企業(yè)合同管理的管控措施

合同管理工作是企業(yè)經濟運營管理中較為重要的環(huán)節(jié)，已被絕大多數企業(yè)納入其法律考量范疇內，制約企業(yè)發(fā)展前景與企業(yè)穩(wěn)定運轉。

但合同管理過程中存在諸多問題和風險，不僅影響合同管理質量的優(yōu)劣，甚至對企業(yè)生存帶來了不安定因素。本文從合同管理的重要性、合同管理原則、問題分析、管控措施等方面探討企業(yè)合同管理工作，使得企業(yè)重視合同管理工作，制定各類合同管控措施，以期實現合同管理在企業(yè)經濟運營管理作用，為企業(yè)運營管理創(chuàng)造穩(wěn)定又良好的發(fā)展環(huán)境。

社會經濟發(fā)展的進程中，企業(yè)雙方或企業(yè)與個人的契約精神越來越受到重視和法律規(guī)范管理，而合同簽訂是契約精神最常見的形式體現。因為契約的法律層面定義為合同，是合同雙方當事人在平等條件下依照國家的相關法律和法規(guī)起草、設立、履行、變更、終止等全過程。

為了更進一步履行契約精神和避免各類糾紛，應加強對合同管理的重視性，建立一套合規(guī)合法的合同管理機制和風險管理措施辦法勢在必行，能夠實現合同管理的規(guī)范化、動態(tài)化、系統化管理。

企業(yè)主體更需立足自身發(fā)展需求和科學合理的合同管理機制制度基礎之上，優(yōu)化企業(yè)合同管理資源和方式方法，規(guī)避各類合同風險問題，確保企業(yè)經濟運營管理工作平穩(wěn)有序的運行。

一、合同管理在企業(yè)運營的重要性

1.促進企業(yè)經營管理的有序、長期運轉

企業(yè)經營管理的核心目標是企業(yè)經濟長久化地運轉與經濟利益化地有序有效開展。只有企業(yè)長期盈利，才能推動企業(yè)謀發(fā)展，為社會創(chuàng)造更多的就業(yè)機會和稅收紅利。

但前提是企業(yè)經營管理活動和企業(yè)業(yè)務需在正確的法律法規(guī)約束下進行，對企業(yè)間的業(yè)務合同、企業(yè)人員雇傭合同、社會服務合同等眾多合同納入企業(yè)經營管理范圍內，并做到合法合規(guī)，科學有效地管理，使得企業(yè)間有盈利，企業(yè)人員有報酬，社會有稅收，實現合作共贏和促進企業(yè)經濟長久化地運轉。

2.完善企業(yè)內部結構和崗位分工工作

合同管理是滲透在企業(yè)經營管理每個環(huán)節(jié)內的，企業(yè)內部結構和崗位分工工作都有其管理約束。

例如：供電供水合同、物資采購合同、融資合同、銷售合同、勞務合同等均與企業(yè)內部結構設置和崗位細化有關，因合同內容起草與制定需各對應崗位人員進行專業(yè)把控和內容規(guī)范，反作用促進企業(yè)對內部結構和崗位分工需系統化布控、細化設置，做到逐步完善，明規(guī)立制，各司其職，環(huán)環(huán)相扣，實現企業(yè)經營管理的最優(yōu)化，降低企業(yè)經營管理成本和提升經濟效益。

3.提升企業(yè)社會信譽，實現企業(yè)經濟效益最大化

企業(yè)建立一套合規(guī)合法的合同管理制度，能使得合同雙方依法履行合同義務和責任，圓滿實現合同既定目標和合同內的經濟收益，樹立企業(yè)品牌形象，使得企業(yè)在市場經濟中獲得認可和良好口碑，提高企業(yè)社會信譽和市場地位，增強企業(yè)綜合經濟競爭力，實現企業(yè)經濟效益最大化收益，促進企業(yè)長期可持續(xù)發(fā)展。

二、企業(yè)合同管理原則

企業(yè)合同管理，是企業(yè)為規(guī)范合同事務，利用并充分發(fā)揮法律法規(guī)的特性和功能，對企業(yè)合同管理進行有計劃的領導、組織、實施與控制活動。

為了能科學合法地管理企業(yè)合同應遵循四個原則：一是合法與經濟合理原則。任何合同起草、制定、簽訂等環(huán)節(jié)，必須在法律法規(guī)框架內進行，以及以最小的企業(yè)成本獲取最大的市場經濟盈利，實現企業(yè)的社會價值。

二是協作履行原則。合同簽訂后，需合同雙方遵守合同內本方義務和責任，協同合作，共同履行合同內容，圓滿完成合同。

三是變更原則。合同在履行過程中，受不可預見或不可抗力的因素影響，制約合同履行程度或違約毀約，可在簽訂前，考慮社會發(fā)展態(tài)勢和經濟發(fā)展趨勢的前提下，積極協商合同雙方進行內容變更，確保合同的履行。

四是標準化原則。合同管理應從標準化管理入手，任何一個合同都需要遵循“三階段六環(huán)節(jié)”標準流程，即為合同訂立、履行、歸檔三階段，合同事項溝通、文本審查與簽訂、履行及問題風險處理、合同結算、合同后歸檔評估六環(huán)節(jié)?？梢?guī)避合同管理的松散隨機性，節(jié)約合同管理成本和實施標準性管控。

三、合同管理問題風險分析

企業(yè)在實施合同管理的過程中，如果不做好相關的協調，很有可能會使利益雙方受到相應的損失，同時在合同管理的過程中，涉及到的范圍十分廣泛，管理過程中的流程也較為復雜。

因此，企業(yè)在進行管理的過程中，需要企業(yè)完善合同管理制度、提高自身管理水平和抗風險能力，并且需要合同雙方能夠按照合同約定履行職責，共同提高合同的履約率。一旦出現違約情況或履約障礙，合同執(zhí)行部門應進行完整的書面記錄并保存相關證據，對出現的一些問題進行相關的分析，能夠很好地根據企業(yè)所面臨的問題提出解決的策略。

1.合同管理歸口不定，管理職責分工不明確

合同管理不單是企業(yè)辦公室或法律事務管理部門獨自管理的，而是由企業(yè)辦公室或法律管理部門進行統籌管理，但需要各業(yè)務部門、管理部門、職能部門互相溝通管理。

但現實對合同起草、簽訂、履行監(jiān)督等都只歸辦公室管理，涉及到其他部門協助管理時，存在推諉現象，或職責分工不明確，導致合同管理形同虛設、效果差，流于形式，不能真正地實現合同管理的有效管控。

2.合同樣式不規(guī)范，合同內容規(guī)定不嚴謹

企業(yè)合同種類較多，如供電供水合同、物資采購合同、融資合同、銷售合同、勞務合同等，多數合同樣式和內容制定都由企業(yè)內部人員完成。

但因合同審核不嚴、編制人員專業(yè)知識缺少等企業(yè)主觀因素，導致合同樣式不規(guī)范，內容規(guī)定漏洞百出，合同法律效力差，為后期合同履行留下了敗筆。

3.合同履行監(jiān)督缺位，缺少合同后驗收評價機制

合同管理的動態(tài)監(jiān)督就是對合同履行情況的監(jiān)管，往往企業(yè)只關乎合同談判、簽訂和歸檔等靜態(tài)管理，忽視了履行監(jiān)督權益，致使合同履行難度大，合同應付款不到位等現象。再者在合同結束后，無驗收評價機制跟進，無法保證企業(yè)自身合法權益受到保護。其實，合同管理的風險根源在于合同參與者，合同參與者素質高低，專業(yè)知識能力高低和個人誠信優(yōu)劣直接影響到合同管理質量。

四、合同管理的優(yōu)化管控措施

1.強化合同管理人員專業(yè)能力，提升工作質量

為了實現合同管理制度的健全，行之有效，其執(zhí)行者即合同管理人員應組織相關人員進行合同管理體系培訓，使其熟知并能有效落實制度內容，確保管理制度執(zhí)行到位。

同時更應積極組織合同管理專業(yè)知識、財務知識、法律常識等培訓講座，拓展合同管理人員知識面，強化合同管理人員的專業(yè)能力和工作技能，提升工作質量。

2.建章立制，規(guī)范合同管理組織構架

企業(yè)內部應制定一套科學合理、行之有效、全過程動態(tài)監(jiān)控的合同管理體系，并設置完善合同管理組織構架，全面管控企業(yè)合同。

選用專業(yè)人員對合同的合法性進行審查，規(guī)避法律風險，建立合同標準文本及簽訂使用說明，及時處理合同糾紛，通過合同組織和人員優(yōu)化規(guī)范合同管理活動，提升合同管理水平，保證企業(yè)的經濟發(fā)展。

3.嚴格把關合同動態(tài)管理和合同后驗收評價

合同管理工作是全過程，在合同簽訂前，合同管理人員應對企業(yè)的業(yè)務需求、項目資金、供應商要求進行認真分析，熟悉合同目的。同時應獲取合同對方信息，對其主體資格、資信情況、履約能力進行全方位審查。

合同簽訂中，合同管理人員按照既定的制度、流程進行合理的審批、備案、登記，在正式簽約前召開合同交底會，明確雙方權利、義務，保障信息對稱。

合同簽訂后，合同管理人員應加強對合同履行過程的監(jiān)管，及時對合同履約情況進行處理，包括但不限于合同變更、合同糾紛、合同終止等等，從而保證合同履約過程管理的規(guī)范性和及時性。

企業(yè)需立足自身發(fā)展需求和國家現有的法律法規(guī)基礎之上，優(yōu)化企業(yè)合同管理資源和方式方法，建立一套科學、合規(guī)合法的合同管理制度，規(guī)避各類合同風險問題，從而確保企業(yè)經濟運營管理工作平穩(wěn)有序的運行。

（本文作者丁潔，女，出生于1987年2月，山西長治人，中國礦業(yè)大學，工商管理，本科。工作單位：山西潞安檢測檢驗中心有限責任公司。職位：助理經濟師研究。研究方向：合同管理。）