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    事務(wù)驅(qū)動(dòng)的高校教務(wù)管理信息化建設(shè)

    2020-08-04 11:32:32王勝利朱曉平
    中國(guó)教育信息化 2020年7期
    關(guān)鍵詞:教務(wù)管理教育信息化

    王勝利 朱曉平

    摘 ? 要:信息技術(shù)發(fā)展的階段性特點(diǎn)及認(rèn)知的局限,導(dǎo)致現(xiàn)有教務(wù)管理信息化建設(shè)難以滿足管理需要,且可持續(xù)應(yīng)用的價(jià)值不大。教務(wù)管理的本質(zhì)是事務(wù)處理,必須適應(yīng)技術(shù)發(fā)展的特點(diǎn)及管理創(chuàng)新的需要,教務(wù)管理信息化建設(shè)應(yīng)正視這一點(diǎn),采取事務(wù)驅(qū)動(dòng)機(jī)制,以“服務(wù)”為導(dǎo)向,以師生用戶的“獲得感”為目標(biāo),實(shí)現(xiàn)教務(wù)管理建設(shè)及應(yīng)用的可持續(xù)發(fā)展。

    關(guān)鍵詞:教務(wù)管理;教務(wù)管理信息化;教育信息化;事務(wù)驅(qū)動(dòng)

    中圖分類號(hào):G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A 文章編號(hào):1673-8454(2020)13-0074-04

    教務(wù)管理是高校教學(xué)工作有序開(kāi)展的基礎(chǔ),也是教學(xué)管理的核心,其管理效率及質(zhì)量將直接影響到高校辦學(xué)的質(zhì)量。教務(wù)管理信息化是高校教育教學(xué)信息化的重要標(biāo)志之一,其最直接的體現(xiàn)是教務(wù)管理信息系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用。信息技術(shù)發(fā)展的階段性特點(diǎn)及認(rèn)知的局限,導(dǎo)致當(dāng)前運(yùn)行的教務(wù)管理信息系統(tǒng)已難以滿足日常管理的需要,為適應(yīng)信息化進(jìn)程,對(duì)當(dāng)前及今后階段的教務(wù)管理信息化建設(shè)必須予以重新審視。

    一、當(dāng)前教務(wù)管理信息化存在的問(wèn)題

    “互聯(lián)網(wǎng)+”概念的提出及實(shí)踐,促使人們對(duì)信息化的期望加深,尤其Web2.0技術(shù)的發(fā)展及多網(wǎng)融合、智能移動(dòng)終端的普及和應(yīng)用,迫使人們反思現(xiàn)有教務(wù)管理信息化在日常教務(wù)管理中的價(jià)值及意義。

    (1)對(duì)教務(wù)管理信息化的認(rèn)知存在問(wèn)題。信息技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面——解放勞動(dòng)力和規(guī)范管理,且規(guī)范管理是其深層次價(jià)值體現(xiàn)?;谛畔⒐蚕淼男畔⒓夹g(shù)應(yīng)用,避免了大量重復(fù)勞動(dòng),通過(guò)軟件系統(tǒng)和有向的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)完成協(xié)同工作,進(jìn)而規(guī)范事務(wù)處理流程,而從當(dāng)前教務(wù)管理信息化應(yīng)用情況來(lái)看,對(duì)其認(rèn)知僅停留在打破時(shí)空限制、解放勞動(dòng)力層面。同時(shí),對(duì)教務(wù)管理信息化建設(shè)的理解是單純的信息系統(tǒng)建設(shè),如果只應(yīng)用了新的信息技術(shù)而不改變?cè)械墓ぷ鞣绞剑粚?duì)業(yè)務(wù)流程和組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行再造和優(yōu)化,那只能是“穿新鞋走老路”,必定會(huì)出現(xiàn)新技術(shù)與舊有的業(yè)務(wù)流程、組織結(jié)構(gòu)之間的矛盾,忽視了組織結(jié)構(gòu)及業(yè)務(wù)流程在教務(wù)管理信息化建設(shè)中的重要性。[1]

    (2)對(duì)教務(wù)管理信息化定位存在偏差。教務(wù)管理信息化是高校教育教學(xué)信息化和數(shù)字化校園建設(shè)的重要組成部分,忽視了其在學(xué)校信息化建設(shè)中的基礎(chǔ)和核心地位。學(xué)校的所有工作都是以教學(xué)為中心,為教學(xué)服務(wù),教務(wù)管理作為教學(xué)工作有序開(kāi)展的基礎(chǔ)性工作,其管理數(shù)據(jù)應(yīng)是全校信息化建設(shè)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù),相關(guān)信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)以此數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)進(jìn)行拓展或業(yè)務(wù)應(yīng)用,因而,教務(wù)管理信息化建設(shè)的成效,將直接影響到學(xué)校整體信息化建設(shè)的效果。從目前教務(wù)管理信息化建設(shè)的情況來(lái)看,只關(guān)注了教務(wù)管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)及應(yīng)用,忽視了其與相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)性,忽視了其在數(shù)字校園建設(shè)中的核心定位。

    (3)基于勞動(dòng)分工理論[2]設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)的教務(wù)管理信息系統(tǒng),割裂了教學(xué)管理事務(wù),適用性不強(qiáng)。源于勞動(dòng)分工理論的管理職能分工及功能模塊化設(shè)計(jì)的教務(wù)系統(tǒng),運(yùn)用機(jī)械型工作設(shè)計(jì)法[3]將教務(wù)管理分解得過(guò)于精細(xì)和簡(jiǎn)單,致使現(xiàn)有的教務(wù)管理信息系統(tǒng)雖功能齊全,工作復(fù)雜度降低,但忽視了事務(wù)處理中的管理行為,割裂了事務(wù)處理的流程,導(dǎo)致教務(wù)管理系統(tǒng)運(yùn)行不暢,適用性不強(qiáng)。

    (4)教務(wù)管理信息化系統(tǒng)上線準(zhǔn)備不足,運(yùn)行效率不高,且難以滿足可持續(xù)應(yīng)用。信息系統(tǒng)的初始化,是系統(tǒng)上線運(yùn)行前的準(zhǔn)備工作,也是基礎(chǔ)工作,其規(guī)范化程度直接決定了信息系統(tǒng)運(yùn)行的效率及可持續(xù)應(yīng)用。由于對(duì)教務(wù)管理信息化認(rèn)知及定位存在的偏差,導(dǎo)致教務(wù)管理系統(tǒng)初始化時(shí),基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的科學(xué)性及規(guī)范化程度不夠,造成現(xiàn)有信息系統(tǒng)運(yùn)行不暢,尤其是新形勢(shì)下與相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)整合應(yīng)用難度增加,難以持續(xù)應(yīng)用,在人力、物力的投入上造成浪費(fèi)。

    二、信息化促使教務(wù)管理變革

    基于勞動(dòng)分工理論的職能管理模式是當(dāng)前高校管理的主要模式,不僅強(qiáng)調(diào)生產(chǎn)技術(shù)的分工,而且主張組織結(jié)構(gòu)的分工和管理職能的分工。[2]該模式以職能為依據(jù)建立組織機(jī)構(gòu),組織按職能實(shí)行縱向和橫向的分解,劃分出不同層級(jí)和各個(gè)不同層級(jí)的職能部門,這種層級(jí)制分割了整個(gè)組織的職能,使管理職能的整體性受到損害,各部門職能行為缺少完整有機(jī)聯(lián)系,進(jìn)而出現(xiàn)職能重疊、管理空白;部門職能相對(duì)獨(dú)立,部門之間的銜接往往需要上一層級(jí)協(xié)調(diào)、安排,管理成本高且工作效能低;重疊、交叉的層級(jí)體系往往會(huì)因?yàn)槁穆氄邽橐?guī)避責(zé)任而忽視決定著結(jié)果的過(guò)程,導(dǎo)致信息流通不暢、信息傳遞失真等等,嚴(yán)重阻礙了教務(wù)管理的效率。

    隨著教育信息化進(jìn)程,信息技術(shù)在教務(wù)管理中應(yīng)用的廣度和深度都有了深入發(fā)展。由于信息技術(shù)在管理中的應(yīng)用需要系統(tǒng)而精細(xì)的管理程序作為管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)的依據(jù),因而信息化環(huán)境下教務(wù)管理對(duì)流程具有了特殊的依賴,信息技術(shù)促使教務(wù)管理在職能管理模式基礎(chǔ)上向流程管理模式轉(zhuǎn)變,教務(wù)管理因應(yīng)技術(shù)發(fā)展的需要,必須進(jìn)行變革以適應(yīng)新的環(huán)境。

    三、教務(wù)管理的實(shí)質(zhì)是事務(wù)處理

    事務(wù)是具有特定目標(biāo)的若干工作的有序結(jié)合。教務(wù)管理是運(yùn)用管理學(xué)知識(shí)和教育教學(xué)方法論的原理,充分發(fā)揮管理的計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制職能,將之融入到教育教學(xué)各環(huán)節(jié),并在實(shí)踐中不斷地對(duì)教學(xué)過(guò)程各要素加以統(tǒng)籌規(guī)劃,再運(yùn)用管理職能使之有序運(yùn)行,以實(shí)現(xiàn)“提升教學(xué)質(zhì)量”的目標(biāo)。從教務(wù)管理部門看,主要涉及學(xué)籍信息管理、人才培養(yǎng)方案制訂、教學(xué)執(zhí)行計(jì)劃管理、教學(xué)組織運(yùn)行管理、排課管理、教學(xué)質(zhì)量管理、日常教學(xué)秩序監(jiān)控、成績(jī)管理、論文管理等多項(xiàng)業(yè)務(wù)的處理;從用戶角度看,教務(wù)管理主要是面向師生和一線管理人員的學(xué)生事務(wù)、教師事務(wù)和教學(xué)事務(wù)處理,具體如表1所示。

    四、事務(wù)驅(qū)動(dòng)的教務(wù)管理信息化建設(shè)

    信息技術(shù)的日新月異及深入應(yīng)用極大地改變了組織的運(yùn)作方式,使我們有能力打破原有的管理規(guī)則,進(jìn)行管理創(chuàng)新。同時(shí),信息技術(shù)所具有的強(qiáng)大的信息處理、遠(yuǎn)程交互、順序控制、監(jiān)控跟蹤和決策處理功能,以及由此構(gòu)成的四通八達(dá)的網(wǎng)絡(luò),使其“天然地”成為管理創(chuàng)新的理想工具,借助信息流轉(zhuǎn)的有向性及跨時(shí)空特點(diǎn),促使管理流程再造。信息技術(shù)對(duì)流程再造雖具有強(qiáng)大的促進(jìn)作用,但只有堅(jiān)持正確流程思想的引導(dǎo),以優(yōu)化流程運(yùn)作規(guī)范和組織管理為基礎(chǔ),才能發(fā)揮業(yè)務(wù)流程與信息技術(shù)緊密結(jié)合的積極效果。[4]如果將信息技術(shù)應(yīng)用于原有的管理流程,或者過(guò)分夸大信息技術(shù)的作用,盲目地進(jìn)行信息化,都會(huì)引發(fā)管理上的混亂。因此,教務(wù)管理信息化建設(shè)不能只是技術(shù)部門的事情,而應(yīng)首先是業(yè)務(wù)和管理部門的事情,必須根據(jù)教務(wù)管理自身的特點(diǎn)和需求,正確定位信息技術(shù)在教務(wù)管理中的功能和作用,才能有的放矢,將信息技術(shù)成功地運(yùn)用到教務(wù)管理信息化建設(shè)中去。

    1.以“服務(wù)”的理念引領(lǐng)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)

    教務(wù)管理信息系統(tǒng)并非單純的計(jì)算機(jī)系統(tǒng),更多的是輔助學(xué)校進(jìn)行管理的人機(jī)系統(tǒng),是管理的工具。但在實(shí)際工作中,我們把信息系統(tǒng)看成了計(jì)算機(jī)技術(shù)在某個(gè)組織的應(yīng)用,把信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)當(dāng)成了純粹的技術(shù)過(guò)程,用戶認(rèn)為開(kāi)發(fā)是技術(shù)人員的事,技術(shù)人員認(rèn)為開(kāi)發(fā)僅僅是用戶需求的技術(shù)實(shí)現(xiàn)。在這一過(guò)程中,忽視了技術(shù)是為業(yè)務(wù)服務(wù)的本質(zhì),導(dǎo)致開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)僅是技術(shù)工具,而難以成為管理工具。因而,在信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)時(shí),不只是在系統(tǒng)分析以解決系統(tǒng)需要“做什么”的問(wèn)題時(shí)應(yīng)認(rèn)真聆聽(tīng)、分析用戶的需求,更應(yīng)在系統(tǒng)設(shè)計(jì)以解決“怎么做”的問(wèn)題時(shí),充分結(jié)合業(yè)務(wù)的需求和技術(shù)的特點(diǎn),為用戶提供適用、科學(xué)的解決方案。應(yīng)采用事務(wù)驅(qū)動(dòng)的方法進(jìn)行領(lǐng)域分析,在確定教務(wù)管理信息系統(tǒng)領(lǐng)域模型的同時(shí),確定教務(wù)管理信息系統(tǒng)的特征模型,確保依據(jù)領(lǐng)域模型進(jìn)行共性設(shè)計(jì),以解決系統(tǒng)的重復(fù)應(yīng)用問(wèn)題,同時(shí)能依據(jù)特征模型進(jìn)行個(gè)性化設(shè)計(jì),滿足不同用戶的個(gè)性化應(yīng)用問(wèn)題。[5]

    同時(shí),信息系統(tǒng)生命周期理論[6]強(qiáng)調(diào)信息系統(tǒng)生命周期是周而復(fù)始的。隨著時(shí)間的推移、環(huán)境的變化,每隔一定時(shí)期,信息系統(tǒng)就要重新進(jìn)行系統(tǒng)分析,開(kāi)始一個(gè)全新的生命周期,這不只是管理的需要,也是技術(shù)發(fā)展、認(rèn)知提升的必然。因而,教務(wù)管理信息化建設(shè)并非一個(gè)簡(jiǎn)單的信息化項(xiàng)目,而應(yīng)本著“服務(wù)學(xué)校、服務(wù)教育”的理念引領(lǐng)教務(wù)管理信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā),以保證教務(wù)管理信息化建設(shè)及應(yīng)用的可持續(xù)發(fā)展。

    2.以“業(yè)務(wù)”面對(duì)管理人員

    教務(wù)管理具有工作量大、內(nèi)容瑣碎、重復(fù)性強(qiáng),對(duì)業(yè)務(wù)處理的準(zhǔn)確性要求高、時(shí)效性強(qiáng)等特點(diǎn),教務(wù)管理工作的特殊性,決定了其信息化建設(shè)的高難度和復(fù)雜性。從管理角度看,教務(wù)管理處理的內(nèi)容是一項(xiàng)項(xiàng)的業(yè)務(wù),這些業(yè)務(wù)包括了學(xué)籍管理、培養(yǎng)方案管理、教學(xué)過(guò)程管理及畢業(yè)/學(xué)位管理等。職能分工的部門、崗位設(shè)置雖明確了職責(zé),但使現(xiàn)有教務(wù)管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理變成了業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)上一個(gè)個(gè)單一的功能模塊的執(zhí)行,這一個(gè)個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)涉及不同崗位、不同部門,缺乏協(xié)同,難以聯(lián)動(dòng)。比如學(xué)籍管理,涉及與學(xué)生管理部門、財(cái)務(wù)管理部門、后勤管理部門等外部協(xié)同;教學(xué)過(guò)程管理,涉及與培養(yǎng)方案管理部門、教學(xué)運(yùn)行管理部門的內(nèi)部協(xié)同,又涉及與后勤管理部門、人事管理部門、教學(xué)院系等的外部協(xié)同;畢業(yè)/學(xué)位管理,涉及與培養(yǎng)方案管理部門、教學(xué)運(yùn)行管理部門、學(xué)生管理部門、財(cái)務(wù)管理部門及教學(xué)院系等的協(xié)同,等等。而信息系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)數(shù)據(jù)流的“天然有向性”,要求業(yè)務(wù)處理多環(huán)節(jié)間遵從嚴(yán)格的先后次序,單一模塊的非協(xié)同操作割裂了數(shù)據(jù)流,勢(shì)必造成教務(wù)管理信息系統(tǒng)運(yùn)行不暢。

    因而,教務(wù)管理信息化建設(shè)應(yīng)充分利用信息技術(shù)“天然的”流程再造的工具性特點(diǎn),根據(jù)業(yè)務(wù)處理的需要,進(jìn)行機(jī)構(gòu)重組、流程再造,以實(shí)現(xiàn)部門內(nèi)部、不同部門之間的協(xié)同工作,在職能管理的基礎(chǔ)上,實(shí)施流程管理創(chuàng)新?!奥毮芄芾砼c流程管理二者間既存在差異性,又存在統(tǒng)一性,且二者之間的互補(bǔ)性大于替代性。”[7]以職能分工明晰部門、崗位職責(zé),以流程管理確定業(yè)務(wù)順序、固化事務(wù)處理過(guò)程,憑借數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)的有向性及自動(dòng)化,實(shí)現(xiàn)跨時(shí)空的業(yè)務(wù)協(xié)同,并使事務(wù)處理的過(guò)程不會(huì)因人的意志而改變,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)“規(guī)范管理”的深層價(jià)值。

    3.以“事務(wù)”面對(duì)終端用戶

    教務(wù)管理信息化作為學(xué)校信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心,應(yīng)圍繞學(xué)校用戶的信息需求、辦事需求、交流需求等,將分散在不同應(yīng)用中的信息資源進(jìn)行聚合與重組,形成個(gè)人事務(wù)全覆蓋、呈現(xiàn)方式可訂制、交互方式一體化的一站式網(wǎng)上服務(wù)大廳,實(shí)現(xiàn)“以服務(wù)為導(dǎo)向,以師生獲得感為目標(biāo)”的高效服務(wù)?;诨ヂ?lián)網(wǎng)服務(wù)的可得性,聯(lián)合國(guó)電子政務(wù)發(fā)展指數(shù)(EGDI)中OSI指數(shù)(在線服務(wù)指數(shù))[8]的評(píng)價(jià)指標(biāo)對(duì)其進(jìn)行了界定,“OSI是一個(gè)綜合指標(biāo),用以衡量政府在國(guó)家層面提供公共服務(wù)時(shí)使用信息與通信技術(shù)的情況” 。包括技術(shù)實(shí)現(xiàn)、內(nèi)容提供、服務(wù)提供及用戶參與等四個(gè)維度的內(nèi)容。

    技術(shù)實(shí)現(xiàn)上,事務(wù)處理面向的是直接用戶,其設(shè)計(jì)主要有前臺(tái)和后臺(tái)兩方面。從前臺(tái)看,教務(wù)管理信息化應(yīng)建設(shè)門戶網(wǎng)站以集中呈現(xiàn)信息與服務(wù),實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)登錄,一站式訪問(wèn);門戶網(wǎng)站在提供訪問(wèn)時(shí),應(yīng)充分考慮瀏覽器的兼容性,最大化滿足不同用戶的使用習(xí)慣及要求;也應(yīng)充分考慮多網(wǎng)融合、移動(dòng)終端普及的現(xiàn)實(shí),解決移動(dòng)設(shè)備的可訪問(wèn)性;從后臺(tái)看,信息技術(shù)環(huán)境下事務(wù)處理應(yīng)能滿足人們隨時(shí)、隨地的處理需求,因而處理過(guò)程的自動(dòng)化是其基礎(chǔ),教務(wù)管理信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)遵循國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的流程引擎架構(gòu),使用標(biāo)準(zhǔn)的工作流引擎定義和管理面向師生事務(wù)處理的工作流,以實(shí)現(xiàn)師生事務(wù)處理的自動(dòng)化。內(nèi)容和服務(wù)的提供上,教務(wù)管理信息化建設(shè)應(yīng)從用戶需求出發(fā),按事務(wù)類型、辦事方式、申辦人類型、辦理部門、辦理時(shí)間等多個(gè)維度進(jìn)行辦事項(xiàng)目的分類或索引,以方便辦事人快速定位;通過(guò)設(shè)置規(guī)范的辦事指南,明確申請(qǐng)材料、辦理流程、承諾期限及監(jiān)督電話等重要信息,以方便辦事人詳細(xì)了解申辦要求,提供相關(guān)材料。用戶參與上,網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)時(shí)代虛擬空間與物理空間的結(jié)合延伸了用戶交流的空間,為教學(xué)管理帶來(lái)了新場(chǎng)景。教學(xué)管理信息化建設(shè)應(yīng)集成交互功能,提供統(tǒng)一、安全的交互空間,并引導(dǎo)師生用戶使用,通過(guò)跨越時(shí)空的實(shí)時(shí)或非實(shí)時(shí)交互,及時(shí)獲取管理過(guò)程中存在的問(wèn)題,也可借助信息系統(tǒng)即時(shí)發(fā)布、推送最新管理動(dòng)態(tài),提升管理效果,保證日常教學(xué)有序、高效運(yùn)行。

    五、總結(jié)

    由于信息技術(shù)發(fā)展的階段性特點(diǎn)及認(rèn)知的局限,教務(wù)管理信息化建設(shè)進(jìn)入了一個(gè)新的階段。信息技術(shù)的日新月異及多網(wǎng)融合、移動(dòng)互聯(lián),尤其是智能移動(dòng)終端的普及,在信息技術(shù)“使能”及“驅(qū)動(dòng)”的雙重作用下,教務(wù)管理信息化建設(shè)應(yīng)吸取教訓(xùn),改變片面強(qiáng)調(diào)信息系統(tǒng)建設(shè)及應(yīng)用的現(xiàn)實(shí),以“服務(wù)”為導(dǎo)向,以師生的“獲得感”為目標(biāo),運(yùn)用事務(wù)驅(qū)動(dòng)機(jī)制,充分發(fā)揮信息技術(shù)的特點(diǎn),結(jié)合組織機(jī)構(gòu)重組、流程再造以進(jìn)行管理創(chuàng)新,滿足新形勢(shì)下教務(wù)管理的需要,實(shí)現(xiàn)教務(wù)管理信息化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。

    參考文獻(xiàn):

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    (編輯:王天鵬)

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