從民國(guó)36年開(kāi)灤礦務(wù)總局一封信看公文管理

孟元濤

編者按：根據(jù)開(kāi)灤集團(tuán)檔案館館藏民國(guó)36年開(kāi)灤礦務(wù)總局的一封英文信件，我們得以獲悉很多歷史信息，特別是查看信件的傳送、翻譯、批復(fù)、收訖、保管等細(xì)節(jié)，也能窺豹一斑，了解到70多年前的開(kāi)灤煤礦日常經(jīng)營(yíng)之規(guī)范、財(cái)務(wù)流程之完備、公文管理之精細(xì)。

在翻閱檔案卷號(hào)為2018-340，標(biāo)題為《開(kāi)灤總局致灤礦公司董事會(huì)信函關(guān)于索要賬冊(cè)、申請(qǐng)25所員司住宅及聘用外國(guó)審計(jì)員事宜》的歷史檔案時(shí)，偶然發(fā)現(xiàn)一封民國(guó)36年（公元1947年）開(kāi)灤礦務(wù)總局發(fā)給開(kāi)平公司的一封信，平心靜氣將原文翻譯之后，發(fā)現(xiàn)其中蘊(yùn)含的信息量非常之大。原件如圖：

信的原文是：

“THE KAILAN MINING ADMINISTRATION

HEAD OFFICE

TELEPHONES：30024，31628，32501

33901，33902，34900

REFERENCE：4632

TELEGRAMS：MAISHAN·TIENTSIN

CODES： BENTLEY's SECOND PHRASE

TIENTSIN， NORTH CHINA

November 18th， 1947

The Board of Directors，

The Lanchow Mining Company， Ltd.，

TIENTSIN.

Dear Sirs，

With further reference to our letter of October 14th in which we put forward to you a proposal made by the Kaiping Company that the Administration's books and accounts in China be audited by both a duly qualified Chinese auditor and a duly qualified foreign auditor， the Kaiping Company has advised us that in so far as the foreign auditor is concerned it is their wish that the firm of Lowe， Bingham & Thomsons，of which Mr. M.C. Halton， is a Tientsin Director， should be em-ployed.

Would you be so good as to advise us whether you wish yourselves to appoint a Chinese auditor or whether you would care to nominate your choice and allow us to make the appointment.

It would seem proper that the fees of both the Chinese and the foreign auditors should be paid for out of the funds of the the Administration.

Yours faithfully，

CHIEF MANAGERS.

經(jīng)過(guò)翻譯，中文意思是：

“開(kāi)灤礦務(wù)總局

電話：30024，31628，32501

33901，33902，34900

編號(hào)：4632

電報(bào)：邁山（開(kāi)灤）·天津

代碼： 賓利（書(shū)籍）之第二句

華北，天津

1947年11月18日

董事會(huì)，

灤州公司，

天津。

先生們，

關(guān)于我方（開(kāi)灤礦務(wù)總局）已從10月14日的來(lái)信中知悉開(kāi)平公司所提建議，即公司在中國(guó)運(yùn)營(yíng)所需的一切賬目和賬簿管理，均應(yīng)由一名合格的中國(guó)審計(jì)師和一名合格的外國(guó)審計(jì)師共同進(jìn)行審計(jì)，開(kāi)平公司已告知我們（開(kāi)灤礦務(wù)總局），就外國(guó)審計(jì)師的聘用意見(jiàn)，希望從Lowe，Bingham&Thomsons公司（該公司是普華永道國(guó)際會(huì)計(jì)師事務(wù)所的前身之一）中選拔人員，該公司的M.C.Halton先生是合適人選，他又是Lowe，Bingham&Thomsons天津公司的總經(jīng)理，可以被聘用。

在中國(guó)審計(jì)師的聘用方面，請(qǐng)告知我們您公司是否希望直接任命一名中國(guó)審計(jì)師，或者您公司是否愿意提名一個(gè)合適人選，以供我們（開(kāi)灤礦務(wù)總局） 聘用。

中國(guó)和外國(guó)審計(jì)員的雇傭費(fèi)均由開(kāi)灤礦務(wù)總局支付。

謹(jǐn)記，

署名

總經(jīng)理

從全文中，我們可以了解到一些寶貴的歷史信息：

一是該信為開(kāi)灤礦務(wù)總局回復(fù)開(kāi)平公司關(guān)于選聘一名中國(guó)審計(jì)師和一名外國(guó)審計(jì)師相關(guān)事宜的文件。

二是該信紙落款為開(kāi)灤礦務(wù)總局總經(jīng)理，根據(jù)信件右上角標(biāo)注的時(shí)間為1947年11月18日，而當(dāng)時(shí)開(kāi)灤礦務(wù)總局的英方總經(jīng)理為裴利耶[1]。他在1947年5月7日—1950年5月16日任開(kāi)灤礦務(wù)總局總經(jīng)理。裴利耶來(lái)開(kāi)灤前曾于1917年1月至1919年1月在英國(guó)皇家空軍服役，任空軍中尉之職，飛機(jī)駕駛員。因與1903年后一直擔(dān)任開(kāi)灤英方總經(jīng)理的納森少校關(guān)系密切，在其退役后于1921年2月19日被納森在英國(guó)倫敦聘任為開(kāi)灤采買(mǎi)部助理。1922年裴利耶被派往中國(guó)，1922年6月1日出任開(kāi)灤唐山礦區(qū)庫(kù)房主任。1925年提升為開(kāi)灤天津營(yíng)業(yè)部主任，1928年改任天律運(yùn)輸部主任，1933年任開(kāi)灤天津勞務(wù)部副部長(zhǎng)，1934年1月任部長(zhǎng)，當(dāng)年12月21日升為總經(jīng)理幫理。1935年3月23日總經(jīng)理不在時(shí)，代理總經(jīng)理職務(wù)。1936年1月24日調(diào)上海，11月4日出任開(kāi)灤上海經(jīng)理處經(jīng)理。1937年11月24日代理開(kāi)灤礦區(qū)主管，1938年5月23日再次代理開(kāi)灤總經(jīng)理職務(wù)，年底恢復(fù)幫理職務(wù)。1942年8月31日裴利耶退休，但被日軍管理開(kāi)灤方聘為顧問(wèn)，1943年2月15日裴利耶被解除顧問(wèn)職務(wù)，每月領(lǐng)取500元生活費(fèi)賦閑在家。1945年11月21日，國(guó)民黨政府發(fā)還開(kāi)灤后復(fù)職開(kāi)灤英方總經(jīng)理職務(wù)。1948年初，中國(guó)人民解放軍開(kāi)始三大戰(zhàn)役后，裴利耶認(rèn)為華北不久就可能落入共產(chǎn)黨控制之下，預(yù)感到英國(guó)人統(tǒng)治開(kāi)灤的末日已經(jīng)到來(lái)。1月16日他向倫敦董事部提出對(duì)開(kāi)灤采取“減縮生產(chǎn)、停購(gòu)器材，把資金轉(zhuǎn)移英國(guó)的消極經(jīng)營(yíng)方針”的建議：“我們將想辦法來(lái)縮減我們的產(chǎn)量，除去日常急需的物資外，將停止一切采購(gòu)，并把我們所能取得的現(xiàn)款盡快變成面粉和外匯，我們的面粉和外匯應(yīng)留在上海，如果情況壞到無(wú)以復(fù)加時(shí)，則在該地再行賣掉”。5月30日，他再次向倫敦英方董事部獻(xiàn)計(jì)說(shuō)：“我們的主要目的，是使我們所保護(hù)的英鎊，能達(dá)到盡可能高的水平，把我們礦區(qū)的儲(chǔ)備和器材的價(jià)值降到最低限度”“我們還要想方設(shè)法將我們的一些多余物資，如管子、鋼軌、鐵板等慢慢的由礦區(qū)、秦皇島轉(zhuǎn)移到上?！薄?950年春，裴利耶借機(jī)去日本索要煤炭款項(xiàng)，攜開(kāi)灤煤款189152英鎊，從日本回到香港，1950年5月16乘飛機(jī)逃回英國(guó)倫敦。

但是，筆者從簽名字體及括號(hào)英文（deputy副職）進(jìn)行綜合分析，猜測(cè)簽名也有可能為中方和英方各一名分管財(cái)務(wù)的副總經(jīng)理共同簽字生效，由于筆者水平有限，無(wú)法準(zhǔn)確辨認(rèn)英文簽名字體，待相關(guān)筆跡資料完備后，進(jìn)一步加以考證、核驗(yàn)。

三是開(kāi)灤礦務(wù)總局在信中直接贊同可以聘用Lowe，Bingham&Thomsons財(cái)務(wù)公司的審計(jì)人員M.C.Halton先生，說(shuō)明認(rèn)可該公司的審計(jì)業(yè)務(wù)。

四是經(jīng)查閱資料發(fā)現(xiàn)，Lowe，Bingham&Thomsons公司為世界知名會(huì)計(jì)師事務(wù)所普華永道的前身之一。根據(jù)查到的資料，1902年6月2日，Arthur Lowe注冊(cè)成為香港的第一位職業(yè)會(huì)計(jì)師。1903年，Joseph Bingham并入Lowe公司，更名為L(zhǎng)owe& Bingham公司。1906年，Lowe& Bingham公司在上海的博物館博物院路開(kāi)設(shè)了分支機(jī)構(gòu)。1909年，上海的Frederck Matthews成為合伙人，更名為L(zhǎng)owe，BinghamLowe& Matthews。在1909-1914年，Lowe，BinghamLowe& Matthews公司在倫敦、新加坡和天津開(kāi)設(shè)分支機(jī)構(gòu)。1924年3月31日，Lowe因傷寒病去世，John Fleming接替合伙人位置。1935年，香港合伙人買(mǎi)下了Matthews在香港的股份，此后香港和上海兩地機(jī)構(gòu)成為獨(dú)立但是有緊密聯(lián)系的部門(mén)。1945年9月，香港辦公室在二戰(zhàn)后重新開(kāi)業(yè)，John? Fleming在1941年12月被日軍扣留。1946年，Lowe，Bingham&Thomsons （縮寫(xiě)為L(zhǎng)B&T）公司在上海成立，并與普華有緊密合作關(guān)系，其香港辦事處成為普華的聯(lián)系所;1949年，LB&T公司在東京開(kāi)設(shè)了辦事處;1956年，LB&T公司的新加坡辦事處并入了永道;1962年，LB&T公司東京辦事處與普華合并;1974年，LB&T公司成為普華國(guó)際的成員所[2]。

五是通過(guò)原件背面的毛筆背書(shū)可以知悉，民國(guó)36年的審計(jì)師在當(dāng)時(shí)俗稱為“查賬員”[3]。開(kāi)平公司在收到信后，在左下角蓋上收訖時(shí)間的印章，說(shuō)明日常管理規(guī)范有序[4]。

六是該信以電報(bào)形式進(jìn)行傳輸，在民國(guó)36年通信比較落后的年代，開(kāi)灤礦務(wù)總局（下轉(zhuǎn)15頁(yè)）（上接25頁(yè)）于1947年11月18日發(fā)出電報(bào)，時(shí)隔四天，開(kāi)平公司在1947年11月21日（民國(guó)36年11月21日）收到了電報(bào)。同時(shí)，電報(bào)右上角備注了“電報(bào)破解代碼——賓利（書(shū)籍）之第二句話”，說(shuō)明當(dāng)時(shí)的電報(bào)具有保密功能，接收時(shí)間包括了破譯電報(bào)密碼的時(shí)間。

七是該文件經(jīng)分析，其格式符合英文信件所有格式要求，推測(cè)其原稿應(yīng)為一封信件，只是出于保密和傳輸便捷的目的，才將信的內(nèi)容以電報(bào)形式發(fā)出。

八是開(kāi)灤礦務(wù)總局左上角所用的30024等電話號(hào)碼，與當(dāng)今開(kāi)灤集團(tuán)有限責(zé)任公司所用的內(nèi)部電話5位號(hào)碼形式基本一致，說(shuō)明開(kāi)灤礦務(wù)總局在民國(guó)時(shí)期就已經(jīng)非常重視通訊設(shè)備的現(xiàn)代化和科學(xué)化，重視管理溝通的時(shí)效性。

九是信的背面右側(cè)，用毛筆草書(shū)小字背書(shū)“總局接開(kāi)平函擬用恩佐付湯生為本局查賬員之來(lái)函并詢?nèi)A查賬員事函”推測(cè)為辦公室員工歸檔備注所寫(xiě)。

十是通過(guò)對(duì)信原件及保管程度分析，歷經(jīng)73年，該信原件保存程度依然在八成新左右，沒(méi)有任何水漬、污漬、曬漬、缺角和信息丟失，實(shí)屬難得，說(shuō)明辦公文件檔案的日常保管工作比較嚴(yán)謹(jǐn)。