基于財(cái)務(wù)視角的高校工資管理流程優(yōu)化

徐小夏

摘 要：高校工資管理是高校財(cái)務(wù)管理的重要組成部分，具有作業(yè)鏈條長(zhǎng)、涉及部門多、事項(xiàng)瑣碎復(fù)雜的特點(diǎn)。因此，工資管理需要業(yè)務(wù)流程各個(gè)部門的協(xié)調(diào)與融合。探索建立跨部門合作的工資管理流程，借助流程管理的方法不斷持續(xù)改進(jìn)工資發(fā)放工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)于高校工資管理水平提升具有重要意義。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù);高校;工資;管理;流程

流程管理，是一種以規(guī)范化的構(gòu)造端到端的卓越業(yè)務(wù)流程為中心，以持續(xù)的提高組織業(yè)務(wù)績(jī)效為目的的系統(tǒng)化方法。流程管理的核心是流程，其本質(zhì)就是構(gòu)造卓越的業(yè)務(wù)流程。然而構(gòu)造卓越的業(yè)務(wù)流程并不是將原有流程完全推翻，而是根據(jù)現(xiàn)有流程和單位業(yè)務(wù)的具體情況，對(duì)流程進(jìn)一步的規(guī)范、優(yōu)化和重塑。

高校工資管理是高校財(cái)務(wù)管理的重要組成部分，它與每位教職工的切身利益有直接關(guān)系，具有作業(yè)鏈條長(zhǎng)、涉及部門多、事項(xiàng)瑣碎復(fù)雜的特點(diǎn)。因此，工資管理需要業(yè)務(wù)流程各個(gè)部門的協(xié)調(diào)與融合。但是，高校在開展這項(xiàng)工作時(shí)，由于各部門職責(zé)模糊、信息來(lái)源分散，導(dǎo)致重復(fù)勞動(dòng)、降低了工作效率與質(zhì)量，財(cái)務(wù)部門作為各方工資信息的最終接受部門，其核算難度不斷增加。

探索建立跨部門合作的工資管理流程，借助流程管理的方法不斷持續(xù)改進(jìn)工資發(fā)放工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)于高校工資管理水平提升具有重要意義。

一、存在的問題

1.流程現(xiàn)狀

目前高?；A(chǔ)人員信息由人事部初始錄入，但是教職工銀行信息需要單獨(dú)至財(cái)務(wù)部備案。工資發(fā)放信息、社保信息由人事部提供。學(xué)校后勤扣費(fèi)信息由各個(gè)后勤部門分別提供，且這些部門不能查詢?nèi)耸虏夸浫氲幕A(chǔ)信息，需要自己登記人員信息并對(duì)應(yīng)各項(xiàng)數(shù)據(jù)。最終工資數(shù)據(jù)、社?？劭?、后勤扣款信息都將傳送至財(cái)務(wù)部工資核算系統(tǒng)進(jìn)行匯總。財(cái)務(wù)工資核算系統(tǒng)與賬務(wù)系統(tǒng)互相獨(dú)立，需經(jīng)過系統(tǒng)外處理才能實(shí)現(xiàn)從工資數(shù)據(jù)到賬務(wù)數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)變，最終實(shí)現(xiàn)工資發(fā)放。工資最終發(fā)放數(shù)據(jù)仍然僅僅儲(chǔ)存在財(cái)務(wù)工資核算系統(tǒng)，需經(jīng)財(cái)務(wù)人員手工查詢導(dǎo)出，才能傳送至需要調(diào)用工資數(shù)據(jù)的部門。

2.主要問題

（1）缺乏基礎(chǔ)數(shù)據(jù)共享。基礎(chǔ)人員信息包括人員編號(hào)、姓名、國(guó)籍、身份證件信息、銀行賬戶信息等多種初始數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)主要由人事部與財(cái)務(wù)部收集使用，但是由于人事系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)各自獨(dú)立，初始數(shù)據(jù)的使用范圍有限，若有更新也不能及時(shí)反饋至使用數(shù)據(jù)的部門。同一位老師在校內(nèi)可能登記了多個(gè)姓名、身份證件、銀行賬戶等信息。這會(huì)造成部門間重復(fù)勞動(dòng)以及校內(nèi)信息的混亂，不利于部門間溝通，更給老師查詢信息帶來(lái)麻煩。

（2）手工操作效率低下。工資數(shù)據(jù)項(xiàng)目多金額大，從數(shù)據(jù)傳遞至下一部門至發(fā)放前，難免存在需要調(diào)整修正的情況。按照現(xiàn)有管理流程，系統(tǒng)僅能提供單向的一次性傳導(dǎo)功能，對(duì)于需要糾正的信息只能由手工紙質(zhì)單據(jù)另外傳送。一方面，開單部門需單獨(dú)審批手工單據(jù)，簽字蓋章流程煩瑣，另一方面接單部門可能存在理解有誤或者手工輸入有誤的情況。除去部門之間的數(shù)據(jù)傳遞困難，工資數(shù)據(jù)接收系統(tǒng)、財(cái)務(wù)工資核算系統(tǒng)和賬務(wù)系統(tǒng)無(wú)法聯(lián)通，需要財(cái)務(wù)人員手工將工資數(shù)據(jù)導(dǎo)入、導(dǎo)出，在EXCEL中進(jìn)行處理，再錄入到賬務(wù)系統(tǒng)。這種手工操作效率低下，出錯(cuò)率高，給數(shù)據(jù)處理人員造成極大負(fù)擔(dān)，也難以在系統(tǒng)留下痕跡，不利于事后查詢與復(fù)核。

（3）缺乏便捷的檢索查詢機(jī)制。工資發(fā)放之后，各部門還需要查詢最終發(fā)放的實(shí)際情況。例如，人事部門開具收入證明需要查詢老師實(shí)際收入情況，后勤部門需要查詢房租、水電費(fèi)、供暖費(fèi)的扣款情況。這些查詢有的是按月、按年的例行查詢，有的則需要隨時(shí)按需查詢?yōu)楹罄m(xù)工作做準(zhǔn)備。由于各部門系統(tǒng)的割裂性，大部分?jǐn)?shù)據(jù)還需要財(cái)務(wù)人員手工導(dǎo)出并加以統(tǒng)計(jì)，再通過郵件等方式傳遞。這種做法既不能保證信息傳遞的及時(shí)性，也不利于工資數(shù)據(jù)的保密

二、改進(jìn)方案

1.設(shè)計(jì)思路

（1）以校園信息系統(tǒng)為依托。信息技術(shù)發(fā)展的過程中，大部分高校已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了局部的信息化，校園各職能部門都引入了自己的信息系統(tǒng)。目前亟待解決的問題是，各部門系統(tǒng)間如何實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)和流程一體化。就工資流程管理而言，高校財(cái)務(wù)系統(tǒng)需要與校內(nèi)其他相關(guān)職能部門，如人事處、后勤處等部門的信息管理系統(tǒng)進(jìn)行整合，形成一體化的信息系統(tǒng)，還需要與銀行系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)接。為了做到這一點(diǎn)，需要高校更新現(xiàn)有信息系統(tǒng)的思維、理念和模式，建立起覆蓋校園各個(gè)部門的信息化平臺(tái)，形成數(shù)字化校園。

（2）以流程管理方法為抓手。流程管理的核心是流程，流程管理的本質(zhì)就是構(gòu)造卓越的業(yè)務(wù)流程。一般來(lái)說，流程管理可以包含以下三個(gè)層面：規(guī)范流程、優(yōu)化流程和再造流程。以流程管理的方法為抓手，要求我們首先去發(fā)現(xiàn)工作的核心流程，首先改進(jìn)核心流程。同時(shí)，對(duì)工作流程的改進(jìn)應(yīng)該采取一種可以循環(huán)的，可以持續(xù)改進(jìn)的方法，不斷的做出計(jì)劃、執(zhí)行計(jì)劃、檢查實(shí)施效果，處理不足之處，再將其納入下一循環(huán)去解決。流程管理需要不斷的循環(huán)、反復(fù)，從而保證學(xué)校的業(yè)務(wù)流程始終處于最優(yōu)。

（3）嚴(yán)格遵循內(nèi)部控制原則。高校工資管理崗位內(nèi)部控制是高校內(nèi)部控制體系的重要內(nèi)容。實(shí)現(xiàn)工資管理崗位的內(nèi)部控制，就是要通過優(yōu)化工資發(fā)放的一系列程序，確保發(fā)放數(shù)據(jù)真實(shí)準(zhǔn)確，同時(shí)提高發(fā)放效率，保證工資按時(shí)發(fā)放。根據(jù)《教育部直屬高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)內(nèi)部控制指南（試行）》（教財(cái)廳〔2016〕2號(hào)）的要求，為了確保工資發(fā)放的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和完整性，我們應(yīng)在梳理業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上從識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)入手，利用信息系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)加強(qiáng)薄弱環(huán)節(jié)的控制，注重信息系統(tǒng)與業(yè)務(wù)相結(jié)合及可審計(jì)性，同時(shí)建立信息公開制度，強(qiáng)化監(jiān)督檢查機(jī)制，加強(qiáng)業(yè)務(wù)人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，做好事前預(yù)防、事中控制和事后檢驗(yàn)三個(gè)環(huán)節(jié)。

2.新流程設(shè)計(jì)

（1）基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)交換。教職工本人可以通過網(wǎng)絡(luò)向?qū)W校申請(qǐng)更改本人的銀行賬戶信息，通過銀企互聯(lián)接口即時(shí)驗(yàn)證，防止錄入錯(cuò)誤。人員基礎(chǔ)信息應(yīng)能夠?qū)崿F(xiàn)在財(cái)務(wù)部、人事部及后勤部門間的及時(shí)共享，根據(jù)部門需要設(shè)置可查詢項(xiàng)目的權(quán)限。校內(nèi)其他部門亦可賦予查詢?nèi)藛T信息的權(quán)限，從而確保校內(nèi)各系統(tǒng)使用同一套基礎(chǔ)信息，杜絕出現(xiàn)一位職工多套信息的局面。

（2）即時(shí)反饋扣款信息。由于工資發(fā)放與考勤、業(yè)績(jī)等掛鉤，每月有波動(dòng)，而社保、公積金、房租、供暖費(fèi)等扣款信息相對(duì)穩(wěn)定，工資發(fā)放金額不夠抵減扣款項(xiàng)的情況時(shí)有出現(xiàn)。優(yōu)化后的流程在人員信息統(tǒng)一的基礎(chǔ)上，通過理順工資發(fā)放業(yè)務(wù)順序，能夠做到扣款成功與否即時(shí)反饋，數(shù)據(jù)核對(duì)具體到個(gè)人。對(duì)于扣款不成功的人員，通過向上反饋機(jī)制，進(jìn)一步確定處理方法，形成“發(fā)放――扣款――檢驗(yàn)――再發(fā)放”的小循環(huán)，既是對(duì)上游數(shù)據(jù)的驗(yàn)證，也能夠減少財(cái)務(wù)部門合并數(shù)據(jù)后排查扣款信息是否成功的工作量，提升了工作效率。

（3）數(shù)據(jù)修改系統(tǒng)留痕。高校應(yīng)將經(jīng)濟(jì)活動(dòng)及其內(nèi)部控制流程嵌入信息系統(tǒng)中，以減少或消除人為操縱因素。工資發(fā)放過程中，不斷檢驗(yàn)工資信息并通過系統(tǒng)將發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行記錄、修改、再傳遞，確保所有修改都有系統(tǒng)記錄，可供復(fù)核人員隨時(shí)調(diào)用查詢，一方面為工資復(fù)核提供便利，一方面也能避免舞弊或人為失誤。

（4）出賬流程自動(dòng)化。在對(duì)管理流程進(jìn)行簡(jiǎn)化和整合之后，還應(yīng)該讓流程實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。通過將財(cái)務(wù)工資核算系統(tǒng)和賬務(wù)系統(tǒng)聯(lián)通，能夠?qū)崿F(xiàn)工資發(fā)放數(shù)據(jù)與支出科目、項(xiàng)目、資金來(lái)源的自動(dòng)匹配，由系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別余額不足的項(xiàng)目，減少手工調(diào)整和反復(fù)導(dǎo)入數(shù)據(jù)的過程，能夠幫助財(cái)務(wù)人員更迅速地處理數(shù)據(jù)，加快工資發(fā)放速度，提升資金使用準(zhǔn)確性。

（5）數(shù)據(jù)報(bào)表便捷查詢。最終數(shù)據(jù)生成后，實(shí)際發(fā)放信息通過既定的報(bào)表格式或檢索方法，傳遞到數(shù)據(jù)使用部門，經(jīng)過授權(quán)的數(shù)據(jù)使用人員可以隨時(shí)訪問系統(tǒng)，按需查詢。人事部可以核對(duì)發(fā)放數(shù)據(jù)與人事系統(tǒng)數(shù)據(jù)的一致性，院系和其他管理部門可以了解經(jīng)費(fèi)使用情況，教職工本人也能夠即時(shí)了解工資變動(dòng)情況。方便的查詢系統(tǒng)有利于實(shí)現(xiàn)內(nèi)外部監(jiān)督，無(wú)形中提升學(xué)校的風(fēng)險(xiǎn)管理水平。

三、注意事項(xiàng)

1.工資管理流程管理優(yōu)化須逐步推進(jìn)

流程管理應(yīng)堅(jiān)持持續(xù)改進(jìn)的管理方法，根據(jù)校園信息化的發(fā)展和業(yè)務(wù)需要不斷調(diào)整操作流程。目前大部分高校使用的管理系統(tǒng)還是以部門為分割線，各部門相對(duì)獨(dú)立，甚至互不兼容。校園全面信息化需要過程，可以從建立接口開始，逐步過渡到使用同一個(gè)系統(tǒng)。此外，由于學(xué)校工資發(fā)放的流程已經(jīng)相對(duì)成熟，要打破既定的思維模式，對(duì)流程進(jìn)行重塑也會(huì)遇到人員配置、部門協(xié)調(diào)上的許多困難，因此流程管理需審時(shí)度勢(shì)逐步推進(jìn)，不可一蹴而就。

2.加強(qiáng)校園內(nèi)部的合作交流

工資管理流程再造的過程中，一定要加強(qiáng)各部門之間的協(xié)作配合意識(shí)，讓各部門之間能夠有效溝通。只有員工之間配合到位才會(huì)讓信息更快地進(jìn)行收集和傳遞，才能實(shí)現(xiàn)最優(yōu)的管理流程，并對(duì)過程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效的控制，全面推動(dòng)工資管理流程再造的進(jìn)行。

3.確保工資數(shù)據(jù)安全完整

工資數(shù)據(jù)保密性強(qiáng)，高校在優(yōu)化工資管理流程時(shí)應(yīng)從信息系統(tǒng)的安全性、各類數(shù)據(jù)傳播的范圍和工作人員保密意識(shí)培養(yǎng)幾個(gè)方面，確保工資數(shù)據(jù)信息安全完整。

采用新的工資管理流程能夠有效減輕財(cái)務(wù)人員工作負(fù)荷，減少手工填寫的盲目性，避免系統(tǒng)外傳播數(shù)據(jù)發(fā)生泄密的可能。同時(shí)，使各部門管理人員都能依據(jù)統(tǒng)一、實(shí)時(shí)的信息做出決策，確保了工資數(shù)據(jù)的正確性和及時(shí)性，為內(nèi)部復(fù)核和審計(jì)提供便利。優(yōu)化后的流程能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)各種資源的有效整合，提升工資管理的效率，使工資數(shù)據(jù)生成、發(fā)放和查詢達(dá)到更優(yōu)效果。

參考文獻(xiàn)

1、黃艾舟，梅紹祖.超越BPR――流程管理的管理思想研究.科學(xué)學(xué)與科學(xué)技術(shù)管理，2002（12）.

（責(zé)任編輯：劉海琳）