試論基于新媒體環(huán)境下的檔案管理

蔣楠　欒俊朋　齊莉莉

摘要：新媒體時代對傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行了改變，提升了檔案管理的有效性，徹底顛覆了檔案管理流程、思路等。在新媒體時代背景下，企業(yè)應(yīng)當(dāng)構(gòu)建科學(xué)的檔案管理模式，引進(jìn)先進(jìn)的新媒體技術(shù)，做好信息化建設(shè)，以提升檔案管理的效果，使檔案管理工作順應(yīng)時代特征。本文圍繞新媒體環(huán)境下檔案管理一主題進(jìn)行了分析與探究，在介紹新媒體含義、特征的基礎(chǔ)上，分析其為檔案管理帶來了機(jī)遇和挑戰(zhàn)，并結(jié)合實際情況提出一系列新媒體環(huán)境下檔案管理的措施。

關(guān)鍵詞：新媒體;檔案管理;信息化建設(shè);措施

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，我們逐漸進(jìn)入信息化時代，在這一時代背景下各種新媒體不斷涌現(xiàn)，方便了信息傳播，為人們的工作和生活都帶來了較大的便利，檔案管理工作效率也得到了有效提升。但是新媒體環(huán)境下檔案管理工作優(yōu)化是一項系統(tǒng)工作內(nèi)容，需要做好詳細(xì)分析與探究，對各種新媒體進(jìn)行科學(xué)運用，只有如此才能夠更好地發(fā)揮新媒體的優(yōu)勢?？梢哉f，新媒體不僅為檔案管理工作帶來了優(yōu)勢，同時也為其帶來了一定的挑戰(zhàn)，在運用新媒體提升檔案管理效率的同時，也要加強(qiáng)專業(yè)化技能學(xué)習(xí)，并做好安全防范，以實現(xiàn)各項風(fēng)險的科學(xué)管控。

一、新媒體與檔案管理

（一）新媒體的含義

新媒體是運用數(shù)字技術(shù)，通過衛(wèi)星、無線通信網(wǎng)、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等渠道，運用電視、手機(jī)、電腦等終端，向用戶提供服務(wù)和信息的傳播形態(tài)。從空間角度而言，新媒體與傳統(tǒng)媒體是對應(yīng)的兩個內(nèi)容，其將無線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字壓縮技術(shù)作為載體，借助于其交互性、實時性和大容量性特征，實現(xiàn)跨地理界線對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行傳播的媒體技術(shù)。

將新媒體受眾群體變化以及使用主體作為依據(jù)，可以將其演變歷程分為三個階段：

第一，精英媒體階段。該階段指的是新媒體剛誕生的階段，在這個時期中，由于新媒體剛剛誕生，其發(fā)展環(huán)境還不是十分成熟，各項建設(shè)還不完善，只有少數(shù)群體能夠接觸到新媒體，并借助于其進(jìn)行信息傳播，這部分人員是新媒體領(lǐng)域中的專業(yè)人員，他們社會基層較高，并且文化素質(zhì)較高，而其他的大部分人員并沒有融入到新媒體發(fā)展中，所以將這一階段稱為精英媒體階段。

第二，大眾媒體階段。在這個階段中，新媒體的發(fā)展已經(jīng)較為成熟，基本上得到了普及，大部分人員都開始認(rèn)識到新媒體的便捷性，對其進(jìn)行運用，比如運用手機(jī)進(jìn)行有關(guān)數(shù)據(jù)信息的傳播，或者運用電腦進(jìn)入媒體進(jìn)行觀看、發(fā)表觀點等，運用新媒體傳播信息、知識等成為了常態(tài)。

從第一個階段向第二個階段發(fā)展并不是偶然的，而是有一定的機(jī)遇的，在新媒體不斷深化發(fā)展的過程中，我國這方面的建設(shè)更為完善，并且新媒體媒介技術(shù)不斷進(jìn)步，其傳播成本出現(xiàn)了明顯的下降趨勢，所以對其運用的人員逐漸多了起來，也因此開始向大眾媒體階段發(fā)展。

第三，個人媒體階段。該階段指的是以個人為主體的新媒體時代，在新媒體技術(shù)不斷深化發(fā)展的過程中，以往沒有占據(jù)媒體平臺和資源，但具有媒介特長的個體，逐漸開始借助于互聯(lián)網(wǎng)對個人的觀點、言論等進(jìn)行發(fā)表，并借助于新媒體平臺對這些觀點進(jìn)行展示，這標(biāo)志著新媒體迎來了新的發(fā)展階段。

（二）檔案管理的含義

檔案管理是對企業(yè)單位各項檔案信息進(jìn)行管理的活動，包括員工個人檔案、企業(yè)文書檔案等，這些檔案信息是企業(yè)在長期發(fā)展過程中所形成的，能夠反映企業(yè)發(fā)展動態(tài)和企業(yè)變化的信息資料，對于企業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展具有較大意義。同時員工檔案還會對員工的個人情況進(jìn)行記錄，比如晉升情況、學(xué)歷情況、工齡情況、專業(yè)化技能情況等，這樣就能夠使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)深入了解每一位員工的情況，并根據(jù)這些信息為員工安排工作、安排晉升、調(diào)整薪酬標(biāo)準(zhǔn)等，所以做好企業(yè)檔案管理意義重大。

二、新媒體環(huán)境為檔案管理帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)

（一）新媒體環(huán)境為檔案管理帶來的機(jī)遇

1.提升了檔案管理的靈活性。在新媒體環(huán)境下，企業(yè)檔案管理人員能夠通過對新媒體的運用，對員工的檔案信息進(jìn)行全面收集，比如可以借助于新媒體與員工進(jìn)行溝通，了解員工的思想，跟蹤員工的動態(tài)，深化對每一位員工的了解，并將有用的信息記錄下來，放在對應(yīng)的檔案資料中，這樣企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)就能夠更為全面地了解員工，從而根據(jù)員工需求為其安排工作、調(diào)整崗位，或者發(fā)放有關(guān)的獎勵等，推動員工更好地發(fā)展。在傳統(tǒng)模式下， 企業(yè)檔案管理人員在對檔案信息進(jìn)行收集的時候往往是手工形式，要到對應(yīng)的部門進(jìn)行信息的整理，并等待部門負(fù)責(zé)人對有關(guān)信息進(jìn)行整理，不僅浪費時間，而且信息收集模式較為落后，新媒體顯然有更高的靈活性，能夠優(yōu)化檔案信息收集方式。

2.增強(qiáng)了檔案管理的效率。在新媒體環(huán)境下，為了更好地對各位員工或者各個部門的檔案信息進(jìn)行收集，檔案管理者可以構(gòu)建對應(yīng)的群組，借助于群組進(jìn)行信息發(fā)布，這樣群組中的每一位人員都可以看到這些信息，并及時進(jìn)行檔案信息的提供，避免檔案管理人員一一向各位人員催繳信息，能夠省去很多時間，促進(jìn)檔案管理效率的不斷提升。同時，還可以針對于企業(yè)內(nèi)部員工構(gòu)建微信供公眾號、開通微博賬號等，定期在這些公眾平臺中發(fā)布檔案管理有關(guān)的內(nèi)容，使員工都能感受到檔案管理的價值和意義，明確檔案管理的重要性，并積極配合檔案管理者開展這一工作，這樣也可以提升檔案管理的效率。

3.有助于促進(jìn)檔案信息運用價值的提升。企業(yè)對檔案信息進(jìn)行管理的主要目的在于對其進(jìn)行運用，借助于其深入了解員工情況，或者對企業(yè)的發(fā)展歷程、目標(biāo)決策等進(jìn)行了解，以此實現(xiàn)企業(yè)的持續(xù)運行。但是在傳統(tǒng)模式下，檔案管理形式往往是紙質(zhì)的，對紙質(zhì)資料進(jìn)行收集并存檔，在需要對其進(jìn)行運用的時候往往需要花費很多時間來尋找，在這種背景下很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)干脆就不用檔案信息了，導(dǎo)致檔案信息被長期擱置在辦公室，運用價值十分低下。而在新媒體時代下，企業(yè)檔案管理者則可以借助于新媒體、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)對紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行掃描，將其轉(zhuǎn)成電子版，或者直接進(jìn)行電子信息的收集，做出備份保存等，這樣在需要運用的時候，直接輸入名稱即可直接調(diào)取出來，并借助于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對其進(jìn)行傳遞，就能夠為各位人員更好地運用其提供便利，促進(jìn)檔案管理價值的全面提升。

（二）新媒體環(huán)境為檔案管理帶來的挑戰(zhàn)

1.技術(shù)挑戰(zhàn)。新媒體雖然為企業(yè)檔案管理帶來了諸多有利作用，但是也為其帶來了一定的挑戰(zhàn)，其中最為顯著的挑戰(zhàn)就是技術(shù)挑戰(zhàn)。在新媒體時代下，傳統(tǒng)檔案管理模式、思路等都被顛覆，需要檔案管理人員借助于新媒體來開展檔案管理工作，所以其必須要提升自身的新媒體技術(shù)。而我國很多企業(yè)檔案管理人員都存在年齡較大、思維老化的現(xiàn)象，他們難以快速接受新技術(shù)和新媒體，要想提升新媒體技術(shù)往往需要花費較長的時間，對其來說是一項難題，所以這方面的挑戰(zhàn)也較大。

2.安全挑戰(zhàn)。安全挑戰(zhàn)也是新媒體環(huán)境下檔案管理所面臨的一個重要挑戰(zhàn)。由于新媒體是將互聯(lián)網(wǎng)作為載體的，任何信息傳播都無法脫離互聯(lián)網(wǎng)而存在，而互聯(lián)網(wǎng)又具有一定的開放性和共享性特征，所以信息很容易被盜取，必須要加強(qiáng)檔案信息的防護(hù)和管理，提升安全管理的重視度。這就要求企業(yè)要構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)防護(hù)體系，定期對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，及時找出系統(tǒng)中存在的風(fēng)險隱患，并及時對其進(jìn)行解決。

三、新媒體環(huán)境下檔案管理的措施

（一）借助于微信、微博等手段與員工或者部門進(jìn)行溝通

在新媒體環(huán)境下，企業(yè)檔案管理者要想更好地對各項檔案信息進(jìn)行收集，可以借助于微信、微博等手段，比如通過這些新媒體與員工或者部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，為其說明需要提供的檔案信息資料，并及時對其進(jìn)行提供，降低溝通成本。同時，因為很多企業(yè)的檔案都是專室存儲，員工要想查詢檔案信息的話往往需要在特定的時間到特定地點專門跑一趟，這樣不僅浪費時間，而且有一些時候因為不對點，檔案室不開放，員工還需要再次過來，較為繁瑣、麻煩，而通過新媒體的運用，則能夠構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部的微博賬號或者微信公眾號等，檔案管理者可以借助于這些新媒體對檔案室的動態(tài)進(jìn)行發(fā)布，或者發(fā)布檔案室資訊，員工能夠第一時間對這些信息進(jìn)行觀看，并及時確定好查詢時間，避免白跑，浪費時間。另外，借助于新媒體實現(xiàn)檔案管理者與員工的溝通，還能夠克服傳統(tǒng)溝通模式的時空分割缺陷，促進(jìn)溝通效率的不斷提升。

（二）借助于新媒體豐富檔案類型

在傳統(tǒng)模式下，企業(yè)檔案管理者所收集到的檔案信息往往都是文字形式的，以文字方式對員工的情況進(jìn)行記錄，這樣難以深刻、全面地反映員工情況，且檔案信息較為枯燥。而在新媒體時代下，企業(yè)檔案管理者則可以借助于各種新媒體對員工的多樣化信息進(jìn)行收集，比如圖片形式的檔案信息、視頻形式的檔案信息等，員工可以及時通過互聯(lián)網(wǎng)對這些影像檔案信息進(jìn)行傳遞，而檔案管理者對其進(jìn)行分類存放。如此一方面能夠促進(jìn)檔案信息類型的豐富，更為深入全面地對員工情況進(jìn)行反映，另一方面還可以使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)直觀、立體對每一位員工進(jìn)行了解，促進(jìn)檔案信息價值的更好發(fā)揮。

（三）構(gòu)建檔案管理新媒體平臺

企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身的實際情況進(jìn)行新媒體平臺的構(gòu)建，并提升新媒體平臺的權(quán)威性和針對性，使員工的檔案信息能夠在最短的時間中、以最簡單的辦法被找到，更好地服務(wù)于有關(guān)人員的需求。并且該平臺還要與大部分員工的使用需求、習(xí)慣等相符合，可以被員工廣泛接受，這樣員工才能夠及時登錄平臺，對檔案信息進(jìn)行了解，并做好自身檔案信息的補充，合理對檔案信息進(jìn)行運用等。如果必要的話，企業(yè)還可以構(gòu)建自身專門化的檔案管理網(wǎng)站，并推出客戶端，以此實現(xiàn)信息更便捷地傳遞。員工可以進(jìn)入系統(tǒng)中，通過客戶端對檔案管理部門的情況進(jìn)行了解，并及時對自身需要查看的信息進(jìn)行調(diào)取等，給予員工更大的權(quán)限，使其科學(xué)對檔案信息進(jìn)行運用，不斷提升發(fā)展的成效。

（四）加強(qiáng)檔案管理者技術(shù)培訓(xùn)與教育，并做好安全防護(hù)與管理

新媒體時代下企業(yè)檔案管理工作有了更大的便捷性，但是對檔案管理者的技能要求也更高，檔案管理者要積極進(jìn)行新媒體技術(shù)的學(xué)習(xí)，認(rèn)識到新媒體的便捷性，只有掌握豐富的專業(yè)化技能，才能夠更好地對其進(jìn)行運用。第一，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要派專門人員定期對檔案管理者進(jìn)行培訓(xùn)與教育，為其傳輸新媒體知識和技能，幫助其提升新媒體技能。第二，企業(yè)可以構(gòu)建獎懲措施，鼓勵檔案管理者自主學(xué)習(xí)新媒體知識和技能，并對他們進(jìn)行定期考核，根據(jù)考核結(jié)果進(jìn)行獎懲，使檔案管理者自覺提升新媒體學(xué)習(xí)的積極性，形成良好的學(xué)習(xí)氛圍。第三，要積極引導(dǎo)員工提升安全防護(hù)意識。在新媒體時代下，企業(yè)檔案管理面臨著較大的安全威脅，所以必須要提升安全防護(hù)意識，要引導(dǎo)員工在計算機(jī)中安裝防火墻、安全衛(wèi)士等，更好地對風(fēng)險進(jìn)行阻隔。同時，還要使員工對檔案信息做好備份，每一個檔案信息至少要保存兩份，最好是一份紙質(zhì)版的一份電子版的，避免出現(xiàn)檔案信息丟失的現(xiàn)象。

四、結(jié)語

總之，新媒體時代的到來對于企業(yè)檔案管理部門來說，既是一個機(jī)遇，同時也是一個挑戰(zhàn)。機(jī)遇是其能夠促進(jìn)檔案管理部門工作形式的豐富，提升工作的成效，實現(xiàn)檔案管理效率和質(zhì)量的全面提升，而挑戰(zhàn)是其對于檔案管理人員的技能提出了更高的要求，并對安全防護(hù)管理的要求更高，企業(yè)必須要做好安全管理工作。在這種背景下，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對新媒體的兩面性進(jìn)行深入認(rèn)識，在明白其挑戰(zhàn)的同時，制定科學(xué)的應(yīng)對措施，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理效果的提升，更好地順應(yīng)時代趨勢。

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