辦公室文書與文書檔案管理的缺陷及對策研究

烏吉斯古欏

摘要：對于辦公室而言，文書與文書檔案管理是重要的職能所在，通過對文書與文書檔案的分析，可以精準把握企業(yè)改革發(fā)展的內(nèi)容，而且企業(yè)形成階段的信息內(nèi)容也全部包括在其中。從某種角度而言，辦公室文書與文書檔案管理水平，直接決定著企業(yè)的現(xiàn)代化管理質(zhì)量水準，這也是企業(yè)在現(xiàn)代化進程中，對文書與文書檔案重視程度不斷提高的原因所在。但是，由于文書與文書檔案管理的復雜性、多樣化，導致在實際管理上還存在著不少問題，需要針對性的進行解決。

關鍵詞：新形勢下;辦公室;文書與文書檔案;管理缺陷;對策研究

當前，隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，企業(yè)現(xiàn)代化進程在不斷加快，對于企業(yè)而言承受的競爭壓力也在持續(xù)加大。其中，如何管理好文書與文書檔案就是一個重要方面。文書與文書檔案管理是一個非常精細化的任務作業(yè)，涵蓋了企業(yè)改革發(fā)展、日常管理等各個層面的信息內(nèi)容，通過對文書與文書檔案的研究，可以對企業(yè)的改革發(fā)展策略、發(fā)展推進思路等形成有效的把握。為此，需要對于文書與文書檔案在管理上必須要給予足夠的重視，切實將文書與文書檔案管理與企業(yè)的市場化改革發(fā)展結合起來，這樣才能重視文書與文書檔案管理，也才能推動相關的管理制度切實落到實處。

一、辦公室文書檔案管理的特征分析

對于辦公室而言，涉及的文書檔案資料非常多，主要是以紙質(zhì)材料呈現(xiàn)出來，隨著計算機技術應用的普及，電子化的文書檔案也在逐步增多。綜合相關理論研究，辦公室文書檔案管理的對象包括了各種事件的記錄、過程的記載、物品的保管存檔等，其最為核心的職能管理是對資料的收集與保管。這些文書檔案資料都按照不同的標準進行分類，進而對其進行科學編目與保存，對于后續(xù)資料查找等發(fā)揮著重要幫助作用。

辦公室文書工作和檔案工作存在著極為密切的關系，辦公室文書工作的內(nèi)容就是對各種類型的文書材料進行整理，這其中有非常多是有歸檔保存價值的檔案材料，由此可以看出，文書與文書檔案是相互交織、緊密聯(lián)系的。

二、當前辦公室文書檔案管理的基本現(xiàn)狀

（一）文書檔案重視程度不夠

隨著市場經(jīng)濟發(fā)展的深入，企業(yè)自身承受的競爭壓力在不斷加大，企業(yè)將更多的精力用到了市場開拓、產(chǎn)品生產(chǎn)加工等方面，對于文書檔案給予的重視程度明顯不夠，更多的是將文書檔案當作了一種輔助類型的業(yè)務。例如，有的企業(yè)僅僅是安排非常少的員工負責文書檔案工作，在整體的員工隊伍建設上力度明顯不夠，也不符合現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展建設的基本需要。有的員工沒有這方面的工作經(jīng)驗，他們對于文書檔案的理解較為狹隘，認為文書檔案就是將各種文書材料、檔案資料等做好日常整理工作，沒有站到企業(yè)改革發(fā)展的層面對如何高質(zhì)量的分析和應用文書檔案進行把握，這些都導致企業(yè)上下對于文書檔案管理重視程度不夠，很多重要的文書檔案資料在收集與整理階段出現(xiàn)了疏漏，與一些不重要且較為零散的資料摻雜到了一起，沒有及時按照相關標準挑選出來，沒有做到及時進行歸檔，這對于企業(yè)今后的查找等造成了很大困難，如果是技術性非常強的文書檔案，一旦丟失，不僅會導致商業(yè)秘密的泄露，而且還會給企業(yè)帶來巨大的損失。以往的時候，曾經(jīng)發(fā)生過不少這些的典型案例，由于對文書檔案資料重視程度不夠，很多的設計圖紙、技術創(chuàng)新等基礎性數(shù)據(jù)被泄露，對企業(yè)自身的核心競爭力造成了直接影響。

（二）文書檔案信息化建設不夠

進入21世紀以來，以計算機為核心的信息技術有了很大發(fā)展，國家與國家、地區(qū)與地區(qū)之間的競爭越發(fā)激烈，從本質(zhì)上而言，這些都是圍繞著計算機信息技術競爭展開的。隨著互聯(lián)網(wǎng)+的提出，信息技術對于各個企業(yè)帶來的影響相當深刻，企業(yè)能否將信息技術有效地融入企業(yè)管理與生產(chǎn)經(jīng)營當中，對于企業(yè)實際效益的促進和影響作用是相當明顯的，這其中，對于文書檔案的影響也非常突出的，傳統(tǒng)的文書檔案資料工作，在實際開展上，主要是以紙質(zhì)形式來完成，不僅需要耗費大量的紙張資料，而且還需要大量的人力參與到其中，不少文書檔案在形成以后，由于管理不到位，很容易出現(xiàn)紙質(zhì)文書檔案被破壞等的情況，不利于文書檔案長期保管的基本需要。但是，在“互聯(lián)網(wǎng)+”推動下，將信息技術與文書檔案相結合，不僅可以提高文書檔案的收集、保管等水平，而且還可以與紙質(zhì)檔案形成雙向保管，對于文書檔案的安全等發(fā)揮著重要作用，一旦紙質(zhì)文書檔案在保管當中出現(xiàn)了破損等情況，可以充分發(fā)揮網(wǎng)絡版文書檔案的作用，對于傳統(tǒng)文書檔案工作形成了非常好的互補。但是，有的企業(yè)出于成本管控等的考慮，在文書檔案信息化建設的投入力度明顯不夠，沒有深刻認識到信息化的重要性，往往是單純的增加一臺電腦或者添加掃描儀等，這對于海量的文書檔案資料而言，實際的信息化建設是明顯滯后的，一旦遇到突發(fā)事件或者其他問題，紙質(zhì)文書檔案資料被損壞，一些重要的數(shù)據(jù)信息是難以修復的，這對于企業(yè)帶來的影響是極為深遠的。

（三）文書檔案管理的規(guī)范化不夠

對于文書檔案管理而言，工作人員的素質(zhì)是重要的影響因素。由于重視程度不夠，導致企業(yè)現(xiàn)有的文書檔案管理人員，在工作積極性上不夠，文書檔案在收集、整理、編目與歸檔等方面表現(xiàn)得比較混亂，這對于后續(xù)參考查閱是非常麻煩的，例如，通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有的企業(yè)出于成本管控的考慮，在文書檔案工作上一直沒有引進新人，而是安排了一些年齡偏大的員工負責相關工作，這些員工在思想上較為傳統(tǒng)，對于紙質(zhì)文書檔案基本的重要性認識不夠，單純的認為只要整理好相關資料，把領導交辦的歸檔即可，這對于文書檔案整理、歸檔等的規(guī)范化開展是明顯不夠的。同時，在文書檔案管理上，很少有企業(yè)建立專門的制度，在文書檔案的收集、整理等方面表現(xiàn)得非常隨意，在面對不同類型的文書檔案資料時，不能精準把握哪些是最為重要的，這些都影響了文書檔案管理的規(guī)范性、成效性。

三、新形勢下提高辦公室文書檔案管理水平的基本策略

隨著社會的發(fā)展，企業(yè)在激烈的市場競爭中，對于文化檔案工作需要給予足夠的重視，注重將文書檔案與自身發(fā)展等緊密結合起來，這樣才能確保當前文書檔案存在問題有效解決。

（一）提高對文書檔案工作的重視程度

一方面，企業(yè)應當將文書檔案放到與其他業(yè)務開展同等重要的位置上，制定完善的考核管理辦法，在日常會議召開等的過程中，注重對相關重要文書檔案收集、整理、歸檔等的調(diào)度。對于存在的問題，堅持以現(xiàn)場辦公推動文書檔案工作的落實，這對于激發(fā)各個層面對于文書檔案的重要性認識具有重要意義。同時，在生產(chǎn)建設、技術研發(fā)等會議上，鼓勵文書檔案人員參與，發(fā)揮文書檔案的指導作用，這對于文書檔案人員充分認識自身角色的價值性具有重要意義。

（二）增強文書檔案信息化建設的力度

在辦公室文書檔案管理上，應當充分認識到信息化技術應用的重要性，在對紙質(zhì)文書檔案資料進行全面認真收集、整理等的基礎上，還需要加快文書檔案的信息化進程。一方面，需要將各種可能的文書檔案資料進行信息化改造，將更多的內(nèi)容通過信息化平臺呈現(xiàn)出來，這對于文書檔案管理的信息化、長遠化具有重要意義，可以顯著減少文書檔案管理的成本開支;另一方面，需要企業(yè)制定完善的文書檔案信息化實施方案，結合自身文書檔案信息化基本需要，及時添置各種高配置計算機等設備設施。

（三）提升文書檔案管理的規(guī)范化水平

對于文書檔案管理規(guī)范化而言，需要加快各項規(guī)章制度的建立，以制度的形式對文書檔案收集、整理等每一個環(huán)節(jié)進行細化與明確，以流程圖的形式對文書檔案形成閉合管理，這樣可以避免任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)疏漏，從而提升了文書檔案的整體化管理水平。同時，在規(guī)范化建設上，還需要抓好文書檔案人員的教育培訓工作，注重培訓他們的操作標準、軟件應用等，這對于文書檔案紙質(zhì)化與信息化的深層次結合發(fā)揮著重要影響，也有助于更好的體現(xiàn)文書檔案的價值作用。

四、結語

綜上所述，本篇文章主要是分析了文書檔案的基本特征，明確了當前企業(yè)文書檔案管理的缺陷不足，進而立足社會發(fā)展需要，對如何提高文書檔案管理水平進行了有效探索，這對于企業(yè)的現(xiàn)代化改革發(fā)展具有重要意義。

參考文獻

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