基于共享模式下應(yīng)付核算業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的防控

陳潔

摘要：共享服務(wù)是致力于企業(yè)專業(yè)化、規(guī)范化的業(yè)務(wù)核算，為戰(zhàn)略財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)提供數(shù)據(jù)支持和分析服務(wù)。應(yīng)付核算業(yè)務(wù)主要包括物資采購(gòu)、項(xiàng)目成本、經(jīng)營(yíng)費(fèi)用應(yīng)付掛賬及清賬，在核算的最前沿，存在多種核算風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)帶來(lái)機(jī)遇的同時(shí)面對(duì)的挑戰(zhàn)也是極為嚴(yán)峻的。因此規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，是優(yōu)化共享事業(yè)發(fā)展的有效途徑，就需要共享財(cái)務(wù)人員融會(huì)貫通，有高度的責(zé)任感，規(guī)范核算。在財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)關(guān)聯(lián)性、事前分析和管理決策等方面進(jìn)行研判，提升對(duì)異常數(shù)據(jù)的有效識(shí)別和處理能力。積極創(chuàng)新，優(yōu)化流程，推動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)化工作的落地，賦予系統(tǒng)更高的“邏輯思維能力”，讓更多的自動(dòng)化智能化參與到業(yè)務(wù)流程與工作管理。

關(guān)鍵詞：應(yīng)付;核算;風(fēng)險(xiǎn);防范;自動(dòng)化智能化

財(cái)務(wù)共享為企業(yè)提供的服務(wù)基于會(huì)計(jì)科目和業(yè)務(wù)場(chǎng)景，重點(diǎn)涵蓋了重復(fù)性、交易量比較高、易于標(biāo)準(zhǔn)化的交易性流程，主要包括總賬報(bào)表、應(yīng)收核算、應(yīng)付核算、成本核算、資產(chǎn)核算、資金結(jié)算、費(fèi)用報(bào)銷、憑證檔案八大業(yè)務(wù)大類，每一大類中又細(xì)化了二至四級(jí)的子流程。

一、應(yīng)付核算業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)解析

（一）應(yīng)付核算業(yè)務(wù)涉及的系統(tǒng)交互多，初審時(shí)業(yè)務(wù)類型出錯(cuò)的風(fēng)險(xiǎn)。

按照《股份工單財(cái)會(huì)〔2016〕113號(hào)》文件要求，不通過(guò)費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)處理的業(yè)務(wù)外，對(duì)公掛賬業(yè)務(wù)全部納入費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)管理。未納入的業(yè)務(wù)在共享運(yùn)營(yíng)系統(tǒng)進(jìn)行掛賬。隨著對(duì)費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)及合同履約系統(tǒng)集成的優(yōu)化，部分企業(yè)關(guān)聯(lián)交易、訂單業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)線上審批，共享初審時(shí)就需要對(duì)業(yè)務(wù)類型進(jìn)行甄別。關(guān)聯(lián)交易、非關(guān)聯(lián)方的訂單業(yè)務(wù)如果業(yè)務(wù)類型選擇錯(cuò)誤，會(huì)在費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)成為滯留單據(jù)，無(wú)法進(jìn)行下一步操作。而應(yīng)選擇“普通單據(jù)”的業(yè)務(wù)，選擇錯(cuò)誤會(huì)集成到共享運(yùn)營(yíng)系統(tǒng)，無(wú)法在費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)自動(dòng)生成對(duì)應(yīng)的支付單據(jù)，影響后期資金的支付。影響時(shí)效，增加企業(yè)工作量。

（二）發(fā)票遺失用復(fù)印件入賬及電子發(fā)票的重復(fù)打印，存在重復(fù)報(bào)銷的風(fēng)險(xiǎn)

對(duì)提供復(fù)印件把關(guān)不嚴(yán)，相關(guān)事項(xiàng)的說(shuō)明及審批手續(xù)不完善，同一筆費(fèi)用以原件及復(fù)印件多次進(jìn)行報(bào)銷，并支付款項(xiàng)。電子發(fā)票可自行下載多次打印，同時(shí)電子PDF文件，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行電子文件修改，修改后再進(jìn)行打印報(bào)銷，存在重復(fù)報(bào)銷及真?zhèn)坞y辨的問(wèn)題。

（三）頻繁使用一次性供應(yīng)商的風(fēng)險(xiǎn)

根據(jù)中石化集團(tuán)公司對(duì)供應(yīng)商的管理規(guī)定，對(duì)于長(zhǎng)期業(yè)務(wù)往來(lái)的企業(yè)要求實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)供應(yīng)商管理，對(duì)偶爾發(fā)生業(yè)務(wù)且金額較小的往來(lái)單位的可以按照“一次性供應(yīng)商”進(jìn)行掛賬。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)供應(yīng)商的管理，可以確切掌握與其交易情況以及征信等信息，規(guī)范物資采購(gòu)行為，進(jìn)行準(zhǔn)確安全的資金支付，實(shí)現(xiàn)物流、信息流和現(xiàn)金流的“三流合一”。部分企業(yè)不重視標(biāo)準(zhǔn)供應(yīng)商管理，不規(guī)范使用一次性供應(yīng)商進(jìn)行結(jié)算。無(wú)法對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行審查，無(wú)法準(zhǔn)確掌握與其的業(yè)務(wù)往來(lái)，存在轉(zhuǎn)掛、虛掛往來(lái)及錯(cuò)付、誤付資金等風(fēng)險(xiǎn)。

二、對(duì)策和建議

（一）優(yōu)化“業(yè)務(wù)場(chǎng)景”提報(bào)

從提高業(yè)務(wù)提報(bào)準(zhǔn)確率，減輕企業(yè)提報(bào)工作量的思路出發(fā)，對(duì)系統(tǒng)提升，減輕企業(yè)提報(bào)工作量，開(kāi)發(fā)“業(yè)務(wù)場(chǎng)景”提報(bào)，將專業(yè)財(cái)務(wù)語(yǔ)言轉(zhuǎn)化為平民化語(yǔ)言，通過(guò)選擇經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生場(chǎng)景實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)提報(bào)，減少系統(tǒng)間交互，并實(shí)現(xiàn)自動(dòng)帶出輔助核算和標(biāo)準(zhǔn)附件信息，真正實(shí)現(xiàn)無(wú)障礙提報(bào)。

（二）提升財(cái)務(wù)人員素質(zhì)

目前共享財(cái)務(wù)人員基本功不夠扎實(shí)，對(duì)業(yè)務(wù)理解不夠深入，一方面需要專業(yè)知識(shí)的充電，加強(qiáng)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)知識(shí)、共享應(yīng)用系統(tǒng)及業(yè)務(wù)操作培訓(xùn)，形成制定標(biāo)準(zhǔn)、查找差距、補(bǔ)能力缺項(xiàng)、考核評(píng)價(jià)的閉環(huán)管理。另一方面需要注重業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)，積累經(jīng)驗(yàn)。在平時(shí)工作中做到仔細(xì)查看業(yè)務(wù)的附件細(xì)節(jié)，追根溯源，弄清業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì);舉一反三，真實(shí)客觀反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。同時(shí)按照共享服務(wù)對(duì)人才強(qiáng)企的要求，搭建培養(yǎng)多層次的人才，推動(dòng)人員素質(zhì)能力提升，同時(shí)形成兩分四部的案例庫(kù)，進(jìn)一步規(guī)范會(huì)計(jì)核算，減少和防范內(nèi)審?fù)獠轱L(fēng)險(xiǎn)。

（三）規(guī)范一次性供應(yīng)商管理，

共享核算人員要嚴(yán)格把關(guān)，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行核實(shí)，已經(jīng)申請(qǐng)標(biāo)準(zhǔn)供應(yīng)商，必須按照規(guī)定執(zhí)行，如符合申請(qǐng)標(biāo)準(zhǔn)供應(yīng)商條件的，要求企業(yè)履行申請(qǐng)手續(xù)。共享端一方面要與服務(wù)企業(yè)進(jìn)行溝通，爭(zhēng)取企業(yè)的配合和理解，另一方面堅(jiān)持原則，不符合使用一次性供應(yīng)商的一律不予入賬，做到有禮有節(jié)的堅(jiān)守底線。從而規(guī)范供應(yīng)商管理，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。

（四）取消電子發(fā)票打印件的報(bào)銷 ，系統(tǒng)自動(dòng)解析發(fā)票

對(duì)費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)功能提升，無(wú)需打印紙質(zhì)電子發(fā)票，只需提供電子發(fā)票PDF原件。通過(guò)上傳電子發(fā)票，系統(tǒng)自動(dòng)解析，并發(fā)送“國(guó)家稅務(wù)總局全國(guó)增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)”系統(tǒng)進(jìn)行發(fā)票真?zhèn)悟?yàn)證，再由增值稅系統(tǒng)進(jìn)行發(fā)票重復(fù)性使用的驗(yàn)證。引入電子發(fā)票影像，形成電子化數(shù)據(jù)，加快業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)，為財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)自動(dòng)化提供支撐。

（五）嚴(yán)格對(duì)遺失發(fā)票的處理手續(xù)

國(guó)家稅務(wù)總局公告2020年第1號(hào)文件規(guī)定：納稅人丟失已開(kāi)具增值稅專用發(fā)票或機(jī)動(dòng)車銷售統(tǒng)一發(fā)票的發(fā)票聯(lián)，可憑相應(yīng)發(fā)票的抵扣聯(lián)復(fù)印件，作為記賬憑證。但對(duì)于企業(yè)遺失發(fā)票事項(xiàng)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)范履行手續(xù)，取得原開(kāi)具單位蓋有公章的證明，注明丟失發(fā)票的號(hào)碼、金額和內(nèi)容。經(jīng)辦人簽章對(duì)真實(shí)性的承諾。業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門的領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的核實(shí)批準(zhǔn)。財(cái)務(wù)人員在入賬前在賬務(wù)系統(tǒng)查詢，再次確認(rèn)該筆費(fèi)用是否已入賬，從而防范重復(fù)入賬的風(fēng)險(xiǎn)。

三、應(yīng)付核算業(yè)務(wù)的優(yōu)化及提升

應(yīng)付核算業(yè)務(wù)由于對(duì)人為判斷的依賴性較強(qiáng)，故自動(dòng)化、智能化程度不高。根據(jù)近幾年來(lái)業(yè)務(wù)運(yùn)行，不斷摸索業(yè)務(wù)優(yōu)化的切入點(diǎn)。

（一）采購(gòu)到付款端到端的業(yè)務(wù)流程再造

目前財(cái)務(wù)共享的業(yè)務(wù)單元和組織架構(gòu)是基于會(huì)計(jì)科目和業(yè)務(wù)場(chǎng)景構(gòu)建的，上線初期，這種模式保證了共享業(yè)務(wù)快速、有效銜接，但隨著業(yè)務(wù)規(guī)模的不斷擴(kuò)大和穩(wěn)定，這種分工導(dǎo)致企業(yè)業(yè)務(wù)重復(fù)提報(bào)，共享內(nèi)部工作不均衡等問(wèn)題凸顯。對(duì)應(yīng)付核算業(yè)務(wù)來(lái)說(shuō)從采購(gòu)到付款，采購(gòu)到成本分?jǐn)偠说蕉说娜珮I(yè)務(wù)流程再造勢(shì)在必行，優(yōu)化業(yè)務(wù)專業(yè)化布局，將與應(yīng)付核算有相關(guān)性的業(yè)務(wù)集中處理，提高內(nèi)部運(yùn)營(yíng)效率，簡(jiǎn)化企業(yè)端交互界面，有效提升用戶體驗(yàn)度。

（二）開(kāi)發(fā)整裝業(yè)務(wù)RPA

持續(xù)開(kāi)發(fā)業(yè)務(wù)前端物裝模塊系統(tǒng)推送的訂單業(yè)務(wù)智能機(jī)器人，讓機(jī)器人代替人工制單，提高精準(zhǔn)度，減輕核算壓力，釋放出更多的人力資源提供高端的增值服務(wù)。

（三）推動(dòng)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化的落地

業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化是提升共享運(yùn)營(yíng)質(zhì)量效率的基礎(chǔ)性和關(guān)鍵性工作，目前共享公司已經(jīng)初步完成了業(yè)務(wù)全覆蓋的板塊級(jí)標(biāo)準(zhǔn)化處理模板及流程圖。下一步將業(yè)務(wù)場(chǎng)景與處理流程有機(jī)融合，統(tǒng)一輔助核算和核算標(biāo)準(zhǔn)，并將標(biāo)準(zhǔn)化成果應(yīng)用于智能輔助機(jī)器人項(xiàng)目，以輔助規(guī)范操作、智能業(yè)務(wù)提醒、業(yè)務(wù)操作實(shí)時(shí)監(jiān)控為目標(biāo)，搭建業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)。同時(shí)將共享端的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，延伸到對(duì)企業(yè)的場(chǎng)景化提報(bào)，實(shí)現(xiàn)一體標(biāo)準(zhǔn)化。

四、結(jié)語(yǔ)

財(cái)務(wù)共享服務(wù)建設(shè)是技術(shù)驅(qū)動(dòng)的管理變革，是一個(gè)持續(xù)優(yōu)化的過(guò)程，高度依賴于業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化和流程規(guī)范化，提升自動(dòng)化建設(shè)，才能真正實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)防范，強(qiáng)化共享服務(wù)效果。

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