新冠肺炎疫情防控期間公立醫(yī)院檔案管理工作探討

龍東波　郭曉斐　李寧

新冠肺炎疫情發(fā)生以來(lái)，習(xí)近平總書(shū)記先后多次作出重要指示，對(duì)我國(guó)疫情防控工作提出明確要求[1]。各級(jí)檔案部門(mén)認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹習(xí)近平總書(shū)記重要指示精神和國(guó)家的決策部署，統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)，牢記初心使命，把疫情防控作為檔案部門(mén)當(dāng)前最重要、首要的工作。

一、背景

疫情就是命令，防控就是責(zé)任。新冠肺炎疫情爆發(fā)以來(lái)，各級(jí)檔案部門(mén)按照國(guó)家統(tǒng)一部署，積極參與到疫情防控工作中，堅(jiān)決服從各級(jí)黨委政府的統(tǒng)一指揮、協(xié)調(diào)和調(diào)度，積極主動(dòng)創(chuàng)新工作方法，為打贏疫情防控阻擊戰(zhàn)作出檔案部門(mén)的貢獻(xiàn)。

國(guó)際檔案理事會(huì)聯(lián)合國(guó)際信息專(zhuān)員會(huì)議于近日發(fā)表名為《新冠疫情昭示：危機(jī)時(shí)刻記錄職責(zé)愈發(fā)重要不能停擺》的聲明，得到了聯(lián)合國(guó)教科文組織世界記憶和世界數(shù)據(jù)系統(tǒng)、文件管理者和行政管理者國(guó)際協(xié)會(huì)、國(guó)際數(shù)據(jù)科學(xué)委員會(huì)、研究數(shù)據(jù)聯(lián)盟、數(shù)字保存聯(lián)盟等國(guó)際組織的大力支持[2]。

二、各級(jí)檔案部門(mén)在行動(dòng)

1.國(guó)家高度重視

新冠肺炎疫情蔓延全球的嚴(yán)峻態(tài)勢(shì)下，檔案管理工作也面臨著諸多問(wèn)題。國(guó)家檔案局于2月7日發(fā)出《關(guān)于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》，為各級(jí)檔案部門(mén)點(diǎn)亮指路明燈。

2.各級(jí)檔案管理部門(mén)積極響應(yīng)，抗疫行動(dòng)在一線(xiàn)

各級(jí)檔案部門(mén)在疫情防控工作中，主動(dòng)作為、腳踏實(shí)地，自覺(jué)扛起責(zé)任，積極統(tǒng)籌開(kāi)展疫情防控期間檔案工作。各級(jí)檔案部門(mén)堅(jiān)決貫徹落實(shí)習(xí)近平總書(shū)記重要指示精神，充分發(fā)揮檔案管理部門(mén)的先鋒模范作用，積極投入到疫情防控工作之中，繃緊思想之弦，落實(shí)“戰(zhàn)時(shí)機(jī)制”，為全力打好疫情阻擊戰(zhàn)提供檔案服務(wù)，為醫(yī)院各項(xiàng)工作開(kāi)展、決策部署提供有力支撐。

各級(jí)檔案局、檔案館積極發(fā)揮檔案資政的重要作用，根據(jù)疫情防控工作實(shí)際需要，組織檔案編研人員，深入挖掘館藏檔案資源，將黨和政府應(yīng)對(duì)疫病疫情、自然災(zāi)害等突發(fā)事件檔案資料，特別是2003年抗擊“非典”疫情的重要資料，匯編成參考材料，及時(shí)報(bào)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)參閱，為疫情防控職能部門(mén)提供重要參考。針對(duì)保障重大事項(xiàng)、疫情防控需開(kāi)展查檔業(yè)務(wù)的，各級(jí)檔案部門(mén)響應(yīng)國(guó)家號(hào)召，特事特辦，在落實(shí)防控工作的同時(shí)，及時(shí)高效提供檔案查閱利用服務(wù)。

3.抗擊疫情過(guò)程中，檔案發(fā)揮重要作用

疫情防控期間，各級(jí)檔案部門(mén)為增強(qiáng)疫情防控工作的針對(duì)性、實(shí)效性，迅速反應(yīng)，為新冠肺炎疫情防控提供重要資料支持。雷神山醫(yī)院的快速建立、方艙醫(yī)院的火速設(shè)立，充分顯示出檔案的重要作用，為疫情防控爭(zhēng)取了寶貴時(shí)間。2003年“非典”檔案發(fā)揮了重要的資政作用。

三、疫情防控期間中國(guó)醫(yī)學(xué)科學(xué)院腫瘤醫(yī)院檔案管理實(shí)踐

中國(guó)醫(yī)學(xué)科學(xué)院腫瘤醫(yī)院（下稱(chēng)醫(yī)科院腫瘤醫(yī)院）原名日壇醫(yī)院，始建于1958年，1983年更名為中國(guó)醫(yī)學(xué)科學(xué)院腫瘤醫(yī)院腫瘤研究所，1996年通過(guò)三級(jí)甲等醫(yī)院評(píng)審，成為我國(guó)第一批三級(jí)甲等醫(yī)院。醫(yī)科院腫瘤醫(yī)院是國(guó)家腫瘤臨床醫(yī)學(xué)研究中心、國(guó)家腫瘤規(guī)范化診治質(zhì)控中心、國(guó)家食品藥品監(jiān)督管理局認(rèn)證的國(guó)家藥物臨床研究中心所在地，全方位開(kāi)展腫瘤相關(guān)基礎(chǔ)研究和臨床診治的國(guó)家標(biāo)志性腫瘤專(zhuān)科醫(yī)院。擁有包括3名中國(guó)科學(xué)院院士、4名中國(guó)工程院院士在內(nèi)的國(guó)內(nèi)一流的專(zhuān)家團(tuán)隊(duì)，集醫(yī)、教、研、防于一體，擁有5個(gè)國(guó)家級(jí)重點(diǎn)學(xué)科、3個(gè)國(guó)家臨床重點(diǎn)專(zhuān)科、1個(gè)北京市重點(diǎn)學(xué)科。年均門(mén)診量84萬(wàn)余人次，年均出院量5.3萬(wàn)余人次，年均手術(shù)量2萬(wàn)余臺(tái)次[3]。

1.緊急響應(yīng)，積極貫徹國(guó)家號(hào)召

醫(yī)科院腫瘤醫(yī)院檔案管理部門(mén)，積極主動(dòng)扛起防疫責(zé)任，精心組織，嚴(yán)密防控，將醫(yī)院各項(xiàng)防控措施抓實(shí)、抓細(xì)、抓落地，提高檔案部門(mén)疫情防控的科學(xué)性和有效性。加強(qiáng)檔案室的日常檢查和安全防護(hù)工作，確保檔案人員防疫安全，確保檔案實(shí)體及信息絕對(duì)安全。

醫(yī)院檔案管理部門(mén)緊急響應(yīng)國(guó)家衛(wèi)生健康委員會(huì)號(hào)召，以強(qiáng)烈的歷史責(zé)任感積極貫徹《關(guān)于做好衛(wèi)生健康系統(tǒng)新冠肺炎疫情防控工作文件資料收集記錄工作的通知》精神，制定本院疫情防控工作資料收集工作規(guī)范，做好疫情防控文件資料收集記錄工作，安排專(zhuān)人，按照檔案管理相關(guān)規(guī)定，將具有保存價(jià)值的文件資料和實(shí)物進(jìn)行收集、整理、歸檔。疫情防控期間的檔案業(yè)務(wù)交流、一般性查檔和信息公開(kāi)等服務(wù)，在保證檔案安全的前提下，可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)和電話(huà)等方式進(jìn)行，盡量避免人員聚集，減少不必要的人員接觸。

2.“應(yīng)收盡收”，確保抗疫資料真實(shí)全面

疫情突發(fā)，我院作為醫(yī)療救護(hù)的先鋒軍，沖在醫(yī)療救護(hù)的第一線(xiàn)。充分利用現(xiàn)代通訊技術(shù)，靈活采用電話(huà)、辦公網(wǎng)、微信、移動(dòng)客戶(hù)端、短信等適宜方式，加強(qiáng)對(duì)疫情防控材料收集歸檔工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，積極將檔案工作納入防控工作的總體部署，做到疫情防控檔案應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。

根據(jù)國(guó)家衛(wèi)生健康委檔案歸檔工作要求，醫(yī)科院腫瘤醫(yī)院檔案部門(mén)牽頭各部門(mén)及時(shí)開(kāi)展新冠肺炎疫情防控相關(guān)資料收集工作，將上級(jí)制度要求、醫(yī)院醫(yī)療救治、應(yīng)急處突、院感防控、門(mén)診管理、護(hù)理管理、疫情防控、后勤保障、安全保密、科研教育、人員管理等全方位資料及時(shí)收集、適時(shí)歸檔。為醫(yī)院的科學(xué)決策、處突應(yīng)急等提供有力支撐。

3.完善制度建設(shè)，提高檔案管理科學(xué)化、制度化、規(guī)范化水平

醫(yī)科院腫瘤醫(yī)院一直積極響應(yīng)國(guó)家要求，建立健全檔案管理相關(guān)規(guī)章制度，嚴(yán)格按照國(guó)家衛(wèi)生健康委員會(huì)、國(guó)家檔案局、中國(guó)醫(yī)學(xué)科學(xué)院等上級(jí)主管部門(mén)的要求，逐步完善醫(yī)院檔案管理制度建設(shè)，使檔案管理相關(guān)各項(xiàng)工作“有法可依”。如醫(yī)院檔案管理部門(mén)將檔案管理相關(guān)法律法規(guī)編制成冊(cè)，供本單位檔案管理員內(nèi)部學(xué)習(xí)交流;每年定期開(kāi)展檔案相關(guān)工作培訓(xùn);提高檔案管理相關(guān)執(zhí)行水平，進(jìn)一步提高檔案管理工作的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化水平。

四、啟示與展望

我國(guó)醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的不斷深化，公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)發(fā)展步伐逐步加快，這對(duì)公立醫(yī)院的檔案管理提出了更高要求。檔案管理是衡量醫(yī)院管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)之一，是醫(yī)院工作的重要組成部分。做好檔案管理工作是提升醫(yī)院綜合管理素質(zhì)的重要途徑之一，對(duì)促進(jìn)醫(yī)院借鑒經(jīng)驗(yàn)、提高管理能力均具有重要意義。

1.加強(qiáng)宣傳，提高對(duì)檔案工作重視度

各級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)應(yīng)抓住“國(guó)際檔案日”的宣傳時(shí)機(jī)，充分宣傳醫(yī)院檔案工作，利用多種宣傳途徑，如醫(yī)院官網(wǎng)、微信、微博、滾動(dòng)大屏幕等多種方式宣傳檔案的重要性，通過(guò)組織各類(lèi)展覽、圖片展、院史館等形式，傳播檔案文化，展示醫(yī)院檔案資源魅力，使大家認(rèn)識(shí)到檔案的珍貴價(jià)值，提高對(duì)檔案工作的重視。為提高相關(guān)處室對(duì)檔案管理工作的重視，可將部門(mén)檔案管理工作執(zhí)行情況作為職能部門(mén)績(jī)效考核指標(biāo)之一，提高部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的重視，從而推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展。

2.加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，推進(jìn)學(xué)科建設(shè)

人才是醫(yī)院發(fā)展的重要助力。人才隊(duì)伍建設(shè)是目前醫(yī)療機(jī)構(gòu)面臨的重要挑戰(zhàn)之一。檔案專(zhuān)業(yè)人才在醫(yī)療機(jī)構(gòu)如何發(fā)揮專(zhuān)業(yè)作用，如何加強(qiáng)檔案從業(yè)人員的培訓(xùn)，均需提上議程。在加強(qiáng)現(xiàn)有檔案人員專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)的同時(shí)，要有針對(duì)性地吸引檔案管理專(zhuān)業(yè)人才，同時(shí)應(yīng)與檔案專(zhuān)業(yè)智庫(kù)機(jī)構(gòu)合作，聽(tīng)取其先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和檔案專(zhuān)業(yè)學(xué)科發(fā)展，補(bǔ)足短板，相信有了專(zhuān)業(yè)人才的加入，定能促進(jìn)醫(yī)院檔案管理事業(yè)長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展。

3.健全預(yù)警響應(yīng)機(jī)制，完善檔案管理應(yīng)急預(yù)案

人民安全是國(guó)家安全的基礎(chǔ)和重要任務(wù)之一。公立醫(yī)院要強(qiáng)化底線(xiàn)思維，增強(qiáng)憂(yōu)患意識(shí)，時(shí)刻防范衛(wèi)生健康領(lǐng)域重大風(fēng)險(xiǎn)。檔案部門(mén)在此過(guò)程中要切實(shí)發(fā)揮資政功能，在健全預(yù)警響應(yīng)機(jī)制、構(gòu)建強(qiáng)大公共衛(wèi)生體系、提升防控和救治能力等方面，檔案均需充分發(fā)揮作用。

各級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)應(yīng)從此次疫情防控中汲取教訓(xùn)，自覺(jué)完善突發(fā)公共衛(wèi)生事件時(shí)檔案工作流程及制度，真正實(shí)現(xiàn)“檔案的資政服務(wù)功能”。在貫徹執(zhí)行檔案管理相關(guān)制度的同時(shí)，應(yīng)審時(shí)度勢(shì)，建立《檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案》等，以應(yīng)對(duì)各類(lèi)突發(fā)事件，及時(shí)開(kāi)展檔案工作。

4.加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程

檔案信息化建設(shè)是大數(shù)據(jù)時(shí)代推進(jìn)檔案工作現(xiàn)代化的必然要求，也是實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)不斷發(fā)展的助推器。將檔案信息長(zhǎng)期保存戰(zhàn)略融入我國(guó)信息化建設(shè)有利于檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。數(shù)字化檔案管理方式的出現(xiàn)使得原本的綜合檔案管理效率顯著提升，同時(shí)也是實(shí)現(xiàn)綜合檔案資源化的前提[4]。美國(guó)、加拿大等發(fā)達(dá)國(guó)家的數(shù)字化圖書(shū)館建設(shè)我國(guó)的檔案事業(yè)發(fā)展有重要借鑒意義。建議應(yīng)從國(guó)家層面加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視，不斷加強(qiáng)對(duì)檔案信息化的重視，加大資金投入，提高管理水平與使用效率，提高對(duì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)各類(lèi)檔案的重視，推進(jìn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

5.提高安全意識(shí)，完善檔案安全管理

檔案安全問(wèn)題始終備受各國(guó)、各部門(mén)關(guān)注，各國(guó)對(duì)其檔案都高度重視[5]。中華人民共和國(guó)成立后，檔案載體種類(lèi)繁多，信息技術(shù)高速發(fā)展，在檔案領(lǐng)域中廣泛應(yīng)用，在為檔案管理工作提高效率的同時(shí)，檔案安全受到嚴(yán)峻考驗(yàn)。檔案安全已從只重實(shí)體檔案逐漸發(fā)展為實(shí)體檔案、數(shù)字檔案并重。

新冠肺炎疫情突發(fā)，是對(duì)我國(guó)乃至全球各行各業(yè)嚴(yán)峻的考驗(yàn)。事實(shí)證明，我們應(yīng)積極提高應(yīng)急處突能力。醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理部門(mén)應(yīng)重視此次考驗(yàn)，及時(shí)查漏補(bǔ)缺，落實(shí)責(zé)任，真抓實(shí)干，將各項(xiàng)工作做實(shí)做細(xì)，為疫情常態(tài)化防控工作做好充足準(zhǔn)備，堅(jiān)決打贏疫情防控阻擊戰(zhàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1] http：//www.saac.gov.cn/daj/tzgg/202002/fd8abfed55c54443a8a71214fbe42e5d.shtml國(guó)家檔案局-關(guān)于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》.

[2] http：//www.saac.gov.cn/daj/yaow/202005/5422fa5525e34ee48084a6970a34a413.shtml國(guó)家檔案局-《危機(jī)時(shí)刻記錄職責(zé)愈發(fā)重要不能停擺國(guó)際檔案理事會(huì)等國(guó)際組織發(fā)表聯(lián)合聲明》.

[3] http：//www.cicams.ac.cn/Html/Hospitals/Main/Description.html 中國(guó)醫(yī)學(xué)科學(xué)院腫瘤醫(yī)院官網(wǎng)---院所介紹.

[4] 盧永平.數(shù)字化環(huán)境下的醫(yī)院綜合檔案管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（04）：122-123.

[5] 劉爽，周耀林.檔案安全制度建設(shè)研究[J].中國(guó)檔案，2017，0（8）：62-64.

基金項(xiàng)目：中國(guó)醫(yī)學(xué)科學(xué)院北京協(xié)和醫(yī)學(xué)院腫瘤醫(yī)院管理研究課題專(zhuān)項(xiàng)基金（項(xiàng)目編號(hào)LC2017D10，課題名稱(chēng)：《中國(guó)醫(yī)學(xué)科學(xué)院腫瘤醫(yī)院檔案精準(zhǔn)化管理研究與實(shí)踐》）

作者單位：國(guó)家癌癥中心 國(guó)家腫瘤臨床醫(yī)學(xué)研究中心 中國(guó)醫(yī)學(xué)科學(xué)院北京協(xié)和醫(yī)學(xué)院腫瘤醫(yī)院