高校信息化系統(tǒng)建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)與啟示

趙輝 邊婧 張帆

[摘 要] 隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化系統(tǒng)在各行業(yè)的應(yīng)用越來(lái)越多。如何科學(xué)、規(guī)范、高效的完成信息化系統(tǒng)建設(shè)，使其在管理工作中發(fā)揮重要作用，對(duì)信息化系統(tǒng)建設(shè)具有重要意義。以高校綜合教務(wù)管理系統(tǒng)建設(shè)為例，從做好前期調(diào)研論證、全面功能試用、組建項(xiàng)目建設(shè)團(tuán)隊(duì)、制定科學(xué)合理的項(xiàng)目實(shí)施流程以及加強(qiáng)系統(tǒng)培訓(xùn)等五個(gè)方面，總結(jié)信息化系統(tǒng)建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)與啟示，希望對(duì)各類信息化系統(tǒng)建設(shè)有所裨益。

[關(guān)鍵詞] 信息化系統(tǒng);經(jīng)驗(yàn);啟示

[作者簡(jiǎn)介] 趙 輝（1980—），男，山東兗州人，碩士，山東大學(xué)（威海）教務(wù)處助理研究員，主要從事高等教育管理研究。

[中圖分類號(hào)] G647? ? [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A? ? [文章編號(hào)] 1674-9324（2020）31-0028-03? ? [收稿日期] 2020-02-14

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化系統(tǒng)在各行各業(yè)中的使用越來(lái)越廣泛。高校作為科技信息發(fā)展的前沿，各類信息化系統(tǒng)的使用也走在了全社會(huì)的前列，尤其是近幾年隨著智慧校園建設(shè)的發(fā)展，高校信息化發(fā)展更加迅速。信息化系統(tǒng)的廣泛使用，既提高了工作效率和水平，也使工作更加科學(xué)化和規(guī)范化。但是，由于各個(gè)高校實(shí)際需求和技術(shù)水平不同，信息化系統(tǒng)的部署和實(shí)施還存在一些問(wèn)題，比如選擇的信息化系統(tǒng)不適合自身需求、實(shí)施方案不合理、二次需求開(kāi)發(fā)進(jìn)程過(guò)慢，等等，給項(xiàng)目實(shí)施和后期運(yùn)行維護(hù)帶來(lái)了很多困擾。因此，如何科學(xué)合理地選擇一套適合自身需求的信息化系統(tǒng)，并且能夠科學(xué)、規(guī)范、高效的部署實(shí)施，以及在實(shí)施部署過(guò)程中需要注意哪些問(wèn)題，是值得我們認(rèn)真探究的。2015年開(kāi)始，筆者所在學(xué)校實(shí)施了綜合教務(wù)管理系統(tǒng)的升級(jí)換代，筆者作為重要參與者親歷了整個(gè)實(shí)施過(guò)程，在信息化系統(tǒng)建設(shè)方面，總結(jié)了一些經(jīng)驗(yàn)，在此和大家一起分享，希望對(duì)各類信息化系統(tǒng)建設(shè)有所裨益。

一、做好前期調(diào)研論證，為后續(xù)工作開(kāi)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)

前期的調(diào)研論證對(duì)于信息化系統(tǒng)的實(shí)施部署非常重要，充分的調(diào)研論證，能夠使大家詳細(xì)了解目前市場(chǎng)上有哪些主流的業(yè)務(wù)系統(tǒng)和相關(guān)的功能模塊，并從客戶的角度了解各個(gè)系統(tǒng)的優(yōu)缺點(diǎn)。

調(diào)研論證可以分為兩個(gè)階段，第一階段主要以網(wǎng)絡(luò)調(diào)研及電話調(diào)研為主，本階段的主要任務(wù)是大體確定幾家系統(tǒng)供應(yīng)商的范圍。以筆者所在單位為例，以前使用的綜合教務(wù)管理系統(tǒng)是從清華大學(xué)引進(jìn)的，使用的是2000年左右的技術(shù)和設(shè)計(jì)理念。2013年，筆者所在單位開(kāi)始深入實(shí)施學(xué)分制改革，原有的綜合教務(wù)管理系統(tǒng)無(wú)論是在設(shè)計(jì)理念還是技術(shù)功能上都無(wú)法滿足新的業(yè)務(wù)需求，對(duì)舊版綜合教務(wù)管理系統(tǒng)的升級(jí)換代工作提上日程。在前期的調(diào)研論證階段，我們通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查詢以及與兄弟高校的交流溝通，了解到目前市場(chǎng)上主流的綜合教務(wù)管理系統(tǒng)大約有4～5家，系統(tǒng)各個(gè)功能模塊大體相同但各有側(cè)重;通過(guò)電話溝通，了解到各兄弟高校對(duì)不同廠商的系統(tǒng)使用評(píng)價(jià)也不盡相同。通過(guò)集合各方面的意見(jiàn)，基本上能夠大致確定系統(tǒng)供應(yīng)商的選擇范圍，為進(jìn)一步的調(diào)研提供了更加明確的方向。

第二階段的調(diào)研主要以現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研為主。一是到相關(guān)供貨商單位進(jìn)行實(shí)地調(diào)研，主要調(diào)研系統(tǒng)廠商的技術(shù)實(shí)力情況。信息化系統(tǒng)的部署使用是一個(gè)不斷改進(jìn)與優(yōu)化的過(guò)程，供應(yīng)商擁有強(qiáng)大的技術(shù)實(shí)力是系統(tǒng)能夠長(zhǎng)期運(yùn)行和提供穩(wěn)定售后服務(wù)的前提。二是到信息化系統(tǒng)的具體客戶單位進(jìn)行實(shí)地調(diào)研，這是深入了解系統(tǒng)實(shí)際功能的重要步驟。以筆者所在單位為例，在完成第一階段調(diào)研基礎(chǔ)上，我們大體確定了4家廠商的系統(tǒng)產(chǎn)品，在第二階段調(diào)研中，針對(duì)這4家廠商的綜合教務(wù)管理系統(tǒng)選擇了8所兄弟高校進(jìn)行了實(shí)地調(diào)研，通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研，充分掌握了四套綜合教務(wù)管理系統(tǒng)的功能模塊以及各自的優(yōu)缺點(diǎn)。

兩個(gè)階段的調(diào)研結(jié)束后，可以形成詳細(xì)的調(diào)研報(bào)告，對(duì)目前市場(chǎng)上的信息化系統(tǒng)就有了較為詳細(xì)的了解，為后續(xù)工作的開(kāi)展奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

二、開(kāi)展全面的功能試用，全方位了解系統(tǒng)功能

目前，大部分的系統(tǒng)供應(yīng)商都會(huì)提供信息化系統(tǒng)的功能試用，大家可以在前期調(diào)研基礎(chǔ)上，開(kāi)展信息化系統(tǒng)的功能試用。雖然只是試用，但它在整個(gè)系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中作用巨大。前期的調(diào)研只是對(duì)信息化系統(tǒng)有個(gè)整體上的了解，而針對(duì)信息化系統(tǒng)的試用，則是我們?nèi)媪私庀到y(tǒng)的一個(gè)重要過(guò)程。雖然不同的系統(tǒng)供應(yīng)商對(duì)同樣的業(yè)務(wù)工作都給出了解決方案，但是每個(gè)廠商給出的解決方案是否真正符合我們的實(shí)際需求，只有在試用了系統(tǒng)后才能有深入的了解。

信息化系統(tǒng)的功能試用，應(yīng)盡量做到廣泛和全面。廣泛是指盡量安排多批次業(yè)務(wù)人員進(jìn)行多次試用，不同的人對(duì)信息化系統(tǒng)有不同的使用習(xí)慣，安排多批次多人試用，可以從不同角度來(lái)對(duì)功能進(jìn)行測(cè)試，更容易發(fā)現(xiàn)信息化系統(tǒng)某些功能方面的缺點(diǎn)或缺陷。全面是指盡量做到所有業(yè)務(wù)模塊、所有功能點(diǎn)都要開(kāi)展試用，尤其是重要功能點(diǎn)，一定要安排具體負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作的具體人員試用，通過(guò)實(shí)際的功能試用，能夠真正了解不同系統(tǒng)提供的對(duì)某項(xiàng)工作的解決方案是否與自身的工作流程一致，是否需要后期進(jìn)行改進(jìn)。

另外，雖然不同廠家的信息化系統(tǒng)提供的主要功能一樣，但是信息化系統(tǒng)都有各自的側(cè)重點(diǎn)，全面的系統(tǒng)功能試用，也便于我們充分了解信息化系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，尤其是對(duì)于缺點(diǎn)的收集，便于我們?cè)诤笃诘亩伍_(kāi)發(fā)過(guò)程中更有針對(duì)性。

三、組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，高效完成項(xiàng)目部署實(shí)施

在信息化系統(tǒng)的部署實(shí)施階段，要組建項(xiàng)目建設(shè)團(tuán)隊(duì)，按照項(xiàng)目管理的要求科學(xué)制定項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃表。項(xiàng)目建設(shè)團(tuán)隊(duì)要嚴(yán)格按照計(jì)劃表來(lái)按時(shí)完成各項(xiàng)工作，并對(duì)工作進(jìn)行評(píng)估。一是評(píng)估前期工作的完成情況和完成質(zhì)量，二是評(píng)估下一階段工作的準(zhǔn)備情況和預(yù)期完成情況，按時(shí)保質(zhì)保量完成既定任務(wù)。

項(xiàng)目建設(shè)團(tuán)隊(duì)對(duì)項(xiàng)目實(shí)施至關(guān)重要，一個(gè)簡(jiǎn)單的項(xiàng)目建設(shè)團(tuán)隊(duì)至少應(yīng)包含廠商工程技術(shù)人員、客戶方業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人員和客戶方工程技術(shù)人員。這里要著重說(shuō)一下配備客戶方工程技術(shù)人員的重要性。雖然目前的軟件技術(shù)基本能夠?qū)崿F(xiàn)所有的業(yè)務(wù)功能需求，但對(duì)于某些業(yè)務(wù)功能的實(shí)現(xiàn)方式方法是否科學(xué)合理，使用的軟件技術(shù)是否成熟先進(jìn)，作為一般的業(yè)務(wù)管理人員是不具備相關(guān)的專業(yè)軟件技術(shù)知識(shí)的，這時(shí)就需要專門的工程技術(shù)人員來(lái)進(jìn)行評(píng)估和判斷。因此，作為客戶一方需要配備代表自己利益的工程技術(shù)人員，一方面是對(duì)信息化系統(tǒng)的實(shí)施部署進(jìn)行技術(shù)監(jiān)督，另一方面是對(duì)信息化系統(tǒng)的有關(guān)改進(jìn)或者開(kāi)發(fā)進(jìn)行技術(shù)評(píng)估，并與廠商的工程技術(shù)人員從技術(shù)角度進(jìn)行有效溝通，以便確保信息化件系統(tǒng)的部署能夠順利實(shí)施。

四、科學(xué)制定實(shí)施方案，穩(wěn)定有序開(kāi)展系統(tǒng)部署工作

在信息化系統(tǒng)的部署實(shí)施階段，制定科學(xué)合理的項(xiàng)目實(shí)施方案，既能保證系統(tǒng)部署工作穩(wěn)定有序開(kāi)展，又能避免在實(shí)施階段出現(xiàn)一些系統(tǒng)使用風(fēng)險(xiǎn)。

在制定系統(tǒng)部署實(shí)施方案時(shí)應(yīng)重視與系統(tǒng)供應(yīng)商的溝通。系統(tǒng)供應(yīng)商已經(jīng)向很多客戶提供過(guò)服務(wù)，在項(xiàng)目部署實(shí)施方面具有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，他們能夠根據(jù)過(guò)往的成功經(jīng)驗(yàn)，給客戶提供切實(shí)可行的實(shí)施方案。

在制定系統(tǒng)部署實(shí)施方案時(shí)還需考慮客戶自身實(shí)際情況。系統(tǒng)供應(yīng)商雖然在實(shí)施方面具有豐富經(jīng)驗(yàn)，但考慮到每個(gè)客戶的具體實(shí)施環(huán)境，在制定具體實(shí)施方案時(shí)，還需要根據(jù)每個(gè)客戶自身的實(shí)際情況來(lái)合理確定實(shí)施方案。以高校為例，因?yàn)榻逃虒W(xué)的特殊性，很多業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)在相鄰的兩個(gè)學(xué)期間具有交叉性，因此，在部署新版教務(wù)系統(tǒng)時(shí)，舊版教務(wù)系統(tǒng)必須一起并行運(yùn)行，下一學(xué)期的一些新的業(yè)務(wù)，如教學(xué)計(jì)劃制定、排課、選課等在新版系統(tǒng)中開(kāi)展，而當(dāng)前學(xué)期的一些業(yè)務(wù)，如排課數(shù)據(jù)、選課數(shù)據(jù)、考試數(shù)據(jù)等需要等當(dāng)前學(xué)期的相關(guān)工作全部完成后，才能全部轉(zhuǎn)到新版系統(tǒng)中。

對(duì)新的信息化系統(tǒng)建議采用先試用——再二次開(kāi)發(fā)——再部署運(yùn)行的實(shí)施步驟。以筆者所在學(xué)校為例，我們?cè)诓渴鹦掳婢C合教務(wù)管理系統(tǒng)時(shí)，采取的是直接部署，然后根據(jù)使用情況邊運(yùn)行邊進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)改進(jìn)。這種方式雖然能夠通過(guò)大家的正式使用來(lái)檢驗(yàn)系統(tǒng)的各項(xiàng)功能，充分發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)在功能上的一些缺點(diǎn)，以便及時(shí)改進(jìn)，但是這種方式給實(shí)際工作帶來(lái)巨大風(fēng)險(xiǎn)，主要體現(xiàn)在當(dāng)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)功能需要進(jìn)行改進(jìn)時(shí)，留給系統(tǒng)供應(yīng)商的二次開(kāi)發(fā)時(shí)間或者改進(jìn)時(shí)間太短，造成很多功能的二次開(kāi)發(fā)或改進(jìn)效果不理想，或者是改進(jìn)后系統(tǒng)功能測(cè)試不全面不充分，導(dǎo)致系統(tǒng)后續(xù)運(yùn)行不穩(wěn)定，或者系統(tǒng)功能很難滿足實(shí)際需求。全面、充分的系統(tǒng)功能開(kāi)發(fā)和測(cè)試是系統(tǒng)功能完善和運(yùn)行穩(wěn)定的保障，因此，對(duì)信息化系統(tǒng)的部署實(shí)施應(yīng)采取比較穩(wěn)妥的實(shí)施步驟。

五、積極開(kāi)展系統(tǒng)培訓(xùn)，保障系統(tǒng)高效運(yùn)行

任何信息化系統(tǒng)的運(yùn)行，最終都要落實(shí)到具體的用戶層面，用戶對(duì)系統(tǒng)的接受與認(rèn)可關(guān)系到系統(tǒng)能否成功使用。因此，積極開(kāi)展系統(tǒng)培訓(xùn)，順利完成系統(tǒng)部署運(yùn)行，讓不同的用戶接受并認(rèn)可系統(tǒng)，是信息化系統(tǒng)建設(shè)成敗的重要因素。

這里所說(shuō)的用戶層面包含兩部分，一是管理層用戶，他們是具體業(yè)務(wù)的管理者，需要使用系統(tǒng)完成相關(guān)管理工作;二是普通用戶，他們是具體業(yè)務(wù)的辦理者，需要使用系統(tǒng)完成具體的業(yè)務(wù)辦理。對(duì)這兩部分用戶的培訓(xùn)，要根據(jù)不同的側(cè)重點(diǎn)采取不同的方式方法，管理層用戶適合采取面對(duì)面的集中式培訓(xùn)形式，普通用戶適合采取撰寫操作手冊(cè)或錄制操作視頻的培訓(xùn)形式。

管理層用戶采用面對(duì)面的集中式培訓(xùn)形式，主要是基于以下幾點(diǎn)考慮。一是管理層用戶數(shù)量少，便于開(kāi)展面對(duì)面的集中式培訓(xùn);二是對(duì)于管理層用戶的培訓(xùn)，不僅培訓(xùn)此類用戶如何使用系統(tǒng)，還要培訓(xùn)他們一些操作規(guī)范化和注意事項(xiàng)，甚至要給他們講授系統(tǒng)中某些功能的實(shí)現(xiàn)路徑和工作流程;三是面對(duì)面的集中式培訓(xùn)，便于現(xiàn)場(chǎng)解答業(yè)務(wù)操作中遇到的具體問(wèn)題，也便于大家針對(duì)具體問(wèn)題進(jìn)行集中討論，以及集中收集此類用戶對(duì)于系統(tǒng)功能的一些實(shí)際需求，方便后期的系統(tǒng)功能二次開(kāi)發(fā)。而對(duì)于普通用戶采用撰寫操作手冊(cè)或者錄制操作視頻的形式，主要是考慮普通用戶只需要知道如何操作完成某項(xiàng)業(yè)務(wù)即可，無(wú)需詳細(xì)了解系統(tǒng)的功能細(xì)節(jié)。

從以上分析可以看出，對(duì)于管理層用戶的培訓(xùn)要求和規(guī)格明顯高于普通用戶，因此，要高度重視對(duì)管理層用戶的系統(tǒng)培訓(xùn)。

六、結(jié)語(yǔ)

以上五個(gè)方面是筆者在參與所在單位綜合教務(wù)管理系統(tǒng)升級(jí)換代過(guò)程中收獲的一些經(jīng)驗(yàn)與啟示，希望這些經(jīng)驗(yàn)與啟示能夠?qū)Υ蠹医窈笤谛畔⒒到y(tǒng)建設(shè)方面有所裨益，促進(jìn)各行業(yè)的信息化系統(tǒng)建設(shè)工作更加規(guī)范、科學(xué)、高效，使信息化系統(tǒng)在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮更大的作用。

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