高校云計算平臺中電子文件管理的原則與方法

魏自鵬 李明

摘 要 為解決高校云計算平臺及其業(yè)務系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件的歸檔管理問題，先是對集中統(tǒng)一管理、單套制、安全性、前端控制、全程管理、組織融合等管理原則和思想進行了闡釋;然后結合實際工作，從歸檔范圍、系統(tǒng)對接、標準體系、資源利用、信息安全、組織保障、考評激勵、制度建設等角度提出了一些具體的實施措施。

關鍵詞 高校 電子文件 歸檔管理 云計算平臺 原則 方法

Abstract In order to solve the filing and management problem of electronic documents generated by the cloud computing platform and its business system in colleges and universities， the paper first expounds the management principles and ideas of centralized and unified management， single set system， safety， front-end control， whole-process management and organization integration， then combines them with the practice of work， and proposes some specific implementation measures from the perspective of filing range， system docking， standard system， resources utilization， information safety， organization guarantee， evaluation and incentive， and institutional building etc.

Keyword colleges and universities; electronic document; filing and management; cloud computing platform; principle; method

目前，多數(shù)高校都在推進數(shù)字化、智慧化校園建設，不少高校已經(jīng)建立了自己的云計算平臺（實質(zhì)為私有公共云[1]64，又稱數(shù)字化信息平臺，以下簡稱云平臺）。然而云平臺在為學校工作帶來便利的同時，也形成了大量的電子文件資料，而這些電子文件資料不僅數(shù)量巨大，且數(shù)據(jù)異構、格式不一、形式多樣、分散無序，保存價值也不同，有些甚至是電子垃圾，往往呈現(xiàn)出蕪雜性，如何將這些電子文件資料去粗取精、科學歸檔、分門別類、高品質(zhì)管理已成為擺在各高校面前的一道必須且迫切要解決的難題?；诖耍P者希望結合近期的調(diào)研、實踐與思考，試圖從系統(tǒng)對接、工作原則、思想理念和方法措施等方面加以探討，以供大家參考。

一、高校云平臺中電子文件歸檔管理的主要原則和思想理念

1.集中統(tǒng)一管理原則。集中統(tǒng)一管理原則是檔案管理的基本要求，高校云平臺中產(chǎn)生的電子文件資料的歸檔管理自然也不例外。然而，要想實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，必須首先確定電子檔案材料集中統(tǒng)一保管的“地點”。我們知道傳統(tǒng)檔案的管理是集中統(tǒng)一到檔案館（室），那么電子檔案的集中統(tǒng)一保管“地點”是哪里，檔案館（室）固然是首選。然而，現(xiàn)實中由于受檔案館（室）的人力、財力所限（主要是計算機人才缺少，新進人才困難），有些高校提議，將電子檔案的管理工作移交給網(wǎng)絡信息中心（或其他類似部門），以利用網(wǎng)絡信息中心的人才優(yōu)勢，加強電子檔案的管理工作，從這個角度看似乎也無可厚非。但是，不能只將電子檔案的管理權限移交給網(wǎng)絡信息中心，而檔案館（室）僅保存?zhèn)鹘y(tǒng)檔案，這樣做且不說網(wǎng)絡信息中心一般不會對電子檔案進行鑒定、分類、整理，更重要的是，這樣會使傳統(tǒng)檔案與電子檔案的管理被人為地分割開來，其結果只能導致職責不清、管理混亂、出口不一。當然，更不能將云平臺中各業(yè)務系統(tǒng)產(chǎn)生的電子檔案自行保管、各自為政，這樣既違背了檔案管理的法規(guī)原則，更會形成“信息孤島”，導致信息不能共享，資源浪費。因此，目前階段，電子檔案的管理仍應由檔案館（室）統(tǒng)一負責更為合適。因為，只有集中統(tǒng)一管理，才能集中信息、統(tǒng)一出處，才有利于明確職責、統(tǒng)一規(guī)則、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一保管、統(tǒng)一監(jiān)督、統(tǒng)一利用。因此，為做好云平臺中電子文件材料的歸檔工作，在云平臺與檔案系統(tǒng)對接的同時，集中統(tǒng)一管理原則也必須堅持和加強。

2.單套制原則。目前，對電子檔案的管理多采用“雙套制”原則，即在保管電子檔案的同時，將其打印出來，打印件也保存。而對于云平臺中生成的電子檔案，我們認為應該遵循單套制原則，即只保存電子檔案本身，即便是電子檔案也不需要再打印出來另行保管，但要確保其原始性、真實性和可靠性。因為檔案管理的一個重要原則就是維護檔案的原始記錄性，而電子檔案就是工作中自然生成的，本身就是第一手的、原始的，即使將其再打印出來，而打印件也只能是電子檔案的備份件，并不是原始件，也不是真正意義上的原始檔案，況且又浪費人力、物力，實乃多此一舉。

3.安全原則。任何事物都有其兩面性，電子檔案在給我們的工作帶來便利的同時，其安全保管也給我們帶來了挑戰(zhàn)。為了維護云平臺中的電子檔案的原始記錄性，我們必須將電子檔案的安全放在首位，不僅要確保其真實可靠，歸檔后還要確保其安全穩(wěn)定、完整可信。因此，工作中必須遵循安全穩(wěn)定的原則，采取先進的技術，確保歸檔的電子檔案真實可靠，同時積極做好數(shù)據(jù)備份和用戶權限設置，力求做到在安全中謀發(fā)展，在發(fā)展中促安全。

4.前端控制與全程管理思想。前端控制從本質(zhì)上屬于前饋控制的一種，這里主要是針對電子文件運行的前期階段而言，屬于一種源頭控制思想，即從源頭上保證電子文件的齊全完整和安全可靠。根據(jù)電子文件的運行特點，電子文件的生命周期一般分為三個階段，即：概念階段（Conception stage）、形成階段（Creation Stage）、維護階段（Maintenance Stage），這里的概念階段實際上是指設計階段，即電子文件管理信息系統(tǒng)的研制、設計和安裝階段[2]98。前端控制思想主要強調(diào)在電子文件的前期概念設計階段，就對各業(yè)務系統(tǒng)相對應的機構內(nèi)部的信息流和信息處理程序進行分析，選擇與之相適應的技術嵌入業(yè)務系統(tǒng)之中，設計相應電子文件管理功能，以保證電子文件的內(nèi)容、背景和結構能夠提供關于電子文件形成者及其活動的可靠憑證，以及有檔案價值的電子文件能夠經(jīng)過挑選存留下來并且在將來能夠讀取和理解。據(jù)此，在云平臺中各部門業(yè)務系統(tǒng)安裝之前，即與相關部門進行溝通，將檔案工作及系統(tǒng)對接的標準和要求事先告知他們，以便在系統(tǒng)招標采購時即將檔案工作及系統(tǒng)對接的標準和要求融入各業(yè)務系統(tǒng)的設計方案之中，這樣新增加的各業(yè)務系統(tǒng)安裝后均實現(xiàn)了與檔案系統(tǒng)對接，也都滿足了檔案工作的標準和要求，避免了事后的繁瑣和低效。

同時，由于電子文件運行的不同階段可能發(fā)生多次往復，且電子文件各階段的功能、價值形態(tài)以及服務對象、服務方式均可能不同，這些自身的特點決定其還需要引入全程管理的思想。即在電子文件運行的各個階段、各個節(jié)點乃至全過程實行管理和監(jiān)控，以形成電子文件管理“全天候、全領域、全覆蓋”的局面，從而保證電子文件的齊全完整和安全可靠。

5.組織融合與相互協(xié)作思想。云平臺中各業(yè)務系統(tǒng)中的電子數(shù)據(jù)涉及諸多部門，普遍存在著分段式、分散式管理的現(xiàn)象，導致同一事物（電子文件）的管理活動，“被劃分為不同的階段，分屬于不同的部門”，“整個文件管理體系被人為地割裂得支離破碎”，加之組織協(xié)調(diào)不力、溝通困難，“電子文件管理的失控，電子文件的流失、泄密與證據(jù)效力無法保證等”也便不可避免了[3]16。因此，目前制約高校云平臺中電子文件歸檔的最主要因素不是技術而是管理和協(xié)調(diào)。為此，高校應加強檔案工作與其他各部門之間的溝通聯(lián)系、相互協(xié)作和深度融合，打破高校內(nèi)部的部門壁壘，將檔案管理制度、標準融入各項業(yè)務工作中，形成高效一體的檔案集成管理體系，克服業(yè)務系統(tǒng)的使用部門和檔案管理部門各自為政的狀況，實現(xiàn)電子文件、檔案的一體化管理。檔案軟件作為云平臺中的一個子系統(tǒng)不再是孤立存在的，而應與其他系統(tǒng)無縫銜接、互通有無，以體現(xiàn)“系統(tǒng)中的系統(tǒng)”。

二、高校云平臺中電子文件歸檔管理的主要方法和措施

對電子文件的歸檔管理，《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GBT18894-2016）中明確規(guī)定：“應明確各門類電子文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔范圍、時間、程序、接口和格式等要求”，“應執(zhí)行規(guī)范的工作程序，采取必要的技術手段，對電子文件歸檔和電子檔案管理全過程實行監(jiān)控”。據(jù)此，現(xiàn)提出了以下幾點方法和措施。

1.明確歸檔范圍。檔案部門應主動與各業(yè)務系統(tǒng)的使用部門進行溝通，調(diào)查了解其生成的電子文件的內(nèi)容、種類、格式等，通過協(xié)商明確應歸檔的電子文件范圍，并形成《電子文件歸檔范圍和保管期限表》。同時，隨著時間推移，各部門的業(yè)務內(nèi)容可能會有所變化，軟件系統(tǒng)也會不斷改進升級、更新?lián)Q代，這就需要檔案部門加強與各業(yè)務部門之間的溝通聯(lián)系，及時修訂電子文件歸檔范圍。只有明確電子文件歸檔范圍，才能使系統(tǒng)對接和電子文件歸檔有的放矢，更具有操作性、準確性和可行性。

2.建立標準體系。鑒于各業(yè)務系統(tǒng)形成電子文件千差萬別、蕪雜散亂，迫切需要形成一套標準體系，使形成的電子文件與檔案系統(tǒng)對接后能夠平滑地進入檔案系統(tǒng)，不需要再進行人工的格式轉(zhuǎn)換和數(shù)據(jù)調(diào)整，更不需要再進行人工導入導出等不必要的繁瑣操作，不僅提高了工作效率，更以客觀標準代替主觀標準，避免了人工操作的失誤，從而使電子文件的收集歸檔高效快捷、齊全完整、安全可靠。因此，學校檔案部門應事先制定一套標準體系，在各部門招標采購或自行開發(fā)相應業(yè)務系統(tǒng)時，必須將檔案工作的規(guī)范要求設計進去，并與學校檔案系統(tǒng)對接。這套標準體系應至少包括著錄（輸入）、輸出的內(nèi)容及格式兩個方面，可制定各業(yè)務系統(tǒng)著錄內(nèi)容規(guī)范，明確必要著錄項和選擇著錄項;制定各門類電子文件輸出及歸檔保存的標準格式，確保歸檔電子文件的良好品質(zhì)。標準在制定過程中，對于國家已經(jīng)出臺的標準應嚴格執(zhí)行，比如《黨政機關電子公文系列標準》（GB/T 33476-33483-2016）、《電子文件存儲與交換格式版式文檔》（GB/T 33190-2016）等;對于國家還沒有出臺標準的電子文件應盡量轉(zhuǎn)化為通用格式的電子文件;對于已有業(yè)務系統(tǒng)中不能轉(zhuǎn)化為通用格式的專有電子文件，應同時收集專用軟件、技術資料、操作手冊等，若能夠通過二次開發(fā)或修改升級成為通用格式的，盡快進行二次開發(fā)或修改升級。比如OA辦公系統(tǒng)中的公文包括：標題、文號、密級、公文內(nèi)容、發(fā)文單位及公章、發(fā)文時間、主送單位等項應與檔案系統(tǒng)中的著錄格式一致，統(tǒng)一規(guī)范、著錄完整，若檔案系統(tǒng)中沒有的卻具有保存價值的項設計時應盡量補齊。輸出時除了保留本來的格式供將來進行數(shù)據(jù)深度開發(fā)利用外最好同時再輸出品質(zhì)較高、性能較為穩(wěn)定又便于瀏覽的PDF、OFD格式等[4]39。

3.實現(xiàn)檔案系統(tǒng)與各業(yè)務系統(tǒng)的無縫對接。要實現(xiàn)檔案系統(tǒng)與云平臺中各業(yè)務系統(tǒng)的無縫對接，首先必須確定系統(tǒng)對接的方案，目前高校云平臺與檔案系統(tǒng)對接主要有兩種方式：一種是直接獲取模式，另一種是Web Services接口模式[5]64。兩種方案各有利弊，前者因不需要對已有業(yè)務系統(tǒng)進行二次開發(fā)，經(jīng)濟成本較低，然而檔案系統(tǒng)服務器必須直接操作業(yè)務系統(tǒng)讀取數(shù)據(jù)導致安全性和保密性不高;后者雖然需要對已有業(yè)務系統(tǒng)進行二次開發(fā)，增加經(jīng)濟成本，但檔案系統(tǒng)和各業(yè)務系統(tǒng)之間相對獨立，安全性和保密性均較高。因此，我們傾向于采取后者，即Web Services接口模式，特別是新增的業(yè)務系統(tǒng)，若能事先設計和開發(fā)完成，對于做好與檔案系統(tǒng)的對接和歸檔集成工作較為便利。其次，完成系統(tǒng)無縫對接之后，再由既懂檔案鑒定整理又懂計算機的檔案機構工作人員負責電子文件資料的審核把關、價值鑒定、分類整理等，統(tǒng)一確定電子文件資料的去留，這樣就保證了電子檔案收集的齊全完整和分類整理的科學規(guī)范。

4.建立資源共享和利用體系。云平臺中各業(yè)務系統(tǒng)的電子文件通過系統(tǒng)集成，完成收集管理后，有價值的電子文件得以保存進而形成電子檔案，而集成保存電子檔案的最終目的就是為了克服“信息孤島”現(xiàn)象以便更好地開發(fā)利用檔案信息資源。因此，高校應積極利用先進工具和技術，努力開發(fā)電子檔案信息資源，使其變得更加智慧，更好地為工作和社會服務。新時代下，可以先充分利用高校云平臺，通過統(tǒng)一身份認證登錄和權限授予方式，實現(xiàn)學校教職工在線查閱利用;建立檔案利用發(fā)布系統(tǒng)，通過開發(fā)APP、微信公眾號等移動終端，實現(xiàn)遠程在線查閱;并根據(jù)不同用戶特點做好相關檔案信息的推薦服務。

5.建立信息安全體系。談到資源共享與利用，就不得不必須考慮信息資源的安全可靠。首先是檔案系統(tǒng)服務器的設置。檔案系統(tǒng)和云平臺中的其他業(yè)務系統(tǒng)都共用學校整個云平臺，不需另行單獨安裝檔案服務器，這樣不論是后期的運維，還是系統(tǒng)對接和電子檔案開發(fā)利用都很便利。當然，若有涉密檔案也想通過計算機管理，可以單獨設立服務器，不應與學校云平臺相連。其次，要保證電子檔案的完整性和真實性。在保存電子檔案內(nèi)容的同時，必須同步收集電子檔案的結構和背景信息，即保證每份電子檔案的要素（內(nèi)容、背景和結構）沒有殘缺，沒有被篡改和刪除。再次，保證電子檔案的可靠性。電子檔案的使用范圍必須明確，即電子檔案一定要在授權范圍內(nèi)方可使用，不能發(fā)生泄密和丟失。當然對于輸出的電子檔案也可通過添加水印、二維碼等技術手段來保證檔案的真實可靠。最后，要保證電子檔案的可用性。即電子檔案要能夠被檢索讀取和理解，比如為了便于閱讀和使用，電子檔案可以保存為通用的PDF、OFD格式。當然，還應保證網(wǎng)絡和信息傳輸安全，防止黑客攻擊和數(shù)據(jù)侵害與丟失，加強對訪問用戶身份認證，加強網(wǎng)絡監(jiān)管和異常預警，自動及時地消除安全隱患。這些工作往往由負責云平臺運維的計算機網(wǎng)絡機構來承擔，這也是云平臺的優(yōu)勢之一?？傊娮訖n案的安全是首要的，務必保證電子檔案的安全可靠。

6.建立組織制度保障體系。首先，遵循集中統(tǒng)一管理原則，明確云平臺中各業(yè)務系統(tǒng)必須與檔案系統(tǒng)對接，數(shù)據(jù)向檔案系統(tǒng)集成。其次，明確檔案部門、業(yè)務部門、信息部門、績效管理部門（人事部門）等的職責權限，使工作“名正言順”。檔案部門負責指導、監(jiān)督、檢查各業(yè)務系統(tǒng)電子文件的生成和歸檔工作，接收、鑒定電子文件檔案和提供服務利用;向信息部門提出集成和管理功能需求，并審核其開發(fā)和采購的信息系統(tǒng)的電子文件管理功能;協(xié)助績效管理部門制訂電子文件集成管理考核辦法。業(yè)務部門接受檔案部門有關電子文件管理的指導監(jiān)督與檢查，并按要求向其移交電子文件。信息部門根據(jù)檔案部門提出的需求與標準，批準或提供各業(yè)務部門合格的信息系統(tǒng)，并為檔案部門和業(yè)務部門提供相關設施和技術支持?？冃Ч芾聿块T對檔案部門、信息部門和各業(yè)務部門進行電子文件歸檔工作績效考核[3]34。同時，檔案部門應與各業(yè)務部門加強聯(lián)系和溝通，相互協(xié)作和融合，突破部門壁壘，形成工作網(wǎng)絡。平臺的對接與電子文件歸檔集成工作要求有較高信息素養(yǎng)和計算機技能的人員，高校盡早建立一支既懂檔案又精通計算機的高素質(zhì)復合型人才隊伍。同時，應建立一套相應的制度體系，為工作的開展提供依據(jù)、參考和示范，并認真落實，將新的措施和規(guī)范以及崗位職責等確定下來，使新的工作模式固化，形成常態(tài)和習慣。

7.建立考評激勵體系。要使工作業(yè)績得到認可，工作積極性得到調(diào)動，人員潛力得到激發(fā)，必須建立一套行之有效的考評激勵體系。首先，應明確該項工作的各項內(nèi)容，尤其是關鍵之處，并分項分類。其次，建立業(yè)績考核指標，考核指標既不能遺漏也不能溢出，且具體可執(zhí)行。再次，下一年度應根據(jù)上一年度各項內(nèi)容指標完成情況，對考核指標進行必要的修改，尤其對完成度不高的指標，應適當增加其指標權重，以促進該項指標的完成。同時，由于該項工作不少是由業(yè)務部門人員兼做，并非其分內(nèi)職責，因此，應利用考評結果及時將其工作量予以兌現(xiàn)，可列出檔案工作專項獎勵經(jīng)費，給予相應工作人員以報酬，這不僅體現(xiàn)了勞動的公平性，也是對其勞動的尊重，使其工作的積極性得以調(diào)動，更有利于突破部門壁壘，使檔案部門與業(yè)務部門互相協(xié)作，深度融合。

高校云平臺中電子文件歸檔管理工作是一項系統(tǒng)工程，需要多部門的參與和多方面的努力，需要更多的創(chuàng)新，本文主要認為應遵循集中統(tǒng)一、全程管理、協(xié)作融合等理念，發(fā)揮云平臺的優(yōu)勢，做好業(yè)務系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)之間對接，制定標準規(guī)范，明確歸檔范圍，并由檔案人員統(tǒng)一把關，完成對電子文件資料的鑒定、歸檔、分類和整理，同時建立資源共享系統(tǒng)和組織制度保障體系等，至于電子文件歸檔后的深層次開發(fā)和利用等，還有待進一步研究。

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