，學(xué)院的自主辦學(xué)權(quán)增大 ，工作任務(wù)與責(zé)任相應(yīng)也增加。原先由學(xué)校相關(guān)職能處室負(fù)責(zé)，學(xué)院僅需按照學(xué)校文件或通知具體操作執(zhí)行的工作變?yōu)橛蓪W(xué)院結(jié)合實(shí)際，制定政策性文件或?qū)嵤┺k法，具體操作執(zhí)行并上報(bào)結(jié)果和總結(jié)。學(xué)院辦公室作為學(xué)院的事務(wù)管理中心，管理工作的任務(wù)量更大、范圍更廣、服務(wù)面更寬，政策性更強(qiáng)、程序更復(fù)雜。面對(duì)這些變化帶來的壓力與挑戰(zhàn)，學(xué)院辦公室的管理人員必須不斷提升職業(yè)素養(yǎng)和各方面的能力。

二、學(xué)院辦公室管理人員應(yīng)強(qiáng)化五種意識(shí)

（一）服務(wù)意識(shí)

辦公室管理人員只有不斷強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，轉(zhuǎn)變工作態(tài)度和工作作風(fēng)，才能贏得廣大師生的理解、支持與配合，保證各項(xiàng)工作的順利開展。要有積極主動(dòng)、熱情周到、細(xì)致入微、不計(jì)得失的服務(wù)態(tài)度，堅(jiān)決杜絕“門難進(jìn)、臉難看、話難聽、事難辦”;要有服務(wù)于學(xué)院以及全校師生、服務(wù)于教育教學(xué)需要、服務(wù)于學(xué)校及學(xué)院發(fā)展需要，服務(wù)于社會(huì)及經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要的大局性服務(wù)意識(shí);要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提升服務(wù)水平與質(zhì)量。

（二）責(zé)任意識(shí)

校院二級(jí)管理體制下，學(xué)院具有更大的權(quán)力，相應(yīng)的責(zé)任也更大，學(xué)院辦公室管理人員必須樹立起“責(zé)任重于泰山”“辦公室工作無小事”的意識(shí)。要有求真務(wù)實(shí)、真抓實(shí)干的工作作風(fēng);認(rèn)真謹(jǐn)慎的工作態(tài)度;勇挑重?fù)?dān)、敢于負(fù)責(zé)，敢抓敢管的工作魄力。

（三）全局意識(shí)

校院二級(jí)管理體制下，學(xué)院管理工作的綜合程度、復(fù)雜程度、交叉程度增加，辦公室管理人員必須強(qiáng)化全局意識(shí)，從全局出發(fā)，想問題、理思路、做決定。一是站位要高，要站在一切為了學(xué)校及學(xué)院利益和發(fā)展的高度，圍繞大局思考、處理、解決問題。二是眼界要廣，要打破個(gè)人、部門、本學(xué)院的利益圈子，以全校的利益為重，正確處理學(xué)院內(nèi)部、學(xué)院與學(xué)校、學(xué)院與學(xué)院之間利益關(guān)系。三是目光要遠(yuǎn)，要從學(xué)校及學(xué)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益出發(fā)，用發(fā)展的、長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光處理問題。

（四）創(chuàng)新意識(shí)

校院二級(jí)管理體制下，學(xué)院會(huì)面臨諸多的新任務(wù)、新問題、新情況，學(xué)院辦公室管理人員必須強(qiáng)化創(chuàng)新意識(shí)，用新理念、新思路、新方法、新舉措完成新任務(wù)、應(yīng)對(duì)新情況，解決新問題。要有敢于打破常規(guī)、敢于突破傳統(tǒng)、敢于挑戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)、敢于承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)，不怕困難、不怕失敗、不怕遭受非議，開拓創(chuàng)新、銳意進(jìn)取的精神;要克服用固定的思維模式想問題、干工作的習(xí)慣和安于現(xiàn)狀、自滿自足、不思進(jìn)取的思想，用新視角、新思路、新思維、新辦法，創(chuàng)造性地開展工作;工作中要及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、查找不足，分析原因，思考改進(jìn)及提升的辦法與舉措。

（五）效率意識(shí)

沒有“非常效能”，難建“非常之功”。學(xué)院辦公室管理人員必須強(qiáng)化效率意識(shí)，才能應(yīng)對(duì)更多、更復(fù)雜的工作。要有強(qiáng)烈的時(shí)間觀念，反應(yīng)迅速;要注意工作方法，根據(jù)工作性質(zhì)和要求采取恰當(dāng)、科學(xué)、靈活的工作方法，做到方法最優(yōu)化、程序最簡(jiǎn)化、運(yùn)行最暢化、速度最快化;要隨時(shí)溝通、緊密配合，團(tuán)結(jié)協(xié)作，彼此補(bǔ)臺(tái)、形成合力，增強(qiáng)戰(zhàn)斗力，杜絕各自為政、單打獨(dú)斗、推諉扯皮。

三、辦公室管理人員應(yīng)具備的能力

（一）政策把握能力

校院二級(jí)管理模式下，學(xué)校只提供總體目標(biāo)與規(guī)劃、指導(dǎo)性原則與要求，具體的目標(biāo)、規(guī)劃、方案、辦法等均要由學(xué)院結(jié)合自身發(fā)展需要與實(shí)際制定。學(xué)院辦公室管理人員必須了解國(guó)家的教育方針及政策，掌握國(guó)家在學(xué)科建設(shè)、教育教學(xué)、科學(xué)研究、人才隊(duì)伍等方面的發(fā)展戰(zhàn)略、決策部署及總體要求，熟知學(xué)校的總體規(guī)劃、目標(biāo)、要求及相關(guān)規(guī)章制度，具備一定的政策把握能力，否則在工作中可能會(huì)出現(xiàn)原則性、方向性、政策性、根本性錯(cuò)誤。

（二）信息收集與處理能力

隨著經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的發(fā)展，信息已成為比物質(zhì)和能源更為重要的資源，對(duì)人們生活的改變?cè)絹碓酱?，?duì)經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展所產(chǎn)生的影響也越來越深刻。學(xué)院管理人員只有具備對(duì)信息進(jìn)行獲取、識(shí)別、存儲(chǔ)、加工、利用等能力，才能不斷改進(jìn)管理模式與方法，提高管理效能。要會(huì)利用科學(xué)先進(jìn)的技術(shù)手段搜集、分析各類信息，保證信息的“新、真、實(shí)”;還要會(huì)根據(jù)工作需要，對(duì)信息進(jìn)行進(jìn)一步挖掘和加工，充分地利用信息改進(jìn)和提升工作。

（三）謀劃能力

校院二級(jí)管理體制下，更多的工作由學(xué)院策劃、規(guī)劃和決策，學(xué)院辦公室管理人員必須具備一定的謀劃和決策能力，才能真正當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。要堅(jiān)持學(xué)習(xí)新理論、新理念、新知識(shí)、新技能，提升知識(shí)厚度、視野寬度與胸懷廣度，培養(yǎng)創(chuàng)造性、發(fā)散性、多層次、廣視野的系統(tǒng)性全局思維與規(guī)劃能力;要有超前意識(shí)，對(duì)于工作要超前思考、提前介入、先行調(diào)研，為重大決策的出臺(tái)提供依據(jù)、資料和計(jì)劃;要與領(lǐng)導(dǎo)“同頻共振”，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，謀領(lǐng)導(dǎo)之所慮，謀在核心處、謀在關(guān)鍵點(diǎn);要會(huì)圍繞學(xué)院發(fā)展目標(biāo)和中心工作，有目標(biāo)性地策劃一些工作，使學(xué)院的工作出特色、出亮點(diǎn)、出品牌。

（四）溝通協(xié)調(diào)能力

良好的溝通協(xié)調(diào)能力是學(xué)院辦公室管理人員必備的能力。在協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系中，既要注意分清工作主次與利害關(guān)系，抓住主要矛盾、重點(diǎn)工作和關(guān)鍵點(diǎn)，統(tǒng)籌兼顧，注意方式、方法與技巧，又要根據(jù)不同的人、事、時(shí)選擇不同溝通方式和語(yǔ)言，做到因人而異、因事而異、因時(shí)而異。

（五）文字駕馭能力

辦公室管理人員的文字駕馭水平直接關(guān)系到能否完整體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的決策意圖以及決策能否準(zhǔn)確下達(dá)并得以落實(shí)。辦公室管理人員必須具備扎實(shí)的文字功底，能熟練掌握各類公文的格式、要求、特點(diǎn)及語(yǔ)言表達(dá)技巧，全面了解與擬起草文稿相關(guān)聯(lián)的基本情況，準(zhǔn)確把握文件精神實(shí)質(zhì)，深刻領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的決策意圖;做到不僅要提筆能寫，而且要文種恰當(dāng)、格式規(guī)范、文字簡(jiǎn)練，表達(dá)準(zhǔn)確。

（六）組織執(zhí)行能力

學(xué)院辦公室管理人員必須具備較強(qiáng)的組織執(zhí)行能力，才能應(yīng)對(duì)更多、更復(fù)雜的工作以及突發(fā)事件、應(yīng)急事項(xiàng)與緊急情況。要會(huì)根據(jù)工作內(nèi)容及要求，制定出科學(xué)合理的工作計(jì)劃或?qū)嵤┓桨?會(huì)調(diào)動(dòng)和利用各方面的力量與關(guān)系組織開展工作，做到發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，各司其職，各負(fù)其責(zé);會(huì)靈活解決工作實(shí)施過程中出的問題與突發(fā)情況。

參考文獻(xiàn)

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