水利工程技術(shù)資料收集整編及檔案管理

摘要：隨著水利工程項(xiàng)目的增多，人們?cè)絹?lái)越重視對(duì)水利工程技術(shù)資料收集整編，以及相關(guān)檔案的管理。然而，在實(shí)際操作中，由于工作人員的專(zhuān)業(yè)能力水平、綜合素質(zhì)較低，水利工程技術(shù)資料的整理和編制工作經(jīng)常無(wú)法落實(shí)到位，基于此，本文主要以水利工程技術(shù)資料收集整編為研究對(duì)象，分析檔案管理的現(xiàn)狀，針對(duì)性地提出相應(yīng)的解決措施。

Abstract： With the increase of water conservancy projects， people pay more and more attention to the collection and compilation of water conservancy engineering technical data and the management of relevant archives. However， in the actual operation， due to the low professional ability and comprehensive quality of the staff， the collation and compilation of technical data of water conservancy projects can not be carried out in place. Based on this， this paper mainly takes the collection and compilation of technical data of water conservancy projects as the research object， analyzes the current situation of file management， and puts forward corresponding solutions.

關(guān)鍵詞：水利工程技術(shù);資料收集整編;檔案管理

Key words： water conservancy engineering technology;data collection and compilation;file management

中圖分類(lèi)號(hào)：TV512? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號(hào)：1006-4311（2020）22-0080-02

0? 引言

眾所周知，水利工程在我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮著舉足輕重的作用。水利工程技術(shù)資料需要整合、收集整個(gè)項(xiàng)目信息，主要包括施工單位的信息、水利施工技術(shù)資料以及項(xiàng)目的相關(guān)信息資料等等，并進(jìn)行歸檔。這不僅有利于整個(gè)水利工程項(xiàng)目的順利進(jìn)行，還能夠幫助保存相關(guān)的資料，有助于項(xiàng)目后期的維護(hù)，另外，檔案管理能夠?yàn)槠渌捻?xiàng)目提供參考。筆者將根據(jù)自身的工作經(jīng)歷，結(jié)合湖南涔天河水庫(kù)擴(kuò)建工程灌區(qū)工程檔案管理實(shí)踐，其工程基本情況是我國(guó)172項(xiàng)重大水利工程之一，湖南省一號(hào)水利工程，為大（Ⅱ）型工程。設(shè)計(jì)灌溉面積111.46萬(wàn)畝，涉及永州市江華、江永、道縣、寧遠(yuǎn)四縣，新建干渠240km、支渠170km，渡槽86處，倒虹吸45處，隧洞84條，總投資40.18億元，灌區(qū)工程于2015年10月開(kāi)工，建成后將成為湖南省最大灌區(qū)，目前已完成工程建設(shè)投資的80%。為了更加發(fā)揮水利工程技術(shù)資料收集整編及檔案管理作用，基于此本文主要研究水利工程技術(shù)資料收集整編及檔案管理問(wèn)題，為相關(guān)的工作人員提供一些幫助。

1? 水利工程施工技術(shù)資料收集整編的前期準(zhǔn)備

首先，在進(jìn)行水利工程施工技術(shù)資料編制之前，相關(guān)的工作人員一定要充分了解所要驗(yàn)收項(xiàng)目的基本狀況以及工程驗(yàn)收項(xiàng)目流程，并熟悉項(xiàng)目中所涉及的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技術(shù)。其次，按照相關(guān)的流程，施工單位的各個(gè)部門(mén)之間應(yīng)該加強(qiáng)合作，及時(shí)溝通，加強(qiáng)水利工程策劃、精細(xì)劃分任務(wù)、熟悉實(shí)施流程，分配好任務(wù)。再次，施工單位的各個(gè)部門(mén)在了解了各自在每個(gè)時(shí)期的分工后，工作人員一定要用精準(zhǔn)的語(yǔ)言描述每項(xiàng)工作內(nèi)容，進(jìn)而有利于后期的資料編制工作，減少工作量，提高工作效率。最后，在進(jìn)行資料編制之前，工作人員應(yīng)該制定科學(xué)合理的施工技術(shù)資料編制和整理歸檔方案，并提前進(jìn)行預(yù)判、制定應(yīng)急預(yù)案，一旦發(fā)生意外狀況，能夠及時(shí)處理。

2? 水利工程中施工技術(shù)資料收集編制及整理工作

2.1 施工技術(shù)資料前期審核與驗(yàn)收? 在水利工程施工技術(shù)資料收集編制及整理過(guò)程中，工作人員一定要用真實(shí)的數(shù)據(jù)對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行描述。項(xiàng)目完成后，水利工程部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)工程進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后，要簽字并蓋章，并把驗(yàn)收資料上報(bào)給上級(jí)部門(mén)，由上級(jí)監(jiān)理部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收。值得注意的是，對(duì)于項(xiàng)目中的重點(diǎn)驗(yàn)收部分，一定要進(jìn)行拍照留檔，清晰保存現(xiàn)場(chǎng)的狀況，降低資料收集編制及整理工作的工作難度。

2.2 資料驗(yàn)收合格后需要及時(shí)歸檔? 通常情況下，對(duì)于水利工程中需要重點(diǎn)驗(yàn)收的地方，施工企業(yè)可以采取多企業(yè)合作的方式，邀請(qǐng)各個(gè)企業(yè)的負(fù)責(zé)人一同進(jìn)行驗(yàn)收。在這個(gè)過(guò)程中，一定要預(yù)防水利工程項(xiàng)目可能存在的風(fēng)險(xiǎn)和問(wèn)題，各個(gè)企業(yè)的負(fù)責(zé)人要做到及時(shí)交流，并進(jìn)行反復(fù)確認(rèn)無(wú)誤后，將驗(yàn)收過(guò)程形成文字材料，經(jīng)過(guò)驗(yàn)收人員需要對(duì)簽字和蓋章，將材料進(jìn)行歸檔。

2.3 施工中設(shè)備材料施工技術(shù)資料管理? 首先，在對(duì)水利工程中施工技術(shù)資料進(jìn)行收集編制及整理前，工作人員一定要對(duì)工程所用的材料、施工器械進(jìn)行管理、送檢和報(bào)審，必要時(shí)對(duì)動(dòng)工中資料技術(shù)的管理和整合進(jìn)行改進(jìn)。其次，在施工材料和器械的使用過(guò)程中，工作人員一定要掌握真實(shí)的使用狀況，此外，還要盡可能的避免由于材料送檢和抽檢阻礙施工的順利進(jìn)行，進(jìn)而延誤工期。再次，員工還要準(zhǔn)確掌握施工材料的進(jìn)場(chǎng)時(shí)間以及機(jī)器的相關(guān)數(shù)據(jù)，從而保證資料的完整性。最后，如果工程所用的材料、施工器械在報(bào)送時(shí)出現(xiàn)問(wèn)題，一定要拍照留下資料，把問(wèn)題如實(shí)描述，并辦理相關(guān)的復(fù)檢和退場(chǎng)手續(xù)。

2.4 確保資料完整性? 在技術(shù)資料的編制過(guò)程中，檔案管理工作人員一定要做到字跡整齊、書(shū)寫(xiě)規(guī)范，切忌亂涂亂改，確保資料的工整性、原始性和真實(shí)性。對(duì)于較為重要的資料，例如，需要進(jìn)行定量描述或定性說(shuō)明的資料，工作人員一定要利用漢字和數(shù)據(jù)進(jìn)行描述，不能只是簡(jiǎn)單地用符號(hào)表示，同時(shí)也要保證字跡工整。

2.5 資料復(fù)查及歸檔任務(wù)? 在資料整理時(shí)，工作人員要對(duì)項(xiàng)目技術(shù)資料的進(jìn)行復(fù)查和歸檔。首先，在實(shí)際的操作中，結(jié)合技術(shù)資料，工作人員要事先制定工作方案，并結(jié)合工作流程，對(duì)工程項(xiàng)目每個(gè)實(shí)施階段的技術(shù)資料的整體性進(jìn)行復(fù)查。其次，在資料整理和編寫(xiě)工作中，工作人員一定要加大對(duì)資料回收和歸檔工作的重視程度，為有效預(yù)防資料整理混亂，可以依據(jù)項(xiàng)目分類(lèi)和使用順序?qū)Σ牧线M(jìn)行回收和歸檔。最后，在保存資料時(shí)，工作人員一定要注意保存方法，避免材料丟失或是損壞。

2.6 掌握資料管理新規(guī)則? 在水利工程項(xiàng)目技術(shù)資料編制工作的發(fā)展進(jìn)程中，相關(guān)的技術(shù)資料編寫(xiě)整理工作也越來(lái)越正規(guī)，相關(guān)部門(mén)也在不斷地建立健全相關(guān)的政策法規(guī)，因此，工作人員應(yīng)該及時(shí)學(xué)習(xí)，更新自己的知識(shí)系統(tǒng)，掌握最新的法律法規(guī)，并能夠真正地施行，及時(shí)改進(jìn)自己的工作方案。

3? 水利工程技術(shù)檔案管理中存在的問(wèn)題

3.1 檔案管理觀念較為落后? 如今，很多施工單位并沒(méi)有很重視水利工程檔案管理工作。例如，從事檔案管理的工作人員較少，而且年紀(jì)偏大;在檔案管理過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)隨意涂改檔案資料的情況;此外，檔案材料被借出不能及時(shí)歸還或者丟失的現(xiàn)象非常常見(jiàn)。

3.2 檔案管理缺少保障制度? 眾所周知，我國(guó)已經(jīng)發(fā)布并實(shí)施了《檔案管理辦法》，但是并沒(méi)有真正落到實(shí)處。尤其是在一些水利工程建設(shè)部門(mén)，管理制度更是成為一紙空文，沒(méi)有將內(nèi)容落到實(shí)處，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理工作難以順利開(kāi)展。

3.3 歸檔的水利工程技術(shù)檔案質(zhì)量較差? 目前，雖然很多水利工程部門(mén)都開(kāi)展了檔案管理工作，但是檔案管理工作質(zhì)量較低，檔案毀壞較為嚴(yán)重。其次，很多的檔案仍然是紙質(zhì)版，沒(méi)有電子版或備份，由于紙質(zhì)版的檔案資料數(shù)量較大，并沒(méi)有形成系統(tǒng)，因此，在查詢(xún)時(shí)存在較大的難度。

3.4 信息化檔案利用程度不高? 如今，隨著科技的進(jìn)步，信息化水平越來(lái)越高，信息化水利工程技術(shù)檔案管理逐漸映入人們的眼簾。然而，很多水利工程企業(yè)只是盲目的進(jìn)行數(shù)字化的管理工作，無(wú)法對(duì)檔案資料進(jìn)行分類(lèi)存放，導(dǎo)致人力、物力的浪費(fèi)，信息化工程的建設(shè)發(fā)揮出真正的關(guān)鍵作用。

3.5 資金投入有限? 信息化技術(shù)的發(fā)展要投入大量的信息基礎(chǔ)設(shè)施，這都需要投入大量的資金。然而，很多的水利工程單位并沒(méi)有意識(shí)到將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中的重要性，因此，并沒(méi)有購(gòu)進(jìn)必要的信息化技術(shù)設(shè)備，導(dǎo)致檔案工作的信息化管理無(wú)法順利進(jìn)行。

3.6 管理軟件不統(tǒng)一? 如今，市場(chǎng)上所發(fā)布的管理軟件類(lèi)型多種多樣，千變?nèi)f化。由于從事檔案管理工作的人員并沒(méi)有進(jìn)行必要的培訓(xùn)，知識(shí)系統(tǒng)沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行更新，加之軟件的升級(jí)速度較快，導(dǎo)致軟件管理工作難以順利開(kāi)展。

3.7 從業(yè)者技術(shù)水平不高? 在進(jìn)行信息化檔案管理時(shí)，工作人員起到非常關(guān)鍵的作用。然而，由于信息化技術(shù)更新?lián)Q代比較快，且水利部門(mén)沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行相關(guān)的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致其專(zhuān)業(yè)水平較低，綜合素質(zhì)較差，無(wú)法做好檔案管理工作。此外，由于施工單位的制度不完整，缺乏獎(jiǎng)懲制度和激勵(lì)制度，工作人員的工作積極性較低，導(dǎo)致檔案管理工作效率和質(zhì)量都難提高。

4? 加強(qiáng)水利工程檔案管理的具體措施

4.1 提高信息化意識(shí)? 隨著時(shí)代的快速發(fā)展，信息化水平的提高，檔案管理工作顯得尤為重要。然而，很多水利工程部門(mén)還沒(méi)有意識(shí)到信息化檔案管理工作的重要性。相關(guān)的政府部門(mén)應(yīng)該加大信息化檔案管理重要性的宣傳力度，通過(guò)現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)傳播媒介，使每一個(gè)人都應(yīng)該認(rèn)識(shí)信息化檔案管理的重要性，樹(shù)立正確的工作理念，并發(fā)揮自己的工作積極性，進(jìn)而有效地促進(jìn)信息化檔案系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用。

4.2 開(kāi)拓資金投入的來(lái)源? 如今，我國(guó)的信息化檔案管理制度的資金來(lái)源于水利工程項(xiàng)目的資金支持，然而，資金并不是很充足，因此，相關(guān)的政府部門(mén)應(yīng)該提供充足的資金，同時(shí)還需要發(fā)揮出社會(huì)資金的最重要作用，利用合作運(yùn)行等機(jī)制，加強(qiáng)資金的應(yīng)用和管理，徹底解決資金不足的問(wèn)題，從而可以給信息化檔案系統(tǒng)的建設(shè)提供有力的資金支持，進(jìn)而保證信息化檔案管理工作的有效展開(kāi)。

4.3 統(tǒng)一規(guī)范檔案管理軟件? 目前，雖然市場(chǎng)上的檔案管理軟件錯(cuò)綜復(fù)雜，但是水利工程部門(mén)要結(jié)合自身的實(shí)際情況和項(xiàng)目管理的實(shí)際需要來(lái)進(jìn)行選擇，進(jìn)而滿(mǎn)足工作的使用需要，同時(shí)要保證能夠達(dá)到局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)等方面的網(wǎng)絡(luò)化操作需要。此外，水利工程部門(mén)要及時(shí)升級(jí)檔案管理軟件，使得水利工程檔案信息化管理工作能夠有效的開(kāi)展。同時(shí)，積極有效推廣檔案信息化管理軟件，使得信息化檔案管理工作能夠全面的展開(kāi)。

4.4 引進(jìn)檔案管理方面的人才? 首先，引進(jìn)先進(jìn)的高素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)的檔案管理工作人員。其次，水利工程部門(mén)要不斷引進(jìn)國(guó)外的先進(jìn)技術(shù)手段，并邀請(qǐng)有經(jīng)驗(yàn)的專(zhuān)家對(duì)員工進(jìn)行定期的技術(shù)培訓(xùn)，進(jìn)而更新檔案管理人員的知識(shí)，提高他們的職業(yè)技能，進(jìn)一步提高檔案管理工作的質(zhì)量。此外，檔案管理人員應(yīng)該提高自身的責(zé)任意識(shí)，保證每個(gè)工作環(huán)節(jié)不會(huì)出現(xiàn)紕漏，進(jìn)而高質(zhì)量、系統(tǒng)化的完成檔案管理任務(wù)。最后，水利工程企業(yè)應(yīng)該建立健全科學(xué)合理的評(píng)價(jià)體系和競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，營(yíng)造良好的工作氛圍，提高員工的信息化檔案管理工作水平。

5? 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)水平的提高，信息化水平越來(lái)越高，水利工程也是關(guān)系著國(guó)計(jì)民生的大項(xiàng)目，因此，水利工程技術(shù)資料的收集、整編和檔案管理尤為重要，本文以水利工程技術(shù)資料收集整編為研究對(duì)象，分析了檔案管理的現(xiàn)狀，并提出了相應(yīng)的解決措施，進(jìn)而提高我國(guó)水利工程技術(shù)檔案管理的信息化水平，切實(shí)提高檔案管理工作的質(zhì)量與水平，保證水利工程項(xiàng)目的順利實(shí)施，滿(mǎn)足人們的日常生活需要，進(jìn)而促進(jìn)我國(guó)經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的全面發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：涂娟（1978-），女，湖南永州人，大專(zhuān)，工程師，研究方向?yàn)楣こ虣n案管理。