ERP環(huán)境下企業(yè)應收賬款管理審計案例分析

范曉君

摘 要：隨著企業(yè)ERP系統(tǒng)的廣泛運用，信息化程度提升，業(yè)財融合使得業(yè)務、財務、信息技術(shù)三位一體，審計工作模式也必須適應審計環(huán)境的變化。就此，通過對ERP環(huán)境下應收賬款管理的審計案例分析，得出應對大數(shù)據(jù)環(huán)境下審計應注意事項。

關(guān)鍵詞：ERP;應收賬款管理;審計;大數(shù)據(jù)

中圖分類號：F275;F270.7 ? ? ? 文獻標志碼：A ? ? ?文章編號：1673-291X（2020）17-0150-02

一、案例背景

A集團是一家大型國有企業(yè)，近年來，隨著業(yè)務增長，應收賬款金額逐年上升。為配合“兩金”壓控工作，內(nèi)審部門決定對應收賬款管理進行審計調(diào)查。

以前的內(nèi)部審計工作主要集中在財務業(yè)務中，其企業(yè)發(fā)生的業(yè)務是會計部門記錄，審計人員通過核對會計憑證、原始憑證、發(fā)票等，確保賬證、賬實相符，確保財務數(shù)據(jù)的正確性。在審計中，外圍業(yè)務系統(tǒng)的應用很少，企業(yè)業(yè)務系統(tǒng)與財務系統(tǒng)相對獨立，數(shù)據(jù)不能實現(xiàn)共享。ERP工作環(huán)境下，審計工作的重心轉(zhuǎn)向財務審計和業(yè)務審計的結(jié)合。一是企業(yè)的業(yè)務從生產(chǎn)部門開始，與生產(chǎn)、采購、銷售、收款等環(huán)節(jié)密切相關(guān)。因此，ERP軟件的其他功能，如銷售金額、應收賬款管理、風險管理等，是檢驗企業(yè)資產(chǎn)負債真實性、交易過程合法性、內(nèi)部控制執(zhí)行情況的關(guān)鍵。二是以實際賬務和發(fā)票為重點，用數(shù)據(jù)將審計控制重點轉(zhuǎn)移到業(yè)務源終端，在信息的輸入輸出控制等方面加強所有控制，強化組織結(jié)構(gòu)和資源管理，能進一步加強財務審計工作的實效性。例如，應付賬款的數(shù)據(jù)信息主要來于供應工廠、物料供應中的采購崗位等業(yè)務操作的終端客戶。

二、審計管理分析

（一）應收賬款管理環(huán)境分析

A集團自2009年ERP系統(tǒng)全部上線，應收賬款管理涉及了市場銷售、工程業(yè)務、財務管理等部門及對應的ERP管理模塊。為加強應收賬款和可催款項的賬目梳理、統(tǒng)計分析、風險監(jiān)控，A集團在ERP里新增了催款平臺，集成了ERP系統(tǒng)銷售模塊、財務模塊、項目模塊、投運平臺模塊中的數(shù)據(jù)，對銷售與收款業(yè)務循環(huán)全覆蓋，從應收賬款管理前期銷售合同簽訂，到發(fā)貨開票、驗收投運、款項回收。

（二）審計目的及主要內(nèi)容

一是掌握集團應收賬款現(xiàn)狀。利用ERP系統(tǒng)，從各種維度對集團應收賬款梳理分析，全面反映應收賬款現(xiàn)狀。如賬齡、業(yè)務板塊、客戶屬性、客戶黏度、業(yè)務類型、產(chǎn)品類型、地域（片區(qū)）、欠款原因、業(yè)務來源等維度分類。

二是應收賬款真實性。充分利用催款平臺，檢查應收賬款狀態(tài)是否與財務賬面一致、不同來源的數(shù)據(jù)是否可以匹配，對于異常項目抽查合同、銷售訂單、銷售發(fā)票、出貨發(fā)運記錄以及客戶收貨驗收單據(jù)等，檢查與客戶的對賬記錄（包括但不限于年底函證、往來對賬記錄等），以確定應收賬款真實性。

三是應收賬款完整性。關(guān)注是否存在符合收入確認條件應計入應收賬款而未計入的情況，比如，對于純銷售產(chǎn)品或僅涉及簡單的現(xiàn)場安裝服務的，已收到經(jīng)客戶確認的發(fā)貨單據(jù)但未在賬面確認客戶應收賬款;銷售產(chǎn)品需要安裝調(diào)試且安裝調(diào)試作為產(chǎn)品銷售的重要組成條件的，已完成投運并收到經(jīng)客戶確認的產(chǎn)品驗收單據(jù)但未在賬面確認客戶應收賬款。主要通過驗證工程對賬管理平臺，對項目當前執(zhí)行的狀態(tài)檢查是否與營銷及財務賬面記錄相匹配。

四是應收賬款管理效率性。通過數(shù)據(jù)計算分析，關(guān)注應收賬款周轉(zhuǎn)率與同類型同行業(yè)企業(yè)績效評價標準值的差異、關(guān)注存量應收賬款催收效果以及增量應收賬款中超過合同約定收款期的款項形成原因及預警機制的管理。

（三）審計程序及對應審計手段

一是精準選取目標單位。將畫像技術(shù)運用在對目標單位的選取上，通過對集團內(nèi)各層級近百家單位畫像分析、標簽建模，對原始數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，建立評估分值模型，運行模型后得到審計優(yōu)先級清單按清單選取目標單位。

二是構(gòu)建適合的審計模型。按應收賬款管理內(nèi)容對目標單位進行問卷調(diào)查、對涉及應收賬款管理的各數(shù)據(jù)系統(tǒng)及相關(guān)業(yè)務模塊進行分析，編制審計模型和具體流程。

三是尋找違規(guī)集合。在數(shù)據(jù)收集的基礎(chǔ)上，通過數(shù)據(jù)清理、分類分析、關(guān)聯(lián)分析、比對搜索等方法，發(fā)現(xiàn)應收賬款管理存在的共性問題。

四是查證落實。對發(fā)現(xiàn)的共性問題，對目標單位逐家核實，進行取證。

五是提出整改意見。對核實后問題提出解決方案或管理建議。

三、審計發(fā)現(xiàn)及問題原因

審計發(fā)現(xiàn)，A集團應收賬款管理中存在一些共性管理問題。一是銷售項目合同收款方式為“預付款100%”的，未收到款項已發(fā)貨或提供服務，形成逾期應收賬款。二是存在提前啟動合同已發(fā)貨甚至投運完成但應收賬款未能入賬，亦無法催收回款的。三是催款平臺項目完整性缺陷，部分發(fā)生了成本費用的項目未在催款平臺顯示的。四是催款平臺關(guān)鍵字段未維護或相互矛盾，降低了信息系統(tǒng)可信程度的。

上述問題產(chǎn)生的原因：一是對資金回收重視不足，未嚴格按照合同約定執(zhí)行。ERP管理流程中雖有對發(fā)貨條件是否滿足的限制，但以業(yè)務開發(fā)或客戶緊急需求為名，通過“變通”避開內(nèi)部控制，使內(nèi)部控制有名無實。二是尚未正式簽訂合同即按照口頭約定或聯(lián)系函提前進行項目啟動，但ERP系統(tǒng)規(guī)則限制開票和確認收入，故造成已發(fā)貨甚至項目完成但應收賬款未能入賬，亦無法催收回款現(xiàn)象。三是缺少對于多源性數(shù)據(jù)的一致性的校驗，造成同一ERP系統(tǒng)不同模塊數(shù)據(jù)無法匹配。四是對ERP信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)維護不及時或未按實際情況填寫，造成數(shù)據(jù)失真。

四、整改反饋

（一）務實審計過程管理

審計提出問題及審計建議后，被審計單位積極整改。一是針對提前發(fā)貨已經(jīng)造成的應收賬款積極催收。二是對提前啟動項目取得、保存客戶提供的能夠證明事實合同關(guān)系的書面憑證采取措施積極推進提前啟動合同轉(zhuǎn)正式合同，開票入賬。三是認真比對項目結(jié)算信息查詢與催款平臺中項目差異，對涉及對外收款項目全部在催款平臺進行維護。四是推進平臺數(shù)據(jù)治理，完善合同回款、開票、催款責任人、催款管理備注、項目狀態(tài)和對賬狀態(tài)等信息數(shù)據(jù)，健全催款平臺數(shù)據(jù)標準和工作規(guī)范。

（二）優(yōu)化審計模式

隨著財務審計主體的日益復雜和財務審計范圍的逐步擴大，抽樣審計即具有很高的適用性。但從科學的角度來看，采用置信區(qū)間統(tǒng)計抽樣方法的風險概率遠低于傳統(tǒng)的判斷抽樣方法。此外，它還可以控制財務審計的風險。在開展審計工作前，應根據(jù)實際情況作出相應規(guī)劃，確定財務審計證據(jù)收集的合理性和準確性，并及時提交審計報告。在物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)背景下，通過財務相關(guān)系統(tǒng)的建設(shè)和應用，在一定程度上可以減少財務審計風險的發(fā)生，對提高財務審計效率起到重要作用。同時，企業(yè)還應加強財務組織框架建設(shè)。從企業(yè)管理者的角度看，企業(yè)管理者應結(jié)合自身的經(jīng)營和發(fā)展選擇合理的管理模式。在選擇管理模式后，需要科學分配相關(guān)責任和權(quán)益，確保企業(yè)的實際發(fā)展規(guī)劃與實際控制相適應，實現(xiàn)和諧共處。

（三）提高審計能力

審計人員的專業(yè)素質(zhì)和能力水平對財務審計結(jié)果有著重要影響，也是導致財務審計風險的重要因素。企業(yè)在進行財務審計中，現(xiàn)代財務審計復雜性的提高對財務審計人員的能力提出了更高要求。因此，企業(yè)需要引進專業(yè)人才，同時加強對現(xiàn)有財務審計人員的專業(yè)培訓，建立完善工作規(guī)范流程，才能有效提高財務審計人員的專業(yè)水平和能力。此外，財務審計作為一項專業(yè)性強、具有挑戰(zhàn)性的工作，對財務審計人員的綜合素質(zhì)提出了更嚴格的標準。例如，專業(yè)的財務審計人員不僅要有及時發(fā)現(xiàn)問題的能力，還要能夠?qū)ζ髽I(yè)存在的問題進行處理，提出相應建議和預防對策。因此，企業(yè)在建設(shè)專業(yè)財務審計隊時需要從技能和素質(zhì)兩個方面入手，以提高財務審計人員的主體能力;再定期開展培訓工作，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，從而使為企業(yè)后續(xù)的財務審計工作打下堅實的基礎(chǔ)。

五、案例啟示

（一）充分利用ERP系統(tǒng)開展審計工作

審計人員要了解ERP系統(tǒng)主要功能，各子系統(tǒng)名稱、功能、業(yè)務處理及數(shù)據(jù)傳輸流程，數(shù)據(jù)輸入、輸出管理等。通過對ERP系統(tǒng)的了解，對審計所需數(shù)據(jù)是哪些及如何進行數(shù)據(jù)采集形成戰(zhàn)略性審計思路。

（二）審計人員要掌握數(shù)據(jù)分析技術(shù)

數(shù)據(jù)分析不僅在審計項目中運用，在日常也可以展開，成為一種常規(guī)工作。隨著采集數(shù)據(jù)廣度和深度不斷豐富，針對重構(gòu)后的數(shù)字化審計對象，審計人員要能通過復合型分析從不同角度分析核查。

（三）審計人員要關(guān)注審計數(shù)據(jù)風險

實施ERP企業(yè)必須加強數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理。隨著企業(yè)對數(shù)據(jù)需求的不斷增長，以及企業(yè)對數(shù)據(jù)依賴性不斷增強，必須加強數(shù)據(jù)真實性、完整性、有效性管理，建立數(shù)據(jù)資產(chǎn)意識，注意多源性數(shù)據(jù)的一致性以及進行必要的數(shù)據(jù)校驗。

六、結(jié)論

ERP是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上以系統(tǒng)化的管理思想企業(yè)決策及員工提供決策運行手段的管理平臺。ERP是一種可以提供跨地區(qū)、跨部門甚至跨公司整合實時信息的企業(yè)管理信息系統(tǒng)。在ERP環(huán)節(jié)中完善應收賬款的管理，需要銷售部門、信用風險管理部門、倉存部門、財務部門的互相配合，把信息技術(shù)與應收賬款管理的思想融入實際操作過程中，形成完美的結(jié)合。A集團通過催款平臺的建立，已經(jīng)初步實現(xiàn)各模塊融合及應收賬款全過程監(jiān)控。在此基礎(chǔ)上，內(nèi)部審計人員可以建立集數(shù)據(jù)采集、整理、應用為一體的工作機制，以高效、準確完成審計任務。

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