人才流動(dòng)背景下的高校人事檔案信息化建設(shè)分析

吳彧一

摘 要 高頻率的人才流動(dòng)必然給高校人事檔案管理帶來多種問題，如人才流動(dòng)產(chǎn)生的檔案管理不規(guī)范問題、檔案交接困難及產(chǎn)生的材料流失的數(shù)據(jù)失真問題。我國高校在流動(dòng)人才信息化管理中必須重視并逐步開展人事檔案信息化建設(shè)的系統(tǒng)性工作，強(qiáng)化維護(hù)、收集檔案材料，拓展檔案信息來源，實(shí)現(xiàn)流動(dòng)人才檔案和流動(dòng)人才信息管理同步，并強(qiáng)化人事檔案信息化后的安全管理工作。

關(guān)鍵詞 人才流動(dòng) 高校人事檔案 信息化

Abstract The high-frequency flow of talents will inevitably bring many problems to the management of personnel archives in colleges and universities， such as nonstandard management of archives， difficulty in handing over archives and data distortion caused by loss of materials. In the informatization management of mobile talents， colleges and universities in our country must attach importance to and gradually carry out systematic work of personnel archives informatization construction， strengthen the maintenance and collection of archives materials， expand the sources of archives information， realize the synchronization of archives and information management of mobile talents， and reinforce the safety management after the informatization of personnel archives.

Keyword talent flow; personnel archives in colleges and universities; informatization

隨著我國高等教育的不斷發(fā)展以及招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，我國高校優(yōu)秀教職工資源十分缺乏，甚至一些知名度較高、資源較好的大學(xué)也面臨著日益嚴(yán)重的師資短缺問題，人才短缺導(dǎo)致了高校人才流動(dòng)頻繁[1]?？v觀現(xiàn)實(shí)，從地方高校到重點(diǎn)高校，從西部落后地區(qū)到東南部沿海發(fā)達(dá)地區(qū)，往往是學(xué)歷較高、科研水平較高的重點(diǎn)教師或?qū)W科帶頭人的流動(dòng)更加頻繁?？陀^來說，人才流動(dòng)對(duì)改善知識(shí)結(jié)構(gòu)、調(diào)整師資隊(duì)伍、刺激教學(xué)科研氣氛起到了積極作用。但是頻繁、盲目的人才流動(dòng)也必然產(chǎn)生一系列的負(fù)面問題，人員檔案管理困境就是伴隨人才流動(dòng)產(chǎn)生的重要問題。

另外，除了每年教師人才的換崗、換校流動(dòng)，高校也有大量的人才引進(jìn)和交流，加之每年大量的高校畢業(yè)生進(jìn)入社會(huì)。面向這些人員的流動(dòng)，高校檔案管理部門需要承擔(dān)流動(dòng)人事檔案的接收、管理和轉(zhuǎn)移工作。因此，高校流動(dòng)人才管理的復(fù)雜性、高流動(dòng)性和工作強(qiáng)度遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過政府機(jī)關(guān)、企業(yè)單位等。為了適應(yīng)高校人力資源工作的需要，必須實(shí)現(xiàn)管理方法的現(xiàn)代化，將流動(dòng)人才管理的重心從實(shí)物管理轉(zhuǎn)移到網(wǎng)絡(luò)信息管理，充分發(fā)揮流動(dòng)人員檔案管理在促進(jìn)高校人事建設(shè)中的作用。

目前，我國高校都有獨(dú)立的綜合性檔案管理部門，檔案信息化建設(shè)比較順利，中等規(guī)模的高校也開始了檔案信息化工作，但仍不均衡。檔案信息化建設(shè)中還存在一些問題，如檔案信息化建設(shè)中的電子檔案管理出現(xiàn)混亂、檔案數(shù)據(jù)信息化部分存在問題，檔案信息利用率低。人才流動(dòng)背景下，加快我國高校人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)程勢(shì)在必行。

一、人才流動(dòng)對(duì)人事檔案管理產(chǎn)生的重要影響

高頻率的人才流動(dòng)必然給高校人事檔案管理帶來多種問題，檔案管理失真、管理任務(wù)量大、數(shù)據(jù)信息丟失等均是其負(fù)面產(chǎn)物。

1.人才流動(dòng)產(chǎn)生的檔案管理不規(guī)范問題。當(dāng)前，人才在教育發(fā)展中的作用越來越明顯，高校在發(fā)展過程中越來越重視對(duì)優(yōu)秀人才的爭(zhēng)奪。然而，這也導(dǎo)致了一些檔案管理新問題的出現(xiàn)[2]。通常人才已經(jīng)離開原單位，但是檔案仍然留在原單位。由于新單位沒有收到新人才的檔案，只能根據(jù)新人才提供的一些輔助材料為其建立一個(gè)新的檔案。這使得檔案管理出現(xiàn)了難以避免的不規(guī)范問題，不利于加強(qiáng)人才的管理。

2.檔案交接困難及產(chǎn)生的材料流失造成數(shù)據(jù)失真問題。人才頻繁調(diào)動(dòng)，檔案交接的次數(shù)多。當(dāng)前，由于缺乏有效的檔案移交制度，在目前的檔案移交過程中造成了損失。人才原始資料的流失，尤其是自身的原始證明，會(huì)對(duì)其發(fā)展造成不可彌補(bǔ)的損失，不利于人才的進(jìn)一步提升和發(fā)展。另外，當(dāng)前高校之間的競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈，為了搶奪優(yōu)秀人才，很多高校規(guī)定不需要原始戶口、不需要原始檔案、不需要經(jīng)手原人事部門等就可以入職。這種現(xiàn)象的產(chǎn)生容易造成人事檔案資料“失真”問題。由于原始檔案被原單位凍結(jié)，新入職的單位則需要重新建立檔案，而新建的資料信息由于缺乏原始資料和有效的監(jiān)督，新檔案在建立過程中往往出現(xiàn)較多“水分”。

二、高校流動(dòng)人才人事檔案信息化建設(shè)的重要意義及其必然性

1.提高高校流動(dòng)人才檔案管理效率。高校人事工作的頻繁增加和減少，使得檔案經(jīng)常需要轉(zhuǎn)移和不斷變化。建立學(xué)校人事檔案基本信息庫，可以在流動(dòng)人才檔案信息管理系統(tǒng)中存儲(chǔ)人才基本條件、工作經(jīng)驗(yàn)、職務(wù)變動(dòng)、工資變動(dòng)等基本信息，并跟進(jìn)，加快流動(dòng)人才信息的傳遞和處理[3]。通過建立高校流動(dòng)人事檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作與實(shí)際作業(yè)的分離，實(shí)現(xiàn)多層次、全方位的數(shù)據(jù)檢索和處理功能，以提供完整、準(zhǔn)確、動(dòng)態(tài)、立體的流動(dòng)人員檔案。程序減少，時(shí)間縮短，大大提高了檔案管理的效率。

2.有利于促進(jìn)高校流動(dòng)人才檔案資源的共享。建立一個(gè)開放式的流動(dòng)人才檔案信息化管理服務(wù)平臺(tái)，高校各個(gè)職能部門可以通過信息化管理服務(wù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的共享，避免由于高校之間不同的信息數(shù)據(jù)庫而產(chǎn)生的人事檔案數(shù)據(jù)信息鴻溝問題;而流動(dòng)人才管理部門，可以利用人才檔案數(shù)據(jù)庫掌握全校需統(tǒng)計(jì)人員，分析師資隊(duì)伍結(jié)構(gòu)情況和水平，以及學(xué)校各種專業(yè)技術(shù)人員的分布情況。同時(shí)，由于通過網(wǎng)絡(luò)共享的數(shù)字化檔案不受時(shí)間和地點(diǎn)的限制，流動(dòng)人員也可以方便地查閱檔案，使檔案管理服務(wù)更加人性化。

3.有利于加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)。傳統(tǒng)的檔案工作主要強(qiáng)調(diào)對(duì)原始記錄紙的保存。每個(gè)案卷檔案都是獨(dú)一無二的，一旦出現(xiàn)丟失、損壞等問題，基本無法彌補(bǔ)。而且，以紙質(zhì)為載體的檔案資源，不利于長期保存。在現(xiàn)實(shí)生活中，由于流動(dòng)人才的發(fā)展與個(gè)人成長的密切關(guān)系，檔案需要多次外調(diào)、查閱等，客觀上也影響了流動(dòng)人才人事檔案的長期保存[4]。實(shí)行信息管理后，可以在數(shù)據(jù)庫中直接獲取流動(dòng)人才數(shù)據(jù)信息，減少檔案原件的損耗，有利于紙質(zhì)檔案的長期保存。

三、人才流動(dòng)背景下我國高校人事檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

人事檔案信息管理的內(nèi)涵非常豐富，所以我們應(yīng)該把它當(dāng)作一個(gè)系統(tǒng)的項(xiàng)目來對(duì)待，加強(qiáng)人事檔案信息工作體系建設(shè)十分重要。

1.重視并逐步開展人事檔案信息化建設(shè)的系統(tǒng)性工作。一是增強(qiáng)高校管理層及工作人員的流動(dòng)人才檔案信息化建設(shè)意識(shí)，尤其要針對(duì)檔案信息化建設(shè)工作中遇到的實(shí)際問題建立有針對(duì)性的工作方案。繼續(xù)深化實(shí)踐研究，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，尤其是要增加購買檔案數(shù)字化相關(guān)設(shè)備的資金，以確保高校檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。加強(qiáng)人員培訓(xùn)，不斷提升計(jì)算機(jī)技能，有關(guān)部門應(yīng)特別注意信息化管理人員的選拔和教育，更好地為高校流動(dòng)人才檔案信息化管理服務(wù)。我國高校必須以現(xiàn)代硬件為支撐，以高素質(zhì)、技術(shù)熟練的人才為保障，才能推進(jìn)高校流動(dòng)人才檔案信息管理工作，從而推動(dòng)高?？蒲泄ぷ鞯倪M(jìn)步。二是增強(qiáng)人事檔案管理數(shù)據(jù)的建設(shè)與應(yīng)用。實(shí)現(xiàn)信息化管理，提高人事檔案管理的效率和水平[5]。數(shù)據(jù)庫是在信息技術(shù)的支撐下進(jìn)行人事檔案管理的一項(xiàng)重要措施。通過建立數(shù)據(jù)庫，可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理和數(shù)字管理。三是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。目前，高校在人事檔案管理過程中仍堅(jiān)持實(shí)物檔案管理模式，但這不利于檔案管理水平的提高。因此，為了減少檔案管理中存在的問題，減少檔案損失，還需要實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，不斷提高檔案數(shù)字化管理水平。

2.強(qiáng)化維護(hù)、收集檔案材料，拓展檔案信息來源。做好檔案資料的整理和收集工作，是檔案信息化建設(shè)過程中最基礎(chǔ)的一步，關(guān)系著信息化資源的充實(shí)性、真實(shí)性和有效性。這就要求認(rèn)真做好流動(dòng)人事檔案資料的篩選工作，收集的信息必須真實(shí)準(zhǔn)確。在收集檔案資料的過程中，必須保持檔案資料的一致性，以保證收集的真實(shí)可靠性;并且，必須根據(jù)相關(guān)工作規(guī)則和檔案管理相關(guān)文件的要求，對(duì)可疑信息進(jìn)行識(shí)別和審查，以便在收集之前得出準(zhǔn)確的結(jié)論，確保所有進(jìn)入流動(dòng)人才檔案庫的原始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。收集檔案數(shù)據(jù)信息比較困難，所花費(fèi)的時(shí)間較長，投入的精力較大，但是作為基礎(chǔ)性工作，在人事檔案信息化建設(shè)中至關(guān)重要。科學(xué)的信息收集，其意義是非常重要的，錯(cuò)誤的信息沒有使用價(jià)值。強(qiáng)化收集標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)數(shù)據(jù)信息嚴(yán)格把關(guān)，最終打造全面、準(zhǔn)確的人才信息數(shù)據(jù)庫。

3.流動(dòng)人才檔案和流動(dòng)人才信息管理同步。人才檔案與人才信息有所不同，在人才信息構(gòu)成中，人才檔案是其主要的來源，也關(guān)系著原始記錄數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。目前我國高校人事辦公系統(tǒng)雖然日趨成熟，但是受各種因素的影響，高校的人才檔案和人才信息大多數(shù)是分離狀態(tài)，在管理上也存在差異化的分工，屬于不同的職能部門[6]。信息管理系統(tǒng)所記載的信息內(nèi)容因部門而異，因此，人才檔案和人才信息難以轉(zhuǎn)換或共享。人才信息的來源有多種，或者是流動(dòng)人員自己提供，或者由各自的管理部門提供，在管理上比較隨機(jī)。例如，學(xué)校一卡通、OA、工資等系統(tǒng)中的信息收集方法是不同的。此外，由于人才信息往往是定期收集和維護(hù)的，因此學(xué)歷、科研等變化信息的收錄往往存在滯后性，容易導(dǎo)致人事信息不準(zhǔn)確。因此，這就需要加強(qiáng)信息化技術(shù)研發(fā)，在兩個(gè)系統(tǒng)之間建立合理的同步管理模式，以促進(jìn)文件信息化，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作和信息開發(fā)利用工作的同步。

4.強(qiáng)化人事檔案信息化后的安全管理。人事檔案信息化的表現(xiàn)形式就是對(duì)人事檔案信息進(jìn)行數(shù)字化管理以及網(wǎng)絡(luò)化管理。在其實(shí)現(xiàn)過程中，必然需要建立一個(gè)較為開放的人事檔案信息服務(wù)平臺(tái)。這一開放性的特點(diǎn)必然導(dǎo)致平臺(tái)容易受到網(wǎng)絡(luò)攻擊，系統(tǒng)安全、網(wǎng)絡(luò)安全、磁盤安全等一系列問題隨之產(chǎn)生。人事檔案不僅記錄個(gè)人的基本情況，還包括學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)、成績、鑒定、獎(jiǎng)懲等情況，同時(shí)還涉及個(gè)人政治、宗教及其他隱私等。因此，加強(qiáng)人事檔案信息化后的安全管理十分重要。這就需要進(jìn)一步加強(qiáng)身份認(rèn)證和授權(quán)管理，規(guī)范參與主體的各種行為，最大限度地減少甚至避免管理漏洞。同時(shí)，人事檔案信息化的安全管理，還需要一支思想政治覺悟高、責(zé)任心強(qiáng)的人事檔案工作團(tuán)隊(duì)。要不斷提升管理團(tuán)隊(duì)的安全保護(hù)意識(shí)，加強(qiáng)信息化安全保護(hù)技能培訓(xùn)，提升安全防護(hù)的技能和管理手段，為人事檔案信息化建設(shè)提供人才隊(duì)伍保障。

總之，人事檔案信息化管理不僅僅是“保管好、不泄露、不丟失、做好外調(diào)和查檔”等簡單的工作，還要改變檔案工作的長期被動(dòng)狀態(tài);除了做好檔案管理工作外，還要做好檔案數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)計(jì)、分析、開發(fā)服務(wù)，為人才提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。目前，我國高校檔案管理信息化仍存在許多不足，加強(qiáng)對(duì)信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)，有利于加強(qiáng)高校流動(dòng)人才管理。

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