新時(shí)期退休人員檔案管理相關(guān)研究

王偉

【摘要】在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的大背景下，企業(yè)改革日益深入，很多破產(chǎn)、關(guān)閉的企業(yè)提前退休人員增加，為了改善企業(yè)退休人員的日后生活，維護(hù)企業(yè)退休人員的合法權(quán)益，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的穩(wěn)定、和諧發(fā)展，相關(guān)部門(mén)需要加大企業(yè)退休人員的檔案管理工作力度，維護(hù)退休人員的合法權(quán)益，為社會(huì)的和諧、穩(wěn)定發(fā)展提供支持，文章主要研究了新時(shí)期退休人員檔案管理的相關(guān)內(nèi)容。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期;退休人員;檔案管理

企業(yè)退休人員到了法定年齡，退休服務(wù)中心人力資源管理部門(mén)需要到社會(huì)保障部門(mén)辦理退休手續(xù)，人事檔案資料不完善會(huì)對(duì)工齡認(rèn)證帶來(lái)很大影響，直接關(guān)系著退休手續(xù)審批工作和待遇核算工作的正常運(yùn)行，這些問(wèn)題會(huì)對(duì)退休人員退休手續(xù)的辦理、人力資源部門(mén)的工作效能造成不利影響。為了提升退休服務(wù)中心人事檔案管理水平，相關(guān)部門(mén)需要分析人事檔案管理工作問(wèn)題，以此為基礎(chǔ)提出相應(yīng)的優(yōu)化措施，滿(mǎn)足現(xiàn)代化人力資源管理工作的各項(xiàng)需求。

一、企業(yè)退休人員檔案管理的重要意義

企業(yè)退休人員檔案指的是企業(yè)人事部門(mén)、組織部門(mén)和勞動(dòng)部門(mén)在招聘、任用、考核、調(diào)配、選拔和培訓(xùn)等各項(xiàng)工作中出現(xiàn)的工作變動(dòng)、工資水平、職業(yè)技能、個(gè)人經(jīng)歷、社會(huì)保險(xiǎn)和工作表現(xiàn)等文件資料，其具有全面性、真實(shí)性和完整性，對(duì)企業(yè)退休人員的相關(guān)情況進(jìn)行記錄，是國(guó)家檔案的主要內(nèi)容。但是，企業(yè)退休人員檔案未得到統(tǒng)一管理，很多會(huì)寄放在勞動(dòng)市場(chǎng)、轉(zhuǎn)到社區(qū)、寄放到原企業(yè)等，還有很多自己拿回家保管，這種檔案管理模式比較混亂，嚴(yán)重影響著退休人員檔案管理的安全性，威脅著人事檔案的權(quán)威性。

在新時(shí)期的發(fā)展中，很多先進(jìn)技術(shù)和管理模式在很多行業(yè)得到了有效應(yīng)用，企業(yè)退休人員人事檔案得到了充分利用，擴(kuò)大了檔案利用的主體范圍，企業(yè)退休人員人事檔案主體主要是企業(yè)、退休人員、直系親屬，以及社區(qū)、公證機(jī)構(gòu)、醫(yī)保部門(mén)和公檢法機(jī)構(gòu)，退休人員的各項(xiàng)變更和業(yè)務(wù)都會(huì)應(yīng)用到檔案，如退休人員更名、參加醫(yī)保、核查待遇、財(cái)產(chǎn)繼承、拆遷和工傷鑒定等，為其提供了依據(jù)。因此，企業(yè)退休人員檔案管理具有服務(wù)性、基礎(chǔ)性特點(diǎn)，直接關(guān)系著我國(guó)民生。

二、新時(shí)期退休人員檔案管理問(wèn)題分析

（一）人事檔案管理質(zhì)量有待提高。人事檔案管理工作是退休服務(wù)中心管理服務(wù)工作中的關(guān)鍵，在人事檔案材料不完善的情況下，無(wú)法及時(shí)辦理正常的退休手續(xù)，導(dǎo)致退休人員上訪(fǎng)，受工作人員編制局限性的影響，人事檔案管理人員普遍是兼職，變動(dòng)頻率比較快。另外，人力資源管理部門(mén)的日常業(yè)務(wù)具有一定的復(fù)雜性，兼職人員很少有時(shí)間收集并整理各項(xiàng)檔案資料，嚴(yán)重影響著人事檔案管理質(zhì)量的有效提升，還有一些管理人員認(rèn)為自己保管材料可以為工作提供便利，未及時(shí)將材料交給人事檔案管理人員進(jìn)行集中管理，引發(fā)檔案資源流失和損毀等問(wèn)題。

（二）檔案管理制度不夠完善。在新時(shí)期的快速發(fā)展中，很多部門(mén)未建立完善的企業(yè)退休人員檔案管理制度，導(dǎo)致企業(yè)退休人員檔案管理工作問(wèn)題不斷突顯出來(lái)，如企業(yè)退休人員檔案管理標(biāo)題不完整、檔案序號(hào)管理缺乏規(guī)范性，嚴(yán)重影響著檔案序號(hào)記錄的有序性。并且，退休人員資料收集過(guò)程中也出現(xiàn)了很多問(wèn)題，相關(guān)管理人員無(wú)法全面收集更多資料。除此之外，檔案管理借閱、保密和查看等各項(xiàng)制度的執(zhí)行工作不到位，無(wú)法在實(shí)際運(yùn)行過(guò)程中發(fā)揮出應(yīng)有的作用。由于企業(yè)退休人員檔案管理制度不夠完善，嚴(yán)重影響著檔案的真實(shí)性，無(wú)法實(shí)現(xiàn)企業(yè)退休人員檔案的充分利用。

（三）檔案的交接工作不夠規(guī)范。企業(yè)退休人員檔案由專(zhuān)業(yè)管理部門(mén)進(jìn)行管理的，同級(jí)別的檔案行政管理部門(mén)進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，在企業(yè)員工進(jìn)入退休階段后，企業(yè)需要將員工檔案移交給托管單位。在檔案移交過(guò)程中，很多部門(mén)未建立明確的規(guī)章制度，檔案交接工作的規(guī)范性相對(duì)較差，出現(xiàn)了一系列檔案交接問(wèn)題，如企業(yè)退休人員檔案材料丟失、檔案分類(lèi)不明確等問(wèn)題，嚴(yán)重影響著檔案管理工作的有效實(shí)施。

三、新時(shí)期退休人員檔案管理的優(yōu)化措施

（一）引進(jìn)先進(jìn)的信息化管理模式。在現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展中，檔案管理部門(mén)需要引進(jìn)信息化技術(shù)，實(shí)行檔案信息化管理模式，掃描審批退休的各項(xiàng)材料，建立個(gè)人的人事電子檔案。例如，審批退休常用資料是招工表、畢業(yè)生登記表、出生日期記錄表、內(nèi)部退養(yǎng)審批表、女干部崗位變動(dòng)表等，相關(guān)管理人員需要對(duì)其進(jìn)行掃描、歸檔。另外，檔案管理人員掃描退休人員的下鄉(xiāng)花名冊(cè)、招工花名冊(cè)后，需要根據(jù)時(shí)間順序進(jìn)行歸檔，為同類(lèi)人使用提供便利，實(shí)現(xiàn)人事檔案資料的充分利用。

（二）建立現(xiàn)代化的檔案目錄以及檔案檢索。在現(xiàn)代化檔案管理過(guò)程中，檔案管理部門(mén)需要加大現(xiàn)代化建設(shè)力度，尤其在新時(shí)期的退休人員檔案管理工作中，相關(guān)管理部門(mén)需要引進(jìn)更多先進(jìn)的管理方式，實(shí)現(xiàn)退休人員檔案管理的信息化、現(xiàn)代化。在現(xiàn)代化企業(yè)退休人員檔案管理工作中，相關(guān)部門(mén)需要優(yōu)化傳統(tǒng)的手工控制模式，建立新時(shí)期的計(jì)算機(jī)控制系統(tǒng)，以形成標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的退休人員檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并以圖片、文字形式管理并輸入退休人員的各項(xiàng)信息和資料，將其保存到電腦中，以形成檔案目錄控制模式，實(shí)現(xiàn)退休人員檔案的充分利用，并利用信息控制系統(tǒng)根據(jù)檔案類(lèi)型和內(nèi)容建立完善的電子檔案目錄，實(shí)現(xiàn)退休人員檔案管理的統(tǒng)一性和完整性。

（三）建設(shè)高素質(zhì)的退休人員檔案管理隊(duì)伍。檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)水平在很大程度上影響著檔案管理工作的順利實(shí)施，檔案管理部門(mén)需要注重工作人員專(zhuān)業(yè)技能的培養(yǎng)，提高檔案管理隊(duì)伍的綜合水平。檔案管理部門(mén)利用校招模式，招聘更多相關(guān)專(zhuān)業(yè)的學(xué)生，并對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格篩選，招聘適應(yīng)工作崗位的學(xué)生，定期針對(duì)這些學(xué)生進(jìn)行培訓(xùn)，提高學(xué)生的工作能力和道德素質(zhì)。另外，檔案管理部門(mén)可以在企業(yè)內(nèi)部選拔更多經(jīng)驗(yàn)豐富、責(zé)任心強(qiáng)的工作人員，將其引進(jìn)退休人員檔案管理隊(duì)伍中，實(shí)現(xiàn)退休人員檔案管理工作水平的有效提升。

（四）建立完善的企業(yè)退休人員檔案管理體制。為了有效地開(kāi)展企業(yè)退休人員檔案管理工作，檔案管理部門(mén)需要建立完善的管理制度。在企業(yè)退休人員檔案管理過(guò)程中，相關(guān)管理部門(mén)需要深入分析檔案管理問(wèn)題，并采取相應(yīng)的措施予以?xún)?yōu)化，建立健全檔案管理制度，進(jìn)一步提高檔案管理工作的整體質(zhì)量。另外，為了提升退休人員檔案管理工作效率，檔案管理部門(mén)需要科學(xué)、完善的檔案管理制度予以支持，企業(yè)可以建立專(zhuān)業(yè)的退休人員檔案管理部門(mén)，加強(qiáng)對(duì)退休人員檔案管理工作的管理力度，并建立退休人員檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的高效性，減少退休人員檔案意外丟失問(wèn)題的出現(xiàn)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展中，企業(yè)退休人員檔案管理工作是企業(yè)內(nèi)部管理工作的關(guān)鍵，檔案管理部門(mén)需要引進(jìn)現(xiàn)代化管理模式，提高檔案管理工作的整體質(zhì)量和效率。除此之外，檔案管理部門(mén)在退休人員檔案管理過(guò)程中，需要引進(jìn)先進(jìn)的信息化管理模式、建立現(xiàn)代化的檔案目錄以及檔案檢索、建設(shè)高素質(zhì)的退休人員檔案管理隊(duì)伍、建立完善的企業(yè)退休人員檔案管理體制，實(shí)現(xiàn)退休人員檔案管理材料的應(yīng)用效率，實(shí)現(xiàn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定發(fā)展。

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