項目辦公室行政管理精細化的思路與對策

丁世平

摘要：當前我國國有企業(yè)的內(nèi)外部管理環(huán)境出現(xiàn)了較大的變化，給辦公室行政管理活動也帶來了較大的壓力。特別是在企業(yè)項目體系中，辦公室行政管理也應(yīng)該進行積極的創(chuàng)新，并能夠全面貫徹精細化管理的相關(guān)理念，才能夠最終取得較好的管理成效。本文先闡述了項目辦公室行政管理的基本現(xiàn)狀，接著充分明確了精細化管理的具體思路，最后從優(yōu)化辦公室行政管理的精細化體系、真正貫徹精細化管理的制度內(nèi)容、切實提高辦公室人員的綜合素質(zhì)三個方面，提出了行政管理精細化的具體對策。

關(guān)鍵詞：項目辦公室;行政管理;精細化管理;精細化思路

在我國中鐵公司項目運作過程中，辦公室行政管理模塊的作用是非常重要的，在很大程度上決定了項目建設(shè)的最終成效。對于項目部的內(nèi)部運作來說，辦公室行政管理活動本身就比較復雜，涉及了多個部門的業(yè)務(wù)內(nèi)容，需要辦公室工作人員跟其他部門人員做好溝通交流，才能夠?qū)崿F(xiàn)行政管理活動在項目內(nèi)部各個部門得到全面貫徹。在這種情況下，項目辦公室行政管理活動也應(yīng)該充分認識到精細化管理理念的重要作用，并在后續(xù)時間里結(jié)合自身實際情況全面貫徹精細化模塊，最終才能夠取得較好的成效。而本文也主要立足于這一點，談一談行政管理精細化工作開展的有效對策。

一、項目辦公室行政管理工作的基本現(xiàn)狀

（一）新時期項目辦公室行政管理工作的內(nèi)容

在新時期背景下，我國中鐵項目辦公室行政管理工作也變得更加明確，主要可以分為六個方面。第一，辦公室用品的采購與管理。即相關(guān)人員結(jié)合辦公室的實際需求以及當前我國在這方面的法律法規(guī)，選擇最合適的采購計劃，并做好各類物品的出入庫管理工作。第二，進行各個部門設(shè)備設(shè)施的維護維修管理工作。即辦公室在平時需要積極處理各個部門的設(shè)備設(shè)施損壞維修跟蹤監(jiān)督與管理工作，同時還要做好相關(guān)記錄的保存與集中處理。第三，做好各類文檔數(shù)據(jù)的歸檔與更新。辦公室人員應(yīng)該結(jié)合檔案數(shù)據(jù)類型與所屬科目的不同，做好各個檔案數(shù)據(jù)的歸檔，同時還要在平時工作過程中做好這些檔案數(shù)據(jù)的更新。第四，進行行政管理相關(guān)指令與信息的傳遞。辦公室本身就是連接高層項目部領(lǐng)導與各個基層職能部門的重要橋梁，因此在平時也需要將各類行政管理指令較好下達與傳遞到各個部門中，提高公司各類管理指令的貫徹力度，強化企業(yè)基層部門的執(zhí)行力。第五，做好會議管理與服務(wù)工作。即根據(jù)項目運作的實際情況和領(lǐng)導的指示，進行各類會議的管理活動，具體有會議準備、組織會議、會議總結(jié)等。第六，做好公章管理工作。即辦公室人員應(yīng)該嚴格貫徹“先批準、后使用”的管理原則，規(guī)范公章的使用，同時還要做好公章使用的跟蹤記錄管理。

（二）項目行政管理精細化工作開展的重要意義

雖然說項目辦公室在新時期背景下已經(jīng)開始明確自身行政管理的具體內(nèi)容，但是當前的行政管理活動還存在比較顯著的問題。這主要是因為包括中鐵公司在內(nèi)的很多國企項目部，在進行辦公室行政管理的時候依然沒有真正突破傳統(tǒng)管理理念束縛，對于現(xiàn)代企業(yè)管理模式的融入水平也不足，國家政治性元素還非常突出，使得很多行政管理活動變得非常僵硬。在這種情況下，就有必要充分重視辦公室行政管理體系在當前新時期背景下的創(chuàng)新與改革，結(jié)合當前我國國企深化改革的相關(guān)背景進行科學合理的重新規(guī)劃。在這種情況下，我國國企項目部辦公室做好精細化行政管理體系就變得非常有必要。

在融入精細化理念以后，辦公室行政管理活動就能夠結(jié)合國企項目實際情況，重新規(guī)劃行政管理工作的具體內(nèi)容，保證行政管理能夠與項目內(nèi)部運作相契合，更有利于各類戰(zhàn)略規(guī)劃目標在項目運行過程中的實現(xiàn)。不僅如此，我國很多國企項目運作的僵硬以及行政管理理念的滯后性都比較突出。如果能夠借助于精細化理念來實現(xiàn)辦公室行政管理體系的創(chuàng)新與改革，那么就可以真正改變行政管理體系的格局，有利于國企項目在后續(xù)復雜市場環(huán)境中取得更好的發(fā)展。

二、項目辦公室行政管理精細化工作的思路

（一）明確精細化與標準化的相關(guān)理念

行政管理的精細化運作應(yīng)該先明確精細化和標準化的相關(guān)理念，才能夠提供較好的理論指導與指引作用。這就需要辦公室人員能夠先對行政管理的整體工作流程進行全面的總結(jié)與分析，并對一些煩瑣的行政管理活動進行深入分解，結(jié)合辦公室行政管理體系的整體布局，實現(xiàn)工作任務(wù)的重組，最終能夠顯著提高辦公室運作的整體效率。在進行行政管理工作內(nèi)容重新規(guī)劃的時候，相關(guān)人員一定要充分重視規(guī)劃銜接的合理性，最終達成行政管理的標準化。

（二）完成精細化管理科目的全面設(shè)計

在全面融入精細化管理體系以后，項目辦公室行政管理體系也應(yīng)該進行管理科目的重新規(guī)劃設(shè)計。這主要是因為當前我國很多國企項目部的辦公室行政管理體系還沒有真正實現(xiàn)連續(xù)性和時效性的目標，很多管理科目與內(nèi)容還處于含糊不清的狀態(tài)。而在融入精細化管理體系以后，國企項目辦公室就可以依托于此實現(xiàn)管理科目的重新規(guī)劃，重視行政管理工作的邏輯性，并關(guān)注行政管理活動的進行過程，最終可以針對各項行政管理體系進行量化績效指標的綜合設(shè)計，最終完成精細化管理科目的戰(zhàn)略規(guī)劃。

（三）構(gòu)建項目行政管理的協(xié)同意識

在國企項目辦公室的行政管理體系中，各項行政管理活動單單依靠一個人是無法較好完成的，需要多個人員以及部門進行緊密合作才能夠取得較好效果。比如在部分行政管理文件簽批的時候，需要流轉(zhuǎn)到不同職能部門進行處理，最終再回到辦公室進行歸檔與管理。因此精細化管理理念的全面貫徹，也需要項目辦公室能夠切實貫徹協(xié)同意識，提高辦公室內(nèi)部人員的合作意識，以及辦公室人員跟其他部門之間的溝通交流，最終能夠給精細化管理提供較好的支撐。

三、項目辦公室行政管理精細化工作的具體對策

（一）優(yōu)化辦公室行政管理的精細化體系

在國企項目辦公室行政管理精細化運作過程中，還應(yīng)該建設(shè)相對完善全面的管理體系。這需要相關(guān)人員能夠先對國企項目的實際情況進行全面的搜集與掌握，并明確當前行政管理的基本現(xiàn)狀，弄清行政管理的工作重點、職責劃分，以及在未來一段時間里行政管理體系的開展方向。在掌握這些詳細信息以后，就可以明確精細化行政管理的工作內(nèi)容。在以后展開行政管理的時候，還應(yīng)該能夠針對具體工作內(nèi)容進行戰(zhàn)略梳理與重新規(guī)劃，推動行政管理工作內(nèi)容的標準化和流程的規(guī)范化，制定精細化運作的詳細制度。

（二）真正貫徹精細化管理的制度內(nèi)容

在精細化管理理念全面貫徹的背景下，國企項目辦公室應(yīng)該能夠真正立足于精細化理念來進行崗位管理的設(shè)置。這需要辦公室能夠結(jié)合行政管理工作的具體內(nèi)容，明確不同崗位的工作任務(wù)以及在行政管理體系中的具體責任，實現(xiàn)不同崗位的職責劃分。在這個過程中，辦公室可以考慮針對各個員工進行精細化考核，并融入定性指標和定量指標，以及多主體考核等模式，使得行政管理人員的自身工作現(xiàn)狀可以得到較好的評價，提高他們參與工作的積極性。

（三）切實提高辦公室人員的綜合素質(zhì)

在辦公室行政管理的精細化運作過程中，辦公室人員的綜合素質(zhì)是非常重要的，在很大程度上決定了行政管理活動的最終成效。對于國企項目辦公室來說，在后續(xù)時間里應(yīng)該針對行政管理人員展開積極的培訓，并結(jié)合他們的崗位展開專業(yè)技能訓練，使得他們可以在工作過程中得到自身專業(yè)能力的顯著提高，更好支持精細化管理體系的有效展開。

四、結(jié)語

綜合來看，對于我國中鐵項目部辦公室行政管理體系來說，全方位融入精細化管理理念是非常有必要的。這需要辦公室能夠在后續(xù)時間里能夠真正明確精細化管理的重要理念，同時還要結(jié)合行政管理的具體內(nèi)容進行優(yōu)化調(diào)整，真正體現(xiàn)精細化管理的戰(zhàn)略作用。在這個過程中，辦公室行政管理工作也應(yīng)該結(jié)合新時期國企發(fā)展的相關(guān)要求，不斷提高辦公室人員的專業(yè)能力，增強他們對于精細化行政管理體系的認知水平與掌控能力。這樣以后，項目辦公室行政管理的精細化運作就能夠取得較好的戰(zhàn)略成效，有利于國企項目的長遠可持續(xù)運作。

參考文獻

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