會計檔案電子化管理的探索與實踐

宋吉麗

【摘要】本文分析了會計檔案電子化管理的優(yōu)勢、存在的問題，針對會計檔案電子化管理提出具體的措施，并以江蘇核電為例，介紹會計檔案電子化管理的實踐。

【關(guān)鍵詞】會計檔案;電子檔案;創(chuàng)新

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，會計工作由電算化向信息化轉(zhuǎn)變，會計檔案形成以及展現(xiàn)方式產(chǎn)生較大變化，傳統(tǒng)的會計檔案紙質(zhì)管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)信息化時代的發(fā)展。2012年起，財政部和國家檔案局已經(jīng)批準(zhǔn)部分企業(yè)開展會計檔案電子化管理試點工作。2015年12月，財政部、國家檔案局聯(lián)合發(fā)布了修訂后的《會計檔案管理辦法》，肯定了電子會計檔案的法律地位，明確了電子會計檔案的管理要求，包括歸檔范圍、移交及銷毀等內(nèi)容。會計電子檔案管理的推行，一方面可以精簡傳統(tǒng)會計檔案管理，降低企業(yè)成本、促進節(jié)能減排;另一方面是順應(yīng)企業(yè)信息化管理發(fā)展的需要，推進企業(yè)管理效率提升和組織變革。

一、會計檔案電子化管理的優(yōu)勢與問題

（一）會計檔案電子化管理的優(yōu)勢。1.提高工作效率。電子會計檔案管理能夠有效提升對檔案管理和計算的精確性和安全性。從生成層面，人工計算的失誤率高，尤其是在業(yè)務(wù)量繁重的情況下，會計檔案本身的質(zhì)量無法保障。從整理歸檔層面，手工進行分類、整理、裝訂等工作，流程繁雜，工作效率不高。通過系統(tǒng)接口，建立會計業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的接口，實現(xiàn)會計檔案電子化歸檔，能夠極大減少紙質(zhì)整理的時間，減少在紙質(zhì)檔案整理過程中丟失或其他失誤的風(fēng)險，提高工作效率。2.降低會計檔案管理成本。傳統(tǒng)會計檔案管理是財務(wù)部門按照要求將記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)的會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，進行組卷整理并及時向文檔部門進行移交歸檔。由于受過去法律法規(guī)的影響以及習(xí)慣的束縛，企業(yè)產(chǎn)生的會計資料均為紙質(zhì)文件，即使產(chǎn)生電子會計資料，也會打印出紙質(zhì)文件存檔。傳統(tǒng)的管理方法費時費力，造成紙張、設(shè)備、庫房的損耗。3.便于會計檔案利用。會計檔案電子化之前，查找和利用會計檔案往往要辦理借閱手續(xù)，審批同意后到檔案館查詢紙質(zhì)會計檔案，由庫房管理人員拿著借閱單據(jù)到檔案庫房中找到會計檔案提供利用，整個利用過程費時費力，雖然滿足了用戶的需求，但是利用效率不高。會計檔案電子化管理后，通過權(quán)限控制，利用人員可以通過電子檔案管理系統(tǒng)使用年度、文件題名、責(zé)任者等字段組合查詢，可以實時查找到所需要的會計檔案，無需再到檔案館中查找紙質(zhì)檔案，極大提高會計檔案的利用效率。

（二）會計檔案電子化管理存在的問題。1.受傳統(tǒng)觀念制約，對電子會計檔案的合規(guī)性存在質(zhì)疑。隨著ERP會計核算系統(tǒng)的應(yīng)用，會計核算、報銷等業(yè)務(wù)多通過計算機進行處理，系統(tǒng)存儲的數(shù)據(jù)可以通過版式化軟件轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影姹镜臅嫅{證、會計賬簿和會計報表。但是受以往法律法規(guī)、行為習(xí)慣以及利用要求的影響，傳統(tǒng)觀念認(rèn)為紙質(zhì)材料才具有合法性，電子文件的安全性得不到保障，因而即使業(yè)務(wù)流程已完全電子化，仍輸出紙質(zhì)文件歸檔。在查詢利用時，外部監(jiān)管或?qū)徲媶挝辉跈z查時習(xí)慣于到檔案部門查詢紙質(zhì)會計檔案。因此，會計檔案電子化管理的實現(xiàn)，必須加強政策引導(dǎo)及宣傳，改變傳統(tǒng)觀念，推進電子會計檔案實施。2.會計資料電子化程度不一。《會計檔案管理辦法》規(guī)定會計檔案既包括內(nèi)部形成的會計憑證、會計賬簿、會計報表等，還包括外部接收的發(fā)票、銀行回單、銀行對賬單、收據(jù)等會計資料。隨著會計電算化的普及，大部分會計業(yè)務(wù)流程實現(xiàn)電子化，其會計資料由電子形式產(chǎn)生，但仍有部分類型會計資料尚未實現(xiàn)電子化，例如簽字版的支持性材料以及發(fā)票。目前電子發(fā)票廣泛應(yīng)用于電商企業(yè)，但政府機關(guān)、其他企事業(yè)單位等尚未使用電子發(fā)票，這涉及國家稅務(wù)系統(tǒng)、企業(yè)會計核算系統(tǒng)的接口，電子發(fā)票的查重與認(rèn)證等方面，影響會計檔案電子化管理的進程，后續(xù)仍需要進行技術(shù)攻關(guān)。3.會計檔案電子化管理系統(tǒng)不完善。會計檔案電子化管理近些年起步，實施經(jīng)驗較少，部分企業(yè)在會計核算系統(tǒng)中增加模塊實現(xiàn)歸檔功能，也有企業(yè)通過系統(tǒng)接口，在電子檔案系統(tǒng)中實現(xiàn)歸檔功能，相關(guān)的制度不夠健全，系統(tǒng)電子檔案管理功能不具備或不完善，電子檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性得不到保障。

二、實現(xiàn)會計檔案電子化管理的具體措施

（一）推進會計業(yè)務(wù)信息化，形成合規(guī)電子會計資料。電子會計資料是進行會計檔案電子化管理的基礎(chǔ)。根據(jù)《會計檔案管理辦法》的要求，企業(yè)內(nèi)部產(chǎn)生和外部接收的會計資料要符合相關(guān)要求，以電子形式進行保存，不再產(chǎn)生紙質(zhì)文件。對于企業(yè)內(nèi)部產(chǎn)生的會計資料，要通過計算機等電子設(shè)備形成或傳輸;在會計核算系統(tǒng)中要嵌入符合公司管理流程的審批手續(xù)，保證電子會計資料的有效性;同時采取電子簽名、“四性”檢測等技術(shù)措施，防止電子會計資料被篡改，保證電子會計資料的完整性和真實性。電子會計資料不能脫離業(yè)務(wù)存在，這就需要企業(yè)持續(xù)推進會計業(yè)務(wù)信息化，通過信息系統(tǒng)輸出合規(guī)電子文件。對于公司外部接收的會計資料，可以通過建立會計業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)與外單位例如銀行、電商、其他企業(yè)等系統(tǒng)接口，通過技術(shù)手段保障接收或同步文件的真實性、完整性、可靠性、可用性。對于無法用電子手段生成的文件，例如原始憑證，可以掃描成電子文件上傳到系統(tǒng)中，確保電子文件的完整性。

（二）完善電子檔案管理系統(tǒng)功能，實現(xiàn)電子會計文件歸檔。要實現(xiàn)會計檔案的電子化管理，一方面應(yīng)實現(xiàn)會計核算業(yè)務(wù)流程電子化，另一方面還需完善系統(tǒng)接口功能，完善電子檔案管理系統(tǒng)功能，實現(xiàn)電子檔案從業(yè)務(wù)系統(tǒng)到電子檔案管理系統(tǒng)的傳輸，實現(xiàn)電子檔案的歸檔管理。對于會計核算系統(tǒng)，要能接收、讀取和輸出會計資料，對于電子檔案管理系統(tǒng)，要能接收、處理和長期保存電子會計檔案。檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)建立歸檔接口，具備接收會計核算系統(tǒng)傳遞過來的數(shù)據(jù)包、解析、存儲并能保證文件不被篡改的功能，可對接收的電子會計資料進行分類、編目、命名、歸檔、存儲等。要明確業(yè)務(wù)規(guī)則及流程，明確歸檔電子文件范圍、元數(shù)據(jù)、版式化格式、歸檔時間、歸檔目錄及要求等，確保電子文件生成后按既定規(guī)則及流程產(chǎn)生并歸檔，形成合規(guī)電子會計檔案。

（三）建立電子會計檔案備份存儲機制，保證檔案安全。電子會計檔案依賴于計算機等電子設(shè)備，一旦電子設(shè)備發(fā)生損壞，存儲的電子檔案就會受到影響，無法保障檔案的安全性，因而必須對電子會計檔案進行備份存儲。國家檔案局2015年12月發(fā)布了《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》，第7.2電子檔案離線存儲：離線存儲應(yīng)按《電子檔案移交與接收辦法》（檔發(fā)〔2012〕7號）和離線存儲載體容量進行信息組織，不能用運維備份的文件組織方式來進行離線存儲，更不能用系統(tǒng)備份文件代替離線存儲文件。會計檔案具備重要的憑證作用，企業(yè)應(yīng)做好電子會計檔案的離線備份。電子檔案離線存儲介質(zhì)至少應(yīng)制作一套，重要電子檔案應(yīng)進行一式三套保存，有條件的企業(yè)可實行異地保存。

三、會計檔案電子化管理的實踐——以江蘇核電為例

2016年7月，國家檔案局聯(lián)合國家發(fā)改委組織開展企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理試點，江蘇核電是首批33家試點單位之一，研究實現(xiàn)ERP會計核算系統(tǒng)形成的電子文件自動歸檔。該項目于2018年3月通過國家檔案局驗收。下面將以江蘇核電的試點過程為例，介紹江蘇核電會計檔案電子化管理的實踐。

（一）統(tǒng)籌規(guī)劃，明確會計電子文件在線歸檔流程。公司ERP會計核算系統(tǒng)共有總賬及報表核算、費用報銷核算等10支業(yè)務(wù)流程，會計業(yè)務(wù)流程完成后進行過賬結(jié)轉(zhuǎn)生成會計憑證數(shù)據(jù)、科目結(jié)轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)、固定資產(chǎn)卡片以及賬簿報表等信息，并根據(jù)歸檔的數(shù)據(jù)要求，開發(fā)對應(yīng)的對外服務(wù)接口供電子文件管理系統(tǒng)（以下簡稱“ECM系統(tǒng)”）統(tǒng)一歸檔模塊調(diào)用。同時，調(diào)用版式轉(zhuǎn)換服務(wù)進行轉(zhuǎn)換。對版式化的PDF文件，增加電子簽名，電子簽名信息需要包括在電子文件的元數(shù)據(jù)以及XML信息包中的電子簽名段。抓取的文件存儲在ECM文件庫中，系統(tǒng)自動根據(jù)歸檔規(guī)則進行組卷，并提供利用。少量的紙質(zhì)文件（發(fā)票等原始憑證）通過條形碼建立與電子檔案的關(guān)聯(lián)，裝盒保存?zhèn)洳椤?/p>

（二）精心梳理，確定歸檔范圍及元數(shù)據(jù)方案。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《會計檔案管理辦法》以及其他檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的要求，公司對財務(wù)會計類文件類別、保管期限、責(zé)任者、密級、保密期限、來源、載體類型等進行梳理，共梳理出17種會計憑證，6種會計賬簿，2種會計報表，為電子會計文件的自動歸檔奠定了基礎(chǔ)。同時參考《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》《核電電子文件元數(shù)據(jù)》，共計梳理文件元數(shù)據(jù)69個，業(yè)務(wù)實體元數(shù)據(jù)17個。

（三）多措并舉，保障電子文件“四性”。試點項目采取多種技術(shù)保障建立電子文件“四性”檢測安全機制，保證電子檔案真實性、完整性、可用性和安全性。從歸檔移交、接收、長期保存3個環(huán)節(jié)進行檢測，共4大類，14個維度，26個檢測項，采用多重防偽技術(shù)，混合利用數(shù)字簽名、簽名驗真、PDF/A格式轉(zhuǎn)換等技術(shù)，達(dá)到多重防偽，防止篡改的目的;采用日志審計技術(shù)，改動任何業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)將被記錄;采用身份認(rèn)證技術(shù)，采用統(tǒng)一用戶認(rèn)證和權(quán)限管理功能，保護系統(tǒng)內(nèi)的文件不被非法存取和破壞，保證授權(quán)用戶合法操作，對系統(tǒng)中的重要行為進行審計跟蹤;實現(xiàn)漏單管理，預(yù)設(shè)各類型文件是否應(yīng)與紙質(zhì)原始憑證建立關(guān)聯(lián)關(guān)系，自動提示并要求確認(rèn)，未確認(rèn)關(guān)聯(lián)予以提示;利用摘要驗證、模式匹配等技術(shù)，保證數(shù)據(jù)一致性、真實性和有效性。

（四）建章立制，編寫電子文件管理規(guī)范。試點項目期間，公司編制了財務(wù)會計類電子文件歸檔范圍表、元數(shù)據(jù)規(guī)范、財務(wù)會計類文件元數(shù)據(jù)對應(yīng)規(guī)則、財務(wù)會計類電子文件數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)規(guī)范、電子簽章及格式轉(zhuǎn)換接口技術(shù)規(guī)范等文件，為會計檔案電子化管理奠定基礎(chǔ)。利用試點項目成果，公司編制了電子文件管理制度，明確文檔管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌領(lǐng)導(dǎo)公司電子文件管理工作，對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實行全過程管理與監(jiān)控;同時編制了文檔元數(shù)據(jù)規(guī)范、文件電子簽名技術(shù)規(guī)范、電子文件檢測技術(shù)規(guī)范，確保自動歸檔電子文件的準(zhǔn)確性、完整性、有效性、可用性。

（五）應(yīng)用效果。以江蘇核電為例，試點項目前，2臺核電機組每年平均歸檔會計檔案3萬件，需紙張15萬張，按照6臺機組運行50年計算，需紙張2250萬張、打印成本450萬元、庫房面積500平方米。試點項目實施后，除原始發(fā)票等必須保留紙質(zhì)的文件以外，其他的文件均通過系統(tǒng)產(chǎn)生和歸檔，極大減少了紙質(zhì)成本、庫房保管空間以及人力管理成本，經(jīng)濟效益明顯。

四、結(jié)語

會計檔案電子化管理能夠簡化檔案管理流程，降低管理成本，提高利用的便捷程度，將會計檔案管理人員從繁復(fù)的檔案整理工作中解放出來，以便開展深層次的會計檔案價值挖掘及信息服務(wù)。企業(yè)在實施會計檔案電子化管理過程中，可能還會存在一些問題，隨著國家政策及相關(guān)制度的不斷完善，試點項目的經(jīng)驗積累，會計檔案的電子化管理將逐步普遍化、規(guī)范化。

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